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Em inglês, “lead” significa “liderar” ou “conduzir”, enquanto “time” quer dizer “tempo”. Os profissionais de logística costumam traduzir lead time por “tempo de aprisionamento” ou simplesmente “ciclo”. “Ciclo” é uma boa tradução, porque “lead time” nada mais é do que o tempo que o cliente espera para receber a mercadoria encomendada. E esse tempo de refere a um ciclo que começa quando ele faz o pedido e termina quando acusa o recebimento do que pediu. Vamos entender como o gestor pode usar isso no seu dia a dia?

Qual a importância desse indicador?

O lead time é tão importante porque ele permite que as empresas acompanhem atentamente todos os processos pelos quais uma mercadoria passa desde o momento em que o cliente faz o pedido. Trabalhar bem com esse indicador resulta em um gerenciamento mais eficaz e também ajuda a não errar nos cálculos, a satisfazer os clientes e a se destacar no mercado e ganhar competitividade.

Como?

Ao saber exatamente quanto tempo dura cada um dos processos pelos quais a mercadoria passa antes da entrega, o gestor estará a par de eventuais problemas e gargalos que possam aumentar esse tempo. A partir desse conhecimento, poderá pensar em soluções para diminuir esse intervalo. Lembre-se: tempo é dinheiro. Quem economiza tempo, economiza dinheiro e sai na frente da concorrência.

O lead time também permite calcular com precisão a data de entrega da mercadoria e justificá-la com dados para o cliente, que pode até acompanhar o caminho da encomenda até ele. 

Como funciona para o cliente?

Todo mundo já passou por aquela situação chata de passar dias importunando o carteiro e perguntando por aquela encomenda que custa a chegar, não é? Segundo dados divulgados pela consultoria Compre&Confie, os consumidores brasileiros estão esperando cada vez mais pelos produtos que compraram pela internet. No primeiro semestre de 2017, uma encomenda demorava, em média, oito dias para ser entregue. Já no primeiro semestre de 2019, esse intervalo subiu para 13 dias. Chato, né?

Os consumidores, especialmente aqueles que preferem a agilidade e o conforto das compras online, não gostam de esperar e vão sempre buscar as empresas que garantem as entregas mais rápidas. Quem entrega antes, conquista mais clientes – e mais lucro. Quanto menor o lead time de um empresa, mais competitiva ela é.

Por isso, o lead time não é um indicador que interessa apenas aos profissionais de logística, mas importa também ao consumidor. Conhecer o lead time permite ao cliente acompanhar, ainda que parcialmente, a trajetória da mercadoria que ele encomendou, desde o momento o pedido foi feito até a entrega. Com essa informação, ele vai poder se decidir se compra pela sua empresa ou por outra, capaz de entregar mais rapidamente. 

E para a empresa?

Para a empresa, o conhecimento do lead time garante um panorama interessante de todas das etapas pelas quais uma mercadoria passa, do pedido à entrega. O lead time informa ao gestor (e aos demais funcionários e até aos clientes) quanto tempo dura cada uma das etapas e também o processo como um todo. Essas informações ajudam na hora de dar satisfações ao cliente, de planejar a rotina da empresa e de traçar estratégias para elevar a produtividade e reduzir custos. 

Cuidados na hora de trabalhar com lead time

Vamos conferir alguns cuidados essenciais para que o lead time trabalhe a favor da sua empresa, tornando-a mais eficiente e competitiva. Preste atenção:

Controle de estoque

Gerir corretamente o estoque é essencial para garantir um bom lead time. O que fazer quando o cliente faz um pedido? Conferir lá no estoque se as mercadorias encomendadas estão disponíveis ou se será preciso ligar para o fornecedor ou acelerar a produção. Quanto mais rápido a mercadoria encomendada for localizada e enviada para o caminhão, mais cedo o cliente vai recebê-la. Ou seja: menor será o seu lead time.

