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Fleet management é o termo utilizado para designar processos, ferramentas, tarefas e tudo que envolve a gestão de frotas – uma preocupação que não depende do tamanho do negócio.

Na verdade, até empresas que contam com um único veículo podem e devem gerir os procedimentos e responsabilidades envolvidas quando se utiliza transporte sobre rodas.

Afinal, só assim é possível obter resultados enquanto os gastos são mantidos sob controle.

Mas a estratégia de fleet management vai muito além de um simples método de redução de custos, o que já seria válido.

Há vários benefícios percebidos quando você passa a gerenciar sua frota de fato – e é sobre eles que vamos tratar neste conteúdo.

Boa leitura!

O que é fleet management?

Fleet management, em tradução para o português, significa gerenciamento de frota.

Trata-se de uma estratégia indispensável como parte da administração de empresas, ainda mais importante quando há veículos a serviço dela.

Em uma organização, da mesma forma que colaboradores precisam de um setor de Recursos Humanos, os carros demandam uma infraestrutura para monitorar, controlar e otimizar seu uso.

Claro que não se trata de comparar pessoas e máquinas – longe disso.

A questão é que não há negócio que apresente bons resultados sem gestão, concorda?

Pois o gerenciamento é o ponto central nesse caso.

Com a estratégia de fleet management, você se habilita a extrair o melhor dos veículos da sua empresa, sejam eles próprios, alugados ou terceirizados.

Por que fleet management é tão importante?

Um estudo conduzido pela C.J. Driscoll & Associates traz importantes conclusões sobre a relevância e o impacto da gestão de frotas.

Ele diz respeito a empresas norte-americanas, mas se alinha bem à nossa realidade.

No documento, se conclui que 79% das companhias que utilizam algum sistema de gestão o têm como fundamental para obter mais eficiência de seus veículos.

Outra constatação importante é que, para 66% delas, o investimento feito nesse tipo de sistema foi totalmente recuperado em curto prazo.

São números que não dão margem a dúvidas a respeito da importância do fleet management. 

Independentemente do contexto, os resultados são sempre positivos, desde que a solução encontrada seja alinhada aos objetivos, à estrutura e às necessidades da empresa.

Quais são os desafios enfrentados por quem trabalha com fleet management

Profissionais que lidam com a gestão de frotas são, geralmente, também vinculados à cadeia de suprimentos.

Há, ainda, aqueles que trabalham com veículos de transporte de passageiros, seja no meio público ou privado.

Em ambos os segmentos, o que não faltam são desafios diários para seus líderes.

Logo, a estratégia de fleet management é para profissionais preparados e capazes de dar conta dos diversos obstáculos às operações.

Veja, então, quais são os principais:

Fleet management ajuda a controlar custos

Controlar custos (fixos e variáveis)

Na condição de consumidores, todos nós conhecemos bem a relação custo-benefício ao adquirir bens e serviços.

Quando se trata de gerenciamento de frotas, obter o máximo de rendimento dos veículos a um custo mínimo deve ser objetivo de todo gestor.

Ou seja, ao alcançar a maior eficiência dos seus veículos, você garante operações mais baratas e alinhadas com serviços de qualidade.

Estima-se que, com as ferramentas e recursos adequados, seja possível reduzir em até ¼ ou mais os custos fixos e variáveis de uma frota.

Vamos recapitular, então, quais são eles:

Fixos

  • Comunicação e rastreamento – softwares, telefonia móvel e serviços de monitoramento 
  • Depreciação – processo em que o veículo perde valor de mercado de forma inevitável
  • Seguros – gastos ao contratar, renovar seguros e com franquia em possíveis sinistros
  • Mão de obra – com pagamento de salários e encargos trabalhistas
  • Impostos sobre a frota – como IPVA e seguro obrigatório DPVAT.

Variáveis

Zelar pela segurança

De forma indireta, a gestão de frotas também é útil para aumentar a segurança de pessoas, veículos e instalações. 

Isso porque um bom sistema de fleet management serve para acompanhar o estilo de condução de cada motorista, a partir de um recurso chamado telemetria.

Dessa forma, você adquire informações para promover treinamentos certeiros junto ao time.

Os profissionais podem ser educados no sentido de adotar melhores práticas de direção e, em consequência, passam a se expor menos a riscos de acidentes.

Outro aspecto da gestão de frotas que leva ao aumento na segurança é que, com suas ferramentas, a manutenção é sempre programada.

Veículos com seus sistemas em dia e componentes em bom estado são necessariamente mais seguros e favorecem a condução defensiva.

O mesmo se aplica ao risco de roubos que, é reduzido ao se valer de um rastreador veicular, recurso presente em sistemas de gestão de frotas e que ajuda a inibir a ação de criminosos.

Garantir veículos sempre disponíveis

Este é um benefício que se aplica até mesmo para empresas cuja atividade central não seja o transporte de cargas e de passageiros.

Afinal, ter veículos avariados ou sem reposição é sempre sinônimo de prejuízo.

Mas a importância cresce quando há uma frota a gerenciar.

