Software de gestão de frota: o que é, benefícios e melhorias

A gestão de frota tem um impacto determinante sobre a eficiência operacional de toda empresa que lida com uma. É a partir dela que o frotista consegue aumentar a vida útil dos veículos, estabilizar os custos de operação e, principalmente, tornar os deslocamentos mais seguros e eficientes. Nesse sentido, um software de gestão de frota pode fazer toda a diferença no final do dia de trabalho.

Quando tudo é devidamente planejado, é possível ter uma maior previsibilidade nos gastos, além de uma maior organização na gestão, o que facilita bastante o dia a dia das operações.

No post de hoje, vamos mostrar as 7 melhores soluções de gestão de frota para 2022 que vão ajudar você a melhorar os resultados da sua empresa. Acompanhe!

O que é um software para a gestão de frotas?

Podemos definir um software para a gestão de frotas como um sistema desenvolvido para atender as necessidades de uma empresa transportadora.

Esse sistema é preparado para monitorar todos os dados referentes a performance da frota, velocidade média, localização, tempo de parada, etc.

Mas qual o seu diferencial? É simples: ele consegue reunir todas as informações relevantes sobre a frota em um só lugar. Em apenas alguns cliques, o gestor de frotas consegue visualizar tudo o que precisar.

Com essa praticidade, monitorar a eficiência de processos, planejar o controle da frota e calcular custos certamente fica mais fácil e eficiente.

Quais são as vantagens de um software de gestão de frotas?

A principal razão de ter um software para gestão de frotas como aliado é a organização dos processos, como falamos agora mesmo.

Porém, existem muitos outros benefícios que um sistema como esse pode oferecer. Reunimos as principais, confira:

• Menos gastos com manutenção: com esse software é possível monitorar em tempo real as condições dos veículos e armazenar dados relevantes. Isso contribui para evitar gastos desnecessários e ajuda a programar um plano de manutenção;
• Processos automatizados: é possível automatizar e padronizar processos longos, garantindo menos atividades manuais e, consequentemente, um trabalho mais ágil;
• Acompanhamento eficiente de gastos: com ele é possível monitorar e identificar os gastos em tempo real, apresentando-os em um sistema integrado, acessível, intuitivo e prático;
• Maior produtividade: um sistema de gestão possibilita até aumentar o tempo livre da frota e usá-la em outros trabalhos.

Como mesclar gestão de frotas e tecnologia?

As empresas que dependem de frota veicular, além de realizarem a gestão convencional da corporação, também precisam se atentar à gestão veicular, isto é, o gerenciamento da frota e das operações de campo.

Por isso, o investimento em uma ferramenta especializada é crucial para que a gestão seja detalhada e bem executada.

Mesclar uma boa gestão com a ajuda da tecnologia é o que traz resultados verdadeiramente significativos.

Vamos entender melhor como fazer isso da maneira correta?

1. Estabeleça o planejamento e o gerenciamento de gastos

Os gastos com a frota estão entre os fatores que mais pesam no orçamento da empresa. Essa situação tende a se agravar quando o controle não é feito ou quando é realizado de maneira deliberada e ineficiente, dando espaço para a desorganização e a elevação dos custos do negócio.

Por isso, é essencial que se estabeleça uma rotina de planejamento e gerenciamento de gastos, contemplando os itens que mais afetam o orçamento da empresa. Por exemplo, é preciso planejar e gerenciar:

• Gastos com combustível;
• Substituição de pneus;
• Eventuais manutenções corretivas;
• Pagamento de multas;
• Seguros.

Ter esses custos devidamente documentados é o primeiro passo para se entender a real situação da empresa e verificar se existem pontos que podem ser otimizados para reduzir os seus gastos.

2. Avalie a qualidade dos processos

Do mesmo modo que os custos precisam ser analisados com frequência, também é necessário analisar os processos referentes ao controle de frotas.

Uma percepção mais acurada de cada etapa e tarefa pode fazer a diferença na hora de identificar gargalos e inconsistências que afetam a produtividade e eliminar processos desnecessários, contribuindo, assim, para o melhor aproveitamento dos recursos.

Contudo, ao proceder com a revisão de processos, é importante garantir que as modificações não comprometerão a qualidade das atividades e dos serviços prestados. Afinal, em um mercado tão competitivo, a prioridade sempre é manter a qualidade e a satisfação dos destinatários dos serviços.

3. Elabore um cronograma de manutenções preventivas

Outra solução capaz de otimizar — e muito — o controle de frotas da sua empresa é o estabelecimento de um cronograma de manutenções preventivas em todos os veículos. A manutenção preventiva, embora em um primeiro momento possa parecer um custo adicional, em longo prazo, acaba representando uma grande economia para o negócio.