E como gerir bem um estoque? Primeiro, é fundamental saber que tipo de mercadoria estocar. Mercadorias que têm boa saída nunca devem faltar. Ao mesmo tempo, os depósitos não devem ficar lotados de produtos que vendem pouco. Mercadoria encalhada é dinheiro jogado fora. Se determinada mercadoria não vende, o investimento inicial não é coberto e aquele espaço poderia ser melhor ocupado por produtos pelos quais os clientes de fato se interessam. 

Um gestor de estoque competente precisa ser capaz de identificar a demanda do mercado para acertar na hora de definir o que vai para os depósitos e armazéns. Também precisa verificar se as instalações do depósito são adequadas e se a mercadoria não corre o risco de acabar danificada. Deve conferir sempre se a validade não expirou. 

Um estoque bem gerido é um dos ativos mais valiosos de uma empresa. A boa ou má gestão do estoque vai definir se você terá mercadoria para entregar, ou se vai deixar o cliente na mão. 

lead time em logistica - O que é lead time em logística?

Otimização das rotas e do tempo de transporte

O tempo de transporte é um dos fatores que mais impactam o lead time – pode ou aumentá-lo ou diminui-lo, para o desespero ou a alegria dos clientes. Para diminuí-lo (o objetivo, sempre), uma boa estratégia é planejar bem a rota que o que o caminhão vai seguir, ou seja, roteirizar. Para isso, dá para contar com o apoio da tecnologia. Dispositivos como os GPS ajudam a encontrar os melhores caminhos, a desviar de estradas congestionadas, e a prever com precisão quando será feita a entrega. 

Ao planejar uma rota, é importante se atentar não apenas a distâncias, mas também à conservação e à segurança das estradas. A roteirização resulta em trajetos mais rápidos e seguros e, se bem feita, pode garantir até economia com combustível e com a manutenção do caminhão.

Melhorar as negociações com os fornecedores 

Para entregar uma mercadoria a um cliente, primeiro você precisa que uma outra empresa abasteça os seus depósitos, correto? Por isso, uma boa relação com os fornecedores é fundamental, inclusive para reduzir o lead time. Negocie bons prazos com seus fornecedores e dê preferência àqueles que cumprem sempre o combinado e nunca deixam seus depósitos vazios.

Como calcular o lead time?

Para calcular o lead time, que é um dos indicadores mais valiosos para a logística, é preciso somar o tempo transcorrido desde a encomenda da mercadoria até a entrega, o que engloba processos diversos como recebimento e processamento do pedido, eventual produção da mercadoria, checagem nos estoques, montagem do pedido, transporte e rastreio do pedido e, finalmente, entrega. 

O objetivo de toda empresa é – ou deve ser – diminuir o lead time para se tornar mais competitiva, eficiente e, sempre que possível, econômica.

1. Liste os produtos exigidos para determinado trabalho

O primeiro passo é listar tudo, todos os materiais e produtos necessários para a produção ou montagem e transporte da encomenda a ser entregue. Para fazer essa lista, não se esqueça se conferir os estoques.

2. Descubra o tempo necessário para a aquisição de cada item

Depois de fazer a lista, confira se tudo o que precisa já está à mão ou se você precisará ligar para o fornecedor e fazer umas encomendas. Anote todos os prazos de entrega e some tudo. Lembre-se que os prazos podem aumentar se houver um feriado ou fim de semana no meio. 

3. Escolha o elemento com o maior prazo de entrega

Depois de elaborada essa segunda lista, das coisas que faltam, identifique qual item vai demorar mais para chegar. Quando ele enfim for entregue, faça um inventário e confira se tudo o que foi encomendado de fato já chegou e se ainda falta alguma coisa.

4. Defina quantos dias são necessários para finalizar o produto/serviço

Faça as contas e descubra quanto tempo é necessário para fabricar a mercadoria encomendada pelo cliente. Se você não precisar fabricar nada, mas só montar um pedido, é a mesma coisa: faça as contas e descubra de quanto tempo você precisa para terminar tudo e botar a mercadoria no caminhão para a entrega. Lembre-se que imprevistos e atrasos acontecem e acrescente uma margem de erro.

