Gestão de equipes externas: o que é, importância e como fazer

As equipes externas são essenciais para o sucesso de muitas empresas, trabalhando fora do escritório para atender clientes, realizar entregas e oferecer suporte técnico. Realizar a gestão de equipes externas requer habilidades específicas e uma abordagem eficaz, já que elas enfrentam desafios diferentes em comparação às equipes internas.

Neste texto, falaremos sobre a importância das equipes externas para o desempenho da empresa e fornecer dicas sobre como fazer uma gestão eficaz dessas equipes, visando garantir a satisfação dos clientes e o sucesso dos negócios.

O que é uma equipe externa ou equipe de campo?

Imaginemos a seguinte situação: você é dono de uma empresa que oferece serviços como instalação, manutenção ou reparo de equipamentos em diferentes lugares. Para dar conta do recado, é preciso enviar seus colaboradores para o campo, afinal, você não pode estar em todos os lugares ao mesmo tempo, certo? É aí que entram as equipes externas, desbravando o mundo lá fora para resolver as demandas dos seus clientes!

As equipes externas são profissionais que trabalham fora da sede principal empresa. Essas equipes podem ser compostas por técnicos, especialistas de diversas áreas, entregadores e até mesmo vendedores, que precisam estar na linha de frente para atender às necessidades do cliente cara a cara.

Por exemplo, imagine que você teve problemas de iluminação na sua casa ou rua? A equipe externa da empresa será responsável por ir realizar a manutenção! 

O que essas equipes fazem?

As equipes de campo têm uma variedade de atividades. Eles podem:

  • Fazer entregas ou distribuições;
  • Realizar instalações de produtos ou sistemas;
  • Fazer manutenções preventivas ou corretivas;
  • Dar suporte técnico;
  • Coletar informações ou dados no local;
  • Entre outras.

Essas atividades variam de acordo com o setor e o tipo de empresa, mas o ponto comum é que essas equipes estão sempre disponíveis para solucionar demandas e problemas para os clientes.

Quais os tipos de equipes externas?

Como você pôde ver, as equipes externas possuem diversas atividades, e por isso, é necessário que a empresa contrate tipos diferentes de equipes externas. São elas:

Equipes terceirizadas

As equipes terceirizadas são aquelas que trabalham para uma empresa, mas não são funcionários diretos dela. Essas equipes são contratadas por meio de outra empresa, normalmente especializada em fornecer serviços específicos. As equipes terceirizadas podem ser de várias áreas, como limpeza, segurança, saúde, contabilidade e muito mais.

Equipes de vendas externas

As equipes de vendas externas são um batalhão de vendedores que não ficam parados esperando os clientes chegarem. Eles vão até os clientes em potencial, onde quer que eles estejam.

Os vendedores são responsáveis por apresentar os produtos ou serviços da empresa, tirar possíveis dúvidas, negociar valores e fechar negócios. Essas equipes são essenciais para o crescimento das empresas por levarem suas ofertas para fora do escritório principal da empresa, aumentando o faturamento de forma eficaz com suas técnicas de vendas.

Equipes de suporte técnico

Quando temos um problema com um produto ou serviço, normalmente esses problemas são solucionados pelas equipes de suporte técnico. Essas equipes são formadas por técnicos e profissionais especializados que entendem tudo sobre os produtos ou serviços da empresa.

Normalmente ao entrar em contato com essas equipes, eles marcam uma visita presencial na sua casa. Porém, muitas vezes, eles podem te ajudar por telefone, sem precisar ir até a sua casa ou empresa.

Esse tipo de equipe garante que os clientes tenham uma experiência positiva e que os produtos ou serviços funcionem como devem. Conheça alguns exemplos de equipes externas de suporte técnico abaixo:

Equipe de suporte técnico de tecnologia

Essa equipe é responsável por auxiliar os usuários com problemas relacionados a computadores, redes, softwares, sistemas operacionais, etc.

Equipe de suporte técnico de eletrônicos

Essa equipe auxilia os clientes com problemas em dispositivos eletrônicos no geral, como smartphones, tablets, laptops, câmeras, impressoras e outros aparelhos eletrônicos. Essas equipes fazem configurações, atualizações, reparos e resolução de problemas mais técnicos.

