Identificação de motoristas: como fazer e qual a importância?

Pensar na segurança e melhor aproveitamento da frota é prioridade para os gestores, mas uma questão que nem sempre é considerada tão importante nesse cálculo diz respeito à identificação de motoristas. 

Embora muitas empresas utilizem sistemas de rastreamento veicular para monitorar a rota e a localização dos veículos, a identificação precisa dos motoristas muitas vezes ainda é negligenciada. 

A eficiência e a segurança são fundamentais para o sucesso das operações de transporte. Portanto, saber quem está ao volante de cada veículo em tempo real é uma necessidade que não pode ser deixada de lado. 

Neste artigo, vamos explorar a importância da identificação de motoristas, os riscos que a sua frota corre sem esse controle e como a implementação de soluções automáticas traz inúmeros benefícios para a sua operação. 

O que é identificação de motoristas na gestão de frota?

A identificação de motoristas é feita por um sistema que possibilita às empresas rastrear de forma precisa qual motorista está dirigindo cada veículo em sua operação. Utilizando tecnologias de identificação pessoal, como cartões de identificação ou tags RFID (Radio Frequency Identification), cada condutor é associado a um veículo específico, permitindo um controle rigoroso e eficiente.

Quando um motorista entra em um veículo, ele utiliza seu cartão de identificação ou tag RFID para se autenticar, e o sistema registra imediatamente quem está ao volante. Dessa forma, todas as ações e comportamentos de cada condutor são monitorados e acompanhados de perto. 

• Rotas;
• Horas trabalhadas;
• Padrões de direção perigosa;
• Alto consumo de combustível;
• Uso irregular do veículo.

Por meio de processos de identificação são avaliados o desempenho individual dos motoristas, sobretudo o modo de condução, o que também contribui significativamente para a segurança nas estradas.

A partir da identificação precisa de cada condutor, a empresa pode reconhecer padrões de condução perigosos e tomar medidas necessárias. Seja para dar feedbacks e orientações ou até treinamentos específicos para cada motorista, o monitoramento visa melhorar a segurança e reduzir riscos. 

Além disso, essa tecnologia permite a tomada de decisões mais informadas, otimizando o desempenho operacional e garantindo que os veículos sejam utilizados de forma eficiente e responsável.

Como funciona a identificação de motoristas

A identificação de motoristas na frota opera por meio de tecnologias avançadas que garantem um controle preciso e automatizado de quem está dirigindo cada veículo. 

Comumente, essa identificação é realizada por meio de métodos ultrapassados e nem tão eficientes assim, como o tacógrafo ou planilhas manuais que acabam esquecidas em meio a pilhas de papel.

Embora a tecnologia moderna ofereça inúmeras vantagens para a identificação de motoristas, alguns gestores de frota ainda utilizam métodos analógicos devido a restrições orçamentárias, culturais ou de infraestrutura. 

Em frotas de médio e grande porte, essas medidas são ineficazes e praticamente nulas — uma vez que manter o controle de todos os motoristas e veículos da frota tomaria um tempo considerável, tanto para distribuição quanto em casos de averiguação de qualquer ocorrência.

Entenda a seguir como funciona a identificação de motoristas e os processos envolvidos. 

Distribuição das chaves

O processo começa com a recepção das chaves dos veículos. As chaves são armazenadas em um local seguro, geralmente na sala do gestor de frota ou em um gabinete trancado.

Quando um motorista chega para iniciar seu turno, ele deve se dirigir ao gestor de frota ou a um responsável designado. O responsável entrega as chaves do veículo ao motorista e faz um registro manual em um livro de controle, planilha, sistema ou outro instrumento de armazenamento. 

Na entrega das chaves, são registradas informações como:

• Nome do motorista;
• Data e hora de retirada das chaves;
• Placa ou identificação do veículo;
• Quilometragem inicial do veículo.

Registro de jornada

Durante o turno, em caso de controles analógicos, o motorista deve manter um registro detalhado de sua jornada, como uma espécie de diário de bordo. Esta planilha pode ser fornecida pela empresa e deve ser preenchida com informações como:

• Horários de início e fim das viagens;
• Quilometragem inicial e final de cada viagem;
• Destino e propósito de cada viagem;
• Eventuais incidentes ou problemas encontrados.

No entanto, os sistemas de monitoramento fazem a identificação de condutores e criam um boletim completo com todos os detalhes da viagem, sem que o gestor ou motorista precise se preocupar em anotar nada. Assim, todos os dados ficam disponíveis imediatamente.

