Business Process Management: o que é e quais os benefícios?

Estar atento às melhores práticas empresariais pode ser um grande diferencial para a sua empresa sair na frente! Nos ambientes altamente competitivos, as organizações estão em busca maneiras para otimizar suas operações. Por isso, a Gestão de Processos de Negócios, mais conhecida como BPM (Business Process Management), é tendência.

Ela é totalmente focada em melhorar a eficiência e impulsionar o crescimento através da análise de processos e da compreensão de como eles podem funcionar de uma forma mais ágil e precisa.

Para entender mais no detalhe, o Business Process Management inicia-se com a identificação dos processos vitais de um negócio, ou seja, se o seu negócio depende dele.

Quando falamos em frotas ou gestão da cadeia de suprimentos, por exemplo, alguns processos como manutenções preventivas ou inventário de estoque,  são essenciais e vitais para os negócios.

Com o entendimento desses processos, na sequência, é preciso entender como otimizar esses processos por meio de mudanças no dia a dia e, posteriormente, medir os resultados.

É claro que a gestão de processos de negócios é um compromisso contínuo com a excelência operacional e a melhoria constante. Implementar o Business Process Management é apenas um desses compromissos. 

Por meio de processos alinhados com seus objetivos e contínua melhoria dos benefícios, será possível notar os ganhos no médio e longo prazo.

Neste texto completo, iremos falar o que é o Business Process Management, por que ele é tão vital para as organizações. Além disso, abordaremos os principais objetivos, benefícios, desafios e práticas recomendadas associadas ao BPM. 

O que é Business Process Management (BPM) e por que é importante para as organizações?

O Business Process Management, ou BPM, refere-se a uma abordagem organizada e holística voltada à gestão de processos em uma organização. 

Por meio do Business Process Management é possível projetar, documentar, implementar, monitorar e aprimorar os processos de negócios mais relevantes de uma empresa.

O grande motivador da implementação do BPM é alcançar eficiência operacional, qualidade aprimorada e agilidade nos negócios – tudo isso pensado para crescer a empresa de forma sustentável. Dentro do BPM, por exemplo, montar o orçamento empresarial e segui-lo à risca, pensando na otimização de custos, é crucial! 

Em essência, o BPM envolve a criação de um ciclo de vida para os processos, como uma previsão de tendências, permitindo que as empresas otimizem e adaptem suas operações continuamente.

Por que o BPM é importante nas organizações?

A importância do BPM para as organizações é inegável, ainda mais para as que estão em momento de expansão. 

Ele oferece visibilidade completa sobre os processos empresariais, permitindo que as empresas compreendam como suas operações funcionam e identifiquem áreas de melhoria. 

Além disso, o BPM facilita a padronização de processos, o que é essencial para manter a consistência e a qualidade dos produtos e serviços entregues aos clientes. 

Por fim, mas não menos importante, o Business Process Management não é apenas uma metodologia, mas uma filosofia que impulsiona as empresas em direção a uma gestão mais eficaz e eficiente.

Quais são os principais objetivos da gestão de processos de negócios?

A gestão de processos de negócios é pautada por uma série de objetivos essenciais que ajudam as organizações a alcançar a tão sonhada eficiência operacional, além do sucesso contínuo. 

Abaixo, listamos os principais objetivos da gestão de processos de negócios: 

• Otimização de processos;
• Melhoria da qualidade;
• Redução de custos;
• Agilidade nos negócios; 
• Satisfação do cliente.

Primeiramente, não poderíamos deixar de falar sobre as otimizações. Por meio do BPM, é possível aprimorar a eficiência operacional e reduzir o tempo e os recursos necessários para a execução de tarefas.

Também é possível garantir que os processos sejam executados de maneira consistente, resultando em produtos e serviços de alta qualidade.

Com a ajuda na organização dos processos, fica mais simples identificar oportunidades de redução de custos por meio da eliminação de atividades ineficazes. Isso, certamente, consegue tornar a organização ágil e capaz de responder rapidamente às mudanças no mercado e nas necessidades dos clientes.

O fornecimento de produtos e serviços que atendam ou excedam as expectativas dos clientes impacta na satisfação final do cliente, o que pode aumentar, ainda mais, o sucesso do seu negócio.

Quais são os benefícios de documentar e visualizar os processos de negócios? 

Ao falar sobre a documentação e a visualização dos processos de negócios, o sistema Business Process Management apoia diretamente na gestão dos processos. 

Os benefícios de realizar as documentação, além de facilitar a visualização de processos são: 

Visibilidade 

A documentação e organização fornece uma visão completa dos processos. Isso permite que as equipes compreendam como é o funcionamento da engrenagem na empresa.

Identificação de ineficiências

A visualização de processos ajuda a identificar áreas onde a eficiência pode apoiar no aprimoramento ou mesmo na redução para otimizar custos.

Padronização

A documentação por meio do sistema Business Process Management permite que os processos sejam padronizados em toda a organização, garantindo consistência e qualidade.

Treinamento simplificado

Processos bem documentados facilitam o treinamento de novos funcionários e a reciclagem de membros da equipe.

Comunicação aprimorada

A visualização dos processos também ajuda a comunicar eficazmente as etapas e os requisitos dos processos para todas as partes envolvidas.

Quais são os principais desafios enfrentados pelas organizações ao implementar o BPM?

Embora o BPM ofereça inúmeros benefícios, sua implementação pode ser desafiadora dentro das empresas. 

