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Logística hospitalar: o que é e sua importância no setor da saúde

A logística hospitalar é um braço importantíssimo e indispensável da área da saúde que visa manter toda a operação funcionando em sua plena capacidade.

Todos sabemos que estas instituições não podem parar.

Agora imagine que uma falha na logística hospitalar impeça que um medicamento ou um equipamento importante não chegue a tempo para atender determinado paciente.

Isso por si só já prejudica a cadeia como um todo e pode trazer consequências severas – mais do que uma falha ou um prejuízo, a perda de uma vida está sempre em jogo.

Não é uma atividade fácil: por isso, a gestão e a logística hospitalar devem andar lado a lado e quando uma não funciona bem, a outra fica automaticamente prejudicada.

Neste texto, vamos falar mais sobre o que é a logística hospitalar, qual sua importância e também seus principais desafios.

Também vamos falar sobre como a terceirização e a tecnologia podem auxiliar a logística hospitalar. Siga a leitura e confira!

O que a logística hospitalar?

Se você trabalha com logística, já deve saber que é a área de organização das empresas que cuida do armazenamento e também do transporte de produtos e serviços.

No caso da logística hospitalar, essa área envolve não só a entrega de produtos ligados ao dia a dia dos hospitais e o transporte de pacientes (em emergências ou não), mas também os inúmeros processos internos das instituições de saúde.

Afinal de contas, a rotina de um hospital, clínica, consultório ou centro de diagnósticos é complexa, cheia de etapas e processos importantes para que o sistema funcione como um reloginho.

Assim, a logística hospitalar consiste na administração não só de materiais e pacientes, mas também de recursos humanos e tecnológicos nos ambientes de saúde.

Entre os processos logísticos existentes no hospital, podemos citar:

  • A armazenagem de medicamentos;
  • A correta estocagem dos remédios;
  • Solicitação ao fornecedor, recebimento e conferência;
  • A disponibilidade de leitos;
  • Remanejo de pacientes ao longo do processo de saúde;
  • Manutenção da estrutura clínica e dos equipamentos;
  • O transporte de pacientes em emergências;
  • A logística reversa na hora de dispensar o lixo hospitalar, entre outros.

Qual é a importância da logística hospitalar?

Por envolver tantas atividades diferentes, a logística hospitalar já é uma área de suma importância.

Agora pense que a saúde está entre um dos setores com maiores gastos possíveis, seja para empresas, pessoas físicas ou governo.

Quer um exemplo? Só em 2021, o Governo Federal investiu mais de R$ 148 bilhões com saúde.

Uma boa parte desse valor está ligada diretamente a custos logísticos – e se houver maior eficiência nos processos, imagine o quanto os gastos públicos poderiam cair.

Além disso, há certas coisas que nem o dinheiro resolve: é importante ter planejamento e logística eficiente – um bom exemplo foi a logística das vacinas durante a pandemia da covid-19.

Não bastava apenas ter os recursos, mas também ter uma boa organização para que as vacinas chegassem até às pessoas, seja nas periferias dos centros urbanos ou nos cantos mais profundos do país.

Muitas das vacinas, por exemplo, precisavam ser transportadas a uma temperatura específica – caso contrário, elas perderiam seu efeito e não ajudariam a população a superar a pandemia.

Uma boa logística hospitalar é aquela que bem planejada e executada, com os recursos necessários e sem desperdício – e esse é apenas um exemplo.

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As ambulâncias, que transportam pacientes em emergências, são apenas uma parte da logística hospitalar.

Como funciona a logística hospitalar?

Existem diversos processos para explicar como funciona a logística hospitalar.

Nos próximos parágrafos, vamos falar sobre alguns dos principais, que devem ser seguidos corretamente para ter resultados positivos em qualquer instituição de saúde.

Armazenamento

Possivelmente o principal processo da logística hospitalar, a armazenagem é um tema de suma importância em qualquer instituição de saúde.

Há dois motivos para isso: um estoque bem organizado é vital para que os profissionais consigam ter acesso aos materiais de que precisam em meio a emergências.