Verificação de dados e arquivamento de registros

O gestor de frota ou responsável verifica os dados sobre a jornada do motorista para garantir que todas as informações necessárias foram registradas corretamente. Se houver alguma discrepância ou omissões no relatório, elas são discutidas com o motorista para esclarecimento.

Assim que todas as informações são verificadas, a viagem é arquivada em um banco de dados e pode ser utilizada para análise futura e auditorias. Cada viagem realizada é uma chance de analisar o desempenho de veículos e motoristas, principalmente para aprimorar estratégias internas e melhorar a eficiência operacional. 

Como fazer a identificação de motorista?

A escolha do método de identificação de motoristas deve levar em consideração o tamanho da frota, o orçamento disponível, a cultura organizacional e a disposição para adotar novas tecnologias. 

Métodos mais tecnológicos e automatizados tendem a oferecer maior precisão e eficiência, enquanto soluções mais simples podem ser adequadas para pequenas frotas ou empresas que ainda estão começando a digitalizar suas operações. 

Independentemente do método escolhido, a identificação precisa dos motoristas é fundamental para melhorar a eficiência, a segurança e a gestão da frota como um todo.

Veja quais são os métodos mais comuns utilizados e como cada um deles funciona.

Planilha no Excel

Uma das formas mais básicas de realizar a identificação de motoristas é por meio de planilhas, seja física ou virtual. Nesse método, cada vez que um motorista inicia sua viagem, o gestor deve preencher a planilha com dados e informações do motorista e do veículo que está utilizando.

Por mais que seja uma metodologia utilizada por muito tempo, as planilhas não são tão precisas — e ainda tomam um tempo precioso para serem preenchidas e geram um grande volume de dados que demoraria muito para ser analisado. 

Vantagens

• Simplicidade na implementação;
• Baixo custo inicial.

Desvantagens

• Possibilidade de esquecimentos e preenchimento incorreto de informações;
• Registros manuais demandam mais tempo, tanto para motoristas quanto para gestores;
• Consome tempo para análise e monitoramento dos dados;
• Menor precisão e eficiência na gestão de informações;
• Armazenamento físico de registros pode ser menos seguro e mais suscetível a perdas ou danos.

Aplicativo

Outra solução mais moderna é o uso de aplicativos específicos para a identificação de motoristas. O condutor pode baixar o aplicativo em seu celular, acessar com login e senha e registrar suas viagens.

Cada motorista tem seu próprio perfil e todos os dados são vinculados. Dessa maneira, todas as informações são enviadas para o sistema e o gestor consegue acompanhar cada viagem.

Vantagens

• Facilidade de uso, especialmente se a empresa já utiliza aplicativos em suas operações diárias;
• Informação enviada automaticamente para o gestor de frota;
• Maior precisão e eficiência comparada às planilhas manuais.

Desvantagens

• Necessidade de cada motorista ter um smartphone compatível;
• Possível resistência à adoção de novas tecnologias.

Hardwares como Dallas, Ibutton ou o Cartão RFID

Esses métodos envolvem a instalação de leitores específicos no painel dos veículos e o uso de identificadores individuais para cada motorista. Quando o motorista entra no veículo, ele deve aproximar o identificador ao leitor para que o sistema registre sua identidade.

A base das tecnologias de identificação são dispositivos de identificação pessoal, como cartões de identificação, tags RFID (Radio-Frequency Identification) ou mesmo soluções mais modernas, como aplicativos de smartphone e biometria. 

Quando o motorista entra no veículo, ele deve autenticar sua identidade utilizando o dispositivo de identificação atribuído a ele. Por exemplo, ao utilizar uma tag RFID, o motorista simplesmente passa a tag por um leitor instalado no veículo. Em soluções mais avançadas, o motorista pode usar seu smartphone para escanear um QR code ou utilizar uma leitura biométrica para se identificar.

Uma vez autenticado, o sistema registra automaticamente a identidade do motorista e associa essa informação ao veículo específico que ele está dirigindo. Esse registro é feito em tempo real, permitindo que a empresa tenha um controle instantâneo sobre quem está ao volante de cada veículo em sua frota.

A coleta de dados também é muito mais precisa e automática, além do aumento significativo da segurança na frota. Há sistemas que emitem sinais para que o motorista se identifique e outros que nem permitem a partida do veículo. 

Vantagens

• Automação do processo, reduzindo erros humanos;
• Alta precisão na identificação dos motoristas;
• Possibilidade de integração com outros sistemas de gestão de frota.

Desvantagens

• Custo inicial mais elevado para a instalação dos dispositivos;
• Necessidade de manutenção e suporte técnico.

