Toda empresa funciona através de processos, sejam eles documentados ou não. Para aquelas que optam por controlar sua operação para alcançar bons resultados, as ferramentas de processos se mostram grandes aliadas.
Trata-se de abordagens usadas para facilitar a gestão de processos, incluindo sua identificação, desenvolvimento, documentação, monitoramento e controle. Assim, podem ser acompanhados e aperfeiçoados continuamente, visando a excelência.
Nesta publicação você irá entender a importância das ferramentas de processos, as principais usadas pelas empresas, vantagens e dicas de como escolher. Vamos lá?
Índice:
O que é a gestão de processos?
A gestão de processos é um conjunto de ações que têm como objetivo identificar, desenvolver, documentar, monitorar e controlar os processos que acontecem em uma empresa, a fim de aperfeiçoar os métodos e melhorar a operação.
Também conhecido como BPM (business process management, em inglês), a gestão de processos organiza o fluxo de trabalho em todas as áreas, para garantir um funcionamento padronizado e de alto desempenho.
Essa prática de gerenciamento é feita de forma organizada e sistemática e deve contemplar todos os processos que a empresa realiza, desde a compra de um insumo até a entrega de um produto para o consumidor final.
Os benefícios de uma boa gestão de processos são inúmeros. Com ela é possível:
- Entender como a empresa funciona de forma detalhada;
- Estabelecer processos claros e bem definidos;
- Identificar problemas e oportunidades de melhoria;
- Definir metodologias de atuação para todas as áreas da empresa;
- Medir com precisão o desempenho e resultados do negócio;
- Contribuir para a automação de processos;
- Reduzir prejuízos com perdas de materiais, produtos e recursos;
- Aumentar a qualidade e produtividade.
Importância das ferramentas de processos
Mesmo que uma empresa não tenha processos definidos, eles serão criados. Então, fica a critério do gestor decidir se irá assumir o controle e desenvolver processos realmente efetivos ou deixá-los nas mãos do acaso, com os funcionários improvisando como podem.
Comparando os dois cenários: o primeiro com processos pensados para alcançar os melhores resultados; e o segundo com procedimentos informais e muitas vezes desorganizados, podemos entender a importância das ferramentas de processos.
Com o auxílio dos recursos certos é possível garantir que as atividades sejam executadas de modo padronizado, eficiente e com maior controle. Também pode haver a redução de atrasos e erros operacionais, além da melhoria na comunicação entre as equipes.
Vale destacar o quanto ter processos bem definidos é importante, especialmente quando é necessário realizar a gestão de equipes externas. Com todas as etapas documentadas, os funcionários saberão exatamente os passos a seguir, estejam nas dependências da empresa ou atuando em campo.
Quais são as etapas da gestão de processos?
Existem muitas maneiras de executar uma gestão de processos eficiente. Confira a seguir algumas etapas sugeridas para começar a implementar essa área na sua empresa:
Entenda o momento que a sua empresa está
Avalie como o seu negócio lida com processos e identifique o nível de maturidade neste quesito. É importante entender se os processos existentes são controlados e qual a metodologia aplicada.
Crie uma governança de processos
A governança de processos nada mais é do que um conjunto de regras e diretrizes para conduzir o trabalho de gestão. É importante estabelecer estes combinados para que as responsabilidades sejam cumpridas.
Desenvolva a arquitetura de processos do negócio
Mapeie minuciosamente todos os processos da empresa, utilizando ferramentas de apoio.
Continue a leitura, pois vamos apresentar cinco ferramentas que podem ser bastante úteis nesse processo. Fique ligado!
Aposte na transformação e melhoria dos processos
Após identificar os processos, avalie o que pode ser feito para melhorá-los.
A sugestão agora é descrever como o processo está hoje e como será no futuro, criando ações e definindo quem ficará responsável por essa evolução.
Monitoramento e controle é a chave!
Mesmo após identificar e ajustar os processos, é preciso monitorar o desempenho para garantir que os resultados continuem atendendo às expectativas da gestão.
Quais são as principais ferramentas de processos?
Como foi possível concluir até aqui, as ferramentas de processos são essenciais para ter mais controle sobre as atividades de uma empresa.
Confira a seguir as 05 ferramentas para desenvolvimento e análise de processos e veja como cada uma delas pode ajudar em algum detalhe do planejamento do seu negócio.
1. 5W2H
O 5W2H é um checklist de atividades, prazos e responsabilidades de um processo ou projeto. Seu foco está no desenvolvimento de planos de ação para cumprir demandas com agilidade e eficiência.
Para isso, basta responder 07 perguntas que, com suas letras iniciais, formam o nome 5W2H, observe:
- What (O quê)?
- Why (Por quê)?
- Where (Onde)?
- When (Quando)?
- Who (Quem)?