Além disso, muitos produtos da área de saúde são suscetíveis a danos ou perdas se forem armazenados da maneira incorreta.

Assim, é importante prestar atenção em algumas características na hora de escolher os lugares corretos para armazenar os insumos de saúde, como:

  • Temperatura;
  • Umidade;
  • Área estimada;
  • Recipientes onde serão guardados.

Outra questão importante é a data de validade: como muitos medicamentos são perecíveis, materiais mais antigos precisam sempre estar à frente dos mais novos, para serem utilizados primeiro.

Cadastro

Para que a armazenagem seja efetiva, é preciso que os insumos estejam bem cadastrados dentro dos hospitais – com todas as informações necessárias, incluindo especificidades e a data de validade.

Se for feito na entrega dos insumos, o cadastro será um passo importante para o devido controle dos materiais, reduzindo as perdas e melhorando a eficiência dos processos.

Logística Reversa

A logística reversa aparece em dois momentos dentro do ambiente hospitalar.

O primeiro momento é interno: materiais disponibilizados para os atendimentos e não foram utilizados precisam ser devolvidos para o local de armazenagem.

Além disso, a logística reversa também aparece na hora do hospital destinar seu lixo – por lei, é preciso que ele seja bem tratado para evitar contaminações a outras pessoas e também à natureza.

Relatórios

Outro aspecto muito importante da logística hospitalar é a parte de relatórios, que centraliza as informações por trás dos insumos – sem os relatórios, o setor de compras não poderá saber quais materiais estão faltando.

E se um restaurante com um ingrediente já tem um problema, imagine um hospital com itens básicos como gaze, esparadrapo ou máscaras de proteção faltando?

Uma forma possível de resolver esses problemas é utilizar sistemas de gestão de estoque informatizados, mas falaremos mais disso adiante.

Transporte

Como não pode faltar em qualquer discussão logística, o transporte é especialmente importante para uma boa gestão da área.

Isso porque ele aparece tanto na recepção dos insumos quanto no destino do lixo hospitalar, bem como na chegada de pacientes às instituições de saúde.

Equipamentos

Um hospital sempre trabalha com a lógica de recursos limitados, mas eficientes, a partir de uma utilização comum.

No entanto, às vezes essa lógica não funciona tão bem – especialmente quando há uma emergência específica.

Na crise da covid-19, por exemplo, muitos hospitais sofreram com a falta de respiradores e ventiladores, mas não porque eles não existiam – e sim porque foram bastante demandados por conta das questões respiratórias causadas pela doença.

Naquela emergência, a logística hospitalar foi bastante demandada para entender quais seriam os pacientes que deveriam receber os aparelhos primeiro – e esse é apenas um exemplo de como isso funciona.

Quais são os principais desafios da logística hospitalar?

Como você pode imaginar, lidar com emergências, altos custos, muitos recursos materiais, humanos e tecnológicos é um enorme desafio.

No entanto, há desafios bem específicos dentro da logística hospitalar – e é deles que vamos falar agora.

Evitar desperdícios

Como já dissemos, materiais de saúde – com medicamentos e insumos para cirurgias e exames, entre outros – costuma ter um custo elevado.

Além disso, como constantemente esses equipamentos saem da área de estoque para o uso no dia a dia, é bastante possível que existam confusões sobre a existência ou não de material no hospital.

Ter material faltando no estoque e não conseguir fazer um bom atendimento é um pesadelo dos gestores, e muitas vezes material é adquirido com sobras para evitar esse problema.

No entanto, essas são situações que propiciam os desperdícios – algo que faz com que os custos desses mesmos materiais aumentem.

Por isso, é importante ter uma logística de estoque bem feita, com atenção não só para o fluxo dos materiais, mas também para outros temas como:

  • Datas de validade;
  • Lotes;
  • Quantidade remanescente;
  • Frequência de uso de todos os produtos.

É importante prestar atenção ainda no controle de materiais descartáveis, com prazos de vencimento curtos, e de órteses e próteses, que tem custos elevados e não devem ser perdidos.