Equipe de suporte técnico de equipamentos industriais

Esse tipo de equipe auxilia normalmente empresas que possuem equipamentos complexos, como máquinas, equipamentos de produção ou sistemas automatizados. Trabalhadores dessas equipes trabalham para garantir que tudo funcione corretamente, evitando paradas repentinas dos equipamentos e garantindo a produtividade.

Equipe de suporte técnico de eletricidade e eletrônica

Essa equipe pode trabalhar em empresas que lidam com sistemas elétricos, eletrônicos e de automação. Eles são responsáveis por instalar, configurar e consertar equipamentos elétricos e eletrônicos, como sistemas de alarme, painéis de controle, entre outros.

Equipes de entrega

As equipes de logística de entrega são as mais importantes da área. Afinal, elas são responsáveis por transportar e entregar produtos ou encomendas aos clientes, seja em empresas ou residências. Se você já recebeu uma compra online ou uma pizza quentinha em casa, foi graças a alguém de uma equipe de entrega!

Essas equipes trabalham duro para garantir que as entregas sejam feitas de forma rápida e eficiente, respeitando os prazos e cuidando para que tudo chegue em perfeitas condições.

Como funcionam?

A logística de entregas pode variar de acordo com a empresa e o tipo de produto, mas geralmente possuem um padrão:

  • Preparação: a equipe de entrega recebe as encomendas e faz o planejamento das rotas, para otimizar o trajeto e economizar tempo;
  • Embarque: com as encomendas organizadas, os entregadores carregam o veículo com os produtos que serão entregues naquele dia;
  • Entrega: é hora de cair na estrada! Os entregadores vão de endereço em endereço, levando os produtos e realizando as entregas. Eles precisam ser rápidos e organizados para dar conta de todas as demandas;
  • Confirmação: muitas vezes, é necessário que o cliente assine algum comprovante de entrega, confirmando que tudo correu bem.

O que é a gestão de equipes externas?

Agora que você entendeu tudo sobre as equipes externas e o que cada uma delas faz, vamos entender como fazer a gestão dessas equipes?

A gestão de equipes de campo é o processo de liderar, coordenar e supervisionar os membros de uma equipe que trabalham fora do escritório ou da sede da empresa. A gestão dessas equipes possui alguns desafios específicos, uma vez que os membros estão frequentemente em movimento, enfrentando variáveis como trânsito, climas diferentes, logísticas de deslocamento e contato direto com os clientes.

Também é necessário ter em mente que uma gestão eficiente de equipes externas precisa de abordagem diferenciada em termos de comunicação, organização, monitoramento de atividades e resolução de problemas. 

Portanto, para uma gestão eficiente, a empresa deve possuir ferramentas que irão auxiliar diretamente em todos esses processos, tornando a produtividade das equipes de campo cada vez mais eficaz.

Um sistema de gestão de equipes externas é indispensável.
Na gestão de equipes externas, os gestores precisam garantir que os serviços estão sendo executados com qualidade.

A finalidade da gestão de equipes externas é assegurar que o serviço de entregas seja eficiente e para os colaboradores estarem bem orientados sobre seu serviço e que saibam que possuem o devido apoio de sua liderança, podendo desempenhar suas funções com eficiência.

Além disso, é possível utilizar ferramentas e tecnologias que podem facilitar o acompanhamento das atividades, o monitoramento do desempenho dos colaboradores, a gestão de frotas, a coleta de dados e a otimização dos processos de trabalho.

Qual a importância da gestão de equipes externas?

Essas equipes são a ponte entre a empresa e o cliente em muitas das ocasiões. Eles são os rostos sorridentes e prestativos que representam a marca fora dos escritórios. Quando o cliente tem uma experiência positiva com a equipe de campo, é muito provável que ele volte a fazer negócios com a empresa.

Essas equipes são as que garantem a satisfação do cliente final. Uma entrega bem efetuada pode fazer toda a diferença na experiência do cliente com a empresa. Além disso, um serviço de entrega eficiente contribui para a reputação da empresa e sua fidelização de clientes. Tudo isso ajuda a empresa a otimizar os seus processos e, por consequência, crescer cada vez mais, ganhando destaque em seu setor.

Quais os principais desafios para fazer uma boa gestão de equipes externas?