- How (Como)?
- How Much (Quanto)?
Aproveite para baixar o Modelo 5W2H disponibilizado gratuitamente pela Cobli. É só acessar e começar a usar!
2. Ciclo PDCA
Quando a necessidade é buscar soluções para problemas nos processos, o Ciclo PDCA pode ajudar. Para isso, é preciso seguir 04 passos, sendo eles:
Plan (Planejar): definição dos objetivos e metas a serem alcançados com o problema identificado.
Do (Fazer): execução do que foi planejado na etapa anterior.
Check (Avaliar): análise dos resultados para confirmar se as metas foram alcançadas.
Act (Agir): implantação das ações corretivas e padronização dos processos que se mostraram efetivos.
3. Análise SWOT
A Análise SWOT ajuda o gestor a ter uma visão detalhada sobre a situação atual da empresa (interna e externamente), entendendo os processos que estão indo bem e o que precisa ser melhorado.
Para isso, são considerados os 04 a seguir:
- Strengths (Forças);
- Weaknesses (Fraquezas);
- Opportunities (Oportunidades);
- Threats (Ameaças).
4. PM Canvas
O PM Canvas, ou Project Model Canvas, foi inspirado em outra metodologia, chamada Business Model Canvas. Apesar de ter sido criado para a gestão de projetos, pode ser adaptado para o gerenciamento de processos.
Nesse caso, sua função pode ser de mapear e estruturar processos de forma visual e prática, especialmente nas fases de implementação, melhoria ou padronização.
5. Matriz GUT
A Matriz GUT é indicada para a priorização e ordenação de problemas encontrados nos processos. Para aplicá-la, deve-se considerar 04 critérios. São eles:
- G – Gravidade: impacto do problema identificado;
- U – Urgência: o tempo disponível para a solução;
- T – Tendência: potencial do problema se agravar.
Vantagens das ferramentas de processos
Segundo um estudo da ABPMP (Association Business Process Management Professionals), 67% das empresas consultadas apresentaram aumento da produtividade e da percepção de valor pelos clientes ao realizarem a gestão de processos.
Utilizar ferramentas para essa finalidade pode trazer uma série de vantagens para uma empresa. Entre as principais estão:
- Maior controle sobre os processos e seus resultados;
- Padronização das atividades e, consequentemente, aumento da qualidade;
- Facilidade para identificação de falhas e aplicação de soluções;
- Aumento da produtividade e da eficiência;
- Redução de retrabalhos e custos extras;
- Automatização de tarefas repetitivas;
- Apoio para a melhoria contínua dos processos.
Como escolher a ferramenta de processos ideal?
As ferramentas de processos citadas ao longo da postagem, e outras não mencionadas, são disponibilizadas por diferentes empresas de softwares.
Como pudemos ver, cada uma possui funções distintas, sendo importante considerar alguns critérios para fazer uma boa escolha. Acompanhe.
Considere as necessidades da empresa
A primeira coisa a se fazer para escolher algum recurso para uma empresa é entender suas necessidades. Afinal, existem ferramentas de processos com funções semelhantes.
Recapitulando, temos:
5W2H: ferramenta de planejamento estratégico indicada para empresas que precisam estruturar ações de forma clara e objetiva.
Ciclo PDCA: recomendado para empresas que desejam melhorar continuamente seus processos, identificando problemas e implementando soluções de forma sistemática.
Análise SWOT: ideal para empresas que precisam ter uma visão estratégica do seu ambiente interno e externo.
PM Canvas: opção versátil para empresas que buscam mapear e estruturar seus processos de forma visual.
Matriz GUT: indicada para empresas que enfrentam múltiplos desafios em seus processos e precisam priorizar a resolução de problemas de forma criteriosa.
Verifique a interface e usabilidade
Interface e usabilidade são aspectos cruciais para o sucesso da implementação de uma ferramenta de processos. Afinal, a equipe deverá ter facilidade para usá-la e, assim, extrair todo o seu potencial.
Integração com outros sistemas
Atualmente, as empresas utilizam diferentes sistemas em sua gestão. Ao fazer a escolha de ferramentas é necessário levar em consideração a integração entre essas soluções, a fim de alcançar um fluxo eficiente de dados.
Custo e escalabilidade
Ao escolher uma ferramenta de processos, é fundamental considerar o custo. O investimento deve ser viável para o porte e realidade da empresa.
A ferramenta também precisa acompanhar o crescimento do negócio. Isso significa que deve ser capaz de lidar com um aumento na demanda sem comprometer a eficiência ou a qualidade da operação.
Independentemente da ferramenta escolhida, é importante lembrar que é preciso monitorar e aperfeiçoar os processos da sua empresa continuamente. É assim que se mantém a qualidade e a eficiência, valores que são a marca registrada dos negócios de sucesso.
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