Software de gestão de frota: o que é, benefícios e melhorias

A gestão de frota tem um impacto determinante sobre a eficiência operacional de toda empresa que lida com uma. Nesse sentido, um software de gestão de frota pode fazer toda a diferença no final do dia de trabalho.

Quando tudo é devidamente planejado, é possível ter uma maior previsibilidade nos gastos, além de uma maior organização na gestão, o que facilita bastante o dia a dia das operações.

No post, vamos explicar o que é um software de gestão de frota, como funciona, as vantagens que oferece e o papel da tecnologia no controle dos veículos.

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O que é um software de gestão de frota?

Podemos definir um software para a gestão de frotas como um sistema desenvolvido para atender as necessidades de uma empresa transportadora ou que utilize veículos para a prestação de serviços.

Esse sistema é preparado para monitorar todos os dados referentes a performance da frota, velocidade média, localização, tempo de parada, etc.

Mas qual o seu diferencial? É simples: ele consegue reunir todas as informações relevantes sobre a frota em um só lugar. Em apenas alguns cliques, o gestor de frotas consegue visualizar tudo o que precisa.

Com essa praticidade, monitorar processos, planejar o controle da frota e calcular custos certamente fica mais fácil e eficiente.

Como funciona um software de gestão de frota?

O software de gestão de frota da Cobli funciona a partir de um dispositivo instalado nos veículos. O processo de instalação é bastante simples e pode ser realizado em menos de um minuto, sem a necessidade de conhecimentos e equipamentos específicos.

As informações são transmitidas para uma central através de um chip 2g, semelhante ao de um celular, que fica no interior do dispositivo. Assim, os dados são enviados e recebidos via satélite, com atualizações em intervalos de 05 a 20 segundos.

O gestor de frota consegue acompanhar as informações, como localização dos veículos em tempo real, através de um painel, que pode ser acessado através do computador ou de um smartphone com o aplicativo Cobli instalado.

Quais são as vantagens de um software de gestão de frotas?

A principal razão de ter um software para gestão de frotas como aliado é a organização dos processos, como falamos agora mesmo.

Porém, existem muitos outros benefícios que um sistema como esse pode oferecer. Reunimos as principais vantagens, confira!

Processos automatizados

Através da tecnologia dá para automatizar e padronizar processos longos, garantindo menos atividades manuais e, consequentemente, um trabalho mais ágil. Desse modo, a equipe de colaboradores da empresa pode se dedicar a atividades mais desafiadoras e estratégicas.

Maior produtividade

Por meio de uma gestão de frota apoiada em recursos como a roteirização e cronograma de manutenções, se tem um aumento da produtividade.

Afinal, os motoristas irão seguir trajetos definidos com base em critérios eleitos pela empresa, como os mais rápidos, por exemplo, além de haver uma redução de falhas inesperadas nos veículos.

Aumento da segurança

Muitos se perguntam como o software de gestão de frota pode melhorar a segurança dos motoristas e reduzir riscos de acidentes.

Isso é possível porque a ferramenta coleta dados sobre como os veículos estão sendo conduzidos. Dessa forma, o gestor consegue ter informações do desempenho de cada motorista, identificando e corrigindo comportamentos de risco.

Mais adiante falaremos sobre um complemento do software de gestão de frota capaz de ampliar as vantagens em relação à prevenção de acidentes.

Menos gastos com manutenção

Está se perguntando como um software de gestão de frota pode reduzir custos com manutenção?

Através da ferramenta é possível monitorar em tempo real as condições dos veículos e armazenar dados relevantes sobre peças e pneus. Isso ajuda na programação de um plano de manutenção e contribui para evitar gastos desnecessários.

Redução de custos gerais da operação

O software de gestão de frota traz o controle da operação para as mãos do gestor. Dessa forma, ele consegue tomar decisões estrategicamente, fazendo um uso inteligente dos recursos.

Como consequência, há uma redução de custos em relação a diversos aspectos, como: aquisição de novos veículos, reparos, multas, combustível e seguro.

Acompanhamento eficiente de gastos

Além das vantagens relacionadas à redução de custos, a ferramenta facilita a identificação e monitoramento dos gastos da operação. Esse é um ponto importante para garantir a correta precificação dos serviços e manter a saúde financeira do empreendimento.

