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Você já tem a sua planilha de controle de frota?

Contar com esse instrumento é uma das formas mais rápidas e econômicas de começar bem o gerenciamento das operações.

Afinal, se tem algo que quem trabalha com a gestão de veículos precisa saber é que os resultados só aparecem quando se domina os aspectos gerenciais básicos. 

Um deles é saber usar planilhas, softwares e outros recursos digitais e eletrônicos sem os quais o controle de carros e de suas performances e custos seria quase impossível.

Para empresas que estão dando os primeiros passos ou para aquelas que ainda não têm uma metodologia de gestão consolidada, usar planilhas pode ser um bom pontapé inicial.

Esse é um recurso básico de controle de frota, que não substitui ferramentas mais sofisticadas, mas que serve até mesmo para identificar o quanto a tecnologia pode fazer pelos seus resultados.

Avance na leitura e veja como começar hoje mesmo a montar a sua própria planilha de controle de frota de veículos grátis. 

Por que é importante fazer controle de frota?

Frotas gerenciais se diferenciam por adotarem processos, ferramentas e métodos para controlar as suas operações.

Não há veículo que trafegue sem estar com seu tanque abastecido, com sistemas em pleno funcionamento e com motoristas treinados e motivados.

Por outro lado, manter tudo isso demanda recursos.

Como custear tantas atividades, combustíveis, peças e infraestrutura e ainda por cima gerar lucro?

A resposta para essa questão está no controle e no gerenciamento de frota.

Sua importância se justifica, porque é a única estratégia capaz de manter a lucratividade enquanto os custos das operações de transporte são cobertos.

Para as empresas de transporte de carga, por exemplo, o controle é o caminho para assegurar a logística de distribuição no tempo certo.

E para quem transporta passageiros, só com o gerenciamento de frota é possível manter o nível dos serviços elevado, resultando em mais qualidade e conforto para os clientes e usuários.

como fazer planilha de controle de frota

Como fazer o controle de frota de forma eficiente

Você já deve ter observado que, ao tratar do gerenciamento de frotas, falamos muito em custos.

Nesse caso, um desafio comum é a correta identificação da origem desses custos.

Em frotas, não raro há gastos cuja origem o gestor desconhece, simplesmente porque não possui os recursos necessários para sua detectá-los.

Ou, em certos casos, por não contar com um planejamento mínimo. 

É o que acontece, por exemplo, com empresas nas quais o fluxo de caixa não é acompanhado de forma rigorosa.

Por esses e outros aspectos, o controle só é efetivo quando se conta com as ferramentas certas.

Um software ou sistema de gerenciamento de frotas, por exemplo, é indispensável para quem precisa saber de onde cortar despesas quando isso não parece ser possível.

Já uma planilha de controle de frota é útil como recurso adicional às empresas que já contam com sistemas ou para aquelas que estão dando os primeiros passos na gestão.

Uma coisa é certa: não se pode contar apenas com a memória ou bloco e caneta na hora de gerenciar uma frota.

Veja, nos próximos tópicos, como evoluir nesse e em outros pontos fundamentais ao monitorar o uso dos seus veículos e os resultados gerados.

Como criar uma planilha de controle de frota [Passo a Passo]

As planilhas são um instrumento básico de gestão de frotas, como destacamos logo no início do texto.

Mas isso não significa que não haja vantagens no seu uso.

A principal delas é que se trata de uma ferramenta de controle sempre disponível para quem se dispõe a construí-la.

Elas podem sair de graça, embora você possa fazer o download de modelos pagos.

De qualquer forma, uma planilha para controle de frota só será útil se for elaborada para atender às necessidades específica da sua operação.

Para isso, você precisa conhecer que conteúdos, fórmulas e outras funções serão utilizados.

É disso que vamos tratar a sequência. 

Acompanhe!

O que a planilha deve conter

O primeiro passo para criar sua planilha de controle de frota é relacionar os dados que ela deverá conter e de que forma eles serão tratados.

