Contrato de manutenção: saiba como fazer o seu passo a passo

O contrato de manutenção é uma forma de garantir a realização de uma assistência ao cliente, seja de maneira formal ou informal.

Além de evitar dor de cabeça durante a execução dos serviços, contratos de manutenção também ajudam a saber a quem recorrer quando um imprevisto acontece.

Contratos de manutenção podem ser feitos quando um item precisa de conserto e também para organizar manutenções preventivas, seguindo a máxima de que é melhor prevenir que remediar.

Neste texto, vamos falar sobre como os contratos de manutenção funcionam, como eles podem ser feitos e até mesmo o que sua empresa pode fazer para oferecê-los a seus clientes.

Também vamos dar dicas para quem precisa acompanhar a gestão de vários contratos de manutenção ao mesmo tempo. Vamos lá?

O que é um contrato de manutenção?

Um contrato de manutenção, como o nome diz, é um documento que estabelece as relações, os deveres, direitos, prazos e valores de pagamento entre um cliente e alguém que vai prestar um serviço de manutenção.

Esse serviço de manutenção pode ser feito tanto em uma máquina, equipamento, veículo ou em um imóvel – e pode ser executado por uma empresa ou por um profissional liberal.

Fazer um contrato de manutenção é importante porque delimita bem o que está sendo feito naquela manutenção, bem como os direitos dos clientes caso algo quebre antes do esperado.

Como veremos a seguir, existem diversos tipos de contratos de manutenção – que podem variar, inclusive, se aquela manutenção é corretiva, preventiva ou preditiva.

Por que fazer um contrato de manutenção?

Assim como outros tipos de contrato, a principal vantagem de um contrato de manutenção é a de formalizar os detalhes da prestação de serviços entre empresa e cliente, oferecendo segurança para as duas partes.

O contrato, por exemplo, ajuda a evitar discussões desnecessárias sobre diversos temas – incluindo o valor combinado para a prestação de serviços.

É muito comum, em serviços de manutenção, que cliente e prestador de serviços tentem mudar o valor de acordo com algum imprevisto ou vantagem que apareceu na obra, mas o contrato evita esse tipo de atrito.

Além disso, o contrato também ajuda para que os serviços sejam prestados dentro de um prazo correto e o pagamento, idem.

O contrato também ajuda a limitar a quantidade de serviços prestados e, de quebra, também é uma amostra de credibilidade: afinal, uma empresa que assina um contrato costuma ter maior nível de responsabilidade com suas atividades.

Um bom contrato de manutenção detalha bem as obrigações da empresa que vai prestar o serviço, incluindo prazos e cronogramas.

Quais são os tipos de contrato de manutenção?

Normalmente, existem dois tipos de contratos de manutenção entre empresas/prestadores de serviços e clientes.

Um é o contrato por um período determinado, no qual a empresa fica responsável por cuidar de qualquer manutenção ao longo de um mês, ano, biênio ou quinquênio.

Outro é o contrato por uma demanda específica – como a quebra de um equipamento, a reforma de um item ou a troca de uma peça determinada.

Normalmente, o contrato por períodos é feito por quem utiliza bastante as manutenções preventivas, regulares.

Além das informações específicas, o contrato por período costuma ter um plano de manutenção preventiva, com cronograma de ações já definido.

Já o contrato de demanda específica costuma ocorrer com manutenções corretivas, quando o equipamento, máquina ou veículo já está quebrado.

Assim, o valor pago não é baseado em um período específico, mas sim por serviços.

Há ainda quem opte por um contrato misto, com modelo que lembra o de um seguro, no qual uma empresa se propõe a fazer manutenções corretivas ao longo de um determinado período.

Soa como uma pequena aposta: se poucos equipamentos quebrarem, o cliente poderá estar pagando a mais para não consertar nada.

Porém, caso muitos equipamentos quebrem, o custo é compensado – além da redução de dor de cabeça e imprevistos.

Como fazer um contrato de manutenção?

Antes de começar a fazer seu contrato de manutenção, vale uma dica: embora você possa fazer seu contrato sozinho, pode ser bom contar com a revisão de uma assessoria jurídica.

Assim, você tem certeza de que o contrato está dentro do que as leis estabelecem para a prestação de serviços, com as cláusulas na regra.

Afinal, caso seu contrato esteja fora da lei, se houver alguma irregularidade e for preciso ir à Justiça, talvez você tenha problemas.

Além disso, vale a pena pensar em fazer um modelo de contrato geral, completando informações segundo as necessidades e especificidades de cada cliente.

Cada contrato varia, afinal, cada serviço é diferente, mas o time da Cobli elaborou um modelo de contrato de prestação de serviços para te ajudar.

De forma geral, os contratos são divididos em várias partes. Vamos falar sobre elas?

Identificação das partes

Nessa parte do contrato, ficam definidos quem são os clientes e quem vai realizar o serviço – normalmente, chamados de contratantes e contratados.

Aqui, explica-se a relação entre as duas partes, incluindo uma série de informações importantes:

  • Nome do contratante e do contratado;
  • CPF e RG do contratante (se for Pessoa Física);
  • CNPJ do contratante (se for Pessoa Jurídica);
  • CNPJ do contratado (se for Pessoa Jurídica);
  • Endereço de ambas as partes;
  • Registro do representante legal da prestadora de serviço.

