Gestão de facilities: o que é e como fazer?

A gestão de facilities ganha cada vez mais espaço no mundo corporativo, afinal, é a área que garante o bom funcionamento de diversos serviços, desde limpeza até a manutenção da infraestrutura.

Mas seu papel dentro de uma companhia vai muito além, fazendo com que uma boa gestão de facilities contribua significativamente para sua produtividade e resultados positivos.

O segmento não para de crescer e, por isso, ter um profissional de facilities é um ponto chave para as organizações.

Segundo dados da plataforma oHub, a busca por serviços de facilities cresceu 205% no segundo trimestre de 2021.

Se você quer entender melhor como funciona a gestão de facilities dentro de uma empresa, suas vantagens e também como é desempenhar a função de um gestor desta área, siga com a leitura e confira todas as informações.

O que é área de facilities?

Criada nos Estados Unidos, na década de 60, a gestão de facilities vem do termo em inglês “facilities management”. Ao traduzi-lo, conseguimos entender melhor do que se trata.

A palavra facilities significa instalação ou facilidade. Já management é o mesmo que gestão ou gerenciamento.

No mundo corporativo, a expressão gestão de facilities está ligada ao gerenciamento de estratégias que garantem a qualidade e pleno funcionamento da infraestrutura da companhia.

Esta área tem o papel de coordenar diferentes atividades dentro de uma organização, que vão permitir que os funcionários desempenhem suas funções com todo o suporte necessário.

O grande objetivo da gestão de facilities é promover a funcionalidade total da companhia e, para isso, seus profissionais podem atuar no gerenciamento de dois tipos de serviços:

• Hard service: são os serviços ligados à estrutura física da empresa e que precisam ser implementados e mantidos por exigência da lei, como sistema de combate a incêndios;
• Soft service: são os serviços que podem ser contratados para demandas específicas e, geralmente, não precisam de continuidade, tais como dedetização, recepção e refeições aos visitantes, etc.

Para demonstrar de forma mais clara, confira abaixo mais áreas que são coordenadas pela gestão de facilities:

• Portaria;
• Recepção;
• Limpeza;
• Segurança;
• Paisagismo;
• Manutenção;
• Zeladoria;
• Alimentação;
• Serviços de entrega;
• Treinamentos;
• Assistência médica;
• Tecnologia da informação;
• Produção de eventos.

Agora que você já sabe o que é gestão de facilities, vai entender as características de quem comanda esta função. Vamos lá?

Como atua um profissional de facilities?

Empresas de qualquer tamanho e segmento podem implantar esse gerenciamento, contudo, organizações de médio e grande porte requerem um profissional de facilities.

O trabalho do gestor de facilities exige atenção, observação e análise sobre as necessidades de infraestrutura da companhia.

Este profissional será responsável pela contratação e gerenciamento de serviços terceirizados, que vão atuar com a limpeza, manutenção, tecnologia e segurança, por exemplo.

Não existe uma formação específica para esta área, contudo, há algumas habilidades inerentes a este cargo, uma vez que lidará com processos gerenciais de diversas áreas do negócio.

O que um gestor de facilities precisa ter?

Confira abaixo alguns pontos de competência que o profissional de facilities deve:

Ter boa capacidade de planejamento

Prever problemas e situações é uma habilidade importante em qualquer função, mas na gestão de facilities é algo essencial.

Além de planejar estratégias e determinar como e quando o trabalho deve ser feito, o gestor precisa ainda analisar a qualidade dos serviços prestados a fim de reduzir custos e potencializar os resultados.

Ser um bom administrador

O profissional de facilities precisa lidar com dados e ter a capacidade de mensurá-los com o objetivo de planejar e implementar tecnologias e estruturas de informação, que vão contribuir para que os demais funcionários realizem plenamente suas atividades.

Além disso, será necessário administrar todas as demandas da área, seja em relação aos prestadores de serviços, orçamentos ou as funções de seu dia a dia.

Saber liderar

Por ser o responsável por contratar e lidar com as empresas terceirizadas, o gestor de facilities deve ter essa característica de liderança bem desenhada.

Em sua rotina, precisa alinhar adequadamente o trabalho que deve ser desempenhado por esses prestadores, delimitando muito bem a qualidade esperada por seus serviços, além de orientar e distribuir demandas para os funcionários que atuam nas áreas de tecnologia e informação.

Saber gerenciar pessoas

A gestão de pessoas requer que este profissional tenha desenvoltura para realizar pedidos, cobranças e avaliar o desempenho dos prestadores em relação aos seus serviços.

É preciso, neste caso, identificar a melhor maneira que cada atividade pode ser feita e dar o suporte necessário a todos os funcionários.

Ter boa comunicação

O gestor de facilities precisa se comunicar muito bem e, neste processo, é necessário saber falar e ouvir com a mesma qualidade.

No dia a dia, será preciso passar mensagens claras e assertivas para os prestadores de serviços, evitando que erros aconteçam.

Além disso, o profissional deve se expressar bem com os demais colaboradores, em reuniões ou apresentações que venha a fazer e ter sempre em mente qual o melhor tom de voz que deve usar para cada tipo de situação de sua rotina.

Então, como fazer gestão de facilities?

Mesmo não sendo atividades de core business, a gestão de facilities contribui para o bom funcionamento da organização como um todo.

De maneira geral, a terceirização dos serviços é o formato que a maioria das empresas optam para atender as demandas desta atividade.

Ao adotar este modelo, é possível ter a garantia de que profissionais especializados vão realizar o trabalho, além de possuir um controle maior sobre os custos por meio da criação de um contrato de serviços.

No dia a dia, o profissional deve fazer um planejamento adequado para que cada ação seja feita no tempo correto, evitando assim que problemas indesejados e que possam afetar a produtividade da empresa aconteçam.

Neste sentido, é preciso montar um cronograma de manutenção preventiva, que pode ser aplicado na frota de carros, nos aparelhos de ar condicionado, na rede hidráulica e elétrica, etc.

Com diversos tipos de serviços contratados, é preciso que o profissional de gestão de facilities promova uma integração harmônica entre todas as funções e também com o restante dos colaboradores, mantendo assim a funcionalidade integral das estruturas.

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