Aqui, mostraremos como fazer uma planilha funcional, na qual você poderá inserir os dados indispensáveis para se manter no controle. 

Por isso, sinta-se livre para inserir novas funções, fórmulas e macros para fazer da sua planilha um instrumento ainda mais completo.

Como referência, usaremos as planilhas Google, que funcionam de forma quase idêntica às do programa Microsoft Excel.

Portanto, se você usar outro tipo de planilha, pode ser que comandos e fórmulas sejam ligeiramente diferentes.

Vamos ver, então, por onde começar a construção da sua planilha.

1. Cadastro de veículos

Na primeira aba, você deverá construir o cadastro dos seus veículos, desde os operacionais àqueles de uso administrativo. 

A partir da primeira coluna, insira:

  • Modelo
  • Placa
  • Ano de fabricação
  • Data da última revisão
  • Motorista responsável (se houver um).

2. Cadastro de motoristas 

Cuidar de frotas implica gerir a mão de obra. 

Afinal, embora os veículos autônomos até existam, eles ainda não estão preparados para uso no transporte de cargas e de passageiros.

Em relação aos motoristas, é preciso destacar algumas particularidades ao controlar suas rotinas.

Uma diz respeito ao comportamento ao volante, cujo sinal negativo é a incidência de multas e de acidentes de trânsito.

Outra é o estilo de conduzir.

Pode até não parecer, mas esse último aspecto é um dos mais relevantes quando se trata de reduzir custos, especialmente com combustíveis e manutenção.

Aceleradas e freadas bruscas, trocas de marcha precipitadas, dentre outras formas equivocadas de guiar um veículo podem aumentar seus gastos.

Por outro lado, como verificar se um motorista está de fato dirigindo bem? 

Não dá para colocar uma pessoa ao seu lado o tempo todo para fiscalizar, até porque não é assim que se avalia o estilo de condução.

cadastro dos motoristas na planilha de controle de frota

É aí que o monitoramento, mais uma vez, desponta como o único recurso capaz de gerar resultados. 

Somente com essa tecnologia, sua empresa se habilita a medir com precisão o estilo de condução dos seus profissionais.

Depois disso tudo, você pode compreender melhor porque um cadastro de motoristas é tão importante quanto o de veículos.

Nele, além de dados cadastrais como nome, idade e categoria da CNH, você pode agregar os dados gerados pelo seu software e ter um registro adicional do estilo de condução deles.

E se sua empresa não conta com um software, esse cadastro se torna ainda mais importante, já que é por ele que você controlará quem está ativo ou não.

Também poderá saber, em caso de uma eventualidade, que motorista está dirigindo um certo veículo.

3. Custos 

Você viu há alguns tópicos que não tem como uma frota gerar resultados sem que a empresa dê conta dos seus custos.

Esses custos se dividem em dois tipos: os fixos e os variáveis

Listá-los corretamente é fundamental para que uma planilha de controle de frota cumpra a sua função.

Os tipos de custos mais recorrentes em frotas gerenciais são:

Custos fixos
  • IPVA/DPVAT
  • Depreciação
  • Seguro de carga e de vida (para quem transporta passageiros, principalmente)
  • Salários.
Custos variáveis

Distribua cada custo em colunas, nas quais você pode lançar os valores gastos mensalmente ou por dia. 

Lembre que, quanto mais detalhados forem esses custos, mais preciso será o seu controle.

4. Fornecedores

Empresas que operam no transporte de cargas e passageiros normalmente trabalham com fornecedores de peças, lubrificantes, material de escritório, dentre outros itens.

Nesse aspecto, cabe ressaltar que uma boa gestão de fornecedores também é importante para registrar maior lucratividade.

Isso porque um parceiro que fornece produtos melhores a preços menores ajuda diretamente a aumentar a sua margem de lucro.

Em alguns casos, é essa gestão que acaba sendo o “segredo do sucesso” para algumas empresas.

