Relatório de manutenção: passo a passo para elaborar um

O relatório de manutenção é um documento de extrema importância em qualquer indústria ou empresa, pois consegue ajudar a mensurar o desempenho e até mesmo a produtividade da companhia.

Por isso, a produção do relatório de manutenção exige que o técnico se atente a todos os detalhes da reparação realizada e o gestor analise com cuidado os dados inseridos neste recurso.

Muitas decisões estratégicas, que podem impactar os resultados de uma organização, podem ser tomadas a partir de um relatório bem feito.

Além disso, o relatório de manutenção de equipamentos, por exemplo, pode evitar custos extras para reparos emergenciais e até mesmo ajudar a prevenir acidentes de trabalho por mau funcionamento.

O Brasil é o segundo país do G20 a apresentar o maior índice de mortes por acidentes de trabalho, ficando atrás apenas do México, segundo a Organização Mundial do Trabalho.

De acordo com o Ministério Público do Trabalho, entre 2012 e 2019, a maior parte dos acidentes foi ocasionada pela operação de máquinas e equipamentos, representando 15% dos casos. Já em 2021, este índice aumentou para 18%.

Dada a relevância das decisões que podem ser tomadas a partir deste documento, é essencial que as empresas implementem políticas que visem a produção de relatórios minuciosos e de qualidade.

E então, quer saber como fazer um relatório com exemplo? Confira nossas dicas abaixo e explore com mais detalhes este tema.

O que é relatório de manutenção?

O relatório de manutenção é um documento que descreve todos os procedimentos realizados durante o reparo, avaliação ou análise de funcionamento de um equipamento, máquina ou dispositivo.

Com várias funções, este recurso pode ser usado para cumprir diferentes objetivos, entre eles redução de custos, preparação da equipe para demandas específicas, controle de visitas, gestão de ativos, entre outros.

Independente da meta da organização, o relatório de manutenção é capaz de apresentar dados e índices que podem influenciar a produtividade e gestão de todas as áreas de uma companhia.

O relatório de manutenção traz dados que influenciam a tomada de decisões estratégicas de uma empresa.

Por meio do controle e análise de dados, indicadores e métricas, o gestor consegue ter um panorama de qual a melhor estratégia a curto, médio e longo prazo pode ser aplicada em seu negócio, potencializando resultados.

Além disso, o documento auxilia no planejamento operacional da empresa, uma vez que fornece informações que permitem antecipar consertos de máquinas, frotas de carro e despesas em geral.

Confira abaixo alguns tipos de relatórios que podem ser utilizados em companhias dos mais diversos segmentos.

Relatório de manutenção preventiva

Este documento, como o próprio nome sugere, traz os dados do serviço de manutenção feito para evitar que uma máquina ou equipamento pare de funcionar.

Neste reparo, é feita a análise do estado atual do maquinário e, caso necessário, a troca de uma peça ou atualização de seu sistema.

Com isso, o relatório de manutenção preventiva permite ao gestor saber como está o desempenho dos dispositivos usados em sua linha de produção, por exemplo, e ainda antecipar o momento adequado para a substituição de seus componentes.

Empresas com frotas de carros, caminhões, vans ou qualquer outro veículo utilizam muito este documento, que ainda contribui para a redução de custos de consertos de emergência.

Relatório de manutenção industrial

No caso de uma companhia, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, o relatório de manutenção industrial traz dados substanciais sobre o comportamento do seu maquinário, influenciando diretamente na linha de produção.

Neste relatório, o técnico precisa informar todos os passos feitos durante o conserto de um equipamento, bem como as peças que foram substituídas.

Para realizá-lo, é preciso mapear todas as máquinas e programar sua manutenção de modo que não afete a produtividade da companhia. Inspeções constantes também são um elemento chave para a estratégia deste segmento.

Outras áreas, como controle de estoque, visitas de terceiros e saída de produtos podem usar este modelo.

Relatório de manutenção de equipamentos

Este documento tem a função específica de reportar os reparos feitos em equipamentos, sejam eles industriais, condominiais ou até mesmo hospitalares.

Um bom exemplo disso é o relatório de manutenção de elevadores, que deve ser entregue ao síndico ou administrador de um prédio comercial ou residencial.

O relatório de manutenção ajuda no controle de custos, controle de desempenho de equipamentos e controle de visitas.

No caso de hospitais, o relatório de manutenção de equipamentos tem a função de prevenir o mau funcionamento de dispositivos que são essenciais para manter a saúde e a vida dos pacientes.

Todos os possíveis problemas do equipamento devem ser reportados em detalhes para evitar que um aparelho não funcione adequadamente.

Como fazer um relatório técnico de manutenção?

Um bom relatório de manutenção deve estar repleto de informações que vão nortear o cliente para tomada de decisões assertivas sobre o funcionamento de suas máquinas ou da companhia em si.

Há algumas etapas que devem ser seguidas para produzir um relatório técnico de manutenção eficiente.

A primeira delas é a clareza sobre o objetivo da análise ou reparo, seguida da identificação do prestador de serviço especializado na demanda e, claro, da descrição de tudo o que foi realizado durante o conserto ou manutenção.

O relatório de visita técnica, além de trazer informações que podem ser usadas estrategicamente, assegura ainda a segurança da empresa, uma vez que o mau funcionamento de uma máquina após a manutenção, não implicará no custo de um novo serviço, pois estará dentro da garantia.

Como fazer um relatório técnico passo a passo?

Agora você vai ficar por dentro do passo a passo para fazer um relatório de manutenção para sua empresa.

O passo inicial é estabelecer quais os objetivos do documento. Um exemplo que elucida bem como o relatório pode servir diferentes áreas é que um gestor pode se interessar pelo funcionamento do equipamento, enquanto outro deseja saber apenas os custos que envolvem a operação desta mesma máquina.

Na sequência, defina as métricas e dados que serão usados no relatório, como porcentagens, valores de custos, etc.

Então, identifique corretamente as principais informações que devem estar presentes no documento. Veja alguns pontos que não podem faltar em seu relatório de manutenção:

  • Dados do profissional responsável pelo serviço;
  • Descrição detalhada da atividade realizada;
  • Data e hora em que a manutenção foi feita;
  • Informações sobre o equipamento, como marca, modelo e número de série;
  • Tipo de manutenção escolhida (preventiva, preditiva ou corretiva);
  • Identificação de peças trocadas, ajustes feitos, atualizações, etc;
  • Nível de criticidade da manutenção;
  • Status do reparo com a informação de que foi concluído, está em andamento ou se foi programado;
  • Custos do serviço;
  • Observações ou recomendações.

Não se esqueça de fazer sempre um checklist no relatório de manutenção, assim evita-se que alguma informação importante fique de fora e prejudique a análise dos gestores e diretores da companhia.

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