Planilha de controle de frota: como fazer passo a passo

Todo gestor sabe que controlar uma frota é uma tarefa que exige muita dedicação e tempo, afinal, é preciso gerenciar inúmeras informações e atividades rotineiras. E para ajudá-lo, conta com uma planilha de controle de frota é indispensável.

Essa planilha pode ajudar a colocar o gerenciamento de ativos, como os veículos da sua frota, em ordem durante a ausência do gestor, por exemplo. 

Entretanto, sem realizar um controle adequado dessa ferramenta, não é possível gerar ou analisar os dados corretamente, muito menos fazer um bom acompanhamento. 

Está em busca de uma planilha de controle de frota que vai, realmente, ajudar a sua gestão diária dos veículos? Basta continuar a leitura e conferir todas nossas dicas, além de um passo a passo de utilização.

O que é controle de frota

O controle de frota nada mais é do que o gerenciamento de veículos de uma empresa, seja relacionado com administração, manutenção, consumo de combustível, roteirização e motoristas.

Realizar esse controle está completamente relacionado com uma boa gestão de frota, importante tanto para as grandes empresas quanto para aquelas que não possuem uma frota tão grande.

Realizar esse gerenciamento de maneira eficiente só é possível com um bom controle da frota e todos seus ativos.

Sendo assim, a pessoa responsável por controlar a frota precisa verificar as condições dos veículos, acompanhar os motoristas, os processos e reduzir possíveis riscos.

Veja alguns dos principais benefícios de realizar um bom controle de frota:

• Redução de custos: ajuda a reduzir custos relacionados ao consumo de combustível, reparos, manutenções e muitos outros;
• Aumento da segurança: garante que os motoristas sejam devidamente treinados e que os veículos mantidos com os protocolos corretos de segurança;
• Mais eficiência: ajuda a otimizar rotas, reduzir o tempo de motor ocioso e melhorar a utilização do veículo;
• Conformidade com a lei: o controle de frotas ajuda a garantir a conformidade com a legislação relacionada ao veículo, horas de trabalho e direito dos motoristas. 

Por que é importante fazer controle de frota?

Frotas gerenciais se diferenciam por adotarem processos, ferramentas e métodos para controlar as suas operações.

Não há veículo que trafegue sem estar com seu tanque abastecido, com sistemas em pleno funcionamento e com motoristas treinados e motivados.

Por outro lado, manter tudo isso demanda recursos: como custear tantas atividades, combustíveis, peças e infraestrutura e ainda por cima gerar lucro?

A resposta para essa questão está no controle e gerenciamento de frota.

Sua importância se justifica, porque é a única estratégia capaz de manter a lucratividade enquanto os custos das operações de transporte são cobertos.

Para as empresas de transporte de carga, por exemplo, o controle é o caminho para assegurar a logística de distribuição no tempo certo.

E para quem transporta passageiros, só com o gerenciamento de frota é possível manter o nível dos serviços elevado, resultando em mais qualidade e conforto para os clientes e usuários.

O que é preciso controlar na frota

O controle de frota abrange diversos ativos de uma empresa e de uma operação. 

Entretanto, é preciso focar em alguns pilares essenciais para garantir uma gestão eficiente, reduzir custos e aumentar a segurança dos motoristas. Conheça quais são eles:

Gestão e manutenção de veículos

Um bom controle de frota começa com a gestão de um dos seus principais ativos: os veículos!

Ou seja, é necessário manter sempre um registro completo dos veículos da frota, incluindo todas as informações, quilometragem, histórico de manutenção, revisões, etc.

Além disso, também é preciso garantir que os veículos da frota estejam sempre em bom estado e isso inclui programar regularmente manutenções preventivas, reparar quaisquer danos e substituir peças desgastadas.

Gestão de motoristas

A gestão de motoristas também é indispensável para um bom controle de frota, isso poque essa é uma maneira de acompanhar as viagens e desempenho individual de cada condutor da frota.

