Controle de atividades: como fazer passo a passo

O controle de atividades contribui para o direcionamento de demandas, para que metas sejam atingidas e tem influência direta na produtividade dos funcionários.

O controle de atividades é uma ferramenta importante para realizar a gestão de funcionários em empresas de qualquer porte.

Além de ter um panorama adequado das demandas que estão sendo realizadas por cada colaborador, o controle de atividades também permite que a produtividade seja acompanhada de perto.

Companhias que atuam com equipes externas precisam ter atenção redobrada para garantir o fluxo de trabalho e, claro, atingir os resultados esperados.

Mas é preciso ressaltar que o controle de atividades operacionais de uma empresa não está relacionado ao monitoramento dos funcionários, uma ação que se tornou comum com a implementação do home office.

Não se trata de programas que vão fotografar os colaboradores a cada 10 minutos ou mesmo medir a atividade de teclado e mouse, como é feito especialmente por grandes multinacionais.

O sistema de controle de atividades tem como premissa direcionar o trabalho individual de maneira prática e eficiente, facilitando o gerenciamento da área pelo gestor.

Quer saber mais sobre como implementar este recurso em sua empresa? Continue com a leitura e veja todas as dicas.

O que significa controle de atividades?

O controle de atividades é uma ferramenta de gestão que acompanha a jornada de trabalho dos funcionários da empresa.

Por meio deste sistema é possível planejar e monitorar como as demandas de cada colaborador estão sendo realizadas no dia a dia de.

Este recurso é muito utilizado para gerir quem atua em uma função operacional na organização. Mas o que é uma atividade operacional?

A resposta é simples: é qualquer atividade relacionada ao produto ou serviço comercializado pela empresa. Entre elas estão a fabricação, distribuição, marketing, vendas, administrativas, etc.

Por isso, o controle de atividades realiza a organização de todas as tarefas, elencando o status de cada uma delas. É possível saber o que já foi finalizado, o que está em andamento e o que ainda está pendente.

Além de uma visão que permite ter os prazos claros e como cada funcionário está performando, o gestor consegue analisar quais pontos do trabalho fluem melhor e trazem maior produtividade para a companhia.

Mas e quando falamos de uma equipe externa? Bom, neste caso entra em cena o controle de atividades on-line, que claramente pode ser utilizado em qualquer tipo de jornada de trabalho: presencial, híbrido ou remoto.

Vários softwares apresentam soluções práticas e eficazes para que a gestão das atividades seja realizada de maneira objetiva e com fornecimento de dados importantes.

Uma destas análises se dá pela produtividade da equipe. O monitoramento das demandas possibilita que o gestor conheça os funcionários que mais se destacam dentro do time e, assim, é possível criar estratégias de recompensa, bonificação e até mesmo de promoção.

Por isso, o controle de atividades tem papel importante e, até mesmo essencial, para melhorar a produtividade da equipe.

Como controlar as atividades operacionais de uma empresa?

Implementar este sistema em uma empresa requer empenho especial dos gestores, que vão repassar para a equipe a necessidade e também as vantagens de contar com este tipo de ferramenta.

Em uma empresa pequena, por exemplo, o controle de atividades na planilha pode ser o pontapé inicial para organizar as demandas da operação e estruturá-las de maneira eficiente e produtiva.

Já que estamos falando em operação, vale a pena responder a uma pergunta corriqueira: o que é um um controle operacional?

Bom, você já viu que a atividade operacional se relaciona com o produto ou serviço da empresa, dessa forma, o controle operacional nada mais é do que o sistema que vai gerenciar as tarefas destas funções.

Confira abaixo os principais pontos que devem ser levados em consideração na hora de criar um sistema de controle de atividades eficiente para a sua companhia.

Trace planos e prazos

Se este ponto é importante para equipes internas, para os gestores que possuem um time externo, traçar um plano bem definido é essencial.

Para isso, é preciso se organizar com antecedência para estabelecer qual será o planejamento do trimestre, do mês ou mesmo da semana e, assim, determinar os prazos em que os colaboradores deverão finalizar cada demanda.

Tenha objetividade nas atribuições de tarefas

Após ter um planejamento claro, é preciso ser objetivo e prático na distribuição das atividades. Por isso, o gestor deve conhecer bem cada membro de sua equipe para utilizar ao máximo o potencial de cada um.

Ao entender os talentos e aptidões pessoais, fica bem mais fácil delegar as tarefas, que serão recebidas com maior entusiasmo pelo time, impactando positivamente em sua produtividade.

Estabeleça metas

Para evitar procrastinação, o ideal é que as metas sejam elencadas por prioridade: longo, médio e curto prazo. Dessa maneira, as chances de que a equipe se mantenha motivada a finalizar as demandas dentro do período estipulado são maiores.

Outro ponto importante é que a organização e acompanhamento ficam mais simples de serem feitos, facilitando a vida do gestor.

Monitore seu negócio sempre

De nada adianta criar um controle de atividades da equipe sem acompanhamento adequado. É primordial que o gestor e a direção da empresa monitorem o andamento de todas as operações periodicamente, tanto internas quanto externas.

Assim, fica mais fácil prever dificuldades, problemas ou erros, e adequar a rota rapidamente.

Adote tecnologia eficiente

Há diversos softwares que auxiliam no controle de atividades operacionais de forma prática e segura.

Além disso, são importantes ferramentas de dados, pois apresentam informações gerais sobre a empresa ou equipe, além da performance individual dos colaboradores. Vale a pena investir em tecnologia adequada e eficiente.

Vantagens do controle de atividades

O controle de atividades é um importante aliado para o cumprimento de metas e planos de qualquer organização. Tudo porque o uso deste recurso requer um planejamento claro e objetivo por parte da direção e de cada gestor.

Indo além desse papel, este recurso ajuda a analisar a performance de cada área da companhia. É possível descobrir como as equipes internas e externas evoluem no cumprimento de suas tarefas e, claro, com o atingimento das metas da empresa.

Entender o comportamento individual e coletivo por meio do controle de atividades permite ainda que as ações sejam traçadas de forma mais resolutiva. E quando combinadas com análises provenientes da gestão de clientes, os resultados ficam ainda mais potencializados.

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