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Emitiu um CTe ou uma NFe com informações equivocadas e só percebeu depois do prazo estipulado pelo registro? Então é hora de dar início ao cancelamento extemporâneo, também conhecido como cancelamento fora do prazo.

É válido ressaltar que as regras deste procedimento podem variar de estado para estado, visto que elas são definidas pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada um deles.

Isso quer dizer que os passos para o cancelamento extemporâneo em SP podem não ser exatamente os mesmos do cancelamento extemporâneo em MG e assim por diante.

Por isso, é importante conhecer todos os procedimentos para realizar a anulação do documento, uma vez que o mesmo também pode acarretar em multas para a empresa. 

Então, separamos alguns tópicos fundamentais sobre o cancelamento fora do prazo. Neste texto veremos:

O que é o cancelamento extemporâneo?

Nenhuma transportadora está isenta de falhas na hora de emitir documentos fiscais. Embora devam ser evitados ao máximo, erros podem acontecer.

Mas antes de falarmos sobre o que é o cancelamento extemporâneo, precisamos relembrar sobre um documento fiscal indispensável para empresas transportadoras de cargas: o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe).

O registro é responsável por taxar impostos nas operações de carregamento de mercadorias e é uma obrigação das empresas que prestam esse tipo de serviço tê-lo sempre em mãos. Veja como emitir um CTe e quais seus benefícios. 

Quem já está familiarizado com o Conhecimento de Transporte Eletrônico sabe que existe uma data limite para o cancelamento após sua emissão. 

Este prazo pode variar de acordo com o estado o qual foi lançado o CTe.

O Mato Grosso, por exemplo, é o que oferece o menor tempo para cancelamento do documento, são apenas duas horas.

No entanto, a maior parte dos estados adere ao tempo limite de até 168 horas da emissão do Conhecimento Eletrônico.

Isso quer dizer que a empresa tem até sete dias consecutivos para solicitar o cancelamento do registro e, assim, poder lançar um documento novo.

Acontece que nem sempre o gestor da transportadora percebe o erro no documento neste período de tempo.

Por isso, a Sefaz dos estados oferece ao contribuinte a opção de realizar o cancelamento extemporâneo do CTe, que nada mais é do que o cancelamento após o prazo estipulado pelo registro. 

Mas será que em qualquer situação pode ser solicitada a emissão do documento? Veremos a seguir.

Os principais motivos para o cancelamento do CTe

Para lançar um documento fiscal relacionado ao frete, como o CTe, é importante ter todas as informações corretas na hora do preenchimento. 

Porém, situações inesperadas podem ocorrer e não é preciso se desesperar. 

Saber como proceder nessas situações também faz parte do planejamento de logística da empresa

Mas afinal, quais são os motivos mais comuns para o cancelamento do CTe? Existem três situações. Confira abaixo!

  • Cancelamento de venda: ocorre quando o comprador, motivado por diferentes razões, decide não dar continuidade ao pedido realizado. Isso pode acontecer quando o prazo de entrega é muito longo, por exemplo. 
  • Direito de arrependimento do consumidor: de acordo com o artigo 49 do Código de Defesa do Consumidor, ele tem direito de desistir de um produto ou serviço após a compra ou contratação do mesmo. O prazo para que o consumidor manifeste a sua desistência é de sete dias úteis contados a partir do recebimento do produto/serviço.
  • Dados errados lançados no documento: às vezes o motivo para a solicitação do cancelamento do CTe não é baseado de fatores externos, mas, sim, de uma própria falha da empresa na hora de preencher o documento. 

Quando solicitar o cancelamento extemporâneo

O cancelamento extemporâneo de CTe pode ser solicitado no caso da empresa perder o prazo normal, definido pela Sefaz de seu estado, para tirar a validade do documento e poder emitir um novo.

O cancelamento extemporâneo pode ser requerido até o décimo dia do mês seguinte ao que o CTe foi emitido. 

Por exemplo: Suponhamos que a empresa lançou o documento em junho. Neste caso, ela terá até o dia 10 de julho para solicitar o cancelamento fora do prazo. 

É importante ficar de olho, visto que só é possível realizar este procedimento com no máximo cinco CTes por vez, desde que todos tenham sido emitidos em no mesmo mês. 

solicitar online cancelamento extemporâneo

Como realizar o cancelamento fora do prazo de CTe

Para ter como fazer o cancelamento extemporâneo de CTe, é preciso abrir um protocolo na Secretaria da Fazenda, informando que a empresa não cumpriu com o prazo normal de anulação do Conhecimento Eletrônico. 