As equipes externas estão sempre na estrada, enfrentando trânsito das cidades e, às vezes, até encarando situações complicadas. A comunicação com o time do escritório nem sempre é tão fácil quanto dar um pulo na mesa do colega. Então, como fazer uma boa gestão para as equipes estarem sempre desempenhando da melhor maneira possível?

Comunicação eficiente

Sendo um dos pilares mais importantes para uma gestão bem-sucedida de equipes externas, a comunicação com essas equipes precisa ser a mais eficiente possível. Manter uma comunicação objetiva é essencial para garantir que todos os profissionais da equipe de campo estejam alinhados com os objetivos da empresa e sempre informados sobre as tarefas diárias.

Como os membros da equipe externa estão sempre se movimentando fora da empresa e podem estar distantes fisicamente do escritório central, a comunicação pode ser mais difícil. Por isso, utilizar tecnologias e ferramentas de comunicação e gestão dessas equipes, se torna essencial para uma comunicação mais eficiente.

É importante estabelecer uma cultura de comunicação direta entre gestores e profissionais de campo, encorajando-os a compartilhar feedbacks, relatar problemas e sugerir potenciais melhorias. Como pessoas que estão na linha de frente, essas equipes podem trazer insights valiosos do que os clientes estão precisando ou dificuldades encontradas.

Gestão de desempenho

Avaliar o desempenho dos colaboradores que atuam externamente pode ser um desafio, mas é essencial para garantir a excelência no serviço prestado e a identificação de oportunidades de desenvolvimento e melhoria dos processos. Para um bom desempenho do time, é necessário estabelecer métricas claras e objetivas.

Ao definir os KPIs específicos dos times externos, sua empresa conseguirá entender melhor o desempenho das equipes externas. Alguns desses KPIs que podem ser definidos, são: número de atendimentos, tempo médio de resolução de alguma demanda ou entrega de produto, satisfação do cliente, entre outros.

Outras ações importantes são as avaliações regulares de desempenho, reuniões individuais e feedbacks contínuos, já que podem ajudar a identificar pontos fortes e áreas de melhoria, reconhecer conquistas e alinhar as expectativas de ambas as partes. A gestão de desempenho é um processo contínuo e ajuda a motivar a equipe, incentivar a excelência e alcançar resultados cada vez melhores.

Gestão de produtividade

Uma das partes essenciais para o sucesso de uma empresa com equipes externas, é a produtividade. Uma boa produtividade garante a eficiência operacional e a entrega de resultados consistentes. Isso se torna ainda mais importante com as equipes externas pelos desafios que enfrentam no dia a dia.

Uma boa gestão de produtividade envolve o planejamento adequado das rotas e atividades, otimizando a logística e evitando deslocamentos e custos desnecessários. O uso de tecnologias como sistemas de rastreamento e aplicativos de gestão de tarefas pode auxiliar nesse processo.

Além disso, é importante oferecer treinamentos e capacitação para a equipe, aprimorando suas habilidades técnicas e de organização. Ao mesmo tempo, também é essencial garantir um ambiente de trabalho mais saudável, evitando sobrecarga de tarefas ou horas extras excessivas, o que poderia levar à queda da produtividade a longo prazo.

Padronização de serviços prestados

A padronização de serviços prestados garante a consistência e a qualidade dos serviços oferecidos pela equipe externa. Isso envolve a padronização de procedimentos que devem ser seguidos em todas as interações com os clientes.

Criar padrões para o atendimento ao cliente, a execução de tarefas e a resolução de problemas ajuda a evitar inconsistências e assegura que a experiência do cliente seja sempre positiva, independentemente de quem esteja atendendo.

A padronização também facilita o treinamento de novos colaboradores, garantindo que eles compreendam as práticas da empresa e, assim, entreguem o serviço conforme o esperado.

Comprovação de serviços prestados

A comprovação de serviços prestados é outro aspecto importante para a transparência e a confiança entre a equipe externa e a empresa, bem como entre a empresa e seus clientes finais. Por isso, documentar e registrar as atividades realizadas pelos colaboradores é essencial para acompanhar o progresso, relatar o que foi realizado e resolver possíveis divergências.

Ferramentas como aplicativos de monitoramento, aplicativos de registro de atividades, fotografias antes e depois da prestação do serviço ou assinaturas digitais são maneiras eficazes de comprovar que o trabalho foi realizado conforme solicitado.

