11 dicas para otimizar a gestão de equipes externas

Otimizar a gestão de equipes externas é um desafio muito grande. Além dos obstáculos naturais do gerenciamento de pessoas e recursos, a distância física dificulta a comunicação e o acompanhamento dos times.

Porém, em muitos negócios, esta realidade é inevitável. Empresas que prestam serviço para o consumidor final realizando entregas, transporte de mercadorias e manutenção de equipamentos, por exemplo, precisam aprender a lidar com estas variáveis a fim de otimizar os processos.

Veja a seguir quais são os desafios e as melhores práticas para gerir times externos com o máximo de eficiência. Continue a leitura!

Quais são os principais desafios enfrentados na gestão de equipes externas?

Por ser um trabalho em que os colaboradores executam suas atividades fora do alcance físico da gestão, é difícil acompanhar de perto o que cada funcionário está fazendo. 

Por isso, devido a esta falta de acompanhamento direto do trabalho e de orientação correta, é mais difícil verificar os erros em tempo real e intervir com uma solução para mitigar o problema, ocasionando falhas no processo de trabalho.

A dificuldade de comunicação na operação de times externos também pode ser um grande obstáculo. Se a gestão não cria um canal apropriado para discutir o dia a dia de trabalho, as informações podem se perder. O resultado da falta de clareza nas informações pode gerar inconsistências na execução do trabalho e quebra de combinados.

Por que é importante otimizar a gestão de equipes externas?

A otimização da gestão de equipes externas é importante por várias razões, que podem impactar diretamente a eficiência, a satisfação dos clientes e a lucratividade da empresa. Entenda a seguir porque é importante ficar de olho nessa gestão:

Aumento da produtividade

Uma gestão otimizada permite que as equipes externas utilizem melhor seu tempo e recursos, reduzindo o desperdício e aumentando a produtividade. Isso pode significar mais tarefas concluídas em menos tempo.

Redução de custos

Melhor gerenciamento de rotas, uso de ferramentas de monitoramento e automação de tarefas podem reduzir os custos operacionais, como combustível, manutenção de veículos e horas extras desnecessárias.

Melhoria na satisfação do cliente

A eficiência e a pontualidade das equipes externas impactam diretamente a experiência do cliente. Respostas mais rápidas e soluções eficientes aumentam a satisfação e a fidelidade dos clientes.

Melhoria na comunicação e coordenação

Ferramentas de gestão e comunicação permitem uma coordenação mais eficaz entre a equipe de campo e a central, facilitando a troca de informações e a resolução de problemas em tempo real.

Segurança dos colaboradores

Monitoramento e planejamento adequados garantem que os colaboradores sigam rotas seguras e tenham acesso a suporte em caso de emergências, aumentando a segurança geral das operações.

Flexibilidade e adaptabilidade

Com uma gestão otimizada, as empresas podem reagir rapidamente a mudanças nas condições de mercado, demandas dos clientes ou situações imprevistas, ajustando as operações de campo conforme necessário.

Redução de erros

Processos automatizados e bem gerenciados reduzem a probabilidade de erros humanos, melhorando a precisão das operações e a qualidade dos serviços prestados.

Melhor uso dos recursos

A gestão eficaz garante que os recursos, como veículos, ferramentas e equipamentos, sejam utilizados da maneira mais eficiente possível, prolongando sua vida útil e maximizando o retorno sobre o investimento.

Vantagem competitiva

Empresas que gerenciam suas equipes externas de maneira eficiente conseguem oferecer melhores serviços a custos mais baixos, destacando-se da concorrência e atraindo mais clientes.

11 passos para otimizar a gestão de equipes externas

A otimização da gestão de equipes externas envolve uma série de passos estratégicos e operacionais. Confira 11 passos essenciais que podem te ajudar a alcançar essa otimização:

1 – Planeje e organize as rotas

Utilize software de roteirização para planejar rotas mais eficientes, economizando tempo e combustível. Considere fatores como trânsito, horário de pico e localização dos clientes.

2 – Implemente tecnologias de gestão

Adote sistemas de gestão de equipes externas (FSM – Field Service Management) para monitorar e coordenar as atividades em tempo real. Utilize aplicativos móveis para que os funcionários possam acessar informações e reportar seu status de campo.

