No meio de tantos afazeres da operação de uma frota, encontrar tempo para dar conta das visitas aos clientes pode ser desafiador. Por isso, o cronograma de visitas surge como uma das estratégias mais eficientes para otimizar tempo e recursos.
Uma rotina de visita a clientes é um dos fatores mais importantes quando falamos de fidelização.
O estudo da Bain & Company mostra que um aumento de 5% na taxa de retenção de clientes é capaz de aumentar os lucros em até 95%.
É um esforço que realmente vale a pena investir, concorda?
Neste artigo, vamos explorar como montar um cronograma que funcione para sua rotina e as melhores estratégias para colocar isso em prática. Prepare-se para encantar seus clientes e maximizar a produtividade da sua frota com o poder do cronograma de visitas!
Índice:
Por que fazer um cronograma de visitas?
Um cronograma de visitas nada mais é que um planejamento de atividades. É por meio deste planejamento que sua empresa pode oferecer um serviço de excelência aos clientes, estreitando relações. Tudo isso, sem impactar a operação e a rotina da frota.
O cronograma também é de grande ajuda para priorizar as atividades mais importantes e atender às demandas dos clientes de forma rápida e personalizada. Lembre-se que tudo isso também faz parte da experiência do cliente com sua empresa.
E, quando falamos de planejar, isso significa também otimizar recursos e garantir que a frota cumpra os prazos combinados. O cronograma é essencial até mesmo para reduzir custos e evitar deslocamentos desnecessários, economizando combustível.
Estratégias para um cronograma de visitas eficiente
Antes de começar a montar o cronograma, existem algumas etapas importantes a serem feitas. São etapas que vão ajudar a visualizar o todo da operação, dos clientes e o que o cronograma precisa conter para cumprir com o seu objetivo.
Separamos a seguir os fatores que você precisa ficar de olho, antes mesmo de colocar a mão na massa.
Entenda as demandas e o perfil dos clientes
Por mais que os clientes tenham suas semelhanças, cada um tem um perfil único. É importante que você e sua equipe identifique o momento que cada cliente se encontra, até para conseguir conduzir as visitas da melhor forma.
Então, imagine que você tenha um cliente que está insatisfeito, isso já posiciona este cliente como uma prioridade. Ter essa visão da sua carteira ajuda a priorizar os atendimentos e organizar a rotina de visitas.
Não esqueça de ter flexibilidade para imprevistos
Todo gestor de frotas já sabe que um dia pode contar com vários imprevistos. É por este motivo que o cronograma de visitas deve ser flexível para situações emergenciais que possam surgir ao longo do dia.
O recomendado é manter uma margem de tempo livre permite ajustar as rotas sempre que necessário, sem que isso comprometa as visitas já programadas.
O que não pode faltar no seu cronograma de visitas
Agora, é hora de entrarmos na prática: como montar um cronograma de visitas, afinal? Existem alguns elementos que não podem ficar de fora do planejamento.
Para facilitar, você pode visualizar estes elementos como um checklist para o seu cronograma. Confira!
Organize datas e horários das visitas
É preciso saber qual cliente será visitado, quando e que horas. Este é o primeiro passo para organizar o cronograma.
É importante considerar a disponibilidade da equipe, a urgência de cada visita e a quantidade de visitas que podem ser realizadas em um determinado período. É agora que se deve dividir o time para cada visita, a depender da quantidade de pessoas disponíveis.
Não esqueça que cada visita deve seguir um padrão. Por isso, busque estabelecer um tempo médio de duração para cada visita, considerando as atividades que serão realizadas e a distância entre os locais a serem visitados. Assim, você evita atrasos e garante uma programação mais planejada.
Mantenha endereços e localizações atualizados
Os endereços completos e as localizações exatas das visitas devem ser separados com antecedência. A equipe de campo deve saber exatamente onde precisa ir e qual trajeto adotar no dia.
Aqui vem a dica de utilizar um sistema de roteirização e rastreamento! Com a ajuda de GPS e mapas, os motoristas podem encontrar o melhor caminho para cada destino, otimizando o tempo de deslocamento.
Tenha as informações dos clientes organizadas
No momento de planejar as visitas, lembre-se de ter em mãos todas as informações relevantes sobre os clientes que serão visitados.
Isso inclui o nome do cliente, contato, telefone, informações sobre o histórico de atendimento e detalhes específicos sobre suas necessidades e preferências. Inclusive, é importante ter em mente o status mais atualizado desse cliente, se ele teve algum problema recentemente, seu nível de satisfação, entre outros.
Isso ajuda sua equipe a ir preparada para a visita e até conseguir contornar um possível cliente insatisfeito.
Para coletar essas informações, recomendamos manter um banco de dados atualizado com essas informações. Isso facilita o atendimento personalizado e torna a experiência do cliente mais satisfatória.
Sempre tenha registrado o objetivo da visita
Cada visita deve ter um objetivo claro, seja entrega de mercadorias, instalação de equipamentos ou qualquer outra atividade relacionada ao serviço prestado pela empresa de frotas.
Especificar o objetivo de cada visita no cronograma ajuda a equipe a se preparar adequadamente e maximizar o tempo durante o atendimento ao cliente. E mais: ter clareza sobre o objetivo também auxilia na definição das prioridades, pois as visitas mais urgentes ou estratégicas podem ser organizadas com antecedência.
Como acompanhar o cronograma no dia a dia
Para garantir que o cronograma de visitas seja seguido conforme o planejado, é essencial contar com ferramentas e práticas que vão facilitar o acompanhamento das atividades em tempo real.
Abaixo, destacamos você confere algumas alternativas para acompanhar o andamento das visitas:
Utilize ferramentas de roteirização e rastreamento
As tecnologias de roteirização e geolocalização já virou regra para quem trabalha com transporte. Isso ajuda a otimizar o planejamento das rotas para os dias de visita, com estimativa de chegadas mais precisas, além de considerar fatores como trânsito, condições das vias e consumo de combustível.
Com a roteirização, é possível encontrar as sequências mais eficientes de atendimento e reduzir o tempo de deslocamento entre os clientes. Ou seja, você consegue ser mais produtivo com as visitas realizadas.
Já o sistema de rastreamento permite acompanhar em tempo real a localização e o status dos veículos durante as visitas. Com o rastreamento, você consegue verificar se a equipe está seguindo o trajeto planejado, identificar possíveis desvios e atrasos, além de monitorar o cumprimento do cronograma.
É uma tecnologia flexível, que oferece a possibilidade de realizar ajustes em tempo real, redirecionando a equipe para novas visitas ou alterando a rota conforme necessário.
Registre o resultado das visitas em relatórios
Manter registros detalhados das visitas realizadas é importante para monitorar o progresso e a efetividade do cronograma.
Ao final de cada visita, a equipe de campo deve registrar as informações relevantes, como o tempo gasto, as atividades realizadas, o atendimento prestado ao cliente, eventuais problemas encontrados e suas soluções. Isso vai inclusive servir para tornar o atendimento ao cliente cada vez mais personalizado.
Dica extra! Para saber por onde começar, você pode baixar o modelo 100% gratuito de relatório de visita técnica.
Com estas práticas aplicadas, a sua empresa de frotas poderá garantir que o cronograma seja cumprido, maximizando a produtividade da equipe e tornando o seu atendimento de alta qualidade.
Com a estratégia certa e o apoio das tecnologias adequadas, a empresa estará no caminho para se destacar no mercado e conquistar a satisfação e fidelidade dos clientes.
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