Afinal, os fornecedores atuam no chamado “back office” ou seja, no lado do negócio que ninguém mais vê a não ser os gestores.

Considerando tamanha relevância, não se pode descuidar do controle dos fluxos de fornecimento em sua empresa.

Registre-os por nome, CNPJ, data da última entrega e data do início da parceria. 

Acrescente aos dados de registro os custos gerados por cada um. 

Assim, em breve, você terá uma linha do tempo, podendo avaliar se a parceria está saindo cara ou se compensa financeiramente.

5. Prestadores de serviços

Da mesma forma que precisa de fornecedores para atender às demandas internas, empresas de transporte também contam com prestadores de serviços.

Essa prestação pode ser na forma de serviços terceirizados, contratados por projeto ou avulsa.

O serviço de limpeza é um bom exemplo disso, embora seja possível terceirizar até mesmo a atividade fim.

Portanto, todo e qualquer serviço prestado para sua empresa deve também ser registrado na planilha de controle de frota, já que gera custos.

6. Receitas

A missão de uma empresa de transporte é conduzir pessoas ou bens de um ponto a outro, se considerarmos apenas a natureza da sua atividade.

Para que esse compromisso seja cumprido, o negócio precisa registrar lucro, sem o qual se tornaria inviável continuar as atividades.

Logo, em uma planilha de controle de frota, não pode faltar uma aba dedicada ao registro das receitas que a empresa gera.

Confrontando-as com os custos, você terá uma visão mais clara dos seus resultados, no curto e no longo prazo.

Com o tempo, terá um repositório de dados no qual poderá basear as suas decisões.

Digamos que, em abril de 2021 você venha a constatar que teve mais despesas com fornecedores do que no mesmo mês em 2020.

A sua planilha poderá revelar onde esse gasto a mais aconteceu, dando subsídios para você saber se deve mudar de parceiro de negócios ou buscar reduzir os preços, entre outras ações possíveis.

Como fazer a planilha de controle de frota no Excel

Com os dados sobre cada segmento e matriz de custos dispostos, é hora de montar a parte da planilha na qual você, efetivamente, fará o controle da frota.

Cada um dos tópicos a seguir pode ser incorporado às abas já criadas, nas quais você fará a soma dos custos apurados para, depois, confrontá-la com a soma das receitas.

No Excel ou Google Planilhas, a soma pode ser feita automaticamente a partir da fórmula:

  • =SUM(A2;A100)

A2, no caso, é a primeira célula de uma coluna, sendo A100 a última. 

Se preferir, pode também inserir a fórmula selecionando todo o intervalo de células a ser somado. 

Em seguida, basta clicar no símbolo Σ na parte superior direita.

Vale frisar que a planilha se destina ao controle mensal. 

Por isso, a cada mês, faça uma cópia da planilha do período anterior, zerando seus dados para recomeçar uma nova etapa de controle.

1. Controle de gastos do veículo

Junto ao cadastro de veículos, insira para cada um deles os gastos com:

  • Combustíveis
  • Estacionamento
  • Pedágios
  • Manutenção e troca de peças
  • Mão de obra.

2. Controle de motoristas 

Continuando, parta agora para o cadastro de motoristas, no qual você vai inserir em colunas independentes os gastos que eles geram e, se tiver, dados sobre multas e a performance ao volante. 

Não deixe de incluir:

  • Salários
  • Horas extras
  • Controle de ponto
  • Folgas
  • Licenças e afastamentos
  • Valor de multas recebidas.
manutenção na planilha de controle de frota

3. Controle de manutenção de veículos

No controle de manutenção, o foco se volta às rotinas programadas, devendo utilizar uma aba independente. 

Sendo assim, insira as colunas:

  • Data da última revisão
  • Detalhamento de peças e componentes trocados
  • Registro de defeitos apresentados, se houver
  • Resumo de troca de pneus
  • Resumo de troca de óleo
  • Resumo de troca de fluidos.