O melhor software para a gestão de frotas, sem dúvidas, é aquele mais adequado às suas necessidades.

Como mesclar gestão de frotas e tecnologia?

As empresas que dependem de frota veicular, além de realizarem a gestão convencional da corporação, também precisam se atentar à gestão veicular, isto é, o gerenciamento da frota e das operações de campo.

Por isso, o investimento em uma ferramenta especializada é crucial para que a gestão seja detalhada e bem executada.

Mesclar uma boa gestão com a ajuda da tecnologia é o que traz resultados verdadeiramente significativos. Vamos entender melhor como fazer isso da maneira correta?

1. Estabeleça o planejamento e o gerenciamento de gastos

Os gastos com a frota estão entre os fatores que mais pesam no orçamento da empresa. Essa situação tende a se agravar quando o controle não é feito ou quando é realizado de maneira deliberada e ineficiente, dando espaço para a desorganização e a elevação dos custos do negócio.

Por isso, é essencial que se estabeleça uma rotina de planejamento e gerenciamento de gastos, contemplando os itens que mais afetam o orçamento da empresa. Por exemplo, é preciso planejar e gerenciar:

  • Gastos com combustível;
  • Substituição de pneus;
  • Eventuais manutenções corretivas;
  • Pagamento de multas;
  • Seguros.

Ter esses custos devidamente documentados é o primeiro passo para se entender a real situação da empresa e verificar se existem pontos que podem ser otimizados para reduzir os seus gastos.

2. Avalie a qualidade dos processos

Do mesmo modo que os custos precisam ser analisados com frequência, também é necessário analisar os processos referentes ao controle de frotas.

Uma percepção mais acurada de cada etapa e tarefa pode fazer a diferença na hora de identificar gargalos e inconsistências que afetam a produtividade e eliminar processos desnecessários, contribuindo, assim, para o melhor aproveitamento dos recursos.

Contudo, ao proceder com a revisão de processos, é importante garantir que as modificações não comprometerão a qualidade das atividades e dos serviços prestados. Afinal, em um mercado tão competitivo, a prioridade sempre é manter a qualidade e a satisfação dos destinatários dos serviços.

3. Elabore um cronograma de manutenções preventivas

Outra solução capaz de otimizar – e muito – o controle de frotas da sua empresa é o estabelecimento de um cronograma de manutenções preventivas em todos os veículos.

A manutenção preventiva, embora em um primeiro momento possa parecer um custo adicional, a longo prazo, acaba representando uma grande economia para o negócio.

Os benefícios dessa medida refletem-se muito mais do que apenas no lado financeiro, mas também na eficiência operacional, já que os veículos rodarão em melhores condições, consumindo menos e, ainda, de forma muito mais segura e regular.

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4. Busque apoio tecnológico

Atualmente, não há como um frotista se afastar das inovações trazidas pela tecnologia. Afinal, a quantidade de soluções capazes de melhorar a gestão da empresa, da frota, de pessoal e dos demais braços do negócio só cresce.

Apoiar-se na tecnologia é, de longe, uma das estratégias mais eficientes para se melhorar a gestão de frota.

Primeiro, porque a substituição de processos manuais, lentos e burocráticos por novos softwares automatizados e integrados traz muito mais agilidade e economia para a empresa.

Segundo, porque a modernização é uma tendência no mercado, de forma que negligenciar o papel da inovação é perder espaço para outras empresas que investem em tecnologia.

5. Invista na capacitação dos motoristas

O treinamento dos condutores é uma forma de se extrair a máxima eficiência de cada profissional. Além disso, é uma forma de prepará-los melhor para lidar com os diversos desafios e situações que enfrentarão em suas viagens.

Nesse sentido, vale a pena investir na qualificação dos motoristas para que eles saibam:

  • Os cuidados necessários para cada tipo de veículo e carga;
  • Como dirigir defensivamente;
  • Como proceder em situações de emergência;
  • Como melhorar as próprias condições de trabalho e saúde.

Condutores treinados, motivados e bem instruídos são muito mais eficientes e conscientes das suas responsabilidades. Isso, de certa forma, traz um ganho de produtividade e facilita bastante a gestão da frota.

6. Mantenha uma avaliação criteriosa de investimentos

Dentro do cenário da gestão de frota, existe um fator que é de extrema relevância para o seu sucesso: os investimentos. Para os próximos anos, empresários, líderes e gestores devem estar atentos aos sinais indicativos da empresa para a necessidade de otimização e atualização.

