Relatório de despesas: veja como controlar os gastos de sua empresa

Muitas empresas acabam deteriorando sua saúde financeira por não ter um controle de gastos eficiente feito a partir de um bom relatório de despesas.

Por isso, adotar medidas que visam projetar e mensurar o dinheiro que será investido para operacionalizar as atividades é essencial. E neste sentido, o relatório de despesas da equipe é o melhor aliado.

De acordo com o governo federal, somente em 2021, mais de 1,4 milhão de empresas fecharam as portas em todo o Brasil. Além dos reflexos da pandemia, o controle inadequado de custos e despesas certamente contribuiu.

Se sua companhia ainda não adota este modelo, vale a pena ler este texto para entender o papel e a importância deste documento.

Além de todas as informações, você vai aprender como fazer um relatório de despesas minucioso e que vai contribuir para melhorar a gestão de todos os setores da empresa. Confira.

O que é um relatório de despesas?

Como o próprio nome já revela, o relatório de despesas é um documento que elenca todos os gastos que foram feitos para que as atividades operacionais e de gestão da empresa fossem realizadas.

O relatório tem um papel importante dentro de qualquer companhia, pois fornece dados e índices que mostram ao departamento financeiro como as despesas e custos do negócio estão se comportando.

A partir disso, será possível traçar estratégias e ações que podem reduzir gastos desnecessários ou sobressalentes, além de potencializar os investimentos para áreas que podem trazer ainda mais crescimento para a organização.

O relatório de despesas contribui para a tomada de decisões estratégicas.

Mas antes de explorar mais a fundo esse tema, é importante ressaltar a diferença entre custo e despesa dentro de uma empresa.

  • Custo: é o gasto proveniente da atividade de produção ou manufatura, é tudo aquilo que é usado para manter o funcionamento do negócio. Entre os exemplos de custo estão matéria-prima, embalagem, manutenção das máquinas e equipamentos, mão de obra, etc.
  • Despesa: está ligada à gestão e atividades operacionais, é tudo aquilo que se gasta para manter funcionando a estrutura da companhia, como comissão de vendas, internet, ações de marketing, viagens, materiais de escritório, entre outros.

E qual o melhor modelo de planilha de relatório de despesas? Bom, a resposta para esta pergunta vai depender dos objetivos da empresa e também de seu formato de negócio, como você verá a seguir.

Como apresentar despesas?

O relatório de despesas mensais em excel é um dos formatos que são utilizados por diversas empresas, visto que é facilmente acessível e não representa custos.

Há também softwares específicos que podem ser usados pelo departamento financeiro e até mesmo aplicativos que auxiliam nesta demanda.

Contudo, a melhor planilha de relatório de despesas vai ser aquela que cumpre a finalidade de informar, de modo objetivo, os gastos de determinado setor.

Por exemplo, é possível criar uma planilha de contas a pagar, que será alimentada com todas as contas fixas e variáveis da companhia.

Uma empresa que tenha frota de carros para uso de sua equipe, também deve contar com um relatório que apresenta os custos dos veículos.

Se houver uma equipe que realize trabalhos externos, seja na mesma cidade ou em outras localidades, é imprescindível ter uma planilha com todas as despesas do time.

Nela, o responsável precisa informar os gastos com transporte, hospedagem, alimentação e qualquer outro item que gere despesas para a realização desta função.

Como elaborar um relatório de despesas?

Agora chegou a hora de saber como fazer um relatório de despesas e, para isso, o primeiro passo é identificar a meta deste documento.

Caso o objetivo seja mensurar as despesas da equipe em atividades externas, como mencionamos anteriormente, o gestor financeiro precisa pensar em todos os elementos que compõem esse trabalho.

Existem diversos modelos de relatório de despesas, por isso, a escolha da planilha ideal é feita por meio da meta definida pela empresa ou setor.

A planilha pode trazer as despesas pessoais para que se tenha uma visão mais direcionada e também o custo total do time, assim fica mais palpável conhecer os valores que a empresa precisa investir nesta função.

Utilizando este exemplo de funcionários que viajam para outra cidade, veja o que não pode faltar neste relatório de despesas mensais em excel ou em um programa.

  • Nome do funcionário;
  • Datas das viagens ao longo do mês;
  • Tipo de transporte utilizado: se for carro, é preciso incluir combustível e pedágio, se for avião, deve-se colocar gasto com táxi até o aeroporto e passagem aérea, bem como táxi até o hotel;
  • Dados sobre a hospedagem: custo da diária, período de viagem e gasto total da estadia, incluindo consumo no frigobar;
  • Alimentação: incluir todas as refeições feitas, além de bebidas, como garrafas de água que podem ser compradas ao longo do dia. Até mesmo uma refeição feita no aeroporto deve ser contabilizada;
  • Materiais: agenda, bloco de anotação, caneta, brindes para os clientes, impressões, enfim, qualquer material que auxilie na função tem que ser incluído.

Por fim, insira os dados totais de cada despesa em um relatório geral que vai apresentar todos os custos que a empresa tem mensalmente com as atividades externas.

Caso o valor esteja acima da meta estabelecida, é possível traçar um plano de ação que vise reduzir os gastos.

Vale ressaltar que o gestor deve pedir aos funcionários que guardem todas as notas fiscais dos produtos consumidos e serviços utilizados durante a viagem, assim, será possível comprovar fielmente todas as despesas Essa atitude respalda tanto o colaborador quanto a empresa.

Vantagens do relatório de despesas

Já deu para notar como o relatório de despesas tem um papel relevante dentro de uma empresa, mas vale reforçar todas as vantagens que esta documentação apresenta. Veja a seguir:

  • Acompanhamento dos gastos ao longo do mês;
  • Visão geral das despesas;
  • Descobrir o que gera mais gastos, identificando setores e até mesmos serviços;
  • Conhecer as despesas que cada cliente ou fornecedor demanda;
  • Entender quais serviços ou produtos proporcionam mais gastos;
  • Possibilidade de reduzir custos;
  • Ajuste de preço do produto a partir da análise das despesas que sua produção gera;
  • Definição de indicadores e metas, que podem ser direcionadas aos funcionários.

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