Trabalhar com transporte de mercadorias não é fácil. Da coleta das mercadorias no depósito até a entrega no destino final, os desafios enfrentados por uma transportadora são inúmeros, como condições precárias das estradas que colocam em risco a segurança do motorista e das mercadorias transportadas, a possibilidade de ter a carga roubada e o alto custo dos combustíveis e da manutenção da frota, o que pode encarecer o serviço. Uma empresa responsável não pode descuidar das cargas que transporta nem por um segundo. Por isso, é imprescindível fazer uma boa gestão de entregas

O que é gestão de entregas?

Em logística, chamamos esse cuidado todo de gestão de entrega. O objetivo da gestão de entrega é monitorar a carga em tempo real, desde que o caminhão saiu da garagem até o cliente receber a mercadoria encomendada. A gestão de entrega envolve diversos processos, como monitorar em tempo real os veículos de carga e estudar soluções para reduzir os custos e aumentar a produtividade da frota. 

Para ajudar na tarefa de gerir corretamente as entregas, há diversos softwares disponíveis que permitem acompanhar tudo passo a passo. 

Se a gestão de entrega é feita em tempo real fica mais fácil contornar e evitar imprevistos, tomar decisões rapidamente e garantir a segurança da carga e dos colaboradores, resultando em uma operação mais ágil e eficiente. Se houver algum gargalo no processo, seja operacional ou financeiro, ele será identificado e mais facilmente corrigido.

A gestão de entregas é boa para todo mundo: para a transportadora, para os clientes e também para os motoristas. Os softwares de gestão de entregas possuem aplicativos que funcionam em smartphones e tablets, permitindo a comunicação constante entre condutor, transportadora e cliente. Se houver algum imprevisto no caminho, como um assalto ou uma mudança inesperada de rota, o motorista consegue avisar a chefia imediatamente e assim, juntos, podem tomar as melhores decisões. 

Já a transportadora, ao monitorar o caminhão em tempo real, pode repassar informações ao cliente, garantindo que tudo está correndo conforme o combinado. E mais: no caso de algum imprevisto, como possíveis atrasos, dá para renegociar os prazos ou alterar o que foi acertado e, assim, evitar que o cliente perca a confiança ou queira cancelar o serviço contratado.

Quais as principais vantagens da gestão de entrega?

Exatidão das informações

Reunir todas as informações precisas sobre o status das entregas para dar previsões confiáveis aos clientes é um dos desafios da boa logística. Um dos principais objetivos da gestão de entrega é justamente coletar todas as informações e atualizá-las em tempo real, de modo que os gestores e os clientes tenham sempre dados confiáveis e corretos para tomar as decisões mais acertadas. 

A gestão de entrega em tempo real garante informações não apenas sobre a localização da carga, mas também sobre o número de paradas que o caminhão fez, a quantidade de horas que o motorista está no volante, quanto combustível está sendo gasto, se a rota combinada está sendo seguida, etc. Assim, é possível identificar os problemas quase imediatamente e resolvê-los com assertividade e rapidez.

Redução de custos

As informações disponibilizadas pelas plataformas de gestão em tempo real ajudam a identificar possíveis desperdícios de recursos, como combustível ou até mesmo tempo. Se houver devolução de mercadoria ou se o cliente reclamar, essas informações permitem entender o que deu errado, se é possível corrigir o erro ou até se as reclamações do cliente são válidas ou não. 

Agilidade na área de coleta

A demora na liberação dos veículos de carga é uma das principais razões de atrasos de entrega ou de coleta de mercadoria e, consequentemente, de clientes furiosos. Se a gestão de entrega é feita em tempo real, o motorista está sempre em contato direto com os operadores de logística, o que ajuda a ter uma noção melhor das rotas e do tempo de deslocamento e, assim, agendar as próximas coletas de modo que ninguém fique esperando e perca tempo.

On-time nas entregas

A gestão em tempo real torna mais ágeis não só as coletas de mercadoria, mas também as entregas. As informações em tempo real e o contato com os motoristas possibilitam garantir aos clientes que a carga será entregue no prazo combinado. Se houver algum imprevisto ou possibilidade de atraso, há dados suficientes para pensar em soluções que evitem descumprir o combinado.

Segurança

Saber a localização exata do veículo a todo o momento e se comunicar instantaneamente com o motorista é muito importante caso ocorra algum imprevisto na estrada que coloque o condutor ou a carga em risco. Informação e comunicação ajudam a tomar decisões acertadas e rápidas. Se a localização do veículo em tempo real é conhecida, também é possível saber imediatamente se houve algum desvio de rota, o que pode ser um indício de que o caminhão foi roubado.

Melhores práticas de gestão de entregas

Planejamento das atividades

Um dos principais objetivos da logística é a eficiência econômica e operacional, certo? Não é possível cumprir esse objetivo sem um planejar atentamente todos os processos envolvidos na entrega da mercadoria, da coleta ao destino final. Para fazer uma boa gestão de entregas, é importante planejar bem as rotas que o caminhão vai percorrer. A roteirização – ou seja, o planejamento das rodas – tem inúmeras vantagens, como a escolha de estradas mais seguras e em melhores condições. Trafegar por pelas pode ajudar a economizar tempo e dinheiro com combustível e com a manutenção da frota.

Monitoramento 

Monitorar os processos é acompanhá-los do início ao fim para permite identificar os problemas antes que eles fiquem grandes demais e ameacem comprometer toda a operação. Por exemplo: por meio de softwares e aplicativos de rastreamento, é possível prever atrasos nas entregas e, assim, avisar e renegociar os prazos com os clientes antes que eles se irritem muito. Se o monitoramento acusar que um problema se repete com frequência, é importante repensar o processo.

Controle da jornada de trabalho

A jornada de trabalho dos motoristas é regulamentada por lei. Quem trabalha dirigindo não pode passar mais de 12 horas atrás do volante (dependendo da convenção coletiva) e só pode voltar ao batente depois de, no mínimo, oito horas de descanso. Os motoristas também têm direito a 30 minutos de descanso a cada quatro horas trabalhadas. É importantíssimo fazer todas as paradas de descanso exigidas pela lei e não abusar das horas extras. O cansaço atrapalha na hora de dirigir e pode colocar em risco não só a carga, mas também a vida do motorista. O controle de jornada do motorista é obrigatório e é responsabilidade do empregador. 

Uma boa gestão de entrega leva em conta o controle de jornada do motorista. Esse controle permite calcular corretamente os prazos de entrega, montar escalas de trabalho adequadas e garante a segurança da carga e do trabalhador.  

Análise da produtividade

Uma definição possível de eficiência – o objetivo principal dos profissionais de logística – é atingir os melhores resultados gastando o menos possível. Para vencer esse desafio, de fazer mais com menos, é importante ficar de olho na produtividade: será que dava para fazer mais com menos? Ou o dinheiro anda escorrendo por algum ralo aí?

Uma gestão de entregas bem feita é importante porque permite identificar todo aqueles problemas que diminuem a produtividade. E também possibilita verificar o desempenho tanto da frota quanto dos colaboradores. Com base nessas informações, é possível traçar estratégias capazes de elevar a produtividade, ou seja, alcançar mais gastando menos.

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