Nela, analisam-se dados como combustível gasto, quilometragem rodada, se foram realizadas as tarefas necessárias, como o checklist de saída e chegada, e assim por diante.

Gerenciamento de combustível

Além de controlar os veículos e os motoristas, fazer um bom controle dos custos com combustível é um dos maiores desafios do gestor de frota.

As flutuações de valores e os fatores externos estão fora do controle de qualquer colaborador da empresa. Entretanto, existem opções para ajudar na redução do consumo e, consequentemente, dos custos com o abastecimento.

Com o controle eficiente da frota, o gestor consegue realizar uma análise de custo-benefício das opções disponíveis, avaliando o melhor para aquele momento.

Monitoramento do uso dos veículos

O monitoramento veicular permite determinar a localização de um veículo com auxílio de um dispositivo conectado ao automóvel.

Por esse motivo, o gestor deve acompanhar a quilometragem percorrida pelos veículos, bem como o consumo de combustível e a utilização adequada dos veículos.

Custos

Manter uma frota envolve muito mais do que os custos com a aquisição dos veículos e combustível. Para realizar um controle de frota eficiente é necessário conhecer profundamente todos os custos envolvidos para tomar decisões estrategicamente.

Podemos dividir esses custos em 03 tipos: fixos, variáveis e indiretos. Para ter um bom controle desses custos, é necessário conhecê-los e entender como otimizar. 

Veja como agora:

Custos fixos da frota

Custos fixos são aqueles que não variam se a empresa realizar muitas ou poucas vendas de produtos, ou serviços. 

Na frota, esses custos se mantêm independentemente da quilometragem percorrida pelos veículos. São eles:

• Depreciação dos veículos;
• Manutenções programadas;
• Salário dos motoristas;
• Custos com seguros;
• Taxa de licenciamento e IPVA;

Custos variáveis da frota

Ao contrário dos fixos, os custos variáveis da frota, como o próprio nome sugere, variam de acordo com os quilômetros rodados pelos veículos. Veja quais são eles:

• Combustível;
• Consertos e reparos;
• Multas;
• Pedágios;
• Manutenção ou troca de pneus.

Custos indiretos da frota

O custo indireto tem esse nome pela dificuldade em atribuir valor a ele. Na frota, os custos indiretos são aqueles que fazem parte da operação, mas não podem ser mensurados separadamente de outros setores da empresa. Confira alguns exemplos:

• Computadores, tablets e celulares utilizados pelo gestor;
• Materiais de escritório;
• Custos com departamentos administrativos e comerciais.

Fornecedores e prestadores de serviços

Empresas de frota normalmente trabalham com fornecedores de peças, lubrificantes, materiais de escritório e outros. 

Por isso, tem um bom controle desses fornecedores é importante para ter um controle da frota, mesmo que de maneira indireta. Afinal, se algum veículo está precisando de uma peça específica e o fornecedor demora a realizar o antedimento, gera despesas de veículo parado para a empresa. 

Além disso, um fornecedor parceiro que oferecer produtos melhores a preços mais justos também ajuda a aumentar a margem de lucro da empresa.

Conformidade com as normas

Verificações diárias, folhas de inspeção, bem como verificações de motorista, defeitos, relatórios, entre outros faz parte da rotina de um gestor de frota que precisa controlar a frota. 

Todos esses aspectos precisam não apenas ser executados, mas também documentados em uma planilha de controle de frota, por exemplo. 

Além disso, isso faz com que a operação esteja sempre em conformidade com a legislação vigente.

Política de frotas

O controle de frota ganha e muito quando existe um documento que estabelece as regras de gestão para todo e qualquer veículo da sua frota. 

Dessa forma, uma política de frotas bem estruturada e atualizada pode auxiliar no controle dos veículos e demais ativos da sua operação.