Alguns dos principais obstáculos enfrentados pelas organizações ao adotar o Business Process Management incluem:

Resistência às mudanças

Não há como mentir, o começo desse processo pode ser doloroso aos colaboradores. Por isso, muitos funcionários podem resistir às mudanças nos processos com os quais estão familiarizados e dificultar as implementações do BPM.

Falta de conhecimento

Não são todas as empresas ou gestores que conhecem o Business Process Management. Ou seja, a falta de compreensão sobre o BPM pode dificultar a adoção bem-sucedida dentro dos processos da empresa.

Complexidade

Ele não é um processo simples, mesmo para quem já conhece a metodologia. A implementação de BPM pode ser complexa, especialmente em organizações maiores e com muitos processos interconectados das áreas.

Custos iniciais

Assim como toda implementação, custos serão gerados para que a execução seja bem feita. Para algumas empresas, principalmente de porte menor, o investimento inicial em tecnologia e treinamento pode ser significativo e não ser aprovado de acordo com o orçamento previsto.

Como a automação de processos se relaciona com o BPM e quais são os benefícios dessa automação?

Quem pensa em eficiência, precisa, automaticamente, pensar em automatizar! 

Até por isso, a automação de processos faz parte integralmente do contexto do BPM. Ela envolve a implementação de sistemas e ferramentas que automatizam tarefas e atividades nos processos de negócios, inclusive quando falamos de gargalos logísticos. Agora, ao falar de quais são os benefícios da automação, podemos citar alguns:

Eficiência aprimorada

Em primeiro lugar, a automação reduz o tempo necessário para concluir tarefas e minimiza erros humanos. Para empresas que possuem diversos processos, isso é essencial pensando em ganho de eficiência.

Visibilidade em tempo real

Ao citar o Business Process Management, os sistemas automatizados fornecem visibilidade em tempo real sobre o status dos processos. Isso ajuda demasiadamente quando algo está errado e precisa ser ajustado o quanto antes.

Escalabilidade

A automação, claro, permite que as organizações dimensionem facilmente seus processos para atender às demandas crescentes, principalmente em períodos de grandes demandas ou movimentações fora do comum, como em Black Friday, se estivermos falando de comércios eletrônicos, por exemplo.

Agilidade nos negócios

Também é importante mencionar que os processos automatizados são mais ágeis e podem ser adaptados rapidamente às mudanças no ambiente de negócios, apoiando a agilidade desejada pelo BPM.

Como a análise de processos pode identificar gargalos e oportunidades de melhoria? 

 A análise de processos é uma parte crucial da gestão de processos de negócios, pois permite que as organizações identifiquem gargalos e oportunidades de melhoria em seus processos.

Ao analisar os processos, as empresas podem redesenhar fluxos de trabalho para eliminar etapas desnecessárias e simplificar a execução das tarefas. Indo de encontro com esse ponto, a análise também vai destacar atividades que podem ser automatizadas, realocadas ou simplificadas, resultando em economia de tempo e recursos.

Ainda falando sobre as oportunidades de melhoria, ao analisar minuciosamente os processos, é possível fornecer dados mensuráveis que podem ser usados para o desempenho dos processos em relação aos objetivos e metas definidos.

Como conclusão, tomar decisões baseadas em dados ajuda a aprimorar seus processos.

Quais são os desafios de segurança e conformidade relacionados ao BPM? 

O Business Process Management envolve a manipulação de dados e informações sensíveis, o que traz desafios relacionados à segurança e conformidade. 

Por isso, é importante atentar-se aos pontos abaixo para estar legalmente correto em suas ações! 

Proteção de dados

As empresas devem garantir que os dados confidenciais estejam protegidos ao documentar, executar e monitorar processos. Essa atitude, por exemplo, é estar em conformidade com a LGPD.

Conformidade regulatória

Muitas indústrias estão sujeitas a regulamentações rígidas, e os processos de negócios devem estar em conformidade com essas regulamentações, o que requer monitoramento e documentação cuidadosos.

Gestão de acessos

Lembre-se de controlar quem tem acesso aos processos e garantir que apenas as pessoas autorizadas possam visualizar ou modificar informações. Isso é um desafio crítico de segurança.

Auditorias e rastreamento

Mapeie todo o processo e entenda se no Business Process Management existe uma  capacidade de rastrear alterações nos processos e fornecer registros precisos para auditorias. Isso é essencial para a conformidade de processos legais.

Quais são os passos para a contínua otimização de processos após a implementação bem-sucedida do BPM?

Após a implementação bem-sucedida do Business Process Management, a otimização contínua dos processos faz parte da manutenção da eficiência e da agilidade.

Algumas dicas podem ajudar a sua empresa a entender quais são os passos para a contínua otimização de processo.

Monitoramento contínuo

Tenha em mente que melhorias nunca são demais! Continue monitorando o desempenho dos processos para identificar problemas e oportunidades de melhoria. 

Não aceite que os processos estão perfeitos e que não há mais nada que você possa fazer, Esse é um erro altamente prejudicial ao Business Process Management.

Coleta de dados

Não pare de coletar e reunir o maior número de dados e informações possíveis. Eles são essenciais para analisar e ter mais insights sobre desempenho dos processos.

Quando você para de coletar dados, você para de ter informações atualizadas.

Análise regular

Esteja sempre em constante análise nos processos mais críticos do negócio! Veja todos os dados e insumos que tiver, por meio do Business Process Management.

Dessa forma, você consegue identificar tendências e áreas que requerem atenção.

Feedback da equipe

O Business Process Management só irá funcionar se você tiver uma equipe comprada com você! Por isso, ouça o feedback dos funcionários envolvidos nos processos, pois eles muitas vezes têm informações valiosas sobre áreas que podem ser aprimoradas.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.