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Que atenção você tem dado ao gerenciamento de frota?

Essa é uma estratégia que tem por objetivo assegurar veículos sempre disponíveis ou, se necessário, reduzir o impacto de eventuais baixas.

Na prática, compreende um conjunto de tarefas que só resultam em benefícios para a empresa, seus colaboradores e para o mercado.

Entre eles, a melhora nos indicadores de eficiência e produtividade, além da qualidade e atendimento aos prazos de entrega.

Neste texto, vamos falar mais sobre a importância da gestão de frotas, suas particularidades, desafios e soluções.

Você vai entender como a tecnologia pode ser uma grande aliada para reduzir custos e aumentar a lucratividade, qualificando a tomada de decisão na sua empresa.

Siga acompanhando para aprender tudo a respeito!

O que é gerenciamento de frota?

As rotinas de gerenciamento se relacionam com processos e métodos de controle específicos de um setor dentro de uma empresa. 

Enquanto a administração cuida de controlar os objetivos da organização em todos os seus aspectos, aos profissionais de gerenciamento cabe articular seu departamento e operações.

Sendo assim, o gerenciamento de frota é a subespecialidade da administração na qual a empresa que opera com veículos pode antecipar resultados e medi-los ao longo do tempo.

Em toda atividade produtiva, nada pior do que trabalhar na incerteza e sem uma base de conhecimento.

Por isso, sem gerenciamento, não há como controlar e, sem controle, os resultados oscilam.

É para reduzir essa instabilidade que os profissionais de gerenciamento de frotas se dedicam. 

Eles devem permanecer engajados com os objetivos da empresa, buscando assegurar os melhores resultados.

Importância do gerenciamento de frota para a logística 

No Brasil, não são poucos os obstáculos para se operar na cadeia de suprimentos.

Impostos, roubo de cargas e infraestrutura precária são alguns dos principais fatores que dificultam a vida das empresas que trabalham no transporte rodoviário.

Esse cenário evidencia a importância e necessidade de se dedicar ao gerenciamento de frota em operações logísticas.

É a estratégia que permite superar as deficiências estruturais externas e as próprias limitações da empresa.

Mas os motivos para investir na gestão de frotas não param por aí.

Como destacamos no início deste texto, ao controlar a frota, o gestor se aproxima de melhores indicadores de eficiência, produtividade e qualidade.

Também reduz custos, já que conta com subsídios para realizar manutenções programadas, definir rotas mais inteligentes e acompanhar o desempenho de veículos e seus motoristas nas vias.

Administração de frota: 5 principais desafios 

Não é apenas o contexto externo que leva gestores de frota a investir tempo e recursos no uso que se faz dos veículos e sua produtividade.

Junto aos desafios estruturais, existem os que nascem dentro da própria empresa. 

Eles podem ser ainda mais complexos de se lidar, especialmente quando não se conta com as ferramentas adequadas e o conhecimento necessário.

A seguir, falamos sobre cada um desses desafios, seus impactos e possíveis soluções para que uma frota renda o máximo que se espera dela.

1. Redução de custos

Um veículo, sozinho, já representa uma série de gastos, que vão do combustível à manutenção.

Imagine, então, quando falamos de uma frota.

Para reduzir seu impacto no orçamento, um bom começo é identificar a matriz de custos, com a divisão em fixos e variáveis. 

Veja no exemplo abaixo:

Custos fixos

Custos variáveis

Conhecer os custos da sua frota é fundamental para que a empresa tenha um controle financeiro rigoroso.

Assim, você ganha previsibilidade, se antecipando às despesas que estão por vir e, em consequência, aumentando a rentabilidade do negócio.

Tecnologia no gerenciamento de frota

2. Aumento de disponibilidade

Um segundo desafio enfrentado pela maioria dos gestores de frota é garantir a máxima disponibilidade dos veículos.

Nesse quesito, a matemática é bastante simples: menos um caminhão, carro, moto ou ônibus circulando é igual a prejuízo.