4. Consumo de combustível

Em uma aba à parte, você deverá registrar o consumo diário por:

  • Veículo 
  • Quantidade abastecida
  • Custo total
  • Local de abastecimento.

Faça a soma no fim do mês e insira junto aos custos por veículo no respectivo campo.

5. Troca de pneus

Já o controle de troca de pneus deve ser feito na aba destinada ao controle de manutenção e por um simples motivo: pneus não são trocados com a mesma frequência com que se abastece um veículo.

Contudo, se a sua empresa opera com uma frota muito grande, pode ser que a troca de pneus seja recorrente. 

Nesse caso, então, a melhor solução a adotar é um software de gerenciamento de frotas

6. Troca/reparo de peças e componentes

Assim como a troca de pneus, o controle de peças e componentes substituídos pode ser registrado na aba relativa à manutenção. 

Mas, se você quiser um controle ainda mais minucioso (o que é sempre bom), pode criar uma aba à parte, na qual serão detalhados:

  • O custo de cada peça
  • O fornecedor
  • Data e hora da troca
  • Histórico de revisões (para saber se o componente já apresentou defeito antes).

7. Controle de pedágio

O mesmo que comentamos sobre as peças e componentes vale para o controle de pedágio, que pode ser lançado em uma aba à parte com os custos diários.

No final, faça a soma e lance-a junto aos custos por veículo, observando o total de cada mês.

8. Controle de estacionamento

O controle de estacionamento pode parecer secundário, mas tem potencial para se tornar uma fonte de custos extras quando não é bem acompanhado.

Um motorista que estaciona em local proibido ou fora do horário permitido se expõe a multas e atrasos que isso pode causar.

Por isso, olho vivo para essa aba em sua planilha.

Nela, você também pode fazer um controle diário por veículo, detalhando os custos com estacionamento que cada um deles gera.

Some-os e, em seguida, consolide esses gastos na aba dos veículos cadastrados.

Dica bônus: Como usar a planilha no dia a dia

É claro que você não precisa utilizar todas as abas e cadastros que sugerimos aqui.

Afinal, a ideia é que a sua planilha seja ao mesmo tempo útil, completa e personalizada.

Isso significa que ela deve conter apenas os dados essenciais para que você se mantenha no controle da sua frota.

Por isso, sinta-se livre para editá-la da maneira que desejar.

Lembre-se de criar também uma aba para consolidar seus resultados. 

Ao fazer isso, use uma fórmula como a que sugerimos abaixo para incluir a soma de cada um dos custos e receitas:

  •  =’Estacionamento’!A30

No exemplo, será lançado em outra aba o valor da soma dos gastos com estacionamento, supondo que esse resultado esteja na célula A30. 

Inclua as outras somas e, então, faça a soma das somas para ter o resultado final do seu controle de custos.

Você pode, adicionalmente, criar outra planilha para registro dos gastos ao longo do ano, se limitando aos resultados consolidados.

Experimente e você verá que o uso de planilhas pode ser até certo ponto estimulante e prazeroso.

Mas não é trabalhoso? Certamente, é uma tarefa manual que demanda tempo e dedicação.

Nesse sentido, como facilitador e também para utilizar uma solução mais completa, vale experimentar uma tecnologia superior, como a de um software que reúne funções de rastreamento, roteirização e telemetria – tudo para qualificar a gestão da sua frota.

Conclusão

Um software de gerenciamento de frotas é sempre uma solução mais completa do que uma planilha? Sim, isso ninguém discute.

Acontece que, como vimos nesse texto, existem casos em que esse recurso básico pode ajudar, especialmente nas empresas de transporte pouco amadurecidas digitalmente.

Nelas, o uso de planilhas pode representar uma maneira de começar um processo de transição rumo a tecnologias mais avançadas de gestão e controle de frota.

Agora que aprendeu a fazer a sua, é só colocar as dicas em prática.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota em nosso blog.

Rastreador veicular 1 - Como fazer planilha de controle de frota [Passo a passo]
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