5. Adicione o tempo de espera para a entrega dos produtos

Por último, adicione a essa conta o tempo necessário para transportar a mercadoria até o cliente. 

Dá um exemplo?

Sim. Vamos lá. Suponhamos que a sua empresa trabalha com guarda-chuvas e você acaba de receber um pedido de 30 guarda-chuvas de um cliente.

Primeiro, você vai até o estoque verificar se tem 30 guarda-chuvas disponíveis ou se precisa produzir mais. Suponhamos que há 18 guarda-chuvas no armazém. Você precisa produzir outros 12. Liste todo o material necessário para a produção desses 12 guarda-chuvas: tecido, hastes metálicas etc.

Ligue para os fornecedores e encomende a matéria-prima. Quanto tempo vai levar a até a entrega? O fornecedor do tecido disse que entrega tudo em quatro dias; o de hastes metálicas, em seis; os demais, em três. Ou seja: vai levar seis dias até você reunir toda a matéria-prima para produzir os guarda-chuvas que faltam.

Quando já tiver toda a matéria-prima em mãos, tire um dia para fazer um inventário e garantir que não precisa de mais nada. Depois, faça as contas para saber quanto tempo demora para produzir um guarda-chuva. Suponhamos que você é capaz de produzir quatro guarda-chuvas por dia. Para fabricar 12, são necessários 3 dias. 

E para entregar os 30 guarda-chuvas até o cliente? Suponhamos que é uma viagem de dois dias.

Agora, é só fazer as contas: 6 dias para receber a matéria-prima + 1 dia de inventário + 3 dias para produzir tudo + 2 dias para entregar. Quanto deu? 12. O seu lead time é igual a 12 dias.

Como reduzir o lead time?

Reduzir o lead time significa oferecer um serviço em um intervalo de tempo menor. E, como sabemos, economizar tempo, é economizar dinheiro. Para reduzir o lead time é importante estudar toda a trajetória da mercadoria, todos processos pelos quais ela passa até chegar ao cliente. Assim, você vai descobrir quais desses processos podem ser agilizados.

Tempo de recebimento de matéria-prima

Será que não há fornecedores mais rápidos dos que os sua empresa geralmente escolhe? Para não esperar muito pela chegada dos produtos de que precisa, opte sempre por fornecedores que garantem entregas rápidas e cumprem os prazos combinados. Quanto antes começar a produção ou a montagem das mercadorias, mais rapidamente elas saem para a entrega.

Tempo de produção

Acelerar a produção é perigoso, porque algo pode sair mal feito. Mas é sempre possível buscar mais produtividade, seja com a atualização do maquinário ou com a eliminação de pequenas tarefas que pouco acrescentam e tomam um tempo considerável.

Tempo de espera

Estudar o tempo de espera é identificar o tempo perdido, os gargalos que atrasam os processos. É importante identificar onde o tempo é perdido para encontrar soluções que interrompam esse desperdício.

Defeitos de produção

Erros causam prejuízo porque precisam ser corrigidos. E corrigir leva a tempo e pode resultar em atrasos. Invista tempo para descobrir onde os erros são mais frequentes e adote medidas para evitá-los para economizar tempo e dinheiro. 

Falhas de informação

Outra coisa que pode atrasar os processos são informações equivocadas. Informações erradas levam a decisões temerárias que, em geral, resultam em prejuízo. Não descuide do fluxo de informações e faça inventários com frequência para evitar surpresas negativas.

Tempo de transporte

Um dos meios mais eficientes para reduzir o lead time é diminuir o tempo de transporte. Como vimos acima, para reduzir o tempo de entrega é recomendável planejar bem as rotas, se possível, com o auxílio de dispositivos como GPS. Esses aparelhinhos recomendam não só os trechos mais curtos, mas também ajudam a desviar do trânsito carregado que tantas vezes é culpado pelos atrasos.

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Monitoramento de frota - O que é lead time em logística?

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