O que é EDI e qual sua importância na logística?

O mundo da logística é aquele cheio de siglas – e uma das que podem mais ajudar a sua empresa é a sigla EDI. 

EDI é uma abreviatura para Electronic Data Interchange – em português, o que significa é “intercâmbio eletrônico de dados”. 

Mais uma forma como a tecnologia pode ajudar a sua empresa e sua frota, o intercâmbio de dados aumenta a eficiência da sua frota e, de quebra, ajuda a reduzir uma parte do custo logístico presente nas operações. 

Segundo a Fundação Dom Cabral (FDC), o custo logístico hoje em dia consome cerca de 12% do faturamento das empresas no Brasil – um valor considerado alto até internacionalmente. 

Implementar um sistema de EDI pode simplificar bastante esse processo de troca de informações entre sua companhia, clientes e fornecedores. 

Nas próximas linhas, você vai entender o que é o EDI, como o EDI funciona para o transporte de cargas, quais são os principais benefícios e quais são os desafios de implementá-lo na sua operação. Vamos lá? 

Por que o EDI importa para o transporte de cargas?  

Ao contrário do que se pensa, intercâmbio eletrônico de dados não é um sistema propriamente dito, mas sim uma tecnologia que pode ser usada em diversas indústrias. 

Esse intercâmbio eletrônico de dados, porém, só funciona quando as empresas concordam em usar um mesmo padrão de envio de dados para diversos documentos (cte, mdf, entre outros). 

Esse padrão inclui o aspecto visual dos documentos e também uma lista específica dos dados que devem aparecer neles. 

Um dos mais famosos padrões é o EDI Proceda, nomeado por conta da empresa homônima e pioneira no tema na década de 1990. 

O EDI padrão Proceda acabou se tornando bastante difundido no Brasil, mas lembre-se que você e seus parceiros são livres para escolher o padrão que vocês preferirem utilizar. 

No mundo da logística, uma lista de documentos que adota o EDI pode incluir: 

• notas fiscais;
• conhecimentos de transporte;
• manifestos de transporte;
• ocorrências de entregas;
• pré-faturas de transporte;
• documentos de cobrança

Nesse setor, o intercâmbio eletrônico de dados pode ser utilizado por operadores logísticos, clientes, fornecedores, indústrias, varejistas – todos que, de alguma forma, lidam com cargas e buscam melhorar a qualidade da comunicação. O que torna a atividade logística mais ágil, barata e confiável. 

Quais são as principais vantagens do EDI? 

Adotar o uso do intercâmbio eletrônico de dados entre sua empresa e seus clientes, fornecedores ou varejistas pode trazer inúmeras vantagens para sua operação. 

• Facilita o diálogo, uma vez que há uma plataforma central para trocar dados e aumentar a transparência das operações
• Deixa as atividades mais simples e padronizadas, reduzindo o trabalho dos colaboradores
• Como as informações são inseridas digitalmente e não por digitação, reduz-se a probabilidade de erros de entrega, uma vez que os documentos estão todos padronizados;
• Reduz o tempo gasto na operação, uma vez que as informações já foram enviadas e não precisam ser retrabalhadas
• Reduz custos, uma vez que diminui os erros e o tempo gasto nas operações de organização das cargas e da frota
• Reduz a burocracia da troca de informações e pode até mesmo facilitar a fiscalização ou auditoria, se for necessário
• Ao evitar erros de entrega, também aumenta a satisfação dos clientes;
• Com agilidade para realizar os trabalhos e a troca de informações, o pagamento também pode ser mais rápido

Quais os principais desafios de implementar intercâmbio eletrônico de dados? 

É preciso ter cuidado e trabalhar direito para que o uso da tecnologia seja de fato útil para a sua empresa. 

E é justamente na tecnologia que moram os principais desafios de implementar o EDI na sua operação e na de seus clientes. 

Um desses desafios é que o EDI não pode ser implementado sozinho – ele está baseado em uma plataforma de gestão ou de operação. 

Muitas dessas plataformas são conhecidas por siglas como ERP (gestão empresarial), CRP (gestão de vendas) ou WMS (sistema de armazenamento logístico). 

É por meio delas que as informações serão geradas com ajuda do intercâmbio eletrônico de dados .

Outra dificuldade importante é o fato de que, como é uma tecnologia que será usada por várias empresas, é preciso fazer um ajuste de todos os lados para fazer essa transformação.

Afinal, não basta que a sua companhia decida se tornar digital, se as empresas com quem você troca dados ainda estão no universo analógico.

Além disso, como é uma transformação custosa e trabalhosa, é preciso que todos concordem e estejam comprometidos a ajudar com a implementação. 

Alguns especialistas citam outras dificuldades para o uso do EDI (e das plataformas que vão utilizá-lo). Entre elas, estão:  

• Custo alto de implementação e de organização entre as empresas que vão trocar dados
• Tempo e custo de capacitação das equipes que vão usar o sistema em seu dia a dia
• Necessidade de padronizar software e hardware (e acompanhamento de atualizações de tecnologia, que podem deixar o seu sistema datado ou com falhas junto aos parceiros)
• Dependência de provedores de serviço e de sistemas de comunicação (se a internet falhar, por exemplo, é preciso ter um plano B para tudo seguir funcionando)
• Ausência de regulação específica sobre o tema, que acaba atrapalhando a implementação no geral

Dicas para implementar o EDI 

Felizmente, existem alguns conselhos que podem facilitar bastante a implementação do EDI na sua empresa e nos parceiros de negócios. Vamos a algumas dicas: 

• Defina o fluxo dos dados: antes de implementar, é preciso pensar em quais dados serão trocados e quem vai enviá-los. É estabelecer a necessidade e o processo antes de qualquer atividade. 

• Desenvolva um padrão para os arquivos: isso vai tanto do nome dos arquivos até a apresentação visual deles, incluindo também o tipo (PDF? XML? Você decide o melhor)

• Crie um padrão para a transmissão: cada empresa utiliza diferentes sistemas de comunicação e é preciso determinar quais deles será usado (e-mail? FTP? Não, o WhatsApp não é uma boa ideia!)

• Determine quando as informações serão enviadas: o prazo de envio das informações também é algo importante – diariamente? Semanalmente? A cada dois dias? 

• Escolha e configure os sistemas dos dados: aqui já começa a parte prática para implementar o EDI, com a escolha das plataformas e também as adaptações necessárias para deixar tudo 100% para todos os parceiros

• Capacitar as equipes: como o EDI vai provocar mudanças no dia a dia da empresa, é bom que todos os funcionários estejam treinados e comprometidos com isso, a fim de garantir a eficiência e evitar falhas

• Teste, teste, teste: antes de começar a operar apenas usando o EDI, faça testes com ele funcionando, mas sem desativar o sistema que você e seus parceiros utilizam atualmente, até que haja confiança em todas as partes

• Comece a rodar e monitore: não basta só lançar o sistema, é preciso também monitorar para ver se não há dúvidas ou gargalos que atrapalham a operação plena. Assim como com os veículos, é bom fazer revisões em períodos determinados, como de seis em seis meses. 

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