3 – Capacite e treine de forma contínua

Invista em treinamentos regulares para que as equipes estejam atualizadas sobre novos procedimentos, tecnologias e melhores práticas. Promova workshops e sessões de desenvolvimento profissional.

4 – Adote uma comunicação efetiva

Garanta canais de comunicação claros e eficientes entre a equipe externa e a central. Use ferramentas de comunicação em tempo real, como aplicativos de mensagens e videoconferência.

5 – Monitore e rastreie

Implemente sistemas de GPS e telemetria para monitorar a localização e o desempenho dos veículos e dos funcionários. Utilize dados para ajustar rotas e melhorar a eficiência.

6 – Automatize os processos

Automatize tarefas repetitivas e administrativas, como agendamento, faturamento e relatórios, para reduzir erros e economizar tempo. Utilize inteligência artificial para prever necessidades e otimizar o planejamento.

7 – Controle o inventário e equipamentos

Mantenha um controle rigoroso do inventário e dos equipamentos necessários para as operações de campo. Utilize sistemas de gestão de inventário para rastrear o uso e a manutenção dos equipamentos.

8 – Dê feedback e aplique avaliações de desempenho

Colete feedback regularmente dos clientes e dos funcionários para identificar áreas de melhoria.

Estabeleça KPIs (Key Performance Indicators) para medir e avaliar o desempenho da equipe externa.

9 – Foque na satisfação do cliente

Priorize o atendimento ao cliente, garantindo que a equipe externa seja capacitada para resolver problemas de maneira eficiente e amigável. Utilize pesquisas de satisfação para medir e melhorar a experiência do cliente.

10 – Seja flexível e adaptativo 

Esteja preparado para ajustar rapidamente os planos e as operações conforme necessário, respondendo a mudanças nas condições de mercado ou imprevistos. Utilize análises preditivas para antecipar demandas e ajustar a alocação de recursos.

11 – Priorize a segurança e o bem-estar dos colaboradores

Promova práticas de segurança rigorosas e forneça equipamentos de proteção adequados. Ofereça, também, suporte para o bem-estar físico e mental dos funcionários, incluindo programas de saúde e segurança no trabalho.

Pontos de atenção ao otimizar a gestão de equipes externas

Ao otimizar a gestão de equipes externas, é fundamental prestar atenção a diversos pontos críticos para assegurar que a implementação de novas estratégias seja bem-sucedida e sustentável. Conheça algumas situações importantes que você deve ficar atento:

Resistência à mudança

Oferecer treinamento adequado e suporte contínuo para garantir que todos os membros da equipe se sintam confortáveis e confiantes com os novos processos e tecnologias.

Integração de sistemas

Certificar-se de que os novos sistemas e ferramentas sejam compatíveis com os sistemas existentes, e que a integração ocorra sem problemas, evitando a duplicação de esforços e inconsistências de dados.

Segurança de dados

Implementar políticas e tecnologias robustas de segurança cibernética para proteger dados empresariais e dos clientes contra ameaças e violações.

Manutenção de equipamentos

Estabelecer um cronograma de manutenção preventiva para veículos e equipamentos, evitando falhas inesperadas e garantindo a continuidade das operações.

Monitoramento e privacidade

Utilizar ferramentas de monitoramento de maneira equilibrada, garantindo a eficiência operacional sem invadir a privacidade dos funcionários.

Gestão de expectativas dos clientes

Manter os clientes informados sobre quaisquer mudanças nos processos e como isso pode afetá-los, garantindo uma transição suave e mantendo a confiança e satisfação dos clientes.

Feedback contínuo

Estabelecer canais de feedback contínuos para que os funcionários de campo possam relatar problemas e sugestões de melhoria, garantindo um ciclo de aprimoramento contínuo.

Conformidade com regulamentações

Assegurar que todas as operações estejam em conformidade com as regulamentações locais, incluindo normas de segurança e trabalho.

Automação e interação humana

Manter um equilíbrio entre automação e interação humana, garantindo que processos críticos que requerem um toque pessoal não sejam totalmente automatizados.

Motivação e moral da equipe

Implementar sistemas de reconhecimento e incentivos para manter a motivação e moral da equipe alta, promovendo um ambiente de trabalho positivo e produtivo.

