Gestão de frota terceirizada: como fazer com eficiência

*Artigo atualizado em 29/05/2024.

A gestão de frota terceirizada é um modelo de negócio onde uma empresa contrata um parceiro externo especializado para cuidar de todas as tarefas relacionadas à sua frota de veículos.

Além de trazer mais eficiência à rotina, a terceirização impacta diretamente no resultado da empresa e do cliente.

Mas até o gestor optar pela terceirização da frota, existe uma série de decisões que precisam ser tomadas antes. E como garantir que será a decisão certa? Com conhecimento, experiência e boas referências.

É com isso que te ajudaremos neste artigo. Vamos nos aprofundar em tudo que você precisa saber para escolher com assertividade a gestão de frota terceirizada. Continue a leitura!

O que é gestão de frota terceirizada?

A gestão de frota terceirizada é um modelo em que uma empresa contrata um parceiro externo, geralmente uma empresa de serviços de logística e frota, para cuidar de suas operações de frota.

Isso inclui aquisição, manutenção, rastreamento, relatórios de desempenho e gestão geral de veículos.

Basicamente, é uma parceria estratégica entre a empresa e o fornecedor da frota, sendo este último, o responsável pelo controle das operações relacionadas aos veículos.

Essa abordagem permite que a empresa se concentre em suas operações principais, enquanto profissionais especializados cuidam da gestão da frota.

Dessa forma, eles garantem que os veículos estejam em bom estado, sejam usados com eficiência e estejam em conformidade com regulamentações e padrões de segurança.

Como funciona a terceirização de frota?

Ao adotar esse modelo, as empresas desfrutam da flexibilidade de ajustar sua frota conforme as demandas do negócio, sem as preocupações operacionais associadas à gestão interna.

Isso é fundamental em setores onde a demanda por veículos varia sazonalmente ou em resposta a mudanças nas condições de mercado. 

A terceirização também permite a incorporação de veículos mais modernos e eficientes à frota da empresa. Isso contribui significativamente para diminuir o consumo de combustível e emissões reduzidas.

A gestão terceirizada também alivia as empresas de encargos administrativos, uma vez que o fornecedor assume tarefas como licenciamento, seguro, gestão de multas e relatórios regulatórios.

Por que fazer a gestão de frota terceirizada?

A gestão de frota terceirizada pode ser uma ótima opção para empresas que desejam reduzir custos, aumentar a eficiência, melhorar o controle da frota e liberar recursos internos para se concentrar no seu objetivo estratégico.

No entanto, é importante escolher uma empresa de gestão de frota terceirizada com cuidado para garantir que você obtenha os melhores resultados.

Ao considerar a terceirização da gestão de frotas, avalie suas necessidades específicas e compare com as diferentes opções disponíveis no mercado.

Ao terceirizar, a empresa transfere uma parte dos riscos e responsabilidades associados à operação dos veículos para o provedor de serviços. 

Essas empresas geralmente investem em tecnologia avançada, como sistemas de rastreamento por GPS, software de gestão de frota e análise de dados. Dessa forma, a gestão fica ainda mais facilitada.

Benefícios da gestão de frotas terceirizadas

A gestão de frota terceirizada oferece uma série de benefícios estratégicos que vão além da simples redução de custos.

Ao adotar essa abordagem, as empresas podem experimentar ganhos significativos em várias áreas-chave:

Redução de custos 

Uma das vantagens mais evidentes é a redução imediata dos custos de aquisição e manutenção de veículos. 

Ao optar pela terceirização, as empresas eliminam a necessidade de investir em uma frota própria, economizando em compras de veículos e custos de manutenção.

Isso permite que os recursos financeiros sejam alocados de maneira mais eficiente em outras áreas críticas do negócio.

Possibilidade de prever custos

Com um contrato de terceirização de frota, os custos relacionados se tornam mais previsíveis e controláveis, uma vez que são acordados com antecedência. Isso facilita o planejamento financeiro e a alocação de recursos.