Fluxos de movimentação

Já falamos também neste texto sobre a quantidade de fatores que existem nos fluxos de movimentação dentro dos hospitais – afinal de contas, não são só produtos, mas também pacientes, médicos, enfermeiros e equipamentos.

Ter uma lógica eficiente para todos esses recursos a fim de evitar perdas, atrasos ou mesmo a incapacidade de atender um paciente em emergência é vital, literalmente, para as instituições de saúde.

Até porque muitas vezes as perdas acontecem não pelo desperdício, mas só pela dificuldade em lidar com esses fluxos – por isso, é importante ter processos alinhados.

Logística Reversa

A logística reversa – uma obrigação das instituições de saúde conforme determinado por lei – é outro desafio dos hospitais.

Afinal de contas, é preciso tomar muito cuidado para evitar com que os materiais utilizados sejam destinados corretamente, evitando danos à saúde de outras pessoas e a contaminação da natureza.

Para entender isso de forma prática, basta pensar que é preciso uma pequena quantidade de medicamentos para contaminar uma enorme quantidade de água potável.

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A distribuição de leitos e recursos é um dos temas mais importantes da logística hospitalar.

Quais são os benefícios da logística hospitalar?

Se a logística hospitalar é cheia de desafios, uma boa política, bem planejada e executada, pode trazer inúmeros benefícios às instituições de saúde, a quem trabalha nesses locais e também quem utiliza seus serviços.

Entre as principais vantagens, estão:

  • Redução de custos;
  • Redução de desperdício;
  • Uso mais eficiente de medicamentos;
  • Controle de transportes, para evitar desvios, roubos e extravios;
  • Monitoramento 24h, em tempo real;
  • Capacidade de ter gerenciamento de riscos nos hospitais e clínicas;
  • Implementação da logística reversa;
  • Maior controle de entradas e saídas de medicamentos, impedindo inclusive erros médicos.

É possível fazer a terceirização da logística hospitalar?

Sim! Mais do que apenas possível, a terceirização da logística hospitalar pode ser fundamental em diversos aspectos do negócio, facilitando a vida tanto dos hospitais quano das empresas que fornecem materiais.

Afinal de contas, empresas de logística terceirizadas podem ter expertise no tema que o time interno de um hospital ainda não possui, ajudando a profissionalizar a gestão dessa área.

Ao contrário do time interno, que tem que lidar com questões de saúde, a empresa parceira poderá focar no que sabe fazer de melhor: as atividades de logística, como controle de frotas, medicamentos, estoque dos produtos e entrada e saída de materiais.

Assim, há redução de custos diretos (como a melhor utilização dos produtos) e indireto (na redução de gastos de combustível e manutenção para as frotas).

Às vezes, a cobertura de uma empresa terceirizada vai além, incluindo questões fundamentais mas invisíveis para os hospitais, como a lavagem de roupas de cama e banho utilizadas nos leitos todos os dias pelos pacientes e seus acompanhantes.

Como a tecnologia pode auxiliar a logística hospitalar?

Além da terceirização, outra ideia pode ser aliada das instituições de saúde na hora de organizar a logística hospitalar: a tecnologia.

São várias as inovações que podem auxiliar hospitais e clínicas nessa tarefa complicada. Aqui vai uma lista:

  • Softwares de gestão de estoque, como WMS, podem ser úteis;
  • Sistemas de identificação de pessoas são vitais para evitar erros com pacientes, inclusive se integrados à emissão de pulseiras;
  • Programas de identificação de consumidores (CRM) e fornecedores (ERP);
  • Plataformas de rastreamento veicular, para monitorar ambulâncias e veículos com materiais, seja recebendo ou na logística reversa;
  • Sistemas de roteirização para os veículos;
  • Sistemas de telemetria veicular para auxiliar na manutenção dos veículos;
  • Plataformas de integração dos dados de logística com outros sistemas do hospital.

No caso dos últimos quatro quesitos, vale ainda acrescentar que a Cobli pode ser a sua empresa parceira, com capacidade de auxiliar a sua frota de veículos hospitalares e gerar ganhos de eficiência e produtividade.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.

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