controle-viagem-motorista-frota

Saiba tudo sobre como fazer o controle de viagem de motorista

O dia a dia de uma empresa de transportes é marcado por vários desafios e demandas, e realizar o controle de viagem de motorista é um deles. Aliás, este é um dos pontos fundamentais na gestão de frota.

Muito mais do que um simples indicador de custos, um controle de viagem de motorista eficaz pode contribuir para a previsão de despesas, ajustes de produtividade e desempenho, além de influenciar diretamente na saúde financeira da companhia.

Com o crescimento do setor rodoviário, que, somente no primeiro trimestre de 2022, aumentou cerca de 37% em relação ao ano passado, é fundamental desenvolver medidas efetivas para gerir a frota de caminhões.

Quer saber como fazer um diário de bordo para motorista? Preparamos um guia completo que vai te ajudar a montar um controle de viagem prático e com todos os elementos necessários para monitorar de perto o trabalho dos colaboradores. Confira a seguir.

Como fazer o controle de viagem de motoristas?

Em uma empresa de transportes em que são realizados fretes para diversos lugares do Brasil, traçar uma estratégia de gestão que analise rotas, despesas e lucratividade é essencial para reduzir gastos e até mesmo manter um bom relacionamento com os motoristas.

Muitas vezes, trabalhos que parecem render um bom montante para a companhia, quando são colocados em perspectiva em uma planilha, podem não trazer tanto retorno financeiro como se pensava.

E quando se trata de manter a competitividade neste mercado, fazer o controle de viagem de motorista permite que o gestor tenha tomada de decisões mais resolutivas, pois terá uma gama de informações relevantes para planejar suas ações.

Companhias que possuem frota de carros, utilizadas por seus colaboradores para deslocamentos de trabalho, como reuniões com clientes em outras cidades ou estados, também podem utilizar este tipo de controle.

De forma geral, este relatório permite analisar dois elementos básicos: as despesas recorrentes de determinada rota e a receita proveniente dela, seja pela venda de produtos ou pelo faturamento do frete.

O passo inicial é realizar o planejamento prévio da viagem. Nesta planilha de despesas de viagem, serão projetados os gastos que o condutor terá para realizar aquele trabalho.

Abaixo estão alguns pontos que não podem falar em seu controle de viagem:

  • Nome do motorista;
  • Veículo;
  • Rota a ser realizada;
  • Data de saída;
  • Estimativa de duração da viagem;
  • Quilometragem a ser percorrida;
  • Estimativa de custo com o combustível;
  • Custo com pedágios;
  • Alimentação;
  • Diária do motorista;
  • Hospedagem (quando necessária).

Algumas destas informações são apenas para identificação, já outras ajudam a mensurar o quanto será investido para que aquele frete seja entregue.

Por exemplo, ao estimar o gasto com combustível usando a quilometragem e a média de consumo do veículo, é possível saber quantos litros serão utilizados naquela rota e também ter uma boa noção do valor que será empregado apenas neste quesito.

Dessa maneira, evitam-se desvios de gastos com combustível e ao autorizar o abastecimento, o gestor saberá se o colaborador está agindo corretamente.

Sendo até mais específico, existe ainda a possibilidade de analisar cada trecho da rota, uma vez que a cada entrega realizada, há uma diminuição de volume de carga, que vai impactar no consumo de combustível.

Já em relação às despesas com alimentação, o controle de viagem do motorista permite indicar pontos de paradas para as refeições, estimando com maior precisão o valor que será despendido com esse item.

O mesmo acontece com o pedágio. A definição da rota possibilita a projeção do quanto a empresa vai gastar por trecho.

 controle-viagem-motorista-
Fazer o controle de viagem de motorista a cada frete realizado é essencial para analisar a viabilidade financeira de uma rota.

Como fazer o controle de jornada de trabalho dos motoristas?

O planejamento do controle de viagem de motorista é o passo inicial deste processo de documentação e análise de cada atividade realizada.

Contudo, é importante entender que é necessário também realizar o monitoramento dos gastos depois que o frete é feito, dessa maneira, é possível comparar as estimativas e as despesas efetivas.

Confira a seguir mais detalhes sobre como fazer esta gestão da frota:

Estimativa da viagem

Como você viu no tópico anterior, é essencial prever todas as despesas que a empresa terá durante a entrega do frete. Isso permite que o gestor consiga visualizar o custo médio que aquela viagem demandará, além de controlar de perto o comportamento do condutor em relação a estes gastos.

Um ponto importante: é neste momento de estimativa que o adiantamento do pagamento do motorista terceirizado pode ser feito, então, vale a pena colocar o maior número de informações possíveis em sua planilha para ter riqueza de detalhes quando o trabalho for finalizado.

Controle das despesas

Não basta apenas projetar quais gastos a empresa terá durante uma viagem, é preciso fazer uma gestão assertiva sobre este quesito.

Por isso, o gestor deve sempre orientar e solicitar ao condutor que ele guarde o comprovante ou nota fiscal de todas as despesas que tiver ao longo do trajeto, desde alimentação até abastecimento de combustível.

Somente com estes comprovantes, será possível alinhar se a estimativa feita antes da viagem é condizente e assertiva com o que foi investido na prática.

Fechamento das despesas da viagem

Após a finalização do frete, registre a chegada do veículo, marcando a data, hora e quilometragem. Em seguida, é importante fazer uma checagem nas condições do veículo e verificar se alguma manutenção é necessária.

O fechamento da viagem também permite identificar se o adiantamento pago ao motorista foi suficiente ou se há algum valor a ser devolvido. Possíveis gastos extras também são verificados nesta etapa, bem como a necessidade de reembolso dos mesmos.

Depois que tudo isso for feito, a viagem deve ser finalizada nos registros da empresa.

controle-viagem-motorista-frota
Além de projetar despesas, o controle de viagem de motorista ajuda a saber quais fretes são mais rentáveis e a traçar ações para reduzir custos.

Relatório de análise financeira

De nada adianta fazer o controle de viagem de motorista se o gestor não realiza uma análise completa sobre cada rota realizada.

Comparar as despesas projetadas com as reais, bem como analisar se o valor recebido pelo frete cobre todos os gastos e traz um bom retorno para a companhia é primordial. Somente olhando cada relatório para entender a viabilidade financeira de cada rota.

Vantagens de fazer um bom controle de viagem de motorista

Assim como acontece em uma construção, em que o diário de obra permite visualizar todas as etapas do empreendimento, bem como o que deve ser investido em cada fase, o controle de viagem de motorista viabiliza uma análise profunda de como a empresa está gerindo suas atividades.

Nem sempre todas as rotas são financeiramente atrativas e geram um balanço positivo no final do mês. É importante conhecer todas as demandas que cada frete requer, suas vantagens e desvantagens, além de descobrir quais despesas podem ser ajustadas para reduzir custos.

Um bom trabalho de gestão de frota não termina com o fim de um frete, assim, ter uma planilha sempre atualizada pode fazer a diferença no futuro de uma empresa de transporte e na tomada de decisões de seus diretores.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.

Fale com nossos especialistas!

Estamos disponíveis para tirar dúvidas e demonstrar o sistema de rastreamento e monitoramento de frotas da Cobli em ação.

Teste grátis

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.