Em primeiro lugar, porque um veículo parado significa que a empresa vai gastar com manutenção não programada, que é sempre mais cara.

Além disso, um veículo que para por falha mecânica tende a ficar muito mais tempo sem rodar do que aqueles que recebem manutenção programada.

Dessa forma, a segunda maneira de se registrar prejuízo é com a perda de receitas que a sua paralisação força.

Assim sendo, ter veículos sempre prontos para a ação deve ser o objetivo de todo gestor de frotas.

3. Gestão da inovação

Empresa que não inova em seus métodos e processos tende a ficar para trás. 

No segmento de transportes, não é diferente.

Por isso, a gestão da inovação é outro aspecto da maior relevância e um desafio a ser encarado com seriedade.

É preciso considerar que toda novidade costuma ser recebida com ceticismo e alguma resistência.

Mas inovar, como se sabe, é indispensável para que a empresa se mantenha competitiva.

Logo, conciliar os interesses, vencer as resistências internas e garantir a implementação de soluções inovadoras é papel dos que se dedicam à gestão da inovação.

Isso não vem sem conscientização e difusão do conhecimento, promovendo encontros e treinamentos, por exemplo.

Só que esse é outro dos desafios do gerenciamento de frota, como veremos mais à frente.

4. Evitar multas

Segundo uma reportagem publicada no Portal do Trânsito, que cita dados da Organização das Nações Unidas (ONU), cerca de 3,7 mil pessoas morrem por dia nas estradas e rodovias mundo afora.

São números preocupantes e que só evidenciam que o comportamento dos motoristas pode melhorar.

Nesse sentido, além das mortes, a má condução dos veículos cria para as empresas de transporte um outro problema: o da incidência de multas.

Um profissional que recebe uma multa não só gera um custo com seu pagamento e interposição de recursos, como se arrisca a ter sua CNH suspensa ou cassada.

Se isso acontece, temos prejuízos sobrepostos, já que um motorista fora de ação obriga sua empresa a contratar alguém para o seu lugar. 

E pode ser ainda pior se não houver a possibilidade de repor a mão de obra perdida.

5. Treinamento de motoristas

Em relação às multas, elas abrem a oportunidade para tratar de um outro desafio nas empresas de transporte: o treinamento e a capacitação de colaboradores.

Afinal, um motorista bem treinado não só deixa de receber infrações, como pratica a direção defensiva e adota bons hábitos ao volante.

Dirigir com segurança e fazendo uso de técnicas adequadas é fundamental para diminuir também os custos com manutenção.

Ainda, ajuda muito a reduzir o consumo de combustíveis em frotas.

Esse controle dos hábitos de direção, por sua vez, demanda investimentos em rastreamento e monitoramento.

É desse tipo de tecnologia que a empresa tira as informações necessárias para avaliar se seus motoristas estão dirigindo da forma que se espera ou não.

O que é terceirização de frotas?

Também conhecida como outsourcing, a terceirização é um modelo de negócios já amplamente consolidado nos mais variados segmentos.

O de transporte de cargas e passageiros, nesse contexto, é um dos que mais aderiram à terceirização como forma de aumentar eficiência e reduzir custos.

Isso se aplica, inclusive, às empresas que tem no transporte sua atividade fim, já que a Lei nº 13.429/2017 mudou essa relação.

A alteração veio a atender o anseio de parte das empresas por mais agilidade em seus negócios.

Afinal, terceirização é, em essência, o repasse de atividades secundárias para uma ou mais empresas, que se encarregam de seu planejamento e execução.

Para o gerenciamento de frotas, terceirizar pode se mostrar uma boa alternativa.

Vamos entender o porquê?

Gerenciamento de frotas de carro

Terceirização de frota vale a pena?

Sobre os impactos do outsourcing no gerenciamento de frotas, vale destacar um estudo, de autoria de David Zini, pela Fundação Getulio Vargas (FGV).

