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Ferramentas de gestão de dados: saiba como usá-las na logística

Um bom gestor de frotas já sabe que ter dados para analisar sua operação é essencial, mas nem todo mundo entende a importância das ferramentas de gestão de dados.

É simples: pare para pensar em quantos dados uma simples entrega pode gerar – do tempo de partida até o tempo de chegada, passando pela rota e pelo desempenho do veículo no percurso.

Agora multiplique isso por todas as viagens por sua frota feitas ao longo de uma semana ou um único dia e você poderá entender o tamanho da encrenca.

É por isso que não basta só ter os dados, mas contar com a ajuda de ferramentas de gestão de dados para auxiliar seu dia a dia.

Neste texto, vamos falar sobre como fazer uma boa gestão de dados, explicar o que são bancos de dados e citar algumas ferramentas conhecidas de gestão de dados.

Também vamos falar como esses conhecimentos podem se aplicar à área de logística e quais são as vantagens de utilizar essa estratégia. Vamos nessa?

O que é gestão de dados?

Gestão de dados, como você pode imaginar, é a disciplina responsável não só por coletar dados, mas também organizar essas informações, de modo que elas possam estar estruturadas e prontas para usar.

O processo normalmente se baseia em coletar, validar, armazenar e garantir a segurança dos dados, para que eles possam ser transformados em relatórios e análises.

Usar dados crus para tomar decisões importantes pode ser algo perigoso para as empresas – é preciso entender, por exemplo, se os dados foram captados de maneira correta e se são comparáveis.

A gestão de dados vai permitir que essas atitudes não aconteçam na sua empresa!

Além disso, ela vai permitir que os gestores fiquem tranquilos ao utilizar dados corretos, completos e com bases que permitem boas comparações.

Para isso, o primeiro passo é estruturar um bom banco de dados.

O que é um banco de dados?

Um banco é o lugar onde a gente guarda o dinheiro, não é mesmo?

Com o banco de dados é a mesma coisa: são plataformas usadas para armazenar dados corporativos, de forma organizada.

Em um banco de dados bem feito, é possível encontrar sempre informações acessíveis, atualizadas e organizadas.

Antigamente, bancos de dados eram grandes arquivos, cheios de pastas e papéis, mas hoje, eles são sistemas gigantes que podem conter os registros de pedidos, entregas, rotas e gastos feitos com a sua frota.

Em grandes conjuntos, podem ser utilizados para análises cada vez mais poderosas para a sua frota, otimizando a operação, reduzindo custos e tendo estratégias mais certeiras.

Como obter os dados para a logística?

Muito gestor de frota por aí já tentou reunir seus dados em papel e caneta ou mesmo em planilhas simples de Excel.

No entanto, quem já coletou dados sabe: é muito trabalhoso armazenar tudo de uma vez, dedicar tempo apenas para anotar as coisas.

O ideal é automatizar essas tarefas com ajuda da tecnologia.

Se sua empresa utiliza rastreadores veiculares, monitoramento em tempo real, telemetria e roteirizadores, já tem um ótimo caminho andado – afinal, esses aparelhos captam dados dos veículos a todo instante.

A partir disso, é importante utilizar um software que consiga centralizar essas informações em um só lugar, como o Transport Management System.

Também conhecido pela sigla TMS, esses sistemas geram informações que ajudam gestores a entender o dia a dia da sua frota, controlando despesas, tempos e custos.

Bons sistemas de TMS já conseguem gerar algumas análises importantes e fazer a devida gestão dos dados, mas também é possível utilizar ferramentas mais generalistas.

É delas que vamos falar agora.

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Como qualquer ferramenta, os softwares de gestão de dados precisam estar bem ajustados para serem úteis à sua empresa.

Quais são as ferramentas de gestão de dados mais populares?

Como você pode imaginar, existem ferramentas de gestão de dados dos mais variados tipos.

Aqui, vamos citar algumas das mais populares que podem te ajudar no seu dia a dia.

SAS

Criada nos anos 1970, a SAS é uma das mais conhecidas ferramentas de análise de dados, com opções completas para coletar, tabular e analisar dados.

Tableau

Focado em Business Intelligence, atividade que busca extrair visões de negócios a partir de dados, o Tableau funciona tanto em máquinas locais como na computação em nível.

Uma de suas principais vantagens é poder misturar dados de diferentes fontes, sejam planilhas, bancos de dados e até mesmo aplicativos na nuvem.

Watson Analytics

Criado pela IBM, o Watson é muito usado por grandes empresas: é um serviço de análise baseado na nuvem, fazendo sentido para quem tem enormes bancos de dados.

É um sistema poderoso, com funções como análise preditiva e painéis de visualização rápida – mas que pode confundir quem tem operações mais simples.

