Diferença entre custo e despesa: saiba como classificar em seu orçamento

Abrir um negócio é desafiador em vários sentidos, mas mantê-lo em pleno funcionamento e com lucratividade, certamente, é ainda mais. Alguns pontos podem ajudar neste sentido, um deles é entender a diferença entre custo e despesa.

Quando o setor financeiro ou o empreendedor não tem a exata dimensão de seus gastos, colocando em planilhas os valores da diferença entre custo e despesa, problemas podem aparecer com frequência e desestabilizar a saúde financeira.

Segundo o IBGE, 48% das empresas nacionais, em especial PMEs, fecham suas operações em até 3 anos por má gestão financeira.

Uma das maneiras de não integrar essa triste estatística, é realizar um planejamento financeiro eficaz e realizar análises periódicas do andamento dos gastos.

Para dar uma forcinha neste primeiro passo, confira a seguir a diferença entre custo e despesa e exemplos que vão te ajudar a entender como funciona esta classificação. Siga com a leitura.

Por que é importante saber a diferença entre custo e despesa?

Independentemente do tamanho de uma empresa, é preciso manter os relatórios contábeis sempre em dia, pois, isso contribui de forma significativa para a saúde financeira do negócio.

Nestes relatórios, são inseridos todos os dados sobre as finanças da companhia, desde salários dos funcionários até o valor gasto com a distribuição dos produtos ou a execução de um serviço.

Quando esses valores são elencados em uma planilha, é possível ter um panorama de como andam as operações da organização e, com isso, traçar estratégias que visam aumentar a lucratividade.

Dessa maneira, uma boa gestão precisa saber a diferença entre custo e despesa para administrar de forma mais efetiva seus gastos gerais.

A diferença entre custo e despesa ajuda a avaliar a viabilidade de seus produtos e serviços.

Um gerenciamento eficiente do fluxo de caixa permite a tomada de importantes decisões, como alteração no valor das mercadorias ou serviços e o corte de gastos excessivos ou desnecessários para a atual estrutura da companhia.

Mas como saber o que significa custo e despesa pode ajudar neste sentido? Bom, o primeiro ponto é que cada um possui um peso diferente nas contas de uma empresa, além de poderem ser fixos ou variáveis.

Quando existe um entendimento do quanto cada um reflete no orçamento, a gestão passa a ser mais fluida e consciente. Para conhecer os conceitos de cada um, acompanhe as informações a seguir.

O que é custo de uma empresa?

O custo de uma empresa é todo gasto relacionado à atividade-fim ou produto final. São aqueles que são imprescindíveis para sua produção ou prestação de serviço, sem eles não é possível fabricar, oferecer e entregar a mercadoria.

E quais os tipos de custo? Veja abaixo alguns exemplos:

  • Matéria-prima;
  • Mão de obra;
  • Energia elétrica;
  • Manutenção dos equipamentos;
  • Depreciação do maquinário;
  • Salários dos funcionários;
  • Materiais de limpeza e de conservação da fábrica;
  • Embalagens;
  • Transporte.

O que é despesa?

A despesa está relacionada a todos os gastos que envolvem a administração da empresa, são aqueles necessários para que se tenha receita. De forma geral, estes valores se referem às áreas administrativa, comercial, marketing, tecnológica e de desenvolvimento de produtos.

Confira na sequência alguns exemplos que integram um relatório de despesas:

  • Aluguel do prédio;
  • Materiais de escritório;
  • Contas de energia, água, internet;
  • Gastos com produtos de higiene, lanches e café oferecidos aos funcionários;
  • Telefone;
  • Salários dos funcionários administrativos;
  • Comissão de vendas;
  • Pró-labore;
  • Viagens da equipe;
  • Campanhas publicitárias e de marketing.

Classificação de custos e despesas

Agora que você já sabe a diferença entre custo e despesa, vamos explorar como estes dois gastos podem ser classificados dentro do fluxo de caixa.

No caso específico das despesas, elas podem ser elencadas em dois tipos: regulares e extraordinárias.

As despesas regulares são previsíveis, ou seja, são aquelas que a empresa já tem um conhecimento prévio de que terá que pagá-las, como os salários administrativos, impostos ou aluguel.

A diferença entre custo e despesa ajuda a traçar estratégias que vão manter o planejamento orçamentário e a saúde financeira da empresa.

Já as despesas extraordinárias podem acontecer sem nenhuma previsibilidade, são inesperadas. Alguns exemplos são multas ou reparação e manutenção de equipamentos que deixaram de funcionar.

Há ainda outras duas classificações muito importantes que envolvem tanto as despesas, quanto os custos, e são denominadas como fixas e variáveis. Veja seus conceitos abaixo.

Custos e despesas fixas

Os gastos fixos não dependem do volume produzido ou vendido de mercadorias, como também da quantidade de horas trabalhadas, e são esperados todos os meses, sem exceção.

Assim, independente se a empresa teve ou não um bom faturamento no período, deverá arcar com estes valores, como salários, aluguel e conta de internet.

Custos e despesas variáveis

Os gastos variáveis, por sua vez, oscilam de acordo com o nível de produção, volume de vendas, quantidade de trabalho despendido em um período ou desempenho da equipe. Alguns exemplos são conta de água, energia elétrica, matéria prima, horas extras, etc.

Indo mais a fundo, imagine que uma fábrica de camisetas fez uma ação de marketing e alavancou as vendas de um determinado modelo.

Para atender sua demanda, precisa produzir um volume muito maior do que o habitual e, com isso, deverá comprar mais tecido e linhas, assim como pagar um valor extra ao salário das costureiras pelas horas adicionais de trabalho.

É importante ressaltar que a diferença de custo e despesa na prestação de serviço é a mesma, a única distinção é que os gastos não envolvem a produção de uma mercadoria e não haverá, por exemplo, compra de matéria-prima e outros elementos.

Neste caso, o gestor deve elencar os gastos necessários para a realização de seu serviço, desde a compra de materiais para manutenção de equipamentos, como chaves e parafusadeira, até os valores de deslocamento de sua frota, como gasolina, estacionamento, pedágios, etc.

Planejamento e controle de despesas e custos

Colocar a diferença entre custo e despesa, bem como suas classificações, na planilha de orçamento e no fluxo de caixa de qualquer companhia é primordial para que as projeções de gastos sejam feitas de maneira adequada.

Além disso, somente com a classificação correta é possível saber se um produto é viável ou não de ser produzido. Ao deduzir todos os custos envolvidos em sua produção, o volume de vendas e seu faturamento, tem-se uma informação valiosa em mãos sobre aquela mercadoria.

Assim, a direção da empresa poderá tomar decisões em relação ao preço do produto e em quais áreas é essencial realizar uma redução dos gastos, o que vai se refletir em uma receita maior.

O planejamento que envolve uma clara diferença entre custo e despesa também contribui para a manutenção da saúde financeira da companhia. Por isso, projetar e analisar o orçamento frequentemente tem papel fundamental para o sucesso do negócio e sua continuidade no mercado.

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