De acordo com os profissionais que ele entrevistou para a pesquisa, aqueles que acreditam nos benefícios da terceirização enumeram as seguintes vantagens:

  • Maior flexibilidade
  • Melhor controle de custos e despesas
  • Ganhos financeiros
  • Variadas opções de qualidade no mercado.

Entre todas elas, vale analisar especialmente a última.

Ao terceirizar uma frota, é aberta uma possibilidade que, se fosse conduzida pela própria empresa, demandaria custos bastante elevados.

Estamos falando de renovar a frota com rapidez a um gasto mínimo.

Ou seja, ao terceirizar, é possível ter veículos novos à disposição instantaneamente e sem que seja preciso investir na sua aquisição.

Seja como for, não é porque a frota é terceirizada que isso exclui a necessidade de monitoramento e controle. 

Sua empresa pode adotar essa estratégia junto à parceira que cuida dos veículos, já que ela agrega outros benefícios inerentes ao gerenciamento de frota. 

Como fazer o gerenciamento de frota de caminhões

Veículos pesados pedem atenção redobrada quando se trata de aspectos como manutenção, controle de motoristas e de multas.

Por isso, o gerenciamento de uma frota de caminhões deve ser conduzido em regime permanente.

De forma resumida, a empresa que tem caminhões sob sua responsabilidade pode adotar medidas como as que relacionamos abaixo:

1. Manutenção programada

Para que veículos não venham a parar de operar em razão de alguma falha mecânica.

2. Planejamento de rotas 

A roteirização pode ter como objetivos encontrar a menor quilometragem ou o trajeto mais rápido, lembrando que existem diversas variáveis envolvidas. 

Um percurso maior e mais demorado pode interessar em razão da possibilidade de gastar menos combustível do que seria em alta velocidade.

Também, com o planejamento de rotas, é possível evitar vias em mau estado ou que apresentem índices de roubo de carga elevados.

3. Treinamento e capacitação 

Educar e conscientizar motoristas sai mais barato do que deixá-los à própria sorte e, assim, sujeitos a acidentes e avarias.

4. Monitoramento e rastreamento 

Dados não surgem do nada e não podem ser coletados sem utilizar as ferramentas certas.

É nesse sentido que investir em rastreamento de caminhões se revela uma iniciativa valiosa.

Gerenciamento de frota de caminhões

5. Controle de custos 

Definir a matriz de custos, como você já viu neste texto, é indispensável para o controle do fluxo de caixa, dentre outras finalidades.

6. Consumo de combustível 

A partir do monitoramento, pode-se controlar com muito mais precisão o consumo de combustíveis, sempre uma grande fonte de despesas.

Como fazer o gerenciamento de frota de ônibus

Ônibus também são veículos pesados, mas eles diferem dos caminhões por algumas peculiaridades.

A mais marcante delas é que sua função principal é transportar passageiros e não cargas.

Assim sendo, existem cuidados extras a serem tomados, além dos que se observam para as frotas de caminhões.

Vamos a eles:

1. Treinamento e formação de motoristas 

Diferentemente dos caminhoneiros, motoristas de ônibus têm mais contato com o público enquanto dirigem, fora os cuidados com a direção.

O treinamento a eles direcionado, portanto, precisa respeitar as características e desafios da atividade.

2. Manutenção programada 

Da mesma forma que se faz com a frota de caminhões, ônibus também pedem rotinas de manutenção preventiva, que se antecipam à ocorrência de problemas.

3. Use a tecnologia

Também é fundamental apostar em monitoramento, telemetria e outros recursos tecnológicos para ter melhores resultados.

Como melhorar a gestão de frotas: 5 dicas para aumentar eficiência

Cuidar da gestão de frotas envolve aspectos no nível do microgerenciamento, já que exige a capacidade de solucionar desafios para os quais nem sempre há um plano de ação.

Por outro lado, isso não significa que gestão é igual a improviso, muito pelo contrário. 

Na verdade, gerir equivale a exercer o controle em detalhes que não podem ser contemplados pelas estratégias e atividades de gerenciamento. 