Nunca é demais lembrar que um caminhão que deixa de levar uma carga ou um ônibus inoperante impactam as receitas do negócio.

Para fazer frente a esse desafio o único caminho seguro é o da manutenção programada que, por sua vez, faz parte das rotinas de gestão de frotas.

A contrapartida dos investimentos em manutenção é justamente o aumento da disponibilidade.

Imagine, por exemplo, que sua frota conta com 10 caminhões e que, todo mês, pelo menos três ficam fora de ação.

Provavelmente, com um sistema de gestão e mais controle, seria possível melhorar nesse quesito e, em consequência, aumentar as suas receitas enquanto diminui gastos.

Fleet management ajuda a aumentar a performance da frota

Aumentar a performance e o rendimento

Não basta apenas ter veículos disponíveis se eles não estão prontos para rodar no máximo de suas capacidades.

Esse é outro aspecto que pode melhorar quando se implementa o fleet management, já que a estratégia permite que a performance de carros, caminhões e ônibus seja monitorada.

Com o uso do rastreamento veicular, você pode detectar que um veículo qualquer está percorrendo uma rota que o leva a demorar mais para chegar.

Esse atraso até poderia ser percebido sem mecanismos de controle, mas faltariam dados essenciais para tomar decisões e chegar a uma solução.

Um exemplo disso é quando o recurso de roteirização permite identificar o caminho mais seguro, rápido e econômico a se percorrer, levando em conta índices de sinistros e condições do pavimento, entre outros fatores.

Portanto, um frota gerida é, necessariamente, uma frota em que o rendimento é superior.

Roteirizar com precisão

E por falar em roteirização, essa é uma ferramenta que faz frente a outros desafios da gestão de frotas.

Em um mercado altamente competitivo, não basta a entrega chegar ao cliente: é preciso ser rápido e preciso.

Será que seus veículos estão levando o mínimo de tempo para cumprir suas rotas?

Embora condições externas tenham influência, como o tráfego, a fiscalização e o clima, sempre se pode avaliar maneiras de “cortar caminho”.

Uma delas é implementar sistemas que permitam traçar rotas em tempo real e que sejam as mais rápidas possíveis naquele momento.

Veja, por exemplo, o caso da Mobly

Com dispositivos de rastreamento, a empresa alcançou resultados expressivos ao controlar com precisão milimétrica a duração das paradas em cada entrega.

Dessa forma, mudou totalmente os critérios para fazer roteirização, conseguindo aumentar sua capacidade de entrega e, em consequência, maximizar seus lucros.

Reduzir o consumo de combustível

Quando o percurso dos veículos é controlado e o estilo de condução dos motoristas é corrigido em regime permanente, o consumo de combustível tende a cair.

Já está provado que os custos com combustíveis estão entre os mais altos para gestores de frotas e, se não forem acompanhados de perto, podem facilmente sair do controle.

Mas como saber de forma precisa se um veículo está gastando aquilo que deveria gastar?

Ou, ainda, como tomar conhecimento dos custos dos combustíveis considerando a forma de dirigir dos motoristas?

As respostas para esse tipo de desafio podem ser encontradas quando a empresa cuida da gestão de frotas e coloca a estratégia de fleet management em prática, se valendo da tecnologia existente para isso.

Ter resultados sempre melhores

O objetivo de todo negócio é crescer, sem dúvidas.

No entanto, pode chegar um ponto em que a empresa parece trabalhar no limite de suas capacidades.

Sem estratégia e tecnologia, fica difícil investir na melhoria contínua e, de fato, alcançar resultados sempre superiores.

Essa não é uma questão de querer o que não se tem, mas de fazer com que a empresa jamais se acomode com o seu próprio sucesso.

Tal desafio só é superado quando o processo decisório é certeiro, direcionando recursos a qualificar o que é prioritário.

Será preciso modificar a frota? Buscar rotas alternativas? Treinar motoristas?

Seja qual for a necessidade de investimento, há muito mais assertividade na decisão com o fleet management.

A IoT transformou o fleet management

Como a IoT está transformando o fleet management

A Internet das Coisas, mais conhecida pelo acrônimo IoT, é, ao lado da transformação digital, talvez o mais importante dos conceitos tecnológicos em voga.

Na gestão de frotas, ela é mesmo uma “mão na roda”.

Isso porque, com a IoT, os veículos passaram a ser também geradores de dados e centrais transmissoras de informação em tempo real.

Em outras palavras: é como se cada carro, caminhão ou ônibus passasse a ser um dispositivo conectado à web.

Assim, se tornou possível geri-los em rede por meio da qualificação dos dados que geram.

Com IoT, a empresa pode implementar ainda outros conceitos, como Big Data, Machine Learning e BYOD (Bring Your Own Device) – com resultados muito melhores.

Quais as vantagens em usar um software para fleet management

Ainda em dúvidas se o fleet management é para você?

Tomando como referência nossa experiência com casos de sucesso ao implementar soluções para frotas de diversos tipos, listamos as principais vantagens que um sistema com essa finalidade traz.

Acompanhe!