Como fazer o controle de frota de forma eficiente

Para fazer o controle da frota, falamos muito em custos e na importância de um planejamento consistente. Nesse caso, um desafio comum é a correta identificação da origem desses custos.

Em frotas, não raro, há gastos cuja origem o gestor de frota desconhece, simplesmente porque não possui os recursos necessários para sua detectá-los.

Ou, em certos casos, por não contar com um planejamento mínimo. 

É o que acontece, por exemplo, com empresas nas quais o fluxo de caixa não é acompanhado de forma rigorosa.

Por esses e outros aspectos, o controle só é efetivo quando se conta com as ferramentas certas.

Um software ou sistema de gerenciamento de frotas, por exemplo, é indispensável para quem precisa saber de onde cortar despesas quando isso não parece ser possível.

Já uma planilha de controle de frota é útil como recurso adicional às empresas que já contam com sistemas ou para aquelas que estão dando os primeiros passos na gestão.

Uma coisa é certa: não se pode contar apenas com a memória ou bloco e caneta na hora de gerenciar uma frota de veículos.

Quer mais dicas de como fazer o controle de frota? Assista nosso conteúdo sobre o assunto e fique por dentro:

Passo a passo para criar uma planilha de controle de frota 

O primeiro passo para criar sua planilha de controle de frota é relacionar os dados que ela deverá conter e de que forma eles serão tratados.

Aqui, mostraremos como fazer uma planilha funcional, na qual você poderá inserir os dados indispensáveis para se manter no controle. 

Por isso, sinta-se livre para inserir novas funções, fórmulas e macros para fazer da sua planilha um instrumento ainda mais completo.

Como referência, usaremos as planilhas Google, que funcionam de forma quase idêntica às do programa Microsoft Excel.

Portanto, se você usar outro tipo de planilha, pode ser que comandos e fórmulas sejam ligeiramente diferentes.

Vamos começar a montar sua planilha?

1. Cadastro de veículos

Na primeira aba, você deverá construir o cadastro dos seus veículos, desde os operacionais àqueles de uso administrativo. 

A partir da primeira coluna, insira:

• Modelo;
• Placa;
• Ano de fabricação;
• Data da última revisão;
• Motorista responsável (se houver um).

2. Cadastro de motoristas 

Em relação aos motoristas, é preciso destacar algumas particularidades ao controlar suas rotinas.

Uma diz respeito ao comportamento ao volante, cujo sinal negativo é a incidência de multas e de acidentes de trânsito.

Outra é o estilo de conduzir.

Pode até não parecer, mas esse último aspecto é um dos mais relevantes quando se trata de reduzir custos, especialmente com combustíveis e manutenção.

Aceleradas e freadas bruscas, trocas de marcha precipitadas, dentre outras formas equivocadas de guiar um veículo podem aumentar seus gastos.

Por outro lado, como verificar se um motorista está de fato dirigindo bem? 

Não dá para colocar uma pessoa ao seu lado o tempo todo para fiscalizar, até porque não é assim que se avalia o estilo de condução.

É aí que o monitoramento da frota, mais uma vez, entra como o único recurso capaz de gerar resultados. 

Somente com essa tecnologia, sua empresa se habilita a medir com precisão o estilo de condução dos seus profissionais.

Depois disso tudo, você pode compreender melhor porque um cadastro de motoristas é tão importante quanto o de veículos.

Nele, além de dados cadastrais como nome, idade e categoria da CNH, você pode agregar os dados gerados pelo seu software e ter um registro adicional do estilo de condução deles.

E se sua empresa não conta com um software, esse cadastro se torna ainda mais importante, já que é por ele que você controlará quem está ativo ou não.

3. Custos da frota 

Você viu há alguns tópicos que não tem como uma frota gerar resultados sem que a empresa dê conta dos seus custos.

Esses custos se dividem em dois tipos: os fixos e os variáveis. 

Listá-los corretamente é fundamental para que uma planilha de controle de frota cumpra a sua função.