Considerando esses aspectos, veja a seguir cinco dicas para ter uma gestão mais eficaz e de alta performance ao cuidar da sua frota de veículos.

1. Invista em monitoramento

O monitoramento não é apenas uma forma de se exercer a vigilância. 

O seu grande objetivo, na verdade, é ajudar gestores de frotas a decidir com maiores chances de acerto.

Isso porque, com tecnologias de rastreamento de veículos e cargas, a empresa passa a ter acesso a dados que, de outra forma, não seria possível.

É o que acontece quando ela controla o estilo de condução de seus motoristas.

Sem dispositivos acoplados aos comandos do veículo, seria muito mais difícil apurar se eles estão, de fato, conduzindo com responsabilidade e pelas rotas mais adequadas.

Às vezes, gestos sutis como uma simples troca de marcha no tempo errado pode influenciar o consumo de combustível e o desgaste de peças.

Para que a gestão tenha acesso a esse tipo de detalhe, é indispensável contar com recursos que permitam monitorar os hábitos de direção, rotas e o desempenho de veículos.

2. Transforme sua empresa digitalmente

O segmento de transportes pode ser conservador em alguns aspectos. 

O uso da tecnologia, por exemplo, se mostra um desafio nas empresas pouco amadurecidas digitalmente.

Nesse sentido, a maturidade digital é o parâmetro usado para saber se um negócio está mais ou menos pronto para adotar a tecnologia em suas atividades e processos.

Por outro lado, nada o impede de adotar a tecnologia em monitoramento desde já. 

A falta de maturidade digital pode ser um desafio, o que não significa que sua empresa não possa usar os recursos que só o rastreamento de frotas permite acessar.

Avalie com critério, converse com os líderes da sua empresa e decida com base no feedback deles e no que os números apontarem.

Sistema de gerenciamento de frota

3. Sistema de gerenciamento de frota 

Por tudo que você já viu até agora, fica difícil discordar que um sistema de gerenciamento de frota faça toda a diferença em seus resultados.

Esse tipo de solução, quando completa, tem tudo o que sua organização precisa para contar com seus veículos sempre nas melhores condições.

Para os motoristas, significa maior controle das operações de campo, com análises do modo de condução, controle de multas e jornadas de trabalho.

Em relação aos veículos, você ganha uma visão ampla sobre as suas respectivas performances em tempo real: trajetos, paradas, consumo de combustível e manutenção.

E, para os seus clientes, você terá mais visibilidade e transparência para informar com precisão quando a equipe e as entregas vão chegar.

4. Fique de olho nos pneus

Junto aos combustíveis, o consumo de pneus é uma das maiores fontes de gastos para frotas de todos os tipos.

Por isso, uma gestão de frotas ativa está sempre atenta à questões como profundidade dos sulcos, nível de ruído, alinhamento e balanceamento.

5. Meça sempre o consumo de combustível

Finalmente, o consumo de combustíveis precisa ser monitorado, já que, como alertamos, esse é um dos maiores gargalos financeiros em empresas de transportes.

Em algumas frotas, a fatia dos gastos apenas com combustíveis pode chegar a 30%.

É como se, a cada R$ 1.000,00 que sua empresa gastasse com a frota, R$ 300,00 fossem destinados só para abastecer seus veículos.

Um valor que não pode sair do seu radar, concorda? 

Conclusão

O gerenciamento de frota não nasce de um dia para o outro mas, com algumas das medidas que conhecemos neste texto, é possível implementá-lo até com certa rapidez, sem deixar de lado a qualidade e eficiência.

Não existem resultados imediatos, mas sempre há algo que pode ser feito para já, não é mesmo?

Tendo as ferramentas certas e profissionais com o conhecimento necessário, o processo de uso das soluções apresentadas será sempre seguro.

Em consequência, os bons resultados serão questão de tempo.

Afinal, a tecnologia existe para ajudar o gestor de frotas em seus desafios diários.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota em nosso blog.

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