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Compliance é um termo em inglês, que traduzindo para a língua portuguesa quer dizer “conformidade”. Compliance fiscal é um método utilizado para expressar se a empresa está em dia com todas as suas obrigações fiscais. 

Atualmente, no Brasil, inúmeras normas tributárias são editadas em apenas um dia útil – dados divulgados recentemente pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação – IBPT.

Essas alterações, que ocorrem tão rapidamente, muitas vezes confundem as empresas, que necessitam de auxílio de outros profissionais ou de departamentos específicos para não terem problemas com o Fisco. 

Se você trabalha com gestão de frotas, saiba que estar em compliance é essencial para evitar problemas futuros com os órgãos reguladores.

Continue com a gente e descubra, neste artigo, o que é compliance, e outros detalhes sobre o assunto.

O que é compliance fiscal?

Compliance é um conjunto de técnicas e processos para cumprir e executar as normas práticas legais de determinada atividade, bem como as diretrizes estabelecidas pelas própria organização. 

De maneira legal, o compliance fiscal reduz custos administrativos, ligados às mais diversas obrigações tributárias.

Para alcançar os objetivos de compliance, soluções em governança são essenciais para mapear e identificar eventuais riscos nos processos de gestão, e para mostrar boas práticas a serem adotadas. 

Se há falta de controle sobre informações e dados financeiros da sua organização, atente-se, isso pode trazer riscos e prejudicar o processo.

Uma das formas de garantir não deixar passar nenhum documento fiscal importante, é dispor de uma tecnologia para organizar, processar e arquivar seus documentos e dados.

Qual a importância de estar em compliance fiscal?

Estar em compliance fiscal é essencial para garantir que você como gestor, proteja sua empresa de multas e encargos desnecessários. 

Em se tratando de transportadoras, o programa de compliance é primordial, haja visto que uma gestão eficiente, garante pleno funcionamento da logística, incluindo todos os processos fiscais envolvidos nesta atividade. 

Ao adotar práticas de governança, que são as normas internas de cada organização, gestores de frotas otimizam tempo, podendo se dedicar a outras demandas.

Com mais tempo à disposição, você poderá pesquisar e se inteirar sobre tecnologias de rastreamento, telemetria, que fornecem indicadores que podem auxiliar na criação de metas, bem como no dia a dia de uma transportadora. 

Essa eficiência e organização também refletem em maior segurança e qualidade e organização nos processos internos. 

Siga a leitura e confira os benefícios diretos e indiretos de estar em dia com as obrigações fiscais. 

Benefícios de estar em compliance fiscal 

Estar em compliance fiscal, como já dito, significa que sua empresa respeita todas as obrigações legais vigentes, bem como se adequa aos processos contábeis e fiscais.

Essa adequação reflete diretamente na diminuição da carga tributária e traz benefícios diretos e indiretos. Confira:

Benefícios diretos

  • Auditoria para identificação de falhas: É por meio do processo de auditoria que falhas e erros são apontados. Com essas informações em mãos, é possível otimizar ainda mais os processos;
  • Armazenamento de documentos importantes: Todos os documentos relevantes para comprovação das declarações fiscais emitidas devem ficar armazenados, de preferência digitalmente, ou numa nuvem, para evitar que se percam;
  • Acompanhamento minucioso das tarefas a serem executadas: Com um compliance, as equipes trabalham alinhadas dentro das obrigações e prazos estipulados. Dessa forma, nenhum prazo, dentro do calendário fiscal, é perdido;
  • Geração automática de guias para recolhimento de tributos: A utilização de softwares ou programas de pagamento tributário otimiza processos, reduz tempo e elimina erros quando comparados a processos feitos manualmente.

Esses sistemas automatizados permitem, ainda, a emissão de documentos fiscais e entrega de declarações.

benefícios compliance fiscal

Benefícios indiretos

  • Acesso rápido a informações fiscais: Com um processo de compliance definido e claro, gestores conseguem acessar rapidamente documentos para checar informações;
  • Valorização da marca: se a sua empresa está em dia com o Fisco, ela é vista com bons olhos não só pelos clientes, mas como também pode pleitear mais facilmente empréstimos, e elevar sua credibilidade perante investidores;
  • Padronização dos processos: padronizar processos e controles internos torna as equipes muito mais produtivas e melhora a qualidade das informações geradas;
  • Redução de penalidades e custos: Ninguém quer ser penalizado a toa, não é mesmo? Evitar erros no processamento da documentação de tributos reduzem cobranças indevidas, bem como, a incidência de multas por descumprimento a quaisquer Lei. 

Vale lembrar que muitas dessas penalidades podem impedir a continuidade das atividades do seu negócio, até que a situação seja normalizada.

Quais os riscos de não estar em compliance?

Se a sua empresa ainda não possui um programa de compliance, fique atento.

Caso haja algum descumprimento de alguma norma fiscal, a organização pode estar sujeita a multas e penalidades, o que traz prejuízos financeiros à empresa.

Além disso, não estar em compliance, também afeta  a credibilidade da empresa perante o mercado, ao público e possíveis investidores.

Sem contar que, sem um programa de compliance adequado, há maior probabilidade de erros no preenchimento de documentos, ou ainda casos de retrabalho. 

Um desses erros operacionais é o preenchimento equivocado de alíquota do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

O ICMS é um tributo partilhado entre os Estados e cobrado na Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais (GNRE). 

Por fim, não estar em compliance pode resultar, ainda, em desacompanhamento da lei, já que sem uma equipe especializada para tal, é impossível acompanhar tantas mudanças que ocorrem nas leis tributárias.

Como implementar um Programa de Compliance?

Para implantar um Programa de Compliance Fiscal na sua empresa, algumas fases precisam ser seguidas:

  1. Faça uma análise de riscos;
  2. Desenvolva um plano de atividades;
  3. Estruture canais de comunicação;
  4. Capacite os funcionários; 
  5. Monitore o funcionamento do Programa;
  6. Reveja processos e corrija problemas.

Além disso, você também pode contratar profissionais qualificados na área, ou treinar gestores para assumir essa demanda.

É importante que todos os funcionários estejam alinhados ao fluxo de processos da empresa.

O uso de Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, os chamados ERP´s, atendem a essas demanda de trabalho e otimizam processos.

Esses softwares facilitam o trabalho, e geram informações fiscais digitalmente,  além de outras funcionalidades. 

Um compliance efetivo, com métodos claros, garantirá que no momento da fiscalização das obrigações, a empresa esteja em dia com todas as suas responsabilidades. 

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