Os tipos de custos mais recorrentes em frotas gerenciais são:

Custos fixos

• IPVA/DPVAT;
• Depreciação;
• Seguro de carga e de vida (para quem transporta passageiros, principalmente);
• Salários.

Custos variáveis

• Manutenção;
• Horas extras;
• Diárias;
• Ajudantes;
• Multas;
• Combustível.

Distribua cada custo em colunas, nas quais você pode lançar os valores gastos mensalmente ou por dia. 

Lembre que, quanto mais detalhados forem esses custos, mais preciso será o seu controle.

4. Fornecedores

Empresas que operam no transporte de cargas e passageiros normalmente trabalham com fornecedores de peças, lubrificantes, material de escritório, dentre outros itens.

Nesse aspecto, cabe ressaltar que uma boa gestão de fornecedores também é importante para registrar maior lucratividade.

Isso porque um parceiro que fornece produtos melhores a preços menores ajuda diretamente a aumentar a sua margem de lucro.

Em alguns casos, é essa gestão que acaba sendo o “segredo do sucesso” para algumas empresas.

Afinal, os fornecedores atuam no chamado “back office” ou seja, no lado do negócio que ninguém mais vê a não ser os gestores.

Considerando tamanha relevância, não se pode descuidar do controle dos fluxos de fornecimento em sua empresa.

Registre-os por:

• Nome;
• CNPJ;
• Data da última entrega;
• Data do início da parceria. 
• Acrescente aos dados de registro os custos gerados por cada um. 

Assim, em breve, você terá uma linha do tempo, podendo avaliar se a parceria está saindo cara ou se compensa financeiramente.

5. Prestadores de serviços

Da mesma forma que precisa de fornecedores para atender às demandas internas, empresas de transporte também contam com prestadores de serviços.

Essa prestação pode ser na forma de serviços terceirizados, contratados por projeto ou avulsa.

O serviço de limpeza é um bom exemplo disso, embora seja possível terceirizar até mesmo a atividade fim.

Portanto, todo e qualquer serviço prestado para sua empresa deve também ser registrado na planilha de controle de frota, já que gera custos.

6. Receitas

A missão de uma empresa de transporte é conduzir pessoas ou bens de um ponto a outro, se considerarmos apenas a natureza da sua atividade.

Para que esse compromisso seja cumprido, o negócio precisa registrar lucro, sem o qual se tornaria inviável continuar as atividades.

Logo, em uma planilha de controle de frota, não pode faltar uma aba dedicada ao registro das receitas que a empresa gera.

Comparando com os custos, você terá uma visão mais clara dos seus resultados, no curto e no longo prazo.

Com o tempo, terá um repositório de dados no qual poderá basear as suas decisões.

Digamos que, em abril deste ano, você constate que teve mais despesas com fornecedores do que no mesmo mês do ano passado.

A sua planilha poderá revelar onde esse gasto a mais aconteceu, dando subsídios para você saber se deve mudar de parceiro de negócios ou buscar reduzir os preços, entre outras ações possíveis.

Como fazer uma planilha de controle de frota

Com os dados sobre cada segmento e matriz de custos dispostos, é hora de montar a parte da planilha na qual você, efetivamente, fará o controle da frota.

Cada um dos tópicos a seguir pode ser incorporado às abas já criadas, nas quais você fará a soma dos custos apurados para, depois, confrontá-la com a soma das receitas.

No Excel ou Google Planilhas, a soma pode ser feita automaticamente a partir da fórmula:

=SUM(A2;A100)

A2, no caso, é a primeira célula de uma coluna, sendo A100 a última. 

Se preferir, pode também inserir a fórmula selecionando todo o intervalo de células a ser somado. 

Em seguida, basta clicar no símbolo Σ na parte superior direita.

Vale relembrar que a planilha se destina ao controle mensal, ok?

