Aprenda como otimizar a gestão de equipes externas da sua empresa

Realizar a gestão de equipes externas é um desafio muito grande. Além dos obstáculos naturais do gerenciamento de pessoas e recursos, a distância física dificulta a comunicação e o acompanhamento dos times.

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Porém, em muitos negócios, esta realidade é inevitável. Empresas que prestam serviço para o consumidor final realizando entregas, transporte de mercadorias e manutenção de equipamentos, por exemplo, precisam aprender a lidar com estas variáveis a fim de otimizar os processos.

Veja a seguir quais são os desafios e as melhores práticas para gerir times externos com o máximo de eficiência. Vamos lá?

Quais são os principais desafios enfrentados na gestão de equipes externas?

Por ser um trabalho em que os colaboradores executam suas atividades fora do alcance físico da gestão, é difícil acompanhar de perto o que cada funcionário está fazendo. 

Por isso, devido a esta falta de acompanhamento direto do trabalho e de orientação correta é mais complicado verificar o erros em tempo real e intervir com uma solução para mitigar o problema, ocasionando falhas no processo de trabalho.

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A dificuldade de comunicação na operação de times externos também pode ser um grande obstáculo. Se a gestão não cria um canal apropriado para discutir o dia a dia de trabalho, as informações podem se perder.

O resultado da falta de clareza nas informações pode gerar inconsistências na execução do trabalho e quebra de combinados.

Apesar dos desafios, é possível enfrentar as adversidades com práticas simples que ajudam a colocar todo o time na mesma página.

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Conheça as 08 melhores práticas a seguir:

Transparência é a chave

A transparência, compartilhamento de informações e documentação de processos são essenciais para garantir a eficiente gestão de equipes externas.

Crie uma metodologia de trabalho em que todos saibam o que todos estão realizando. Pode ser um e-mail, um grupo num aplicativo de mensagem instantânea ou vídeos conferências diárias.

O importante é que todas as decisões tomadas pela gestão sejam compartilhadas e registradas em um espaço de acesso comum que possa ser acessado facilmente a qualquer momento pela equipe externa.

Princípio de liderança

Desenvolver lideranças dentro das equipes externas é uma solução excelente para garantir foco no trabalho e autonomia para resolver questões que possam surgir durante o trabalho remoto.

Identifique colaboradores com inclinações para liderança e trabalhe o desenvolvimento dessas skills com com treinamentos para que eles se tornem pontos de referência dentro dos times.

A tecnologia é aliada na gestão de equipes externas

A tecnologia ajuda a encurtar distâncias e é uma grande aliada no gerenciamento de equipes externas. Com ela é possível ficar conectado com o time durante toda a jornada de trabalho, desenvolver documentos de forma colaborativa e acompanhar com precisão as movimentações do time.

Para quem precisa acompanhar as frotas, por exemplo, contar com um sistema de gestão de frotas é essencial para ter maior visibilidade da operação, monitorar e analisar o modo de condução e ter um relatório fiel do trajeto executado.

Planejamento e roteirização

Planejamento de atividades e roteirização são procedimentos essenciais para gerenciamento de equipes de qualquer natureza, porém as remotas precisam de uma visão clara e detalhada sobre as atividades que precisarão ser executadas diariamente.

Para o planejamento funcionar, o gestor precisa estar completamente imerso na realidade do time e ter ciência das dificuldades enfrentadas no dia a dia.

Trabalhe com indicadores, metas claras e prazos

A melhor forma de medir o desempenho da equipe é ter definido quais são os indicadores que determinam a performance do time e a qualidade do trabalho realizado. Entregas realizadas no prazo, serviços realizados, vendas efetivadas são apenas alguns exemplos que podem ser utilizados.

Ter metas claras e estabelecidas com os colaboradores também é uma excelente forma de manter todas as expectativas alinhadas, orientar o direcionamento da equipe e garantir que todos os objetivos serão cumpridos.

Prazos e entregas também precisam ser definidos com antecedência e compreendidos por todas as partes envolvidas. 

Controle os horários de trabalho

A jornada de trabalho dos colaboradores externos precisa ser controlada e acompanhada periodicamente através de um método de controle confiável.

Este tipo de acompanhamento ajuda a verificar se o funcionário está cumprindo o horário de trabalho, mas também é muito importante para evitar horas extras desnecessárias e jornadas de trabalho excessivas que possam comprometam a segurança, nos casos dos motoristas, por exemplo.

O registro também serve como proteção em caso de eventuais ações trabalhistas.

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Invista em treinamento

Profissionais que trabalham remotamente precisam ter mais autonomia e responsabilidade. Para desenvolver estas e outras características os gestores devem investir na capacitação do time.

Além do aprimoramento técnico, este tipo de ação motiva e melhora o relacionamento com a empresa. Afinal, quem não gosta de ser reconhecido e valorizado com uma oportunidade de capacitação oferecida pela empresa?

Seja um bom gestor

A tarefa de gerir equipes, sejam elas  externas ou internas, requer contato pessoal e foco total nas nas relações humanas.

Um líder de verdade influencia diretamente a performance da equipe. Confira algumas características de um bom gestor:

• Dá autonomia ao time para que todos possam trabalhar com liberdade
• Sabe manter a equipe motivada, pois conhece a necessidade individual de cada um
• Dá feedback e ajuda o colaborador a aprimorar o desempenho
• Tem empatia para resolver impedimentos e problemas
• É organizado e disciplinado.

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Como a Cobli te ajuda na gestão de equipes?

Pensando em ajudar no monitoramento e também na segurança de tudo o que está sendo realizado remotamente, o sistema de gestão de frotas da Cobli possui a funcionalidade de “Comprovantes de atividade”.

Ao utilizar o app Motorista, o profissional que estiver em campo pode adicionar fotos de comprovação de cada serviço que está sendo realizado. Assim que inseridas, o gestor de frota terá acesso a todas elas por e-mail.

Gostou? Nós podemos te ajudar a gerir equipes externas com muito mais eficiência e visibilidade total da operação. Conheça o nosso sistema de gestão de frotas.