Essa previsibilidade financeira é particularmente valiosa para empresas que precisam manter um controle rigoroso de seus gastos e evitar surpresas inesperadas.

Facilidade para ampliar a frota

As empresas podem ampliar ou reduzir sua frota com mais facilidade e flexibilidade ao terceirizar, pois não estão vinculadas à compra ou venda direta de veículos. Isso permite uma resposta mais rápida às mudanças nas necessidades de negócios.

Frota sempre nova

A terceirização proporciona acesso a uma frota mais moderna e eficiente. Os fornecedores de serviços geralmente atualizam regularmente suas frotas, garantindo que os clientes tenham acesso aos veículos mais recentes e tecnologicamente avançados.

Isso não apenas melhora a eficiência operacional, mas também eleva a imagem da empresa ao utilizar veículos modernos e sustentáveis.

 Foco total no negócio

Terceirizar a gestão de frota ajuda o gestor a concentrar seus esforços no negócio. A gestão interna pode necessitar de tempo e planejamento na rotina.

Neste sentido, libera tempo e recursos valiosos, permitindo que a empresa direcione sua atenção para áreas estratégicas e fundamentais para o crescimento.

Melhora da produtividade da equipe

A terceirização da frota pode melhorar a produtividade da sua equipe. Isso ocorre porque os motoristas não precisarão se preocupar com tarefas e seguro. Eles podem se concentrar em suas tarefas principais, o que pode levar a um aumento da produtividade.

Como fazer uma terceirização de frota?

Fazer a gestão de frota terceirizada com eficácia requer um planejamento cuidadoso e uma parceria sólida com um fornecedor de serviços de sua confiança.

Separamos alguns passos essenciais para implementar essa estratégia:

Tenha objetivos definidos

Comece por estabelecer os objetivos do seu negócio. Quais são as metas da sua empresa ao terceirizar a frota? 

Isso pode incluir redução de custos, melhoria na eficiência operacional ou acesso a uma frota mais moderna. Definir metas claras é fundamental para medir o sucesso.

Escolha um prestador da sua confiança

A seleção de um fornecedor da sua confiança é uma das decisões mais importantes a serem feitas.

Faça uma boa pesquisa, colha referências e escolha uma empresa com experiência e reputação sólida. Certifique-se de que eles entendem suas necessidades e vão oferecer os serviços que você busca. 

Faça um contrato que atenda às suas necessidades

Um parceiro da sua confiança será essencial para criar um contrato que atenda às suas necessidades específicas. Isso pode incluir o número e o tipo de veículos, os serviços a serem prestados, prazos e custos.

Para isso, é importante que antes você tenha um diagnóstico do que você precisa.

Use tecnologias integradas 

Não é novidade que a tecnologia desempenha um papel vital nas operações de uma frota. Por isso, dê preferência ao prestador que utiliza sistemas de rastreamento, relatórios e sistema de gerenciamento eficazes. 

Afinal, serão essas ferramentas que vão fazer parte da rotina de monitoramento da frota.

Tenha uma comunicação transparente

Mantenha uma comunicação aberta com quem está terceirizando a frota. Isso é essencial para garantir que todas as partes estejam alinhadas com os objetivos e expectativas.

E, mais do que isso, confere agilidade caso aconteça algum imprevisto que precise acionar o fornecedor. 

Acompanhe o desempenho regularmente

Estabeleça métricas de desempenho e avalie regularmente o sucesso do contrato. Isso permite fazer ajustes quando necessário e garantir que a gestão de frota terceirizada continue a atender às necessidades da sua empresa.

Adotar a gestão de frota terceirizada pode simplificar as operações empresariais, quando implementada da maneira certa. 

Essa abordagem permite que você concentre seus recursos em atividades essenciais do seu negócio, enquanto profissionais especializados cuidam da sua frota de veículos.

