Dentro de uma casa, saber onde cada coisa está é fundamental para quem não quer perder tempo. Agora, imagine a mesma situação replicada para uma empresa que faz centenas de entregas por dia, com veículos de carga espalhados por aí. Organização é fundamental para que tudo saia direito e não ocorram erros no transporte das mercadorias – e é para isso que existe uma ferramenta muito simples chamada romaneio de carga. Neste texto, você vai entender o que é este documento, para que ele serve, como deve ser feito, quais são suas obrigações e como ele pode melhorar a operação da sua empresa. 

O que é romaneio de carga?

Romaneio de carga é o nome dado a um documento que identifica tudo o que está sendo transportados por um determinado veículo. Nada mais é do que uma relação dos volumes presentes em cada caminhão, por exemplo, com a descrição do conteúdo interno. 

Quando o romaneio de carga é utilizado?

O romaneio de carga pode ser utilizado em praticamente qualquer situação de transporte de cargas – afinal, quanto mais organização melhor. Pense nele como uma maneira analógica de rastrear não a sua carga, mas o conteúdo dela. É algo que foi criado para facilitar a conferência dos produtos, seja no embarque ou no desembarque, bem como auxilia a quem precisa fiscalizar a carga – caso de mercadorias perigosas ou de cargas que ultrapassam fronteiras internacionais. 

Nesse último caso, o romaneio (ou packing list, como é chamado em inglês) é também bastante utilizado para fazer o desembaraço aduaneiro – ou seja, liberar a carga perante a Receita Federal do outro país. Outra finalidade útil é servir como comprovante em caso de roubo ou sinistro da carga. 

Como fazer o romaneio de carga? 

Fazer o romaneio de carga é algo simples até mesmo para empresas que não tem sistemas avançados de tecnologia – basta usar um programa de planilhas, desde que elas contenham as informações suficientes sobre o seu negócio e o conteúdo. Um exemplo? Se a carga contém camisetas, é preciso que o romaneio especifique qual a cor de cada parte da carga específica, para evitar erros – e não deixar que seu cliente receba uma caixa de camisetas azuis quando esperava outra de peças brancas. 

Empresas que têm sistemas automatizados, porém, podem incluir a emissão do romaneio como uma parte do processo de despacho de uma carga. É algo que pode e deve ser considerado pelos gestores, uma vez que sistemas manuais evitam o retrabalho e reduzem a probabilidade de erros, que podem gerar custos e atrasos nos processos. 

Como o romaneio de carga é emitido? Quais informações ele deve conter?

Não existe um modelo oficial ou uma obrigação regulatória para a emissão do romaneio de carga, de forma definida – há instrumentos, porém, como a Instrução Normativa SRF 680 e o Regulamento Aduaneiro, que pedem sua emissão “quando aplicável”. 

Para que o romaneio cumpra sua função, a empresa e a transportadora não podem se esquecer de incluir alguns dados essenciais no documento. Entre eles, estão: 

– Notas fiscais que seguirão com os produtos (algo especialmente importante para serviços de e-commerce, que tem pulverização de cargas no destino final, em um centro de distribuição)

– A quantidade de volumes

– A identificação para cada pedido

– A especificação das embalagens utilizadas no transporte (se forem reaproveitáveis, como paletes, é bom que isso conste no documento)

– As características básicas de cada carga, como volume dimensões e peso

Como não há um modelo oficial para a emissão do romaneio, não existem informações que são padrões para o romaneio. Cada empresa insere as informações que achar necessárias – para a ampla maioria dos casos, a lista acima já deve resolver bem o problema. A exceção fica por conta de carregamentos que cruzam fronteiras, uma vez que a documentação é necessária para liberação aduaneira.

Qual a importância do romaneio de carga? Que benefícios ele pode trazer? 

Há diversos benefícios que podem ser extraídos do uso do romaneio de carga. Um deles é ajudar na prestação de contas: poderá ser conferido junto com os documentos de entrega por parte de cada destinatário, servindo para confirmar que tudo está em seu devido lugar. Isso funciona tanto para avalizar o trabalho dos motoristas quanto para o recebimento da entrega no seu destino final. 

Além disso, o romaneio de carga também melhora a disponibilidade de informações para os clientes – os dados presentes nele, por exemplo, podem ser usados para o rastreamento dos pedidos, inclusive em tempo real. De quebra, em casos de sinistros, o romaneio de carga ajuda a resguardar as empresas, seja para garantir a indenização dos valores ou até mesmo sua eventual recuperação. 

Existe alguma relação entre romaneio e manifesto?

Tanto o romaneio quanto o manifesto de carga são documentos para listar e descrever os volumes que estão sendo enviados em um veículo. A diferença entre eles é que o romaneio normalmente é utilizado para uma carga única, enquanto o manifesto é emitido para o envio de cargas fracionadas, com vários destinatários dentro do mesmo veículo. 

Eles podem, inclusive, ser usados em trechos diferentes de uma mesma carga – do armazém até um centro de distribuição de um e-commerce, se utiliza o romaneio; do centro de distribuição até a casa das pessoas, o manifesto. Não é uma relação direta, mas ambas têm a intenção de tornar o processo de transporte e conferência das cargas mais rápido e sem embaraços.

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