Com a identificação correta dos motoristas, o sistema de gestão de frota pode monitorar uma série de dados importantes, como rotas percorridas, tempos de viagem, paradas, comportamentos de condução (como velocidade, aceleração brusca, frenagens e curvas). Além disso, todas essas informações são registradas e podem ser acessadas por gestores em relatórios detalhados.

Vantagens da identificação de motorista

Identificar os responsáveis pelos veículos é uma maneira de visualizar gargalos na operação e enxergar pontos que podem ser ajustados e melhorados. 

Mas não para por aí. Descubra a seguir outras vantagens de adotar métodos de identificação de motorista na sua frota.

Melhorias no modo de condução dos motoristas

Aliando o sistema de identificação de motorista a um rastreador veicular com telemetria avançada, você vai conseguir monitorar o comportamento de cada condutor em detalhes. 

As duas tecnologias juntas entregam uma visão ampla tanto do veículo quanto do condutor, e como um influencia no outro. Ou seja, como o modo de condução do motorista afeta o desempenho do veículo de forma individual. A análise mostra em tempo real dados como:

• condução agressiva;
• consumo de combustível;
• rotação do motor;
• histórico de uso do veículo;
• identificar o condutor em caso de multas e infrações.

Com essas informações, o gestor pode fornecer feedbacks precisos e promover treinamentos para melhorar a condução dos motoristas.

Redução de multas de trânsito

A falta de um sistema eficaz para identificar os motoristas pode gerar grandes problemas, especialmente em casos de sinistros ou infrações, onde a responsabilidade não pode ser atribuída corretamente. 

Monitorar o comportamento de direção permite identificar e corrigir práticas que levam a multas, como excesso de velocidade. Sem saber quem estava ao volante, o gestor de frota fica impossibilitado de tomar ações corretivas adequadas e de garantir que os comportamentos indesejados não se repitam. 

Os dados coletados permitem que o gestor de frota identifique padrões de comportamento, detectem condutas arriscadas e forneça feedbacks precisos aos motoristas. Isso é fundamental para implementar programas de treinamento e melhorar a segurança nas estradas, além de otimizar a eficiência operacional.

Afinal, a redução dessas multas traz uma economia significativa para a empresa, além de melhorar a reputação da frota.

Preservação do veículo

Ao atribuir a responsabilidade pelos estilos de direção individuais, o sistema de identificação ajuda a prever o desgaste dos componentes dos veículos com maior precisão. O acompanhamento das práticas de condução influencia diretamente na vida útil dos veículos, permitindo uma manutenção mais proativa e a preservação dos ativos da frota.

Nesse sentido, o sistema de rastreamento e identificação permite manter um registro detalhado do uso de cada automóvel, facilitando a identificação de qualquer mau uso. Em caso de infrações ou multas, é possível determinar exatamente qual motorista estava ao volante, atribuindo responsabilidade de forma justa e precisa. 

Todos os dados ficam registrados e relatórios e o gestor consegue acompanhar os ativos para tomar medidas no momento certo. 

Jornadas de trabalho mais justas

A identificação precisa dos motoristas contribui para uma melhor organização das jornadas de trabalho e previne contra desvios na legislação. Com dados detalhados sobre quem está dirigindo e em quais horários, é possível garantir que os motoristas cumpram suas jornadas de forma justa, respeitando os períodos de descanso e evitando excessos de horas trabalhadas. 

A Lei do caminhoneiro é clara e específica o tempo de jornada de trabalho, intervalos e períodos de descanso obrigatórios. Com o devido acompanhamento, os condutores respeitam as regras e isso melhora a satisfação dos funcionários, reduzindo o risco de acidentes devido à fadiga.

Riscos que a gestão corre sem a identificação de motorista

A ausência de um sistema de identificação de motoristas na frota pode acarretar uma série de riscos significativos, comprometendo a eficiência operacional, a segurança e a gestão de custos. 

Falta de responsabilidade e rastreabilidade

Sem a identificação precisa de quem está ao volante é impossível atribuir responsabilidade por incidentes, infrações de trânsito ou danos aos veículos. O perigo disso está no fato de levar a uma cultura de impunidade dentro da empresa, em que os motoristas não se sentem responsáveis por suas ações em comportamentos negligentes ou arriscados.

Vale lembrar que sem saber quem estava dirigindo no momento de uma infração, a empresa pode enfrentar dificuldades para contestar multas ou determinar o motorista responsável. Como consequência, há aumento dos custos operacionais, mas também pode resultar em penalidades adicionais ou complicações legais.

Ineficiência operacional

A falta de um sistema de identificação pode complicar a alocação eficiente dos motoristas e veículos. Sem dados precisos sobre quem está dirigindo, a gestão não consegue otimizar as rotas, ajustar os horários de trabalho ou perceber áreas de melhoria na operação.