O pedido pode ser feito por meio do próprio site da Sefaz, disponível apenas em alguns estados, ou diretamente nos postos de atendimento do órgão. 

Veja o passo a passo no caso da solicitação via web:

  1. Acessar o site da Secretaria da Fazenda do seu estado;
  2. Clicar na opção Conhecimento de Transporte Eletrônico que aparece no menu do portal;
  3. Clicar em Pedido de Cancelamento Extemporâneo

Feito isso, a empresa terá acesso a uma Taxa de Serviços Estaduais (TSE) enviada pela SEFAZ, cujo valor depende do estado em questão. 

Após a formalização do pedido, um número de protocolo e um Documento de Arrecadação (DAR-/AUT) ficam disponíveis para a empresa pagar ao TSE.

Essa taxa precisa ser quitada até o décimo terceiro dia do mês seguinte ao que a empresa obteve a Autorização de Uso do CTe. 

Somente após a liquidação do TSE é que o cancelamento extemporâneo será validado.

Casos nos quais o CTe está vinculado a um MDFe, será necessário também o cancelamento do Manifesto Eletrônico.

Documentos necessários para o cancelamento extemporâneo de CTe

Para ter como fazer o cancelamento extemporâneo de CTe são necessárias algumas informações, como você pode ver abaixo:

  • Chave de acesso do CTe que precisa ser cancelado fora do prazo;
  • Comprovante de que a operação de transporte não foi realizada. Neste caso pode até ser um atestado do próprio representante legal da empresa responsável pelo CTe;
  • Folha do livro de Registro de Saídas e/ou Entradas atrelado ao lançamento da operação ou prestação ou declaração que fez uso da Escrituração Fiscal Digital (EFD);
  • Uma justificativa do representante legal da empresa sobre os motivos pelos quais não foi possível cancelar o CTe na data limite imposta pela Sefaz.

Com essas informações, a empresa terá como anexar o cancelamento extemporâneo solicitado. 

Restrições para a solicitação

Ainda que a empresa tenha seguido à risca as indicações da Sefaz para solicitar e anexar o cancelamento extemporâneo, o órgão pode negar o pedido. 

As empresas estão sujeitas à essa situação quando:

  1. O transporte de mercadorias já havia sido iniciado;
  2. A autorização para o cancelamento do CTe for feita por meio da Sefaz Virtual de Contingência (SVC);
  3. O CTe está vinculado ao MDFe;
  4. Alterações no Conhecimento Eletrônico foram realizadas após a solicitação do cancelamento;
  5. Há incoerências com o Manual de Orientação do Contribuinte do CTe.

Por isso, é importante verificar a situação do seu CTe antes de submetê-lo ao processo de cancelamento extemporâneo. Para que, assim, sejam evitados problemas no meio do caminho.

como solicitar cancelamento de CTe

É possível cancelar uma NFe após o prazo?

De acordo com a lei vigente, o prazo para o cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica é de 24 horas após a autorização dela. 

Passado este período, então temos o chamado cancelamento extemporâneo de NFe. 

A data limite para a solicitação é de 168 horas, o que corresponde a sete dias consecutivos. 

A partir de então, o contribuinte precisa acessar o aplicativo da Receita SIARE e fornecer alguns dados: CNPJ, chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica e a justificativa do pedido de cancelamento fora do prazo. 

Com o protocolo de autorização em mãos, a empresa tem até 30 dias para realizar o cancelamento extemporâneo da NFe. 

Mas atenção: se perder o prazo não será mais possível cancelar esta Nota Fiscal em questão.

Quem tiver dúvidas pode conferir o Manual para Cancelamento Extemporâneo de NFe exclusivo do estado de São Paulo.

Multas decorrentes do cancelamento fora do prazo

Os valores das multas por cancelamentos realizados após o prazo legal variam muito de estado para estado. 

Segundo o Regulamento do ICMS/2000 , o cancelamento extemporâneo em SP, por exemplo, corresponde a 10% do valor informado no documento.

Além disso, empresas que não dispõem da documentação fiscal necessária para a carga serão obrigadas a pagar uma multa ainda maior: em torno de 20% e 40% do custo do serviço prestado. 

Por isso ressaltamos que é necessário estar muito bem informado sobre as regras impostas pela Sefaz do seu estado. 

Um cancelamento extemporâneo em MG, por exemplo, pode não seguir as mesmas normas do mesmo procedimento realizado em São Paulo. 

E ainda mais importante do que realizar um cancelamento fora do prazo é prestar atenção para que uma situação como essa não se repita. 

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota em nosso blog.

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