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Com a alta do dólar no país, a exportação tem se mostrado um negócio extremamente vantajoso para as empresas brasileiras, os fazendo investir cada vez mais no comércio exterior.

Importar pode ter até ficado um pouco mais caro, mas fazê-lo é inevitável, ainda mais se a empresa necessita de determinados insumos que, por um ou outro motivo, não estão disponíveis no mercado doméstico.

Tanto a importação quanto a exportação são processos burocráticos que exigem uma diferentes tipos de documentos. Às vezes, por falta de conhecimento de toda a documentação necessária, algumas empresas têm receio de investir no comércio exterior.

Outras empresas acabam se confundindo, enviando documentos incompletos ou errados, o que pode resultar em atrasos, penalidades ou até inviabilizar toda a operação.

Se você não quer que isso aconteça com a sua empresa ou está interessado em aprender mais sobre comércio exterior, importação e exportação, leia este texto até o final. Nós vamos te ajudar!

Neste texto, vamos te contar quais são os documentos necessários para importar e te ensinar a enfrentar a burocracia!

Siga a leitura e confira!

A importância da análise prévia dos documentos de importação e exportação

Antes de começar a falar de documentos, aqui vai um conselho: não de esqueça de, sempre analisar previamente toda a documentação referente aos processos de importação.

Os documentos são de extrema importância, pois descrevem o conteúdo da carga e atestam sua qualidade. Se você é o importador, não pense que toda a documentação é de responsabilidade só que quem exporta.

Sabe por quê? Se algo estiver errado na papelada, é você quem vai ficar com a carga retida pelas autoridades brasileiras e arcar com eventuais multas. 

Para facilitar, vamos dividir os documentos necessários em fases: de negociação/comercial, pré-embarque, aduaneira e retirada da mercadoria.

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Documentos de importação da fase de negociação/comercial

Diferentemente do que pensam alguns, a fase de negociação (e os documentos que participam dela) é muito importante para o sucesso da operação.

Você vai precisar de alguns documentos exigidos nesta fase para o despacho aduaneiro. Confira quais são os documentos desta fase:

Fatura proforma

A fatura proforma é o documento no qual o exportador apresenta sua oferta de venda.

Embora não seja um documento obrigatório, ela serve para averiguar a viabilidade financeira da operação e prova que a negociação ocorreu.

A fatura proforma é emitida pelo exportador em seu idioma (ou em inglês) e deve conter as seguintes informações: nome e endereço completo do exportador e do importador; data de emissão e número de controle; modalidade de transporte oferecida; porto/aeroporto de embarque e de destino; quantidade, preço e moeda negociada; peso líquido e bruto; cubagem total da carga; Incoterms; país de origem, aquisição, e procedência; forma de pagamento; dados bancários do exportador; prazo para início da produção; precisão de embarque; data de validade da oferta.

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Instrução de Embarque

A Instrução de Embarque (IE) é um documento indispensável, pois o Brasil é um país faz um controle rígido da documentação de importação. É necessário apresentar a via original da IE assinada e contendo o CPNJ, sob pena de multa.

A Instrução de Embarque descreve todos os passos a serem seguidos pelo exportador, em especial, no que se refere à emissão da documentação necessária ao comércio exterior.

Na prática, a IE consiste na preparação correta da documentação de embarque (faturas comerciais, packing lists, certificados de origem, certificados de inspeção, conhecimentos marítimos, aéreos, ferroviários ou rodoviários e o envio deles, dentro do prazo, para o destino correto.

Documentos de importação da fase pré-embarque

Na fase pré-embarque, toda a logística da operação já deve estar fechada. Este é momento em que se deve dar mais atenção à documentação. Confira os documentos desta fase:

Fatura comercial

Equivalente a uma nota fiscal, a fatura comercial confirma que foi realizada a operação comercial e é indispensável, em qualquer canto do mundo, para a liberação aduaneira.

No Brasil, é obrigatório que as faturas comerciais sejam assinadas. Elas devem ser emitidas em seis vias: três originais e três cópias. 

As originais devem ter a palavra “ORIGINAL” escrita a mão, de caneta azul, junto da assinatura. As cópias não precisam de assinatura.

Uma fatura comercial deve conter as seguintes informações: nome e endereço completo do exportador e do importador; data de emissão e número de controle; modalidade de transporte oferecida; porto/aeroporto de embarque e desembarque; quantidade, preço e moeda negociada; peso líquido e bruto; quantidade de volumes; cubagem total da carga; Incoterms, país de origem, aquisição e procedência; forma de pagamento; dados bancários do exportador; prazo para início da produção; previsão de embarque.

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Packing list

Documento importante nos procedimentos logísticos de embarque e desembarque, o packing list (ou romaneio) é uma lista dos produtos embarcados, indicando os tipos de volume, quantidade, dimensões, peso bruto e líquido e conteúdo.