Gestão de tempo e priorização

Assegurar que as equipes externas estejam gerenciando seu tempo de forma eficiente e priorizando tarefas de acordo com sua importância e urgência, evitando a sobrecarga de trabalho.

Monitoramento de indicadores de desempenho

Definir e monitorar indicadores de desempenho claros para avaliar a eficácia das mudanças implementadas e fazer ajustes conforme necessário.

Como a Cobli pode ajudar?

Conheça algumas maneiras de como a Cobli pode ajudar a otimizar a gestão das suas equipes externas:

Telemetria

A telemetria veicular é um sistema tecnológico avançado de monitoramento que permite comandar, medir ou rastrear veículos à distância, através de dispositivos de comunicação sem fio. Esse sistema estabelece uma comunicação direta com o veículo, fornecendo informações detalhadas sobre seu funcionamento, em tempo real.

Felipe Orlando, Gestor de equipe técnica da HVAC Engenharia, com o monitoramento, a empresa conseguiu abolir maus hábitos no uso dos veículos reduzindo em 50% os gastos com combustível. Para ​​Luiz Henrique, Diretor Executivo da Império, a capacidade ociosa da empresa diminuiu e a pontualidade nos atendimentos aumentou, graças ao monitoramento. 

Conheça a seguir alguns dos diversos benefícios da tecnologia de telemetria da Cobli:

• Permite acompanhar a localização exata dos veículos, otimizando a alocação de recursos e melhorando a eficiência das rotas.
• Coleta dados sobre comportamento dos motoristas, como acelerações bruscas, freadas repentinas e velocidade. Isso ajuda a identificar áreas de melhoria e promover a condução segura e eficiente.
• Oferece ferramentas de roteirização inteligente permitem planejar rotas mais eficientes, reduzindo o tempo de viagem e o consumo de combustível.
• Possibilita a configuração de alertas para eventos específicos, como desvios de rota, paradas não planejadas ou manutenção preventiva, garantindo uma resposta rápida a qualquer problema.
• Monitora o consumo de combustível e otimização das práticas de direção podem levar a uma significativa redução nos custos operacionais.
• Fornece dados sobre o estado dos veículos, ajudando a agendar manutenção preventiva antes que problemas maiores ocorram, aumentando a vida útil dos ativos.

Videotelemetria

A videotelemetria da Cobli adiciona um nível adicional de monitoramento e segurança por meio do uso de câmeras embarcadas.

Segundo um estudo realizado pela Frost & Sullivan, veículos que possuem este tipo de câmera embarcada tiveram um aumento de 70% no uso do cinto de segurança, 60% de redução no número de colisões, 65% menos excesso de velocidade e 80% de redução de distrações ao volante.

Conheça as principais funcionalidades da tecnologia a seguir:

• Captura de vídeos de incidentes de trânsito, como colisões ou comportamento imprudente de outros motoristas, fornecendo evidências visuais para análises posteriores e possíveis disputas.
• Avaliação das condições de condução e garantir que os motoristas sigam práticas seguras, como o uso do cinto de segurança e atenção ao volante.
• Feedback instantâneo para os motoristas com base no comportamento observado, ajudando a corrigir práticas perigosas ou ineficientes imediatamente.
• Monitoramento visual de cargas sensíveis ou valiosas durante o transporte, garantindo que elas cheguem ao destino em perfeitas condições.

As gravações de vídeo podem ser usadas para treinar motoristas, mostrando exemplos reais de boas e más práticas de direção. Além disso, A presença de câmeras pode desencorajar comportamentos imprudentes e melhorar a responsabilidade dos motoristas, reduzindo a probabilidade de acidentes e reivindicações de seguro.

Pensando em ajudar no monitoramento e na segurança de tudo o que está sendo realizado remotamente, o sistema de gestão de frotas da Cobli possui a funcionalidade “Serviços e Entregas”.

Este serviço é ideal para frotas que necessitam de maior visibilidade sobre os serviços, entregas e coletas realizadas diariamente por agentes de campo. A funcionalidade auxilia os gestores no planejamento das atividades da frota, permitindo identificar e analisar a situação dos serviços em andamento. Além disso, apoia os motoristas na realização e registro de todos os serviços do dia, o que contribui para que as frotas que utilizam a Cobli entreguem um serviço de maior qualidade para o cliente final. Bacana, né?

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.