A ausência de dados precisos sobre quem está dirigindo cada veículo impede a identificação de padrões de uso que podem levar a desgastes prematuros ou necessidades de manutenção específicas. 

O impacto disso costuma ser bastante oneroso, uma vez que provoca desgaste acelerado e custos de reparo mais elevados — que por fim eleva custos de manutenção e reduz significativamente a vida útil dos veículos.

Problemas de segurança

A segurança é uma das áreas mais afetadas pela ausência de identificação de motoristas. Sem monitoramento, comportamentos de direção perigosa, como aceleração brusca, frenagens repentinas e uso de celular ao volante, passam despercebidos. 

Tais ações representam um perigo nas estradas, aumentando o risco de acidentes e colocando em risco a vida dos motoristas e de terceiros.

Como a tecnologia otimiza a identificação de motoristas?

A gestão de frotas evoluiu bastante com o advento das tecnologias modernas, proporcionando aos gestores ferramentas mais eficazes para otimizar a identificação de motoristas. 

Nas últimas décadas, a tecnologia deu passos largos para transformar esse processo, melhorando a eficiência, a segurança e a gestão operacional. Não apenas a identificação dos condutores trouxe grandes benefícios, mas também a automação de processos que fez com que gestores tivessem mais tempo para atuar em atividades estratégicas e menos desgaste em operações manuais.

A partir do momento que um motorista entra no veículo, ele se identifica usando um dispositivo eletrônico, como um cartão RFID ou uma chave iButton. Esse dispositivo é lido automaticamente pelo sistema do veículo, registrando a identidade do motorista em tempo real.

Dessa forma, o processo dura apenas um segundo e elimina a necessidade de registros manuais, o que diminui a probabilidade de erros humanos e aumenta a velocidade de identificação.

Com a tecnologia, também há redução de fraudes. Difícil de ser burlado, o sistema garante que somente motoristas autorizados possam operar os veículos. Uma vez a bordo, todas as ações e comportamentos são monitorados em tempo real graças a sensores de veículo, telemática e GPS. 

A telemática integra dados de GPS com sensores instalados no veículo para monitorar a localização, velocidade e comportamento de direção do motorista em tempo real. Esses dados são enviados para uma central de controle, onde são analisados pelo gestor de frota e ficam centralizados em uma única plataforma.

Videotelemetria da Cobli: gestão de frota completa com tecnologia de ponta

A gestão de frotas é uma tarefa complexa que exige atenção constante e estratégias eficientes para garantir a segurança, a produtividade e a redução de custos. 

Nesse cenário, a videotelemetria da Cobli se destaca como uma solução inovadora e completa, que combina tecnologia de ponta com uma interface intuitiva, oferecendo aos gestores de frotas uma visão abrangente e detalhada de suas operações.

Dessa forma, o sistema atua uma espécie de “auxiliar” que fica atento o tempo todo nos comportamentos dos condutores e tem a capacidade alertar o motorista e o gestor em tempo real sobre comportamentos inseguros.

Os dados coletados dos sistemas de identificação e telemetria são analisados por algoritmos de IA, que geram relatórios detalhados sobre o desempenho dos motoristas e a utilização dos veículos. 

Cobli Cam Pro

A Cobli Cam Pro é um sistema com duas câmeras embarcadas e sensores instalados no veículo que identifica sinais de fadiga e distração do motorista ao volante. 

O sistema de videotelemetria monitora o comportamento do motorista a cada instante, e monitora:

• uso de celular;
• sinais de sonolência (olhos fechando e bocejo);
• excesso de velocidade;
• direção perigosa;
• cansaço.

Isso é possível pela tecnologia Machine Vision, que capta, processa e analisa informações visuais do ambiente por meio de Inteligência Artificial. A partir disso, o sistema emite alerta imediato ao notar fadiga ou comportamentos perigosos, ajudando a prevenir acidentes e melhorar a segurança rodoviária.

As câmeras auxiliam na avaliação constante dos motoristas, o que entrega maior transparência e feedback contínuo e específico para que os condutores melhorem suas habilidades de direção e estejam em conformidade com as políticas da empresa.

Em caso de acidentes, as gravações da Cobli Cam Pro fornecem evidências concretas para investigações e processos legais. De maneira geral, a videotelemetria atua como um copiloto que traz mais segurança e tranquilidade. 

Essas ferramentas melhoram a eficiência operacional e proporcionam uma gestão de frotas mais inteligente e estratégica. Com a integração de tecnologias avançadas, a sua empresa garante uma operação mais segura, econômica e sustentável, fortalecendo sua posição no mercado.

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