Como fazer o controle de pedidos em uma empresa e quais seus benefícios

O controle de pedidos faz parte de uma etapa crucial de um negócio. É quando o profissional responsável ou o sistema (no caso de processos automatizados) avalia a disponibilidade daquele produto e/ou serviço e faz toda essa gestão entre demanda e entrega.

E no dia a dia de um negócio este controle de pedidos é fundamental para que a empresa possa ter um melhor desempenho, tanto em vendas como em entregas e, consequentemente, alcançar a satisfação do cliente.

A alta do transporte de cargas pode ser uma boa maneira de exemplificar a importância deste tipo de gestão, afinal, é preciso saber administrar os produtos em estoque, quantidade de veículos disponíveis para realizar as entregas e ainda traçar rotas mais otimizadas para poupar tempo e trabalho.

Quer saber mais sobre o controle de pedidos? Confira tudo a seguir!

O que é controle de pedidos?

Quando um cliente compra determinado produto, ele espera que aquela mercadoria chegue no prazo estipulado e conforme as especificações encontradas no site.

Mas para que isso aconteça, a empresa precisa receber o pedido, conferir o estoque, confirmar a compra, separar a mercadoria, fazer o faturamento, embalar e, por fim, realizar a entrega.

Percebe a quantidade de processos que envolvem uma única compra?

Agora imagine que há um erro de cadastro e determinado produto não foi contabilizado ou ainda um item foi registrado duas vezes, por exemplo.

Em ambos os casos a empresa pode sofrer prejuízos, afinal, o cliente não vai receber a mercadoria solicitada e pode desistir de uma troca por outro produto.

Tudo isso sem contar na insatisfação com a experiência fornecida.

Se essa empresa fizesse um controle de pedidos, isso não aconteceria, porque seria possível ter uma visão ampla do negócio para poder evitar estes tipos de falhas.

Um software de controle de pedidos, por exemplo, é capaz de realizar todo este trabalho de análise e conferência automaticamente.

Isso acontece porque o sistema consegue apontar quais produtos estão em falta no estoque, quais itens você tem em grandes quantidades e até mesmo quais mercadorias já foram vendidas e podem ser retiradas do inventário.

Dessa forma, a empresa pode oferecer um serviço de excelência ao cliente, sabendo que não terá problemas em relação ao controle de pedidos.

Quais as vantagens de gerenciar os pedidos?

Agora já temos uma ideia do que é o controle de pedidos, quais são na prática as vantagens de controlar essas demandas?

Existem inúmeros benefícios relacionados à esta administração. Abaixo você confere alguns deles:

Estoque organizado

Quando a sua empresa tem um sistema de controle de pedidos, você consegue visualizar todo o fluxo do seu estoque, como entradas e saídas, além de poder calcular os itens que estão disponíveis para vendas.

Entregas mais assertivas

Esta gestão de estoque permite que você faça uma entrega mais rápida e assertiva. Os produtos são rapidamente identificados, separados, embalados e prontos para entrega.

Dessa forma, você não corre o risco de entregar mercadorias erradas ou ter que informar ao cliente que o item comprado não está mais disponível.

Lucratividade

Com uma planilha de controle de pedidos bem-feita, a sua empresa não perde clientes e, consequentemente, lucra em cima das compras.

Pense que um erro no controle de pedidos pode resultar na insatisfação do comprador, que por sua vez, não voltará mais a adquirir um produto seu.

Por isso, essa gestão das demandas é essencial para aumentar os lucros do seu negócio.

Fidelização do cliente

Por último, mas não menos importante temos a fidelização do cliente.

Claro que conquistar o consumidor a ponto de lembrar da sua marca e querer comprar com você novamente não depende somente do controle de pedidos.

No entanto, essa é uma boa maneira de entregar um serviço de qualidade e excelência que pode ser o primeiro passo para a fidelização do cliente.

Como fazer controle de pedidos

Mas então, já sabemos o que é controle de pedidos e suas vantagens, portanto o que nos resta é entender como realizar essa gestão.

Por isso, separamos algumas etapas essenciais para este processo:

Gestão de estoque

O primeiro passo é ter uma planilha detalhada com todos os produtos em estoque. Esse é o famoso inventário, tão importante para empresas que trabalham com vendas.

O controle de pedidos no excel vai te ajudar a visualizar os produtos disponíveis, aqueles que estão em falta, etc.

Tenha um profissional responsável por checar estes registros e também administrar este entra e sai de mercadorias do estoque.

É este gestor, por exemplo, que poderá avaliar qual mercadoria está com uma procura maior e também observar se existe alguma sazonalidade que interfira nas vendas.

Assim, é possível se programar para que nunca falte nada no estoque.

Relação de pedidos em aberto

Tenha uma aba na sua planilha de controle de pedidos para as demandas que ainda estão em aberto.

Informe a data da compra, coloque a nota fiscal depois de emitida, insira uma coluna no excel para indicar a quantidade solicitada de cada produto, bem como suas especificações.

Também é interessante relatar nesta planilha o número do pedido, o valor do mesmo, a forma de pagamento, endereço de entrega, contato do cliente e até mesmo um status dizendo se o pedido está em andamento ou se foi cancelado.

Destrinchar em pequenas informações vai facilitar e muito o dia a dia da empresa, que por sua vez consegue observar tudo o que está acontecendo.

Automatização de processos

Outra dica para ter um melhor controle de pedidos é automatizar os processos.

Isso porque estes sistemas podem otimizar tempo e ainda organizar os produtos de forma eficaz dentro de um armazém.

Um exemplo disso é o software WMS, responsável por agilizar toda a estocagem de mercadorias, desde controlando o armazém até processos de picking (separação do produto para envio).

Hoje em dia existem diversas tecnologias que auxiliam nesses processos. Entendendo todos os processos, será possível escolher aquela que melhor combine com o seu negócio.

Agora, toda vez que te perguntarem como controlar pedido de compras, você já sabe! É importante também treinar a sua equipe para que todos saibam como realizar esta tarefa em casos emergenciais.

Dúvidas sobre controle de pedidos

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