Organização de roteiros

Para otimizar a produtividade da equipe externa, a organização de roteiros é uma estratégia essencial. Planejar rotas eficientes e agrupar atividades por proximidade geográfica reduz o tempo de deslocamento entre os atendimentos, aumentando o tempo disponível para o trabalho efetivo.

O uso de aplicativos de gestão de rotas pode ser uma excelente maneira para criar roteiros otimizados, permitindo aos colaboradores seguir trajetos mais rápidos e eficientes.

Motivação dos colaboradores

Manter a equipe externa motivada é fundamental para garantir o alto desempenho e a satisfação dos clientes. Ao reconhecer e valorizar o trabalho dos colaboradores, a empresa os mantêm engajados.

Além disso, incentive a comunicação direta com essas equipes, mantendo uma boa relação. Oferecer oportunidades de desenvolvimento e crescimento na empresa também são formas poderosas de motivar a equipe.

Lembre-se de estabelecer junto à equipe as metas e comemore todas as conquistas alcançadas, dividindo-as com as equipes. Dessa forma, a empresa mostra o papel importante de cada um e cria um ambiente de trabalho positivo.

Como fazer a gestão de equipes externas de forma eficiente?

Gerenciar equipes de campo pode ser um grande desafio para gestores, mas com as estratégias e ferramentas corretas, é possível garantir uma gestão eficiente que maximize a produtividade e a satisfação dos clientes finais. Abaixo, apresentamos algumas dicas para alcançar esse objetivo:

1. Contrate ferramentas de gestão

Investir em ferramentas de gestão é fundamental para acompanhar as atividades da equipe, monitorar o desempenho, organizar tarefas e simplificar a comunicação.

Existem aplicativos e softwares que facilitam o registro de atividades, permitem a criação de roteiros otimizados e possibilitam a troca de informações. Conte com as ferramentas de gestão da Cobli para isso!

2. Invista no desenvolvimento das lideranças

Líderes capacitados e motivados são essenciais para conduzir a equipe externa de maneira mais eficaz. Se a liderança cuida bem de suas equipes e está engajada, acaba tornando as equipes mais motivadas.

Além disso, é importante investir em treinamentos e desenvolvimento de habilidades de liderança, pois isso ajuda a garantir uma gestão inspiradora, com colaboradores engajados e comprometidos.

3. Faça a gestão de indicadores de desempenho

Com vimos antes, estabelecer indicadores de desempenho chave (Ou KPIs), é fundamental para avaliar como está a eficiência da equipe externa e também para identificar possíveis pontos de melhoria. 

Procure entender quais são os indicadores que podem ser os mais importantes para a sua gestão. Ao identificar esses indicadores, estabeleça uma rotina de análises e de feedback com suas equipes externas. Essa rotina irá mostrar onde a empresa está indo bem e onde é possível otimizar os processos.

4. Garanta uma boa comunicação

Também já falamos sobre como a comunicação eficiente é essencial para equipes externas e essa, sem dúvidas, é uma das partes mais importantes. Sem uma boa comunicação com sua equipe externa, nada funciona corretamente.

Portanto, saiba estabelecer canais de comunicação claros e ágeis. Possuir ferramentas como aplicativos de mensagens e chamadas, permite a troca de informações e a resolução rápida de problemas.

5. Padronize processos

Outra parte essencial que comentamos, é criar procedimentos padronizados para a execução dos processos do dia a dia. Esses processos padronizados facilitam toda a rotina e funcionamento das equipes de campo.

As padronizações dos processos podem assegurar a consistência nos serviços prestados e também minimiza os erros operacionais. É claro que é sempre possível otimizá-los e, por isso, é essencial contar com as ferramentas certas para isso.

6. Acompanhe a jornada de trabalho

Acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores externos é importante para garantir o cumprimento de horários, evitar horas extras excessivas e otimizar a programação das atividades.

Além disso, se atentar às operações de campo pode auxiliar até mesmo na prevenção de acidentes causados por direção perigosa, fadiga do motorista, entre outros possíveis problemas. Para isso, considere utilizar um sistema de videotelemetria para auxiliar nesses processos do dia a dia!

7. Acompanhe o deslocamento

Monitorar o deslocamento da equipe externa por meio de ferramentas de rastreamento pode ajudar a otimizar rotas, reduzir custos com combustível e melhorar a eficiência da operação.

