Planilha de controle de serviços diários: saiba como fazer

Negócio nenhum funciona se não tiver um bocado de organização – e é por isso que muitos empresários utilizam planilhas de controle de serviços diários. 

É uma estratégia muito simples, que permite a todos saberem como está o andamento do negócio e o que precisa ser feito, bem como as melhorias e pendências que devem ser resolvidas. 

Adotá-la pode envolver algum trabalho para as empresas, de maneira que estamos aqui para ajudar! 

Neste texto, você vai entender como fazer uma planilha de controle de serviços diários. 

Também vai descobrir como envolver sua equipe da melhor forma possível para inserir as informações e quais são as principais vantagens de fazer esse tipo de controle. 

Esperamos que, ao final dessa leitura, você já esteja com uma planilha pronta para resolver a maior parte dos problemas do seu dia a dia. Vamos lá? 

O que é uma planilha de controle de serviços diários? 

Muitos negócios, tradicionalmente, utilizavam o bom e velho caderninho para registrar transações – afinal, caneta e papel são recursos simples e que estão à disposição de todos. 

Porém, cada vez mais é necessário que as informações estejam disponíveis para todos, atualizadas e sem risco de serem perdidas com o tempo. 

Cada vez mais negócios também utilizam serviços digitais para vender, atender ou responder seus clientes, de maneira que digitalizar as operações é um passo importante. 

Uma planilha simples, feita com um programa como Excel ou Google Sheets, pode ser uma ótima forma de modernizar sua operação e deixá-la acessível e mais eficiente. 

Como fazer uma planilha de controle de serviços?

Fazer uma planilha de controle de serviços é uma tarefa simples, mas que envolve alguns passos importantes. 

Por isso, preste atenção nas etapas a seguir para não se perder! 

01. Escolha um programa de planilhas

Você até pode fazer uma planilha de papel, mas já falamos no tópico anterior que uma planilha digital hoje é algo muito importante para qualquer empresa. 

Existem diversas alternativas que os empresários podem utilizar para fazer suas planilhas de controle de serviços diários. 

A mais conhecida delas é o Excel, programa da Microsoft que se tornou um sinônimo de planilhas ao longo do tempo. 

Por ser pago, ele no entanto não deve ser a única opção dos empresários; outra alternativa bem popular é o Google Sheets, que deve ser usado em um navegador e com uma conta Google. 

Além disso, há versões de código aberto do Excel que são gratuitas, como é o caso do Libre Office e do Open365. 

Independentemente da versão que você escolher, todas tem um funcionamento muito parecido, com a inserção de informações estruturadas em linhas e colunas. 

02. Selecione as colunas que a planilha deve ter

Uma boa planilha, simples, se divide entre linhas e colunas – bons exemplos de como isso funciona estão aqui. 

Nas linhas, você deve incluir cada novo serviço que chegar para a empresa! 

Já nas colunas, você deve incluir as informações necessárias para identificar não só o serviço e o cliente, mas também o andamento do trabalho e o que precisa ser realizado. 

Cada operação é diferente, de maneira que você precisa refletir sobre o que a sua planilha deve ou não ter. 

No entanto, vamos listar aqui algumas informações que acreditamos que qualquer planilha de controle de serviços diários precisa ter: 

• Ordem de serviço: número que identifica o pedido ou projeto;
• Cliente: nome de quem pediu o serviço;
• Técnico: nome do profissional que está realizando o serviço;
• Descrição do trabalho: explica as necessidades do cliente e o que deve ser feito;
• Data de abertura: quando o serviço foi solicitado;
• Data de serviço: quando o serviço foi ou será realizado;
• Tempo: tempo previsto para a realização do serviço e horário combinado com cliente;
• Preço: valor combinado para a execução do serviço;
• Descontos: deve listar se há algum desconto, seja por promoção ou fidelização do cliente; 
• Status: qual o andamento daquele pedido;
• Observações: campo aberto para inserção de detalhes. 

Preste atenção para ver se a planilha contém todas as informações que você precisa; uma empresa de manutenção, por exemplo, pode incluir os materiais necessários para cada serviço. 

Além disso, também é possível adicionar outros campos, como “data da próxima manutenção”, em caso de itens com revisão periódica – é uma ótima forma de atrair clientes para serviços no futuro, por exemplo.

03. Use e atualize a planilha

Uma planilha bem feita não adianta de nada se ela não for utilizada pelas pessoas! 

Por isso, depois de fazer a planilha, você deve distribuí-la a quem precisa saber dos detalhes – um técnico que precisa programar visitas, por exemplo, deve saber quais trabalhos vai realizar naquele dia. 

Se as pessoas ao seu redor não conseguirem entender a planilha, talvez seja necessário atualizá-la ou mudá-la. 

Não se esqueça também de criar formas para que as pessoas façam sugestões para as mudanças.

Para isso, pode valer tanto uma reunião quanto abrir a planilha para comentários, no caso daquelas que estão hospedadas na nuvem (isto é, salvas na internet, e não só um arquivo no seu computador ou celular). 

Sistemas mais modernos de planilhas, como é o caso do Google Sheets e do Excel (se você tiver uma conta online!), permitem que uma mesma planilha seja compartilhada com várias pessoas e alterada em tempo real. 

Assim, é possível que todos na empresa estejam vendo e atualizando dados em tempo real, permitindo uma operação eficiente e com número reduzido de falhas, além de uma comunicação mais simples. 

Quais são as vantagens de ter uma planilha de controle de serviços diários? 

Ao longo deste texto, já falamos um pouco sobre a importância de se ter uma planilha de controle de serviços diários. 

Agora, vamos falar sobre as principais vantagens que empresas organizadas dessa forma podem ter em suas operações. 

Você já deve imaginar quais são elas, mas segue aqui uma lista para ajudar a te convencer a adotar essa forma de organização – se é que você já não fez isso: 

• Maior eficiência nos serviços;
• Descentralização da tomada de decisão;
• Gerência e comando com mais tempo livre para planejar o negócio; 
• Redução dos erros;
• Aumento da qualidade do serviço; 
• Mais velocidade para prestar e agendar serviços;
• Maior controle das informações para atender os clientes; 
• Centralização das informações; 
• Organização das informações para o futuro.

Além disso, podem acontecer vantagens indiretas para quem organiza seus serviços em planilhas de controle – como a redução dos custos e a maior competitividade no mercado. 

Parecem motivos ótimos para começar a trabalhar nisso desde já, não? Então mãos à obra. 

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Dúvidas sobre controle de serviços