Como fazer um controle de despesas eficaz em sua empresa

A saúde financeira de uma companhia depende de um controle de despesas bem realizado, por isso, vale a pena conhecer todos os elementos envolvidos neste processo.

Independente do porte de uma empresa, ter um controle de despesas eficiente é essencial para que o desempenho financeiro seja mantido em um patamar desejado e, mais importante, saudável.

Gastos com fornecedores, com a operação e administração do negócio, viagens da equipe, tudo deve ser incluído no controle de despesas para que se possa ter um panorama real do fluxo de caixa dentro da organização.

Quem cuida de perto da saúde financeira de sua organização consegue encontrar estratégias capazes de economizar um valor substancial em diversas áreas sem prejudicar o desempenho do time ou afetar a área operacional.

De acordo com dados do Ministério da Economia, em 2021 mais de 1,4 milhão de negócios formais faliram no Brasil. Entre as principais causas desse triste índice está a falta de gestão financeira, segundo especialistas do segmento.

Você sabe como se faz o controle de uma empresa? Ou deseja aprimorar seu conhecimento e aplicá-lo para melhorar o fluxo de sua companhia? Então, siga com a leitura e acompanhe as dicas que preparamos abaixo.

Como controlar as despesas de uma empresa?

O controle de despesas de uma empresa realiza uma gestão integrada de todos os custos, gastos e investimentos do negócio.

Nele, devem ser incluídas todas as despesas que mantém o funcionamento da organização, destino dos investimentos e também seus recursos.

Quando este relatório de despesas é bem realizado, os gestores conseguem visualizar com transparência quais são os gastos e onde eles acontecem.

Dessa forma, é possível estabelecer mais facilmente quais ações devem ser tomadas para corrigir, por exemplo, custos elevados demais ou que não fazem tanto sentido para o negócio.

O controle de despesas ajuda a definir as metas e planos de uma empresa.

Mas quem controla os gastos de uma empresa? Bom, tudo vai depender do tamanho da companhia.

É necessário que exista ao menos um gestor financeiro que vai administrar a movimentação de caixa diariamente e repassar as informações e análises para os diretores ou gestores das demais áreas.

Já em uma empresa de médio ou grande porte, será preciso contar com uma equipe de analistas que vão realizar o fluxo de caixa em cada uma de suas vertentes, como contas a pagar, contas a receber, despesas, investimentos, etc.

De maneira geral, o controle de despesas deve levar em conta três elementos:

  • Fluxo de caixa: apresenta a diferença entre entrada e saída de dinheiro dentro da empresa em um determinado período;
  • Lucro bruto: o lucro é um indicador que revela o êxito do negócio e fornece dados que revelam se é preciso diminuir custos ou rever o valor de venda do produto ou serviço;
  • Receita operacional: demonstra como está a saúde financeira da empresa e seu número é obtido pela subtração das despesas operacionais pelo lucro bruto.

A seguir, veja dicas de como realizar o controle de despesas em sua companhia e acesse ainda planilhas gratuitas que vão te ajudar nesta demanda.

Como fazer um controle de gastos da minha empresa?

Em um mercado altamente competitivo, a empresa que consegue controlar seus gastos e fazer uma gestão eficiente certamente se destaca e é capaz de manter sua produção e lucratividade em bons patamares.

Para auxiliar neste processo, confira abaixo quais os elementos essenciais para fazer um controle de despesas eficiente.

Planejamento financeiro

O passo inicial é criar um planejamento financeiro com toda a diretoria da empresa para que se tenha uma visão ampla dos caminhos que serão seguidos nos próximos meses.

Este planejamento deve trazer dados, métricas e objetivos para o futuro, assim como o controle de despesas ao longo deste período.

Categorização de despesas e gastos

É hora de colocar a mão na massa, colocando em prática o controle de gastos e despesas. Para isso, crie uma planilha que vai categorizar em detalhes cada movimentação. Insira data, tipo de despesa, quem gastou e valores. Essa categorização contribui para a análise das despesas geradas por cada área.

Criação de fluxo de controle

Tão importante quanto a criação de um sistema de controle financeiro é saber quem vai alimentar esta planilha.

Por isso, é essencial determinar um fluxo viável, que vai estipular o responsável por inserir os dados, a frequência com que isso será feito (diariamente, a cada 2 dias, semanalmente) e quais os períodos em que o gestor vai analisar as informações provenientes desta planilha.

Tecnologia para gestão financeira

Há diversos softwares no mercado que trazem soluções completas para o controle de despesas de uma empresa.

Um controle de despesas diminui riscos de baixa lucratividade e até mesmo falência.

Além de facilitar o trabalho de quem desempenha a função operacional de inserir os gastos e despesas, este tipo de tecnologia consegue compilar os dados e oferecer análises diferenciadas sobre cada setor da companhia.

Análise de relatórios

De nada adianta ter um controle eficaz e minucioso se os gestores e a direção da empresa não investem tempo para analisar constantemente os dados provenientes destas planilhas.

Os relatórios de despesas são capazes de oferecer informações estratégicas de como anda o negócio para que, assim, sejam tomadas decisões inteligentes que visam reduzir custos desnecessários e aumentar a lucratividade.

Como fazer uma planilha para controle de pagamentos?

Entre as despesas que precisam ser acompanhadas de perto estão os pagamentos, que vão desde aluguel, energia, impostos, materiais de escritórios até fornecedores, matéria-prima, serviços terceirizados, entre outros.

É essencial monitorar de perto todos os pagamentos da empresa, que acontecem, muitas vezes, diariamente.

Para ajudar com este controle, a Cobli disponibiliza uma planilha de contas a pagar que é muito funcional e fácil de ser alimentada.

Planilha de custos e despesas para empresa grátis

Você já viu que existem diversos softwares que ajudam no controle de despesas de uma companhia, porém não é necessário investir um grande valor para realizar este processo tão importante.

Isso porque é possível ter acesso a planilhas de custos e despesas gratuitamente. E claro que a Cobli também é parceira das empresas neste sentido e fornece uma planilha DRE (Demonstração de Resultado de Exercícios) para download.

Nela, são resumidas todas as operações financeiras da companhia, como receitas, deduções de impostos e, claro, o controle de despesas e custos. Clique aqui para acessar a planilha de forma gratuita.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.

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