Por isso, a cada mês, faça uma cópia da planilha do período anterior, zerando seus dados para recomeçar uma nova etapa de controle.

1. Controle de gastos do veículo

Junto ao cadastro de veículos, insira para cada um deles os gastos com:

• Combustíveis;
• Estacionamento;
• Pedágios;
• Manutenção e troca de peças;
• Mão de obra.

2. Controle de motoristas da frota

Continuando, parta agora para o cadastro de motoristas, no qual você vai inserir em colunas independentes os gastos que eles geram e, se tiver, dados sobre multas e a performance ao volante. 

Não deixe de incluir:

• Salários;
• Horas extras;
• Controle de ponto;
• Folgas;
• Licenças e afastamentos;
• Valor de multas recebidas.

3. Controle de manutenção de veículos

No controle de manutenção, o foco se volta às rotinas programadas, devendo utilizar uma aba independente. 

Sendo assim, insira as colunas:

• Data da última revisão;
• Detalhamento de peças e componentes trocados;
• Registro de defeitos apresentados, se houver;
• Resumo de troca de pneus;
• Resumo de troca de óleo;
• Resumo de troca de fluidos.

4. Consumo de combustível

Em uma aba à parte, você deverá registrar o consumo diário por:

• Veículo;
• Quantidade abastecida;
• Custo total;
• Local de abastecimento.

Faça a soma no fim do mês e insira junto aos custos por veículo no respectivo campo.

5. Troca de pneus

Já o controle de troca de pneus deve ser feito na aba destinada ao controle de manutenção e por um simples motivo: pneus não são trocados com a mesma frequência com que se abastece um veículo.

Contudo, se a sua empresa opera com uma frota muito grande, pode ser que a troca de pneus seja recorrente. 

Nesse caso, então, a melhor solução a adotar é um software de gerenciamento de frotas. 

6. Troca/reparo de peças e componentes

Assim como a troca de pneus, o controle de peças e componentes substituídos pode ser registrado na aba relativa à manutenção. 

Mas, se você quiser um controle ainda mais minucioso (o que é sempre bom), pode criar uma aba à parte, na qual serão detalhados:

• O custo de cada peça;
• O fornecedor;
• Data e hora da troca;
• Histórico de revisões (para saber se o componente já apresentou defeito antes).

7. Controle de pedágio

O mesmo que comentamos sobre as peças e componentes vale para o controle de pedágio, que pode ser lançado em uma aba à parte com os custos diários.

No final, faça a soma e lance-a junto aos custos por veículo, observando o total de cada mês.

8. Controle de estacionamento

O controle de estacionamento pode parecer secundário, mas tem potencial para se tornar uma fonte de custos extras quando não é bem acompanhado.

Um motorista que estaciona em local proibido ou fora do horário permitido se expõe a multas e atrasos que isso pode causar.

Por isso, olho vivo para essa aba em sua planilha.

Nela, você também pode fazer um controle diário por veículo, detalhando os custos com estacionamento que cada um deles gera.

Some-os e, em seguida, consolide esses gastos na aba dos veículos cadastrados.

Como usar a planilha de controle de frota

É claro que você não precisa utilizar todas as abas e cadastros que sugerimos aqui.

Afinal, a ideia é que a sua planilha seja, ao mesmo tempo, útil, completa e personalizada.

Isso significa que ela deve conter apenas os dados essenciais para que você se mantenha no controle da sua frota.

Por isso, sinta-se livre para editá-la da maneira que desejar.

Lembre-se de criar também uma aba para consolidar seus resultados. 

Ao fazer isso, use uma fórmula como a que sugerimos abaixo para incluir a soma de cada um dos custos e receitas:

 =’Estacionamento’!A30

No exemplo, será lançado em outra aba o valor da soma dos gastos com estacionamento, supondo que esse resultado esteja na célula A30. 

Inclua as outras somas e, então, faça a soma das somas para ter o resultado do seu controle de custos.