Sisense

Para quem tem operações menos complexas e não possui experiência em análise e gestão de dados, o Sisense é uma boa opção, com interface simples.

Oracle BI

Feito pela Oracle, outra gigante de tecnologia, o Oracle BI é outro sistema poderoso e que pode ser muito útil para quem já utiliza outros softwares da empresa.

Assim como o Watson, ele tem recursos muito importantes, como painéis, alertas e inteligência proativa.

Quais são as práticas recomendadas para a gestão de dados?

Para fazer uma boa gestão de dados, as empresas precisam estar em conformidade com a lei, garantindo a segurança, a privacidade e a proteção desses dados.

Além disso, os gerentes de frota e os gerentes de TI devem trabalhar em conjunto par garantir que os dados armazenados não se tornem obsoletos, usados dentro do objetivo pretendido.

Também vale a pena contar com uma equipe qualificada e experiente para lidar com todos os processos dentro da sua organização – afinal, todo cuidado é pouco.

Já pensou se os dados sensíveis da sua empresa vazam por aí? Pois bem!

Qual é a importância dos dados na logística?

Os dados são de extrema importância para a logística – é graças a eles que um gestor consegue ter certeza de que as entregas estão sendo feitas, que o fluxo de mercadorias está correndo seu caminho.

Além disso, dados também são importantes para fazer alterações de rota quando necessário – afinal, trânsito, clima, problemas em veículos e até uma simples mudança de endereço pode mudar tudo.

Os dados também são o que costuma garantir aos clientes das frotas que os serviços estão sendo executados com pontualidade e transparência.

Isso para não falar na complexidade crescente de prazos curtos de entrega – só mesmo tendo uma operação com gestão de dados bem azeitada para dar conta de tudo, sem gargalos.

Além disso, a análise de dados também permite que os gestores sejam cada vez mais eficientes, buscando padrões e repetições para sempre buscar melhorias, economizando e aprimorando entregas.

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Uma ferramenta de gestão de dados podem ser uma arma na mão de qualquer empresa para melhorar sua operação.

Quais as principais vantagens da gestão de dados na logística?

Existem inúmeras vantagens da gestão de dados na logística – a seguir, vamos falar de algumas delas.

Rotas sem erro humano

Uma boa gestão de dados logísticos com certeza inclui os endereços de partida e destino de uma carga – e com isso já é possível utilizar um sistema de roteirização.

É algo que todo gestor de frota e todo motorista podem fazer, mas estão sempre sujeitos a erros humanos – às vezes, basta uma curva errada para cair num congestionamento e a eficiência falhar.

Os dados podem ajudar as frotas a garantir que as rotas usadas são sempre as melhores, mais rápidas e eficientes – até mesmo em tempo real! –, garantindo entregas no prazo.

Mais segurança aos produtos

Além de garantir que as cargas estejam sendo entregues no prazo, a gestão de dados também permite que haja maior segurança para os produtos.

Isso significa não só monitorar o transporte em tempo real, da coleta até a entrega, mas também proteger os veículos em caso de qualquer acidente ou furto.

Outra vantagem do uso da gestão de dados recai sobre os produtos, especialmente se forem cargas perigosas, congeladas ou perecíveis – boa gestão vai ajudar a evitar qualquer dano.

Distribuição simplificada

Uma abordagem baseada em dados ajuda a entender se as práticas de remessa da empresa estão em dia.

Afinal, se um pedido é feito e a mercadoria demora muito para ser despachada, é possível identificar áreas de melhorias, como mudanças no seu estoque.

Além disso, ao realizar o planejamento em cima de dados, o processo logístico otimiza recursos e passos na cadeia de suprimentos para evitar ações e gastos desnecessários.

Resolução de problemas complexos

Às vezes, tentar resolver um problema só com papel e caneta – como a lógica de distribuição de uma carga bastante fracionada – pode ser um problema.

Já as ferramentas de gestão de dados podem oferecer essas soluções de maneira simples, modelando resultados com ajuda de matemática e estatística.

Além do ganho em eficiência, as ferramentas de gestão de dados podem ajudar sua empresa a ter uma operação de nível superior, o que pode ajudar a conquistar clientes.

Colaboração multifuncional

Outra vantagem da gestão de dados dentro da logística é promover a colaboração – afinal de contas, muitas pessoas, até de diferentes áreas, podem acessar as ferramentas.

Assim, isso retira pressão das costas do gestor de frotas, que pode dividir problemas com o resto da empresa.

Também evita que as áreas não se conversem por ausência de dados – já pensou o que pode acontecer se estoque e transporte não compartilharem dados?

Agora que você já sabe o quanto a gestão de dados pode te ajudar, por que não começar?

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.

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