Como dito, a tendência hoje é de empresas mais inovadoras, focadas na utilização de recursos tecnológicos e novas metodologias para auxiliar tanto na parte gerencial quanto na operacional. Por isso, é preciso estar atento às novidades e, dentro das possibilidades e necessidades, traçar metas de investimentos para o negócio.

Nesse contexto, muitos podem ser os itens alvo de investimentos. A exemplo, podemos citar:

  • Aquisição de veículos mais novos e modernos;
  • Adoção de novas ferramentas, capazes de acompanhar informações, como consumo de combustível, velocidade, tempo de atividade e ociosidade, etc;
  • Treinamento de pessoal;
  • Expansão das atividades, entre outros.

Avaliar as necessidades da empresa e planejar os investimentos para priorizar os mais importantes, sem dúvida, garantirá uma gestão de frota muito mais eficiente e em constante aprimoramento. Pense nisso!

7. Faça a utilização de um bom software de gestão de frota

O gerenciamento de frota é um dos grandes desafios de inúmeras empresas. Afinal, gerir uma grande quantidade de veículos com diferentes características, em tempo real, requer muito esforço e organização.

Como foi possível perceber ao longo da postagem, a solução para isso está na utilização de um bom software para gestão. Esse tipo de recurso é que trará toda a regularidade e o controle para as operações da sua empresa.

Quais são as funcionalidades essenciais de um software de gestão de frota?

Para uma gestão de frota eficiente, o software utilizado precisa ter funcionalidades amplas, que reúnam cuidados com o veículo, controle sobre a jornada de trabalho dos motoristas e práticas de segurança.

Confira as funcionalidades oferecidas pelo sistema de gestão de frota da Cobli:

  • Monitoramento a frota, identificando como os motoristas estão dirigindo, o local exato onde estão, sua jornada de trabalho, entre outros aspectos ligados ao dia a dia do trabalhador;
  • Obtenção de informações sobre como cada veículo está sendo operado, avaliando dados, como acelerações repentinas, freadas bruscas, entre outros pontos que ajudam a identificar o desempenho de cada motorista;
  • Roteirização dos deslocamentos, priorizando as rotas mais seguras, curtas ou em melhores condições de circulação, dependendo da necessidade de cada remessa;
  • Controle do consumo de combustível, avaliando o desempenho de cada veículo e a forma como está sendo conduzido;
  • Estabelecimento de cronograma para manutenções programadas, reduzindo os custos com manutenções corretivas e a ociosidade dos veículos em razão de reparos;
  • Acompanhamento das estatísticas dos veículos, por meio da telemetria, e também de toda a frota, a partir dos relatórios emitidos pelo software.
A principal razão de ter um software para gestão de frotas como aliado é a organização dos processos.

Como um software de gestão de frota pode ser integrado com outras tecnologias?

Uma das grandes vantagens da tecnologia é a possibilidade de integrar várias soluções. O software de gestão de frotas pode, por exemplo, ser integrado a ferramentas de planilhas, cartão combustível e outras usadas na gestão de negócios.

Além de todas as funcionalidades tradicionais do software de gestão de frota, agora a Cobli também oferece uma solução em videotelemetria. É a união dos benefícios já conhecidos da telemetria com a tecnologia de vídeo equipada com inteligência artificial.

São instaladas câmeras no interior e exterior do veículo, que captam a movimentação da via e identificam comportamentos de risco do condutor. A partir disso, é emitido um alerta sonoro para chamar a atenção do motorista e a ação é gravada para posterior análise pelo supervisor da frota.

A integração da tecnologia de videotelemetria com a gestão de frota garante o aumento da segurança e a tomada de ações estratégicas pelo supervisor, que saberá exatamente quais comportamentos de risco precisa combater.

Essa é uma funcionalidade importante para a gestão de frotas porque, segundo um levantamento realizado pela Associação Brasileira de Medicina do Tráfego, a falha humana é uma das principais causas de acidentes nas estradas brasileiras.

Tudo isso, somado aos pontos citados ao longo deste post, certamente traz um ganho significativo de segurança e performance para a operação, facilitando a identificação dos pontos de atenção e servindo de norte para que gestores e líderes extraiam a máxima eficiência de cada veículo.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.

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