O packling list serve para que a autoridades aduaneiras façam a conferência da carga.

O packing list deve conter as seguintes informações: número do documento; nome e endereço do exportador e do importador; data de emissão; descrição da mercadoria, quantidade, unidade, peso bruto e líquido; local de embarque e desembarque; nome da transportadora e data de embarque; número de volumes, identificação dos volumes por ordem numérica, tipo de embalagem, peso bruto e líquido por volume e dimensões em metros cúbicos.

Conhecimento de embarque

Também conhecido como conhecimento de carta, o conhecimento de embarque define a contração da operação de transporte internacional, comprova o recebimento da mercadoria na origem e a obrigação de entregá-la e constitui prova de posse ou propriedade da mercadoria.

Em suma, esse o conhecimento de embarque ampara a mercadoria e descreve toda a operação de transporte.

É emitido pela transportadora e é, ao mesmo tempo, um comprovante de que a mercadoria foi entregue para o transporte.

O conhecimento de embarque tem nomes diferentes dependendo do modal de transporte: CRT (rodoviário), TIF (ferroviário), BL (marítimo) ou AWB (aéreo).

A cada conhecimento de embarque corresponde uma Declaração de Importação (DI).

Certificado de Origem

Obrigatório para a liberação aduaneira, a Certificado de Origem é um documento providenciado pelo exportador para comprovar a origem da mercadoria.

O Certificado de Origem é especialmente importante quando o país exportador e o importador são signatários de acordos internacionais que garante a isenção ou a redução de tarifas alfandegárias.

O modelo de Certificado de Origem depende do acordo internacional. No Brasil, são utilizados o Certificado de Origem Mercosul e o Certificado de Origem Aladi para importações de outros países da América do Sul.

Outros documentos

Além dos documentos citados acima, uma operação de importação pode exigir outros documentos dependendo da mercadoria transportada, como Certificado Fitossanitário, Certificado Sanitário Internacional ou Certificado de Fumigação. Saiba como funciona a taxa de capatazia!

Documentos da fase aduaneira

Entramos nesta fase quando as encomendas já estão prestes a chegar. É a hora de começar a incluir os documentos no Siscomex ou em um sistema de gestão capaz de exportar os dados para a Receita Federal.

Confira quais os documentos da fase aduaneira:

Licença de Importação

Licença de Importação é um documento que, como indica o nome, autoriza a importação de determinada mercadoria. 

O pedido de licença de importação deve ser registrado no Siscomex pelo importador.

Se você registrar uma Declaração de Importação sem uma Licença de Importação, estará sujeito a algum tipo de penalidade.

Declaração de Importação

A Declaração de Importação (DI) é feita com base no despacho aduaneiro, que nada mais é do que a verificação, por parte de uma autoridade aduaneira, da exatidão dos dados declarados pelo importador quanto e também se os documentos apresentados e se estes estão de acordo com a legislação.

Com base neste despacho, a Declaração de Importação é registrada no Siscomex pelo importador.

A DI devem conter as seguintes informações: identificação do importador; informações da carga (volumes, peso, unidades de transportes); classificação da mercadoria e do valor aduaneiro; identificação da origem, procedência e aquisição do exportador e do fabricante do produto.

Comprovante de Importação

O Comprovante de Importação indica que, após o desembaraço aduaneiro, a mercadoria recebeu autorização para ser entregue ao importador.

Leia também: Como otimizar a gestão de arquivos e documentos da sua empresa

Documentos para a retirada da mercadoria

Chegamos, enfim, à última fase, aquela em que o importador pode retirar a mercadoria (lembra que a entrega foi autorizada mediante a emissão do Comprovante de Importação, né?).

Nessa última fase, é necessário um único documento, da Nota Fiscal de Entrada.

A Nota Fiscal de Entrada formaliza a entrega de mercadorias importadas em território brasileiro e serve, principalmente, para registro contábil.

E é isso. Ufa!

Empresas que exportam para a América do Sul com frotas de caminhões

Quando listamos os documentos necessários para importação, mencionamos várias vezes portos e aeroportos, mas é bom lembrar que operações de importação e exportação também são realizadas pelo modal rodoviário.

Muitas empresas brasileiras exportam recorrem a frotas de caminhão para exportar para países vizinhos, como a Argentina, o Uruguai, o Paraguai, e até o Chile.

Como a Cobli funciona em transportadoras internacionais?

Os dispositivos da Cobli funcionam normalmente em todo território nacional. Além disso, também possuem um ótimo desempenho em países que possuem fronteiras com o Brasil. 

Quer saber mais detalhes? Deixe seu contato que um dos nossos especialistas falará em breve com você!

Monitoramento de frota - Comércio exterior: documentos para importação
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