Desafios da gestão de frota terceirizada

Embora a gestão de frota terceirizada ofereça diversos benefícios, não está isenta de desafios. 

Compreender esses obstáculos é crucial para garantir que a implementação seja bem-sucedida. Alguns dos desafios mais comuns são:

• Integração de Sistemas: a integração perfeita de sistemas e veículos pode ser um desafio. Garantir que os sistemas da empresa estejam alinhados com os sistemas terceirizados é essencial para manter a eficiência operacional;
• Flexibilidade contratual: encontrar o equilíbrio certo na flexibilidade do contrato pode ser um desafio. Muita flexibilidade pode levar a custos imprevistos, enquanto pouca flexibilidade pode resultar em dificuldades para adaptar a frota às necessidades em evolução;
• Gestão de custos: apesar de muitas vezes ser adotada para redução de custos, a gestão de frota terceirizada requer uma análise cuidadosa dos gastos envolvidos. Custos inesperados podem surgir se não forem considerados desde o início;
• Relacionamento com o fornecedor: a qualidade do relacionamento com o provedor de serviços é crucial. Desafios de comunicação ou expectativas não alinhadas podem levar a problemas operacionais;
• Conformidade e responsabilidade: assegurar a conformidade com regulamentações e normas é um desafio constante. Além disso, estabelecer clareza sobre a responsabilidade em diferentes situações é fundamental para evitar disputas futuras.

Como a tecnologia ajuda na gestão de frota terceirizada?

A tecnologia tem um papel fundamental na gestão de frota terceirizada, fornecendo ferramentas e soluções que facilitam o monitoramento, a análise e a otimização das operações de frota. 

Algumas maneiras pelas quais a tecnologia ajuda na gestão de frota terceirizada são:

Rastreamento GPS

Permite monitorar a localização dos veículos em tempo real, o que ajuda no planejamento de rotas, segurança da frota e a reduzir o tempo de inatividade.

Telemetria

A telemetria coleta dados sobre o desempenho dos veículos, como consumo de combustível, velocidade e estilo de condução. Esses dados podem ser usados para aprimorar a eficiência da frota, reduzir custos e identificar problemas potenciais.

Software de gestão de frota

Permite gerenciar todas as tarefas relacionadas à frota, como agendamento de manutenções, controle de custos, emissão de relatórios e gestão de multas. Isso ajuda a melhorar a organização e o controle da frota.

Aplicativos móveis

Permitem que os motoristas acessem informações sobre a frota, como localização dos veículos, rotas e histórico de viagens, contribuindo para a comunicação entre a empresa e os motoristas.

Tecnologia da Cobli para a gestão de frota terceirizada

Na gestão de frota terceirizada, cada detalhe conta, e é aqui que a tecnologia da Cobli faz toda a diferença.

Não estamos falando apenas de rastreamento, mas de uma abordagem integrada que redefine o que é possível alcançar na gestão de veículos.

Com a videotelemetria avançada da Cobli, você vai além do simples acompanhamento dos veículos. Agora, é possível visualizar o que acontece dentro e fora do veículo, garantindo a segurança do motorista e a proteção dos ativos da frota.

Com essas informações, as decisões de gestão se tornam mais precisas e alinhadas com as metas operacionais.

Tudo isso com uma tecnologia de monitoramento de frota, que possibilita o acompanhamento da localização e status de cada veículo. É possível ajustar rotas em tempo hábil e agir rapidamente a qualquer imprevisto.

A roteirização inteligente é uma revolução na eficiência operacional. Utilizando algoritmos avançados, a Cobli otimiza as rotas automaticamente, levando em consideração o tráfego e condições meteorológicas.

E, claro, a solução integrada de gestão veicular da Cobli traz tudo isso em uma plataforma única. Simplifique a administração da sua frota, consolidando informações, relatórios e operações em um só lugar. A excelência na gestão de veículos nunca foi tão acessível.

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