O que são os 5S e como adotar na sua empresa?

Toda empresa que se preze deseja ser mais produtiva, eficiente e organizada – e um dos métodos mais populares para se fazer isso nos últimos anos é o dos 5S.

Criado no Japão, este método é uma ferramenta de gestão que foi criada para ajudar as fábricas do país asiático a produzirem melhor.

No entanto, ela pode ser utilizada em praticamente qualquer tipo de empresa ou organização ao redor do mundo – incluindo na sua, é claro.

Neste texto, vamos falar um pouco mais sobre o que é a metodologia dos 5S e o que significa cada um dos S que compõem essa sigla.

Também vamos falar sobre os benefícios da implementação dessa metodologia e como ela se relaciona com a certificação ISO 9001, tão almejada pelas empresas.

Além disso, é claro, vamos dar dicas para quem quiser implantar os 5S em sua rotina. Vamos lá?

Qual é o significado de 5S?

Desenvolvida no Japão na segunda metade do século XX, a metodologia dos 5S teve suas primeiras publicações na década de 1980, sendo rapidamente importada para outros países do mundo.

É fácil entender o motivo: essa metodologia visa aperfeiçoar aspectos como organização, limpeza e padronização dentro das empresas, buscando sempre uma melhoria contínua.

É graças a metodologias como os 5S que sistemas como o Just in Time, que também é bastante famoso, podem funcionar.

Normalmente, o Programa dos 5S é implementado como parte de uma estratégia para que todas as áreas da empresa se unam e evoluam, rumo a um novo patamar de qualidade dos serviços ou produtos.

Quais são os 5S?

Como você pode imaginar, os 5S são uma sigla para cinco palavras que começam com a letra S.

No caso, são cinco palavras em japonês, que podemos traduzir para o português da seguinte forma:

• Seiri, ou “senso de utilização”;
• Seiton, ou “senso de organização”;
• Seiso, ou “senso de limpeza”;
• Seiketsu, ou “senso de padronização”;
• Shitsuke, ou “senso de disciplina”.

Também por conta disso, o programa dos 5S é chamado no Brasil de metodologia ou programa dos cinco sensos, ou ainda, dos cinco sentidos.

Como já dissemos, o programa dos 5S pode ser implementado em qualquer tipo de empresa, incluindo órgãos públicos, escolas e até mesmo na vida pessoal.

Normalmente, gestores costumam praticar os cinco sensos em uma ordem específica, como se cada S fosse uma etapa a ser cumprida pela empresa. Vamos a elas?

1. Senso de utilização

Ninguém gosta de trabalhar na bagunça, não é mesmo?

É justamente disso que trata a primeira etapa dos 5S: sua meta é deixar o ambiente de trabalho mais útil, menos poluído, tanto visualmente como espacialmente.

Uma forma de fazer isso é organizar os equipamentos, materiais e objetos de acordo com a frequência de utilização – e descartar ou guardar o que não estiver sendo usado.

Assim, um trabalhador perde menos tempo para achar o que precisa, ainda mais se for algo que deve usar todos os dias – como um secretário pode precisar de um grampeador, por exemplo.

2. Senso de organização

O segundo passo do programa é uma continuação óbvia do primeiro, buscando simplificar o ambiente de trabalho.

Além de deixar à mão os itens mais utilizados diariamente, é importante também organizar os itens que não são tão importantes – para que, quando sejam úteis, seja fácil acessá-los.

Pode parecer uma besteira organizar tudo, mas no futuro, isso significará processos mais rápidos e eficientes, com economia de tempo.

3. Senso de limpeza

Depois que tudo estiver organizado, é importante olhar para o trabalho e perceber o que mais pode incomodar os trabalhadores.

Coisas que causam sujeiras, imperfeições ou desconforto podem atrapalhar bastante o dia a dia de uma equipe em suas atividades.

Assim, é importante não só fazer uma limpeza visual e física no ambiente de trabalho, mas também remover o que pode estar causando distúrbios ao time.

Um bom exemplo pode ser sonoro, por exemplo, com uma máquina que faz muito barulho e causa problemas à concentração das pessoas.

Movê-la de lugar ou só acioná-la em períodos em que houver menos gente trabalhando podem ser duas ideias que auxiliam no senso de limpeza.

O senso de limpeza também deve ajudar gestores e funcionários a lidar com questões como falhas de iluminação, maus cheiros e até mesmo uma cadeira desconfortável.

4. Senso de padronização

A penúltima etapa do programa dos 5S consiste em nada mais do que manter o padrão do que já foi executado – daí vem seu nome.

Se nos primeiros três passos, a empresa foi capaz de identificar práticas que ajudam o trabalho de todas as pessoas, aqui a meta é manter o alto nível em dia.

A ideia aqui é trabalhar com a melhoria contínua, gerando incentivos para que todos busquem o seu melhor.

Isso inclui a propagação de hábitos saudáveis: se uma empresa estiver limpa, por exemplo, é bem provável que os funcionários também passem a cuidar mais da higiene e se vestir melhor, o que pode contribuir ainda mais para o bom desempenho geral.

5. Senso de disciplina

O último passo do programa dos 5S é provavelmente o mais difícil de ser alcançado, mas não por isso você não deve tentar.

Isso porque ela prega que mais do que só executar as etapas anteriores, cada funcionário saberá o que fazer, sem precisar necessariamente ser cobrado por isso.

Não é algo simples de se fazer, mas caso seja realizado, pode melhorar o trabalho de todos, não é mesmo?

Afinal, ninguém gosta de ser cobrado ou de cobrar os outros – e é muito melhor trabalhar em um local em que todas as engrenagens se encaixam!