Agendamento descomplicado

Nas empresas de transporte de cargas ou de passageiros, organizar a agenda e a expedição de mercadorias pode se tornar um verdadeiro gargalo de produção.

Na verdade, é nesse setor que se encontram alguns dos riscos que levam a sérios prejuízos, em função da má gestão de horários e da disponibilidade de veículos.

Quando se tem à disposição um software de gestão de frotas, o agendamento de viagens leva em conta todos os fatores indispensáveis para assegurar a presença de veículos e motoristas no dia e hora marcados.

Vale, inclusive, para orientar decisões caso algum veículo venha a sofrer um dano de última hora, tornando possível a sua substituição.

Riscos mitigados

O monitoramento de pessoas e veículos ajuda também a reduzir todos os riscos inerentes às operações de transporte.

Como destacamos antes, a estratégia de fleet management se baseia em dados coletados junto à frota.

Se os veículos da empresa estão transitando por rodovias precárias, a tecnologia envia informações que servem como alerta para mudanças de rota.

Se o problema é a alta de incidência de acidentes de trânsito ou mesmo de roubo de cargas por onde eles passam, da mesma forma.

Inteligência de negócios

Quanto mais informação sua empresa aprende a gerar e a processar, mais inteligente a gestão fica.

Esse é o princípio da BI, ou Business Intelligence, outro conceito bastante difundido com a transformação digital.

Clientes mais satisfeitos

Tomemos como exemplo uma empresa de transporte de cargas que conta com um sistema de gestão de frotas e outra que não conta.

Na primeira, as cargas sempre chegam ao destino no horário combinado (ou com antecedência) e em perfeito estado.

Já na segunda, os atrasos são recorrentes, os motoristas trabalham sob forte estresse e pressão e, por isso, as cargas são, por vezes, recebidas pelos clientes com alguma avaria.

Então, em qual cenário você gostaria que sua empresa atuasse? 

Pense nisso, afinal, cliente satisfeito deve ser o objetivo número 1 para qualquer empresa.

Quais são as características de um bom software de fleet management

Até aqui, parece não restar dúvidas sobre as vantagens que um bom software de fleet management oferece.

No entanto, como decidir por um a partir de suas características? O que ele precisa ter e o que não deve ter?

Confira as respostas a partir de agora.

Soluções integradas (tudo em um)

Um sistema de gerenciamento de frotas precisa ser o mais completo quanto possível.

Isso significa que ele deve reunir em apenas um software recursos que permitam coletar, armazenar e processar os dados por ele gerados.

Em outras palavras, é preciso que aquilo que os mecanismos de rastreamento de veículos e motoristas revelam se transforme em informação útil para a tomada de decisão na empresa.

De nada resolveria o monitoramento do estilo de condução se os dados extraídos não pudessem ser processados em seguida, certo?

Portanto, um bom software é sempre aquele que fornece soluções integradas para a gestão de frotas, independentemente do tamanho e do tipo de veículo que as compõem.

Tecnologia adequada

O monitoramento não seria tão útil se ele não servisse para ajudar na roteirização, por exemplo.

Dessa forma, procure avaliar se o software a ser adquirido conta com a tecnologia mais apropriada para o tipo de operação da sua empresa.

Sistemas GPS, no caso, são indicados para empresas que operam no âmbito interestadual.

Já o monitoramento por rádio pode ser mais efetivo para aquelas que operam apenas em centros urbanos. 

Ou, na dúvida, prefira um sistema que opere em ambas as frequências.

Atualizações e add-ons 

Por ser um recurso essencialmente tecnológico e hoje vinculado a conceitos como IoT, o monitoramento demanda mais atualizações do que nunca.

Isso vale especificamente para a parte de softwares e firmwares, já que a tecnologia de rastreamento por GPS ou rádio é basicamente a mesma há alguns anos.

Qualquer empresa pode instalar um rastreador veicular em seus caminhões, mas o que ela vai fazer com os dados gerados é a questão principal.

Assim sendo, quanto maior a frequência das atualizações disponibilizadas pelo software de gestão de frotas, mais à frente seu negócio estará.

Suporte e central de ajuda online

Não basta apenas comprar os direitos de uso de um software de gestão de frotas. 

Esse é um SaaS (Software as a Service) e, como tal, é um serviço recorrente.

Significa que, além do custo de implementação e aquisição, ele gera um custo em mensalidades.

Essas mensalidades, por sua vez, servem para manter toda uma rede de apoio e suporte indispensáveis.

Considere que, cedo ou tarde, dúvidas ou problemas técnicos podem surgir.

Nesses momentos, é preciso ter à disposição uma central de ajuda, de preferência online, capaz de sanar problemas ou, pelo menos, de encaminhar você para uma solução.

Seu software de fleet management precisa ser um verdadeiro parceiro de suas operações.

Conclusão

Neste texto, falamos sobre a estratégia de fleet management, ou gestão de frotas.

Com o apoio da tecnologia e seguindo as dicas que conferiu na leitura, você está preparado para qualificar os resultados e aumentar a eficiência das suas operações. 

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota em nosso blog

Rastreador veicular 1 - Fleet management: o que é, importância e principais desafios
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