Orçamento empresarial: como fazer e qual a importância

Organizar as contas, planejar o futuro, saber o quanto se gasta e o que se ganha são coisas básicas em qualquer negócio – e é por isso que toda empresa precisa de um orçamento empresarial.

Muitas vezes, há uma preocupação tão grande em se manter o negócio girando que muitos empresários e empreendedores não param para saber como está o caixa da empresa.

Não ter um orçamento empresarial pode atrapalhar não só o presente, mas também o futuro da companhia.

Quem faz um orçamento empresarial, por sua vez, pode entender melhor os custos e as receitas da companhia em um período determinado.

Mais que isso, pode também reduzir gastos ou planejar investimentos no futuro!

Neste texto, vamos falar um pouco mais sobre orçamentos empresariais, sua importância e os diferentes tipos de orçamentos que podem ser feitos.

Também vamos mostrar como fazer um orçamento empresarial, passo a passo, e como eles se relacionam diretamente com os orçamentos de vendas e serviços. Vamos lá?

O que é um orçamento empresarial?

O orçamento empresarial, como o nome diz, é um documento que reúne as atividades financeiras de uma empresa ao longo de um período determinado.

Como todo orçamento, ele deve considerar as receitas e as despesas em um certo tempo – normalmente, de um ano, mas há quem faça divisões menores, como meses, semestres, trimestres ou bimestres.

Todos os dados inseridos dentro de um orçamento empresarial devem considerar os gastos e ganhos da companhia, incluindo aqueles que não estejam diretamente ligados a um produto ou serviço específico.

Isso inclui os gastos que fazem parte do dia a dia da empresa, como a folha de pagamento, ou que são necessários para mantê-la rodando, como impostos e aluguéis.

É a partir do orçamento empresarial que muitas empresas conseguem se planejar para o futuro, seja pensando em investimentos específicos ou mesmo em objetivos e metas de receita.

Graças a um bom orçamento empresarial, muitos gestores conseguem não só entender quais são os melhores caminhos para a empresa, mas até mesmo orientar seus funcionários na direção correta.

Em empresas pequenas, o orçamento empresarial costuma ser coordenado pelo dono; no entanto, em empresas maiores, ele deve ser coordenado com a equipe financeira.

Por que o orçamento empresarial importa para sua empresa? Qual é o seu objetivo?

Há diversas razões para se fazer um orçamento empresarial!

A primeira delas é simples: ele é um raio-x do que está acontecendo no dia a dia da empresa, servindo como um guia para a tomada de decisões no presente.

Com um bom orçamento empresarial, por exemplo, é possível controlar os gastos e perceber se um certo serviço ou setor está custando mais que o necessário.

Além disso, um orçamento empresarial também ajuda a planejar o futuro da empresa.

Isso vale tanto para quem deseja fazer investimentos, aumentando a equipe ou construindo uma nova sede, por exemplo, como para quem precisa se preparar para uma crise.

Um orçamento empresarial também consegue ajudar os empreendedores a saber se estão contraindo dívidas, e se um passivo atual poderá ser resolvido no futuro.

Mais que tudo isso, um orçamento empresarial bem feito é uma garantia de segurança: afinal, se as contas não puderem ser pagas, a empresa pode ir à falência mesmo que esteja operando e tendo clientes.

Quais são os principais tipos de orçamento empresarial?

Assim como outros diversos documentos, não existe uma fórmula única para quem deseja fazer um bom orçamento empresarial.

Eles podem ser feitos com diversos métodos diferentes, mas de forma geral existem três tipos de orçamentos empresariais:

1. Orçamento histórico;
2. Orçamento matricial;
3. Orçamento base zero.

Vamos entender melhor cada um deles?

1. Orçamento histórico

Como o nome diz, o orçamento histórico usa informações sobre um período passado para construir um modelo de planejamento.

Ou seja: antes de olhar para o futuro, um orçamento histórico analisa as despesas, receitas e custos de um período que já passou.

A partir dessas informações, um empreendedor consegue olhar para o futuro, pensando em objetivos e metas específicas, ao mesmo tempo em que busca reduzir gastos e aumentar as receitas.

O orçamento histórico é um dos tipos mais comuns de orçamento e uma de suas principais vantagens é que ele é fácil de ser implementado, além de ser bastante conservador.

No entanto, é importante fazer alguns alertas: um orçamento histórico pode não fazer mais sentido com as condições do presente.

Quer um exemplo? Se o custo da gasolina cresce e sua empresa depende bastante de logística, talvez o orçamento do ano passado não vá funcionar para o cenário atual.

Por outro lado, líderes conservadores costumam pensar em gastos de maneira bastante conservadora, o que pode fazer com que objetivos e metas sejam pessimistas.

Além de trazer um cenário mais desafiador, esse pensamento pode trazer problemas para a empresa, seja tendo um time menos engajado ou até mesmo sendo incapaz de aproveitar boas oportunidades no mercado.

2. Orçamento matricial

Também conhecido como gerenciamento matricial de despesas (GMD), o orçamento matricial também é bastante popular.

Ao contrário de centralizar os custos, o GMD costuma cruzar as informações, tendo uma elaboração mais fácil e uma visão objetiva em sua análise.

Para fazer um orçamento matricial, as informações devem ser separadas em dois grupos: os pacotes e as entidades.

Os pacotes são os grupos de investimento da organização, as despesas, as receitas, os custos fixos e os custos variáveis.

Já as entidades são os centros de custo, as unidades de negócios e os departamentos; ou ainda, qualquer tipo de divisão virtual ou fiscal da empresa.

Este é um lado da matriz; do outro lado, são levadas em consideração três partes diferentes.

O controle cruzado é a primeira, na qual todas as despesas precisam ser conduzidas por duas pessoas.

