Por que e como fazer o controle de atividades em uma empresa

Toda empresa tem equipes concentradas em diferentes áreas, como o setor administrativo, financeiro, de recursos humanos, a frota e assim por diante. Realizar o controle de atividades de cada grupo é importante para garantir bons resultados.

Com tantas demandas a cumprir e várias pessoas envolvidas, é necessário buscar maneiras de gerenciar as metas e o desempenho dos profissionais, assim os processos irão fluir e o time se manterá motivado. Mas como fazer isso?

Neste texto você irá entender o que é o controle de atividades, os passos para realizá-lo, as melhores ferramentas e dicas para aplicar na sua frota. Vamos lá?

O que é controle de atividades?

O conceito de controle de atividades é, de certa forma, auto explicativo, pois a ideia é basicamente controlar as atividades desempenhadas pelas equipes de modo organizado, com processos bem definidos.

Trata-se de uma prática que se concentra em definir prazos, acompanhar o cumprimento de cada um deles, analisar o desempenho da equipe, os indicadores de produtividade e realizar outras atividades relacionadas à operação.

No passado, esse gerenciamento era realizado através de anotações, hoje já existem ferramentas desenvolvidas especificamente com essa finalidade. Basta inserir os dados necessários para ter uma visão ampla sobre as etapas de cada atividade, as que já foram concluídas, entre outras informações.

Qual a importância do controle de atividades?

William Edwards Deming, um renomado estatístico e especialista em qualidade, ficou conhecido pelo seu trabalho à frente de empresas dos Estados Unidos e do Japão durante a Segunda Guerra Mundial, gerando impactos muito positivos.

Ele tem várias citações que falam sobre a importância do controle e dos processos para uma gestão eficiente. Uma frase que se encaixa bem ao contexto do controle de atividades é: “Se você não pode descrever o que está fazendo como um processo, você não sabe o que está fazendo”.

Ter as atividades descritas, com suas respectivas etapas, e acompanhar todos os passos, é crucial para alcançar a eficiência, ou seja, obter o melhor rendimento com o menor desperdício possível.

Confira as vantagens que o controle de atividades pode gerar para as empresas.

Aumento da produtividade

Em outra citação, Deming afirmou que o que não pode ser medido, não pode ser gerenciado. Através do controle das atividades o gerenciamento se torna muito mais eficiente, resultando em um aumento da produtividade.

Facilidade para traçar metas e alcançá-las

As metas são indispensáveis em qualquer empreendimento, pois dão direcionamento para todos os setores contribuírem para o alcance dos objetivos do negócio.

Através de análises do controle de atividades, os supervisores conseguem estipular metas que sejam possíveis e, ao mesmo tempo, estimulem o crescimento. Da mesma forma, podem acompanhar os processos para o alcance de cada uma delas.

Tomada de decisões baseadas em dados

Todo supervisor tem como uma de suas responsabilidades tomar decisões relacionadas à equipe e é necessário fazer isso buscando os melhores resultados e reduzindo riscos.

Um gestor de frotas, por exemplo, precisa definir questões relacionadas aos veículos, como as datas de manutenções e até o momento de substituir por outros mais novos.

Quando a empresa realiza o controle de atividades, o profissional pode analisar os dados relacionados à operação para tomar decisões estrategicamente.

Uma ferramenta de controle de atividades para frotas torna a operação mais eficiente e reduz custos.

Acompanhamento do desempenho da equipe

Os funcionários de uma empresa possuem um papel muito importante para a diferenciação dos concorrentes. Logo, é necessário acompanhar o desempenho da equipe para mantê-la engajada e produtiva.

O controle de atividades possibilita que os gestores façam um acompanhamento constante, facilitando a identificação dos profissionais com melhores e piores desempenhos.

Mais uma vez, os dados se mostram como elementos fundamentais para uma liderança eficaz e para formar uma equipe de alta performance.

Redução de custos

A união de processos bem definidos, uma equipe engajada e o acompanhamento contínuo resultam em menos falhas e desperdícios, como consequência, se tem uma redução significativa dos custos.

Quais são os passos para fazer o controle de atividades?

Talvez você esteja se perguntando: mas por onde começar? Existem alguns passos para fazer o controle de atividades, eles irão nortear as ações para iniciá-lo na sua empresa, acompanhe!

1. Controle por equipe

Nas empresas de maior porte, que possuem times diferentes para cada área, o ideal é realizar o controle de atividades individualmente para facilitar a organização das tarefas e dos colaboradores envolvidos.

2. Utilização de ferramentas para controle das atividades

Anteriormente mencionamos a forma com a qual o controle de atividades era realizado no passado, através de anotações.

Hoje já existem ferramentas que facilitam o gerenciamento e é importante que a empresa defina quais irá utilizar. Mais adiante daremos dicas a respeito.

3. Definição de metas

Com base nas análises de dados, os supervisores de cada equipe devem definir metas e acompanhar os processos relacionados. Assim, terão controle sobre as atividades e os profissionais envolvidos.

4. Comunicação eficaz

A comunicação é um elemento-chave em uma empresa, afinal, por mais que a tecnologia facilite o controle, as pessoas precisam entender exatamente o que precisa ser feito.

Quando todos se comunicam claramente, a produtividade aumenta, assim como a qualidade dos serviços realizados e a motivação da equipe.

A tecnologia é uma grande aliada do controle de atividades nas empresas.

Quais são as melhores ferramentas para fazer o controle de atividades?

Quando o assunto são ferramentas para fazer o controle de atividades, existem várias disponíveis, muitas até com versões gratuitas. Nesse caso, são plataformas mais gerais, que se aplicam a diferentes empresas e atividades.

Entre as mais conhecidas estão:

  • Trello;
  • Asana;
  • Evernote;
  • Todoist;
  • Teamwork.

No entanto, dependendo do ramo de atuação da empresa, é necessário buscar ferramentas mais específicas que atendam as necessidades do negócio.

Se a sua empresa atua no ramo de prestação de serviços, sugerimos o download do Kit de controle de serviços disponibilizado gratuitamente pela Cobli.

O kit conta com ferramentas que irão ajudar na precificação de serviços, criação de orçamentos, controle de ordem de serviço, cronogramas, relatórios e muito mais!

Como fazer o controle de atividades da frota de forma eficiente?

Para empresas que possuem frotas, é válido contar com o auxílio de ferramentas de controle de atividades específicas.

Se você está em busca de soluções que auxiliem nessa tarefa, o Kit de ferramentas para gestão de pessoas e de veículos poderá ajudar. Basta fazer o download gratuitamente e começar a usar!

Algumas das tarefas que poderão ser realizadas com as ferramentas são: dimensionamento da equipe, controle de horas trabalhadas, guia para controle dos veículos da empresa, checklists para revisão, planilha para escalas de trabalho e folha de pagamento.

Tudo para facilitar os processos relacionados à frota, incluindo tanto a gestão de pessoas quanto dos veículos.

Comece hoje a controlar suas atividades

Anualmente, a FGV (Fundação Getúlio Vargas) realiza uma pesquisa sobre o mercado brasileiro de tecnologia da informação e seu uso nas empresas.

A 33º edição do estudo, que considerou o ano de 2021, observou que a pandemia acelerou o processo de transformação digital das empresas brasileiras, antecipando o que poderia levar até quatro anos para acontecer.

Isso mostra o quanto o mercado está se movimentando e se modernizando para suprir a crescente demanda em diferentes setores e o controle de atividades é uma das ações necessárias para um negócio se manter produtivo e competitivo.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.

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