Agendamento de serviços: como fazer com eficiência?

Empresas que contam com equipes realizando atendimento em campo precisam ter o agendamento de serviços muito bem delineado. Essa é uma medida essencial para uma gestão eficiente de pessoal, garantindo a otimização do tempo e a pontualidade.

Felizmente hoje os empreendimentos podem contar com uma grande aliada: a tecnologia. Através de sistemas voltados para empresas de prestação de serviços é possível não apenas manter os agendamentos organizados, como também analisar dados para tomar decisões estratégicas.

Continue a leitura para saber mais sobre agendamento de serviços, os benefícios de usar uma solução com essa finalidade, além de dicas para otimizar e melhorar a eficiência do processo. Vamos começar?

O que é o agendamento de serviços?

O agendamento de serviços é o processo que empresas de prestação de serviços devem realizar para ter controle sobre seus atendimentos, como é o caso de provedores de internet, técnicos de ar condicionado e outros que atuam no endereço dos clientes.

Isso significa controlar os horários, os endereços, a ordem das visitas e as rotas seguidas pelos funcionários, a manutenção dos veículos e tudo mais que tiver relacionado à operação.

Por ser um serviço prestado em domicílio, essa organização é essencial, afinal de contas, atrasos podem gerar transtornos aos clientes e comprometer a fidelização.

Benefícios do agendamento de serviços para equipes externas

São muitos os benefícios que o agendamento de serviços feito através de um sistema pode proporcionar para a gestão de equipes externas, veja quais são os principais.

Maior controle sobre a operação

Com todos os membros da equipe atuando externamente, cada um em um endereço, é difícil realizar uma gestão eficiente sem a ajuda da tecnologia. Através de um sistema com essa finalidade torna-se mais simples acompanhar a operação.

O acompanhamento proporciona controle, tanto para resolver problemas quanto para prevê-los e evitá-los. Ao identificar que um profissional irá se atrasar, por exemplo, dá para entrar em contato com o cliente e reagendar, demonstrando o comprometimento da empresa.

Acesso a dados para tomar decisões estratégicas

Hoje, uma empresa que não considera os dados em sua gestão está perdendo grandes oportunidades de crescimento, tamanha sua importância no mercado.

Além de facilitar o controle do agendamento de serviços, os sistemas coletam dados valiosos para a tomada de decisões estratégicas. Ao analisá-los é possível obter informações relacionadas à pontualidade dos atendimentos, às rotas, custos da frota e assim por diante.

Aumento da satisfação dos clientes

A principal consequência de uma operação alinhada e com atendimentos pontuais é a satisfação dos clientes. Afinal, mais do que serviços de qualidade, as pessoas desejam ser bem atendidas.

Segundo uma pesquisa realizada pelo portal Mercado & Consumo, 94% dos entrevistados afirmaram que um bom atendimento ao cliente é fundamental, ficando à frente de outros critérios, como garantia e preço.

Como otimizar o processo de agendamento de serviços para equipes externas?

A melhor forma de otimizar o processo de agendamento de serviços para equipes externas é através da tecnologia. Com a ajuda de sistemas é possível planejar cada etapa dos atendimentos, garantindo a pontualidade, a qualidade e a economia de recursos.

Ter todas as informações sobre a operação centralizadas, do endereço dos clientes até questões ligadas à manutenção da frota, facilita a gestão dos serviços, além de ajudar na previsão e solução de problemas.

Dicas para melhorar a eficiência do agendamento de serviços para equipes externas

Se você deseja levar todos os benefícios do agendamento de serviços para a sua empresa, comece pelas dicas a seguir.

Utilize uma plataforma de gestão eficiente

Como foi possível concluir até aqui, a tecnologia é indispensável para uma boa gestão de equipes externas. Então, para ter mais eficiência no agendamento de serviços, comece escolhendo uma plataforma de gestão eficiente, com todas as funcionalidades que a sua operação precisa.

Defina horários realistas

Ao agendar os horários dos serviços, seja realista, considerando o tempo de atendimento, de deslocamento e eventuais imprevistos.

Caso não seja possível garantir um horário específico, verifique a possibilidade de informar um período aos clientes. Assim eles saberão que naquele intervalo de tempo o técnico irá chegar.

Faça a roteirização dos atendimentos

Não dá para falar em gestão de equipes externas sem mencionar as questões relacionadas ao deslocamento. Afinal, as rotas que os profissionais irão seguir influenciam diretamente a pontualidade dos atendimentos e os custos operacionais.

Através de um sistema com roteirização é possível planejar os trajetos, priorizando a economia de recursos ou a agilidade para chegar no endereço dos clientes. E tudo isso pode ser feito com alguns cliques, de modo automatizado.

Priorize a clareza na comunicação

Mantenha todos os membros da equipe informados sobre eventuais mudanças no cronograma ou nos serviços. Uma comunicação clara reduz a chance de erros e garante que todos estejam alinhados com os objetivos da empresa.

A tecnologia também é importante nesse sentido, pois possibilita que os profissionais acompanhem os agendamentos através de dispositivos móveis. Assim, caso alguma alteração seja feita nos horários ou nas rotas, eles poderão acompanhar instantaneamente.

Ofereça treinamentos para a equipe

A eficiência do agendamento irá ajudar na questão da pontualidade, no entanto, é preciso considerar a qualidade dos serviços prestados.

Ainda em referência à pesquisa do portal Mercado & Consumo, o único quesito que os entrevistados afirmaram considerar mais do que o atendimento é a qualidade do serviço, representando 94% das respostas.

Para oferecer um atendimento pontual e de qualidade é preciso investir em treinamentos para a equipe. É interessante que as formações incluam tanto questões técnicas quanto comportamentais.

Assim, sua empresa terá profissionais altamente capacitados e prontos para oferecer serviços de excelência.

Realize a gestão da frota

Mais um quesito importante para a produtividade de equipes externas envolve os veículos usados para os deslocamentos. Quanto maior a frota, maior o número de cuidados a serem realizados e dados para gerenciar.

Para evitar perder prazos de manutenção, substituição de componentes, renovação de seguros e pagamento de impostos é preciso realizar a gestão de frota. Assim como ocorre com a gestão de serviços, você terá maior controle sobre os processos, podendo planejar reparos e evitar a interrupção dos atendimentos.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.