Tecnologia para gestão de custos: conheça as vantagens

Independentemente de qual é a sua atividade, existem algumas áreas que todo negócio tem de lidar – e uma das mais importantes é a gestão de custos. 

Infelizmente, dinheiro não nasce em árvore e, para conseguir faturar, é preciso antes gastar para ter um produto ou serviço disponível para vender. 

Entre os principais custos que existem, há o de material, mão de obra, infraestrutura e, em muitos casos, transporte. 

Saber quanto você gasta para conseguir fazer seu produto ou prestar um serviço é um aspecto básico do seu negócio. 

É o que vai determinar quanto você pode cobrar pelo que faz, quanto sobra no final do mês para pagar as contas ou reinvestir na sua empresa. 

Também é uma forma de se tornar competitivo perante a concorrência. 

Neste texto, você vai entender o que é gestão de custos, quais são seus principais aspectos e etapas, bem como saber como a tecnologia pode te ajudar neste aspecto. 

Vai entender ainda como melhorar sua gestão de custos em transportes, uma das áreas que mais pesa no planejamento de qualquer empresa. 

Segundo dados da consultoria Cerasis, o custo de transporte em torno de 9% a 14% do faturamento total das empresas globais, dependendo da companhia. É bastante, não? Então vamos lá. 

Por que a gestão de custos importa? Como ela influi na minha empresa? 

A gestão de custos é uma atividade muito importante porque vai influenciar diversas áreas da sua empresa – e em muitos casos, pode determinar o sucesso ou fracasso do seu negócio. 

O primeiro exemplo é a precificação: a partir da gestão e administração dos seus gastos, você consegue estimar quanto pode cobrar por um produto para vendê-lo com uma boa margem de lucro. 

Sem gestão de custos eficiente, você pode descobrir que gasta mais do que ganha para vender algo, por exemplo, ou que seu trabalho não está valendo a pena. 

Além disso, a gestão de custos ajuda a determinar em que áreas pode haver economia dentro da empresa – e com essa economia, também gerar um preço mais baixo e assim, ter competitividade no mercado. 

A gestão de custos também ajuda o empresário a saber quanto ele tem de dinheiro disponível para investir no negócio, seja contratando mais funcionários, comprando novos equipamentos ou abrindo uma nova sede, por exemplo. 

Outra área muito importante em que a gestão de custos entra é a de preparação para crises: sem uma boa administração estratégica dos seus gastos, é difícil saber como a empresa pode reagir a um momento difícil. 

É algo que fez muitas empresas terem problemas nos últimos meses, com a pandemia do coronavírus: saber onde seu gasto acontece e como ele pode ser remanejado para manter a empresa de pé mesmo em uma onda difícil é algo muito importante. 

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Quais são as etapas do processo de gestão de custos? 

Para fazer uma gestão estratégica dos custos, uma empresa precisa definir bem as etapas do processo de gestão. 

Normalmente, são feitas quatro etapas nesse tipo de processo: 

• Planejar o gerenciamento de custos;
• Estimar os custos;
• Definir o orçamento;
• Monitorar os custos dentro do orçamento. 

No primeiro passo, é preciso levar em conta como os custos serão medidos pela empresa. 

Em alguns casos, basta apenas somar notas fiscais de fornecedores ou a folha de pagamento; em outros, porém, é preciso ter sistemas de gestão e controle capazes de monitorar esses gastos. 

Pense, por exemplo, na área de transporte: não basta apenas somar a nota fiscal de gastos com gasolina, mas também é preciso pensar na manutenção dos veículos e se os gastos com combustível estão sendo bem realizados. 

Depois do planejamento de como os gastos serão gerenciados, é preciso estimá-los. 

Em outras palavras, fazer uma conta de quanto cada setor, atividade ou produto custa para a empresa. 

É aqui que você vai descobrir, por exemplo, que um produto específico custa bastante mas também vende muito bem – ou se um serviço determinado está com custos além do esperado. 

Com os custos bem estimados, é possível definir um orçamento: isto é, entender quanto cada área da empresa tem para gastar sem afetar o caixa total. 

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Uma estratégia para fazer isso é a criação dos chamados centros de custo: são códigos que mostram como cada área está gastando seus recursos. 

Eles são chamados assim porque centralizam as informações e também a forma como os recursos são utilizados – um pagamento que não tenha centro de custo nele não pode ser aprovado, por exemplo. 

Isso é algo mais importante em empresas maiores, mas também pode ser uma forma de uma empresa pequena entender como está funcionando seu caixa. 

Por fim, é preciso monitorar os custos a partir do orçamento definido – afinal, o controle não se faz só em um determinado momento, mas a toda hora. 

É por isso que contar com ferramentas de gestão pode ser importante – e nesse aspecto, a tecnologia pode ajudar o controle a ir muito além do papel, caneta e planilha. 

Hoje, há diversos softwares, com escopos que vão de pequenas empresas até grandes operações, capazes de ajudar sua empresa a organizar a gestão dos gastos nas mais diferentes áreas. 

São desde ferramentas de contabilidade até sistemas completos para fiscalizar, por exemplo, a sua área de transportes. 

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de custos na área de transporte? 

Ferramentas específicas para algumas áreas da sua empresa também são necessárias. 

Um bom sistema de gestão de transporte pode te ajudar a economizar bastante nessa área, com ajuda de informações sobre diversas partes da atividade logística da sua empresa. 

Quer alguns exemplos? Um bom software de roteirização pode ajudar a planejar melhor as entregas da sua empresa, evitando desperdício de tempo e de gastos com combustível, por exemplo. 

Ao ficar menos tempo na rua, os motoristas da sua empresa também têm uma jornada mais controlada, evitando que seja necessário o pagamento de horas extras. 

Uma alternativa para utilizar a tecnologia a seu favor nessa situação é realizar o controle de jornada através de um sistema de controle de ponto online. Assim, você realiza a gestão das horas trabalhadas de forma eficiente e dentro da lei.

Outra boa forma de controlar os gastos com transporte na sua empresa é juntar o registro de ponto digital a um sistema de telemetria veicular.

Conectado diretamente ao coração do veículo – seja carro, moto ou caminhão –, esse sistema permite que gestores de frota consigam acompanhar o desempenho do veículo, bem como se suas peças precisam de manutenção. 

Também pode acompanhar os gastos com combustível em tempo real. 

Assim, é possível economizar fazendo manutenção preventiva e não tendo sustos com acidentes ou quebras fora de hora – atrasando entregas e afetando a saúde da sua empresa. 

Além disso, com o uso de rastreamento veicular, é possível também entender se os motoristas estão utilizando as melhores rotas e fazendo pausas desnecessárias, também controlando melhor os gastos da sua empresa. 

Plataformas como a da Cobli permitem que você consiga centralizar tudo isso em um só lugar, fazendo a boa gestão dos transportes da sua empresa. 

Como já vimos, é algo que responde por uma parte relevante do faturamento de uma empresa – e qualquer centavo economizado pode ajudar na expansão do seu negócio ou na preparação para uma crise.

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