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Uma constante em negócios de diversos setores é a gestão de arquivos e documentos. Existe uma série de arquivos que armazenam os documentos relativos à execução dos processos da empresa. Em geral, esses registros constituem comprovantes de pagamento, apólices de seguros e notas fiscais, que devem ser mantidos guardados por longos períodos por motivos de consulta e auditoria.

Com isso, esse grande volume de papéis se encontra em crescimento constante e precisa ser gerenciado de maneira eficiente. Otimizar o tempo durante a consulta dos registros e evitar a incidência de erros de arquivamento são os principais atributos de uma gestão de documentos de qualidade.

Saiba como colocar essa ferramenta em prática no seu empreendimento e potencialize os seus procedimentos.

Como realizar a gestão de arquivos da empresa?

A primeira medida é destinar um espaço com o tamanho adequado para alocação do arquivo conforme as necessidades de cada empresa. A área deve ser arejada para garantir a melhor conservação de papéis e imagens e separada em seções com prateleiras designadas para cada tipo de documento. Esses, por sua vez, serão identificados e organizados em pastas e caixas para localizar itens com facilidade.

A operação de uma empresa se expande a cada dia, e com ela cresce o registro de suas atividades e processos. Como resultado, o arquivo requer cada vez mais espaço e recursos para ser mantido.

Quanto maior o volume de papel, maior será a incidência de erros na padronização e catalogação. Esse fator aumenta o consumo de tempo dos profissionais toda vez que é necessário localizar um documento.

Esse obstáculo pode apontar que é preciso designar um profissional para organizar a área. Suas atividades incluem o desenvolvimento da metodologia de arquivamento, separação do espaço por período e verificação de cada tipo de registro.

Uma gestão de arquivo eficiente começa com a criação de instrumentos para estipular a correta identificação de cada item, bem como garantir a sua fácil localização sempre que houver necessidade.

Esse processo inclui o desenvolvimento de um sistema de identificação e consulta, implantação de elementos de segurança e preservação dos registros e a eliminação de inconsistências.

O sistema de busca funciona como um índice que descreve o código de cada item, sua localização na prateleira e dá baixa sempre que um item for retirado do arquivo.

Esse fator contribui para a rastreabilidade das informações. O processo de descarte também pode ser programado de acordo com a temporalidade. Esse atributo determina o prazo que cada registro deve ser mantido.

Eles podem ser separados em três idades distintas: o arquivo corrente corresponde aos documentos frequentemente utilizados e requer que seu acesso seja facilitado. Já os presentes, na etapa intermediária, são caracterizados por seu arquivamento transitório, ou seja, sua função é guardar comprovantes que podem ser submetidos a análises e auditorias eventualmente.

Por fim, o arquivo permanente é constituído por documentos cujo valor administrativo foi expirado, porém tem importância histórica para a empresa. Contudo, a sua utilidade permanece e devem ser guardados de maneira acessível para consultas futuras.

Como ampliar a gestão de documentos para empresas que possuem frotas?

De acordo com o tipo do empreendimento em questão, os arquivos podem conter diversos tipos de dados. Alguns dos exemplos de documentos mantidos em histórico são:

  • registros do patrimônio da empresa (imóveis, equipamentos e veículos);
  • notas fiscais;
  • contratos;
  • propostas de negócios;
  • mapas de processos;
  • relatórios impressos;
  • manuais de trabalho.

Documentos da frota

Empresas que possuem veículos têm necessidades específicas no que se refere ao seu processo de arquivamento e documentos suscetíveis a auditorias. O principal deles está relacionado ao controle da frota.

Para que os automóveis possam circular de forma regularizada, o gestor deve estar atento a todas as suas obrigações tributárias e de registro da propriedade. Portanto, devem constar no arquivo os comprovantes de pagamento do IPVA e do seguro obrigatório, além das licenças para o transporte rodoviário.

Documentos dos condutores

Essa obrigatoriedade vale para empresas que atuam com frota própria ou para transportadoras que operam com a modalidade de caminhões agregados. Nesse caso, os motoristas contratados devem fornecer comprovantes da quitação das exigências correspondentes.

Para uma gestão de documentos abrangente, o registro dos motoristas também requer um acompanhamento rigoroso, pois os casos de irregularidades coloca a organização em uma posição de risco para as suas operações. A data de validade dos documentos, bem como as multas e infrações flagradas merecem atenção para evitar o vencimento de prazos de pagamento e de renovação.

Vale lembrar que o Contran (Conselho Nacional de Trânsito) já instituiu que a partir de 2019, a CNH passará a ser digital. Esse novo modelo será equipado com chip e gravação a laser dos dados do motorista para aumentar a segurança e impossibilitar fraudes. Essa já é uma mudança que os empreendedores devem estar cientes e se prepararem para adaptar seus processos de guarda de documentos.

Documentos da carga

A atividade de movimentação de cargas também exige os próprios registros. Para cada mercadoria transportada pelo modal rodoviário, há a obrigação de emitir um documento chamado Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Sua emissão é obrigatória para acompanhar a carga e comprovar a sua procedência.

Além disso, o arquivamento é requisitado para corroborar o pagamento das obrigações tributárias para o transporte interestadual.

Quais são as tendências para a gestão de documentos?

Uma das alternativas buscadas pelas empresas é a transformação de seus arquivos de papel em uma biblioteca digital. Essa ideia é atrativa, pois elimina a necessidade de um local específico e infraestrutura necessária para manter os registros — essa opção também oferece a redução dos custos com papéis e impressões.

Com isso, os arquivos digitais passam a ser mantidos nos servidores da empresa com amplo acesso para consulta de acordo com a demanda. A pesquisa no acervo dentro de um sistema de gestão poupa tempo no acesso de informações, pois é possível filtrar a origem do arquivo, data de criação, assunto e departamento responsável.

Para garantir ainda mais confiabilidade ao processo de arquivamento, é possível aliar a cópias digitalizadas com o armazenamento na nuvem. Essa ferramenta garante facilidade na transmissão de informações e a sua acessibilidade fornece a consulta em qualquer lugar, desde que haja acesso à internet.

A popularização dessa prática é causada pelo desenvolvimento de ferramentas a preços cada vez mais acessíveis ao público. Esse modelo, sem documentos físicos representa, uma inovação já que os arquivos são guardados em servidores especiais, garantindo maior proteção e tornando o espaço disponível ilimitado.

Com o tempo, a gestão de documentos evoluiu para lidar com um maior volume de informações e preservar a história de uma empresa. Dificilmente será possível extinguir essa tarefa e, por essa razão, é fundamental desenvolver novas tecnologias capazes de aprimorar esse processo.

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