8. Defina uma política de regras para equipes externas

Estabelecer uma política de regras clara e bem comunicada para a equipe externa ajuda a alinhar junto aos funcionários, quais são as expectativas da empresa em relação ao trabalho, além de definir responsabilidades e garantir que todos estejam cientes das diretrizes da empresa.

9. Invista em treinamentos

Treinamentos contínuos são essenciais para atualizar as habilidades da equipe externa e mantê-los atualizados sobre novas práticas e tecnologias. Além disso, se a sua empresa utiliza boas ferramentas, é necessário que as equipes de campo estejam sempre cientes de como utilizá-las.

Realizar o rastreamento de equipes de campo ajuda o gestor a ter mais visibilidade.
A tecnologia integra as equipes e une as tarefas de cada parte.

Tudo sobre um sistema de gestão de equipes externas

O sistema de gestão de equipes externas apresenta uma variedade de funções interligadas que se complementam harmoniosamente. Desde a criação da ordem de serviço, que marca o início de todas as tarefas, até a avaliação do cliente e o relatório de produtividade, todas essas ferramentas estão acessíveis por meio de uma única plataforma.

Confira o que é, quando contratar e seus principais benefícios: 

O que é um sistema de gestão de equipes externas?

Um sistema de gestão de equipes externas é uma plataforma tecnológica projetada para auxiliar empresas a administrar, organizar e otimizar suas equipes que atuam fora do ambiente de trabalho tradicional.

Esses sistemas permitem monitorar atividades, criar roteiros, registrar informações, comunicar-se com a equipe e analisar indicadores de desempenho.

Quando contratar um sistema de gestão de equipes externas?

Empresas que lidam com equipes externas numerosas ou que buscam aprimorar a eficiência e a organização do trabalho podem se beneficiar ao contratar um sistema de gestão de equipes externas.

Quais funcionalidades são essenciais para um sistema de gestão de equipes externas?

Funcionalidades essenciais de um sistema de gestão podem incluir: rastreamento de localização, criação e acompanhamento de rotas otimizadas, manutenção de frotas, registro de atividades, comunicação, acompanhamento de horas trabalhadas, geração de relatórios e análise de indicadores de desempenho.

Essas são apenas algumas funcionalidades que podem existir em um sistema de gestão de equipes de campo. É necessário identificar quais são as necessidades da empresa antes de escolher o melhor sistema de gestão de equipes externas.

Quais as vantagens de um sistema de gestão de equipes externas?

São inúmeras as vantagens ao adotar um sistema de gestão! Alguns deles incluem maior produtividade, eficiência operacional, otimização de recursos, comunicação ágil, redução de custos e melhoria da satisfação do cliente. Saiba mais:

Infográfico antes de depois de um sistema de gestão de equipes externas.

Como implementar um sistema de gestão de equipes externas?

Para implementar um sistema de gestão de equipes externas, é necessário, antes de qualquer coisa, identificar as necessidades da empresa, selecionar a ferramenta adequada, treinar a equipe para utilizar a plataforma e monitorar a sua eficácia ao longo do tempo. Com isso, todos os procedimentos podem ser otimizados com o decorrer do tempo.

Para ter sucesso na utilização dessas ferramentas, o envolvimento dos colaboradores e lideranças no processo de implementação é fundamental. Dessa forma, todos conhecem bem as ferramentas e podem gerir o funcionamento dos processos de maneira muito mais eficiente.

Sistema Cobli: gestão de equipes externas

A Cobli possui uma gama de produtos que irão auxiliar a sua empresa a ter uma ótima gestão de equipes externas. Com as soluções da Cobli, é possível até mesmo testar as ferramentas antes de contratá-las. Dessa forma, você pode verificar a qualidade dos serviços antes e se certificar que é o que a sua empresa precisa!

A plataforma da Cobli é intuitiva e pode ser utilizada sem complicações. Com uma interface amigável e com informações fáceis de ler, o sistema da Cobli ajuda a sua empresa a otimizar toda a gestão de equipes externas.

Confira como a plataforma funciona, o que os clientes atuais da Cobli dizem sobre as nossas ferramentas e descomplique a maneira como a sua empresa faz a gestão de equipes de campo agora mesmo!

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