Os benefícios dessa medida refletem-se muito mais do que apenas no lado financeiro, mas também na eficiência operacional, já que os veículos rodarão em melhores condições, consumindo menos e, ainda, de forma muito mais segura e regular.

Conheça o curso de gestão de manutenção de frotas da Cobli. É gratuito!

4. Busque apoio tecnológico

Atualmente, não há como um frotista se afastar das inovações trazidas pela tecnologia. Afinal, a quantidade de soluções capazes de melhorar a gestão da empresa, da frota, de pessoal e das demais brações do negócio só cresce.

Apoiar-se na tecnologia é, de longe, uma das estratégias mais eficientes para se melhorar a gestão de frota.

Primeiro, porque a substituição de processos manuais, lentos e burocráticos por novos softwares automatizados e integrados traz muito mais agilidade e economia para a empresa. Segundo, porque a modernização é uma tendência no mercado, de forma que negligenciar o papel da inovação é perder espaço para outras empresas que investem em tecnologia.

5. Invista na capacitação dos motoristas

O treinamento dos condutores é uma forma de se extrair a máxima eficiência de cada profissional. Além disso, é uma forma de prepará-los melhor para lidar com os diversos desafios e situações que enfrentarão em suas viagens.

Nesse sentido, investir na qualificação dos motoristas para que eles conheçam, por exemplo, quais os cuidados necessários para cada tipo de veículo e carga, como dirigir defensivamente, como proceder em situações de emergência e como melhorar as próprias condições de trabalho e saúde, faz toda diferença nos resultados da empresa.

Condutores treinados, motivados e bem instruídos são muito mais eficientes e conscientes das suas responsabilidades. Isso, de certa forma, traz um ganho de produtividade e facilita bastante a gestão da frota.

6. Mantenha uma avaliação criteriosa de investimentos

Dentro do cenário da gestão de frota, existe um fator que é de extrema relevância para o seu sucesso: os investimentos. Para os próximos anos, empresários, líderes e gestores devem estar atentos aos sinais indicativos da empresa para a necessidade de otimização e atualização.

Como dito, a tendência hoje é de empresas mais inovadoras, focadas na utilização de recursos tecnológicos e novas metodologias para auxiliar tanto na parte gerencial quanto na operacional. Por isso, é preciso estar atento às novidades e, dentro das possibilidades e necessidades, traçar metas de investimentos para o negócio.

Nesse contexto, muitos podem ser os itens alvo de investimentos. A exemplo, podemos citar:

• Aquisição de veículos mais novos e modernos;
• adoção de novos software de gestão de frota remoto, capazes de acompanhar informações, como consumo, velocidade, tempo de atividade e ociosidade, etc.;
• Treinamento de pessoal.
• Expansão das atividades, entre outros.

Avaliar as necessidades da empresa e planejar os investimentos de forma a priorizar os mais importantes, sem dúvida, garantirá uma gestão de frota muito mais eficiente e em constante aprimoramento. Pense nisso!

7. Faça a utilização de um bom software de gestão de frota

O gerenciamento de frota é um dos grandes desafios de inúmeras empresas. Afinal, gerir uma grande quantidade de veículos com diferentes características, em tempo real, requer muito esforço e organização.

Hoje, a solução para isso está na utilização de um bom software para gestão. Esse tipo de recurso é que trará toda a regularidade e o controle para as operações da sua empresa. Para se ter ideia, as vantagens da utilização de um software dessa natureza se estendem por diversos pontos. A exemplo, é possível:

• Monitorar a frota, identificando como os seus motoristas estão dirigindo, o local exato onde estão, sua jornada de trabalho, entre outros aspectos ligados ao dia a dia do trabalhador;
• Saber como cada veículo está sendo operado, avaliando dados, como acelerações repentinas, freadas bruscas, entre outros pontos que ajudam a identificar o desempenho de cada motorista;
• Roteirizar melhor os deslocamentos, priorizando as rotas mais seguras, curtas ou em melhores condições de circulação, dependendo da necessidade de cada remessa;
• Controlar o consumo de combustível, avaliando o desempenho de cada veículo e a forma como está sendo conduzido;
• Estabelecer cronogramas de manutenções programadas, reduzindo os custos com manutenções corretivas e a ociosidade dos veículos em razão de reparos;
• Acompanhar todas as estatísticas dos veículos, por meio da telemetria, e também de toda a frota, a partir dos relatórios emitidos pelo software.

Por fim, tudo isso, somado aos pontos citados ao longo deste post, certamente traz um ganho significativo de performance na gestão de frota, facilitando a identificação dos pontos de atenção e servindo de norte para que gestores e líderes extraiam a máxima eficiência de cada veículo.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.