Identificação do objeto

Vamos te explicar o juridiquês: objeto é nada mais, nada menos, que os serviços prestados pela empresa.

O objeto não precisa ser extenso: pode se dizer, por exemplo, que os serviços prestados serão “serviços de manutenção preditiva, preventiva e corretiva”, ou ainda, “manutenção corretivas”.

Serviços

Nesta parte é preciso descrever com detalhes os serviços que serão prestados ao contratante.

Se os serviços forem muito complexos, pode-se anexar um outro documento para que o contrato não fique extenso.

Mas o recomendável é que os serviços fiquem listados também no contrato.

Aqui, vale a pena pensar se os serviços são apenas de manutenção ou compreendem também limpeza, lubrificação, ajuste de peças, reposição de materiais, por exemplo.

Além disso, haverá também a emissão de relatórios? Haverá suporte via telefone? Qual será o prazo de atendimento após o cliente abrir um chamado?

Essas perguntas também devem ser respondidas na parte de serviços do contrato – quanto mais detalhes, melhor, assim os limites da relação entre cliente e empresa ficam bem resolvidos.

Um contrato de manutenção ajuda a definir os detalhes da relação entre cliente e prestador de serviço, deixando tudo às claras e evitando atritos.

Cláusulas de obrigações

Aqui, vão ficar definidas as responsabilidades de clientes e de contratados para a execução dos serviços.

Normalmente, os clientes se comprometem a pagar corretamente os serviços e oferecer condições mínimas de trabalho para a equipe.

Já a empresa de prestação de serviços costuma declarar que vai efetuar as manutenções específicas e dentro do prazo, utilizando mão de obra qualificada.

Dependendo da necessidade, nessa parte também ficam estabelecidos acordos de exclusividade (isto é, não se pode trabalhar para um concorrente/rival) e termos de confidencialidade entre as partes.

Pagamento

Aqui, ficarão definidas as informações sobre o pagamento pelos serviços prestados.

Mais do que só o valor definido, ficam definidas também a frequência (mensal, trimestral, etc), a quantidade de parcelas, a forma de pagamento e se haverá multas e encargos por atrasos.

Rescisão

Ninguém deseja que um contrato chegue ao final antes do período esperado, mas é preciso definir as regras caso isso aconteça.

A parte de rescisão serve justamente para isso: determina o que vai acontecer caso alguém decida encerrar o contrato de manutenção ou caso uma das partes não cumpra suas obrigações.

Assim, normalmente estipula-se uma multa a ser paga pela quebra de contrato.

Além disso, também é comum que define-se um período de aviso prévio (em média, de 30 dias) para a finalização do vínculo, caso o serviço seja periódico.

Prazo

Não obrigatória, a parte de prazo costuma ser definida apenas para contratos periódicos, não precisando existir quando o serviço prestado será único.

O prazo pode ser trimestral, semestral ou anual, por exemplo – e se for um contrato de manutenções preventivas, pode ser bom inserir em anexo um cronograma de atividades.

Foro

Lá vem o juridiquês de novo, mas calma: caso exista algum problema no contrato e uma disputa judicial seja necessária entre as duas partes, é preciso definir um lugar para isso se resolver.

O nome técnico para a definição desse local é “foro”, isto é, o local de um órgão da Justiça que vai sediar essa disputa entre contratante e contratado.

Normalmente, a definição do foro é feita de comum acordo entre as partes.

Assinaturas

Se todos estiverem de acordo com as regras, é preciso ainda assinar o contrato – são as assinaturas que atestam que as duas partes confirmam o que está estabelecido ali.

Nem sempre é necessário, mas também pode ser necessário ter a assinatura de duas testemunhas.

Como oferecer um contrato de manutenção?

Oferecer um contrato de manutenção pode ser algo que deixa muita gente com dúvidas, mas é mais simples do que parece.

Para quem já tem clientes ocasionais, estabelecer um contato mais próximo pode ser uma boa ideia.

É fácil: em vez de aparecer apenas quando algo dá errado, você pode sugerir, ao final de um serviço bem feito, que o cliente tope um contrato de manutenção preventiva.

Além disso, vale também a boa e velha indicação: quem faz serviços bem feitos acaba sendo recomendado.

Para isso, talvez valha a pena investir em marketing – do cartão de visita com telefone às redes sociais, com um perfil explicando os serviços e sem esquecer dos contatos!

Como acompanhar os contratos de manutenção?

Se você já tem vários contratos ativos, por outro lado, deve estar se preocupando em como controlar todos esses documentos.

Uma boa forma de fazer isso é utilizar softwares de gestão para listar todos os seus clientes, como um CRM (Customer Relationship Manager).

Por ele, é possível detalhar os contatos com o cliente, as regras do contrato e também se os pagamentos foram feitos ou não.

Além disso, é claro, vale a pena algumas dicas clássicas: trabalhar direito, seguir prazos e manter o nível de qualidade dos serviços.

Também é importante prestar atenção no fluxo de caixa: saber se os clientes estão pagando no prazo e se preparar financeiramente para a perda de um cliente ou para a inadimplência.

Esperamos que agora você saiba como lidar com contratos de manutenção – e reforçamos aqui que a Cobli tem um modelo para te ajudar a fazer o seu!

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