Como implantar os 5S dentro de uma empresa?

Implantar os 5S dentro de uma empresa pode ser uma jornada difícil, mas garantimos que ela ficará um pouco mais fácil se você seguir os passos adiante:

1. Escolha os “guardiões” da metodologia

Como você pode ter imaginado, o programa dos 5S pede muito da participação de cada pessoa – e esperar que todos adotem as práticas de uma vez só será muito difícil.

Melhor que isso é escolher um grupo de colaboradores que vai divulgar a metodologia dentro da sua empresa, ensinando os outros como fazer as coisas do jeito certo.

Para isso, esse grupo inicial deve ser treinado primeiro, dominando todos os sensos e entendendo a mudança de cultura que deve ser feita, aplicando-a no dia a dia.

É importante também que esse grupo seja composto de pessoas de várias áreas da empresa, em cargos diferentes, para que não se crie uma hierarquia ou preconceito contra o programa.

2. Faça uma avaliação da empresa

Após ser treinado, esse grupo inicial de guardiões deve mapear a empresa, elencando quais são seus problemas e o que pode ser melhorado.

É importante que essa análise seja feita de forma minuciosa, em contato com os gestores.

3. Planeje

Após mapear os pontos de atenção e que podem ser melhorados dentro da empresa, o time de guardiões deve se planejar para fazer as mudanças – não adianta nada sair atropelando tudo de uma vez.

É ideal que esse time crie um cronograma para as mudanças, dividindo as tarefas entre as diferentes pessoas.

Assim, não só o time de guardiões, mas também todos os funcionários poderão saber como vão ser as mudanças e o que deve ser feito no dia a dia para garantir a melhoria contínua.

4. Implemente os 5S

Pronto, agora sim chegou o que você queria: com cronograma e tarefas bem definidas, está na hora de implantar os 5S.

É importante lembrar que as etapas têm uma ordem definida, então é bom tomar cuidado para não avançar rápido demais.

Além disso, é importante preparar os guardiões para explicar a importância e os benefícios dessa nova cultura para o restante do time – caso contrário, será apenas um plano bonito, mas que pode ser boicotado rapidamente.

5. Acompanhe os resultados

Como qualquer plano novo dentro de uma empresa, não basta apenas fazer as mudanças: é preciso observar se os resultados estão sendo positivos.

Um bom exemplo é prestar atenção se as pessoas estão gastando menos tempo para fazer suas tarefas, ou se há menor desperdício de recursos nas atividades da empresa.

Vale também prestar atenção se os ambientes de trabalho estão mais organizados e os trabalhadores, mais felizes.

Além disso, é importante entender se um setor específico está se adaptando melhor às mudanças que os demais, e claro, o porquê disso ter acontecido.

Dê feedbacks

Depois de acompanhar os resultados, é importante fazer a equipe saber como as mudanças se deram – seja incentivando as boas práticas ou mostrando o que ainda pode melhorar.

Mais do que só uma avaliação, é um momento importantíssimo para reforçar a metodologia 5S.

Como os 5S estão ligados ao programa ISO 9001?

Se você prestou atenção nesse texto até agora, deve ter percebido que o programa dos 5S é algo que qualquer empresa pode fazer, sem precisar de uma certificação ou apoio extra.

Não é o caso da certificação ISO 9001, um selo de qualidade regulamentado no Brasil pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), que mostra um diferencial de mercado pela conformidade dos processos e bom funcionamento da organização.

Conquistar o selo ISO 9001 é algo que exige muita dedicação, esforço, e claro, tempo das empresas, mas existem atalhos para chegar lá.

Conseguir implementar o programa dos 5S pode ser um passo importante nesse processo, afinal ele também visa boas práticas de organização, padronização e funcionamento interno.

É claro que uma coisa não está ligada diretamente à outra, mas se ter uma certificação ISO 9001 é um objetivo da sua empresa, a metodologia dos 5S pode ser uma ótima aliada.

Quais são as vantagens da implantação do programa 5S?

Existem inúmeras vantagens na implementação do programa dos 5S, se toda a equipe da empresa participar dessas mudanças; entre elas, podemos citar:

• Aumento da qualidade dos produtos e serviços;
• Aumento da produtividade;
• Incentiva a adoção de outras políticas de qualidade;
• Facilita a percepção de erros e problemas;
• Previne acidentes;
• Reduz gastos desnecessários;
• Aumenta a satisfação da equipe com o trabalho;
• Melhora o ambiente de trabalho;
• Melhora a qualidade de vida da equipe.

Como implantar os 5S em uma empresa de logística?

Implementar os 5S em uma empresa de logística é algo que pode ajudar muito na sua operação.

Já parou pra pensar quanto tempo você perde organizando itens que precisam ser carregados e descarregados, por exemplo?

O senso de organização pode te ajudar a melhorar isso, colocando em prioridade os itens que são mais utilizados e deixando bem armazenados os que são menos usados.

O mesmo vale para itens usados no dia a dia, por exemplo, para fazer a manutenção dos caminhões ou sua limpeza após uma jornada de trabalho.

A limpeza de galpões, garagens e até mesmo dos próprios veículos é outro ponto importante – é o estágio do senso de disciplina que pode ser alcançado quando toda a equipe se responsabiliza por isso.

Além disso, uma forma de ter guardiões dentro da empresa de logística é ter pessoas de diferentes áreas, como um motorista, um funcionário do almoxarifado e um gestor de frota lado a lado.

Essas são apenas algumas sugestões, claro, e esperamos que depois de ler esse texto você consiga pensar em inúmeras outras mudanças para sua empresa de logística. Mãos à obra?

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