Você pode, adicionalmente, criar outra planilha para registro dos gastos ao longo do ano, se limitando aos resultados consolidados.

Porém, criar e popular uma planilha de controle de frotas é uma tarefa manual que demanda tempo e dedicação.

Nesse sentido, como facilitador e também para utilizar uma solução mais completa, vale experimentar uma tecnologia superior, como a de um software que reúne funções de rastreamento, roteirização e telemetria – tudo para qualificar a gestão da sua frota.

Modelo de planilha de controle de frota gratuito

Viu como uma planilha de controle de frota pode ser útil para sua operação e gestão no dia a dia?

Chegou o momento de controlar cada entrada e saída de dinheiro, saber onde o capital está sendo investido e como ele poder melhor melhorado. 

Além, claro, de controlar melhor seus 02 melhores ativos: os veículos e seus motoristas!

Para te ajudar, a Cobli criou uma planilha de controle de frotas completa e gratuita para que você consiga avaliar e tomar as melhores decisões sobre a frota e o negócio. 

Sistema de gestão: controle completo das frotas

é um recurso tático que ajuda no planejamento e acompanhamento de todas as operações da companhia.

Esta ferramenta consegue centralizar dados e informações, criando um panorama detalhado de como anda a produtividade de cada colaborador, dos resultados e metas alcançados, do desempenho dos automóveis da frota e muito mais.

Uma planilha de controle de frotas ajuda no dia a dia? Sim e muito! Porém, ela não é automatizada, com ela você não consegue ter um acompanhamento dos motoristas, definir as melhores rotas, ativar lembretes de manutenção e assim por diante. 

Com o sistema de controle de frota da Cobli, o gestor consegue acompanhar de perto os gastos de veículos e motoristas; fazer o monitoramento do modo de condução, avaliando acelerações, frenagens, curvas acentuadas e excessos de velocidade; realizar o rastreamento veicular e ter um relatório do trajeto e muito mais! 

Além disso, o gestor também conta com um aplicativo para gestão de frotas, o Cobli Gestor, que permite acompanhar onde estão seus veículos e motoristas.

O aplicativo do gestor conta, também, com um atalho para o Google Maps no canto inferior da sua tela. Isso facilita o acompanhamento dos veículos de uma frota e de qualquer mudança necessária na rota que está sendo seguida.

Com o app é possível:

• Acessar ao FAQ;
• Verificar a localização, ignição e velocidade;
• Verificar quais motoristas estão associados a cada veículo;
• Pesquisar por um veículo ou motorista para encontrá-lo facilmente no mapa;
• Usar e acompanhar a localização atual de um veículo no Google Maps.

Os gestores podem garantir com mais precisão que as visitas estão sendo realizadas na sequência programada e conforme o caminho ideal, roteirizado e compartilhado diretamente com os motoristas.

Quando contratar um sistema de controle de frota?

Muitos se perguntam quando contratar um sistema de gestão de frota e a resposta é simples: desde sua abertura ou quando o negócio passa a crescer e o controle realizado já não tem o efeito esperado.

Se há capital na organização para investir em tecnologia, é sempre indicado adquirir um sistema que contemple as melhores soluções para a empresa, mesmo que esta ainda esteja iniciando seu posicionamento dentro do mercado nacional.

Para escolher um sistema de gestão de frota, é necessário que o gestor analise quais as funções disponíveis no recurso e também suas limitações, sempre pensando em como elas vão contribuir para auxiliar a sua rotina operacional.

Também vale a pena verificar se a interface da plataforma é amigável e de fácil utilização, se há suporte eficiente aos clientes por parte da empresa fornecedora, se o software conta com atualizações frequentes e se pode customizar o sistema.

Agora que você já está expert no assunto, não deixe de fazer o download gratuito da sua planilha de controle de frota para começar hoje mesmo a ter mais organização nos processos. 

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli. 

Conheça as perguntas mais frequentes sobre controle de frota:

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