Coronavírus: como fazer o controle de entregas durante a pandemia

“Controle de Entregas”. Três palavrinhas importantes para ter no vocabulário. Isso porque elas são absolutamente necessárias para que sua empresa funcione.

Assustou? Então calma, lá vem a primeira boa notícia: é bastante simples entender o conceito por trás do termo.

“Controle de entregas é, nada mais, do que uma base de dados que permite que você saiba quais entregas já foram feitas, quais seu motorista está realizando e quais ainda faltam”, explica Gustavo Silveira, gerente de contas especialista em frotas, da Cobli. 

A segunda boa notícia é que, de alguma forma, esse conceito já está implementado na sua vida. Você só precisa adicioná-lo dentro da sua marca. 

Duvida? Então responda: qual sua data comemorativa favorita do ano? Festa Junina? Imagine entregar o correio elegante para a pessoa errada?

Páscoa? Se atrasar o ovo, ele perde todo o significado.

Natal? O bom velhinho só precisa deixar uma única criança bem comportada de mãos abanando para ser desmoralizado.  

Você já está completamente cercado de controles de entrega.

Mas agora, em tempo de pandemia, é bem importante que você entenda como organizá-los de maneira consciente, para fazer sua empresa crescer ainda mais. Aí vão algumas dicas.

Organize seu estoque

É impossível você conseguir garantir que uma entrega dará certo se os produtos que você quer distribuir não estão devidamente organizados. 

Catalogue, organize e mantenha a plataforma onde seu cliente entra em contato com sua empresa (seja um site, app, ou mesmo um formulário que um atendente checa por telefone) sempre atualizada.

Sem uma boa gestão de estoque, você pode deixar de vender um item porque achou, por engano, que ele esgotou.

Ou pior: deixar alguém fazer a compra de um produto que você nem tem mais. Sua marca não pode se associar a esse tipo de erro. 

Deixar seu estoque em ordem, e alinhado com seu sistema de planejamento, é crucial para que a entrega comece — e a partir daí seja controlada. 

Tenha clareza nas etapas

Quais são os passos serão necessários entre o pedido e a entrega? É preciso saber todos. 

Checagem de estoque, pedido ao fornecedor, acionar o entregador, passar para um centro de distribuição.

Existem mais coisas para avaliar o lead time? Nem todos os passos são necessários? Isso depende do tipo de serviço que você está precisando prestar. 

Entenda qual é o seu sistema de funcionamento e garanta que a próxima etapa só seja iniciada após a conclusão da anterior.

Vai te poupar tempo, dinheiro, evitar imprevistos e fazer seu sistema girar. 

“Os números de pedidos, que encontramos em compras online, servem justamente para isso”, explica Denis Forte, professor do Programa de Pós-Graduação em Administração de Empresas da Universidade Presbiteriana Mackenzie.

Segundo ele, essa é a identificação de cada encomenda que impede você, por exemplo, de entregar duas vezes o mesmo produto.  “E também permite você rapidamente entender em que fase da entrega você está”, completa Forte.

Entenda o tempo necessário para cada operação 

É de uma tentação incondicional colocar o termo “pronta-entrega” no anúncio.

E “recebimento em até um dia útil”, então? Irresistível.

Mas o ditado já dizia que querer não é poder e tenha isso em mente para não prejudicar sua empresa.

Nem sempre é possível fazer esses despachos imediatos.

Às vezes, é necessário um ou mais dias para conseguir o tal produto do seu fornecedor e, dependendo de onde está seu depósito, talvez leve mais outras duas noites para chegar na casa do comprador. Faz parte.

“Esse é um ponto que vale ouro na hora de organizar. Para ter um controle efetivo, você precisa que as metas sejam possíveis. E que a comunicação com o cliente seja transparente”, afirma Forte

Não adianta falar para seu motorista que ele precisa entregar mais do que consegue. Para organizar tudo isso, você pode contar com serviços de roteirização para frotas.

Além de te ajudar a aumentar a eficiência da equipe, esse tipo de auxílio faz com que o cliente confie na sua empresa.

Lembre-se da higienização 

Caso você já tivesse algum tipo de controle antes do mundo parar com a pandemia, não esqueça de atualizá-lo: é muito importante criar um (ou mais) passos de higienização na sua distribuição. 

Em tempos de pandemia é indispensável a atenção redobrada no tópico limpeza. Isso é fundamental tanto para a saúde do seu cliente, quanto dos seus colaboradores. 

Essa higiene, no entanto, não acontece sozinha. É muito importante ter etapas específicas para a assepsia dos produtos e veículos utilizados na sua operação. 

Esses novos passos na escala também tomarão tempo e isso deve ser levado em conta no controle. Mas essa mudança pode ser até benéfica para sua marca. 

“Qualquer cliente hoje quer se sentir seguro. Divulgar essas etapas de higienização faz com que você ganhe confiança do mercado e da base de contatos. Vale a pena investir nesses procedimentos e na comunicação sobre eles”, conta Forte. 

Faça com que cada fase do processo seja monitorável

E se o cliente disser que a encomenda não chegou, mas seu entregador jurar que deixou tudo certinho?

Você acredita no funcionário, podendo deixar um consumidor honesto insatisfeito, ou culpa o entregador… que pode estar sendo injustiçado pelo cliente? 

O único jeito que não cometer erros nesse tipo de caso é conseguindo monitorar todas as etapas do processo de forma clara e ágil. 

A Cobli, por exemplo, oferece um sistema de rastreamento e monitoramento que resolve esse problema.

“Saber onde seus motoristas estão, garantir que cheguem na hora e ter em mãos um software que auxilie nesse controle de forma mais automatizada pode ser uma ferramenta muito preciosa”, afirma Silveira. 

Checando rapidamente o sistema você consegue ver que, opa, o GPS do carro do motorista A nem mesmo passou pela rua onde ele diz que deveria ter entregue.

Erro encontrado. Isso é inestimável para uma empresa. 

Automatize o processo

A covid fez com que a demanda por entregas explodisse.

Quem pode ficar em casa não quer sair dela por nada — dá para entender então porque ir até, no máximo, a portaria é uma vantagem. 

Mas enquanto é incrível estar vendendo mais, o aumento das demandas pode ser um problema se você tem que resolver tudo na base do lápis, papel e planilha do excel.

Colocar um sistema automatizado para cuidar de algumas questões pode mudar sua rotina. 

“Em diversos mercados, por conta da pandemia o número de entregas aumentou muito. E fazer esse controle manualmente, seja com um computador, ou pelo celular é extremamente trabalhoso. Demanda tempo.”, afirma Silveira. 

A Cobli, aliás, é uma alternativa incrível para isso. A roteirização de entregas pode fazer com você comande muito melhor as suas demandas de entrega.

 “Quando falamos de produtividade, é interessante para as empresas ter um controle de entregas mais efetivo e automatizado.”, explica Silveira.

Ou seja, por que um controle de entregas é tão importante durante a pandemia? 

Porque ele só vai te trazer vantagens.

Te ajudará a poupar tempo e dinheiro ao evitar erros, consolidar a confiança de clientes e ainda te ajudar a aproveitar da melhor forma a demanda por entregar que a pandemia criou. 

Além de tudo, é fácil e com ajuda de serviços, como os da Cobli, além de simples ficará automatizado. 

É: benéfico e simples. Outras três palavrinhas que você vai querer ter no seu vocabulário. 

Este conteúdo te ajudou? Fique de olho na página especial da Cobli sobre o coronavírus com mais atualizações sobre a pandemia e seus impactos na logística.