No desdobramento dos gastos, devem ser incluídos o nível de atividade de cada custo.

Por fim, no acompanhamento sistemático, é preciso ver os resultados, definir medidas para corrigir erros e comparar as metas frequentemente.

Orçamento base zero

Por fim, devemos falar do orçamento base zero, que costuma funcionar bastante para empresas maiores, com uma quantidade grande de setores.

Nesse tipo de orçamento, cada setor, área ou unidade de negócios da empresa discrimina todos os seus gastos e deve fazer um orçamento empresarial dentro de seu centro de custos, a partir do zero.

A ideia aqui não é olhar para os gastos passados, mas sim evitar desperdícios, ao mesmo tempo em que dá liberdade aos gestores de cada área para saber o que é necessário ou não.

Com os orçamentos de diferentes áreas, é possível organizar as informações e ter uma visão geral da situação de toda a empresa.

Ao final disso, é importante dizer que cada empresa deve usar o modelo de orçamento empresarial mais adequado às suas necessidades e a sua operação.

Qual é a diferença entre o orçamento empresarial e o orçamento de vendas?

É bem importante não confundir um orçamento empresarial com o orçamento de venda de um serviço ou produto.

Um orçamento empresarial olha para a situação de toda a empresa, planejando receitas e despesas, como você já viu ao longo deste texto.

Já um orçamento de vendas costuma ser enviado ao cliente como uma proposta comercial, detalhando o que ele precisa saber antes de adquirir um produto ou serviço, como preço, quantidade, forma de pagamento e prazo.

São duas ferramentas bem diferentes, apesar de terem o mesmo nome.

Se você precisa de ajuda para fazer um bom orçamento de serviços, a Cobli pode te ajudar – incluindo a discriminação de custos e como mostrar isso para o seu cliente.

Baixe aqui nosso modelo de planilha para um orçamento de serviços.

Como fazer um orçamento empresarial para sua empresa, passo a passo?

Agora que já falamos sobre o que é um orçamento empresarial, está na hora de pôr mãos à obra.

Como você deve imaginar, fazer um bom orçamento empresarial demanda muita atenção, tempo e esforço, mas felizmente podemos ajudar com esse passo a passo!

Monte o diagnóstico financeiro

Para começar a fazer seu orçamento empresarial, é importante fazer uma análise geral da condição do negócio, reunindo as informações referentes ao passado.

Para isso, é bom juntar todas as contas e impostos pagos, as folhas de pagamento, os pedidos a fornecedores, bem como as informações de receitas recebidas e serviços prestados.

Quanto mais informações você juntar, melhor será a base para entender o período atual da sua empresa e se preparar para o futuro.

Liste objetivos e metas

Um bom orçamento não pode olhar só para o passado: é preciso também entender quais são as metas que a empresa pretende atingir no futuro.

Assim, é possível alinhar a realidade do presente com os objetivos do futuro – e entender quais são as rotas para que isso aconteça.

Se sua empresa fabrica roupas e quer vender mais no ano seguinte, talvez seja necessário gastar mais com empregados, máquinas e tecidos, por exemplo.

Tudo isso precisa ser considerado no orçamento empresarial.

Ao mesmo tempo, se sua empresa pretende ser mais eficiente, é importante olhar para os custos que foram presentes no passado; será que é possível reduzir algum deles?

Faça uma projeção baseada em dados

É claro que nenhuma meta pode ser tirada da cabeça do empreendedor: é preciso ter uma visão realista sobre o que aconteceu e como o negócio pode evoluir no futuro.

Se sua empresa vendeu 100 mil camisetas em um ano, pode ser muito difícil acreditar que você venderá 1 milhão de camisetas no ano seguinte.

É preciso olhar para os dados para saber quais projeções são realistas.

Estime as receitas

Muitos empresários cometem o erro de construir metas isoladas, pensando apenas nas vendas de maneira específica.

Não é uma boa forma de lidar com o futuro: afinal, o custo de um material ou do frete pode mudar radicalmente, por exemplo.

Melhor que isso é estimar as receitas de diferentes formas – e inclusive, pensar no que pode acontecer se você receber um investimento externo.

Detalhe custos e despesas

Se você é um empreendedor ou gestor inteligente, sabe do que estamos falando: é hora de pensar no fluxo de caixa.

Afinal, não basta só olhar para as receitas, é preciso também fazer com que custos e despesas estejam saudáveis; em bom português, é importante ganhar mais do que gastar.

Nessa hora, vale muita atenção: há inúmeras despesas que poderiam ser evitadas pelas empresas, e cada centavo pode fazer a diferença.

Organize todas as informações para a consulta

Se você já organizou os dois lados do seu fluxo de caixa, agora é só organizar todas as informações para a consulta.

Sim: um bom orçamento é aquele que pode ser consultado por todos os envolvidos, planejando o futuro de cada área.

Isso não significa que cada funcionário precisa ter acesso aos dados, mas sim de que a comunicação precisa ser clara para que cada um saiba a sua parte.

Como implantar um orçamento empresarial na sua operação?

Se você seguiu os passos acima, já tem um bom caminho andado para implantar um orçamento empresarial na sua operação.

No entanto, nada funciona se ficar apenas no papel: é preciso também que tudo seja monitorado constantemente e revisado.

Afinal, as circunstâncias do negócio podem mudar, bem como as metas podem ou não ser atingidas.

Um bom orçamento é aquele que é revisto de tempos em tempos (semestralmente, por exemplo), fazendo uma análise do que é possível ou não para o futuro próximo.

Se for necessário fazer ajustes, você consegue traçar novos caminhos para a empresa sem perder o horizonte inicial de vista.

Agora que você já sabe como lidar com um orçamento empresarial, está pronto para fazer o seu?

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