A importância do planejamento de distribuição para as empresas

Seja para uma indústria, fornecedor ou varejista, o planejamento de distribuição é essencial para evitar problemas de estoque e garantir a satisfação dos clientes.

Um dos principais desafios enfrentados pelas empresas é encontrar o equilíbrio entre a oferta e a demanda, de modo a evitar tanto a falta quanto o excesso de produtos. 

Ambas as situações podem ter consequências negativas, levando a perdas de vendas, insatisfação dos clientes e, até mesmo, prejuízos financeiros.

É nesse contexto que o planejamento de distribuição se revela como uma ferramenta indispensável, já que as empresas podem desfrutar de uma série de benefícios.

Neste texto, você vai entender a importância do planejamento de distribuição para as empresas, analisando suas principais etapas e os benefícios que pode proporcionar. Vamos lá?

O que é planejamento de distribuição?

O planejamento de distribuição é uma prática que garante que as operações de distribuição de uma empresa sejam eficientes e atendam às necessidades do mercado.

Ele envolve o registro e a coleta de informações relacionadas às atividades de distribuição, como quantidade de produtos distribuídos, tempo de trajeto, tempo gasto em atividades de carga e descarga, e custos operacionais.

O objetivo do planejamento de distribuição é organizar e controlar as atividades da empresa, de modo a prever suas necessidades e garantir que o estoque esteja sempre abastecido de forma adequada.

Uma sigla comumente associada ao planejamento de distribuição é o DRP (Distribution Requirements Planning), que pode ser traduzido como Planejamento de Necessidades de Distribuição.

O DRP é um sistema que auxilia no processo de planejamento de distribuição, permitindo o cálculo e a previsão das necessidades de estoque com base em dados de demanda, suprimentos e outras variáveis relevantes.

Um exemplo famoso de implementação bem-sucedida de um sistema de DRP é o da Toyota, com seu sistema Just in Time. 

Esse sistema revolucionou a indústria automobilística ao permitir que a Toyota recebesse os componentes de carros apenas no momento em que eles eram demandados na linha de produção. 

Isso evitou a necessidade de grandes estoques de peças e materiais, reduziu custos operacionais e melhorou a eficiência do processo de produção.

Qual a importância do planejamento de distribuição?

Já pensou em quantas vezes você foi a uma loja e não conseguiu encontrar o que você queria comprar? 

Se o problema foi de distribuição, claramente um bom planejamento teria evitado uma venda perdida. 

Um bom DRP evita que as lojas percam a oportunidade de fidelizar um cliente. 

Mas, além disso, o planejamento de distribuição também é importante para:

Satisfação do cliente

Um bom planejamento de distribuição assegura que os produtos estejam disponíveis quando e onde os clientes precisam deles.

Isso evita problemas de estoque, como falta de produtos, e garante um atendimento adequado à demanda do mercado.

Clientes satisfeitos tendem a voltar e a recomendar a empresa a outros, contribuindo para o crescimento dos negócios.

Redução de custos

O planejamento de distribuição eficiente permite uma gestão mais precisa dos estoques, evitando a acumulação de produtos e minimizando os custos de armazenagem.

Além disso, um planejamento adequado pode otimizar as rotas de transporte, reduzindo os gastos com logística. Menores custos operacionais resultam em maior rentabilidade para a empresa.

Eficiência operacional

Um planejamento bem-executado melhora a eficiência das operações logísticas. Ele permite o fluxo suave de produtos ao longo da cadeia de suprimentos, evitando atrasos, gargalos e tempos de espera desnecessários. 

Isso aumenta a produtividade e a agilidade da empresa, tornando-a mais competitiva no mercado.

Otimização de recursos

Com um planejamento de distribuição adequado, é possível otimizar o uso dos recursos disponíveis. 

Isso inclui a gestão eficiente dos estoques, o aproveitamento máximo da capacidade de transporte e a alocação adequada dos recursos humanos envolvidos nas operações logísticas.

A otimização de recursos leva a uma melhor utilização dos ativos da empresa e a uma alocação mais inteligente dos investimentos.

Vantagem competitiva

Empresas que possuem um planejamento de distribuição eficaz têm uma vantagem competitiva significativa. 

Elas conseguem atender às demandas dos clientes de forma ágil, entregar produtos de alta qualidade no prazo e manter uma reputação sólida no mercado. 

Isso se reflete em uma posição de destaque em relação aos concorrentes e na conquista de uma fatia maior do mercado.

Como funciona o planejamento de distribuição? 

Embora possam variar dependendo da natureza do negócio e dos objetivos específicos da empresa, é comum que o planejamento de distribuição envolva três etapas:

Levantamento

A primeira delas, como você pode imaginar, é a fase de Levantamento. 

Nesta etapa, a empresa precisará coletar os dados que servirão para alimentar a ferramenta (normalmente, um software) de DRP, a fim de mapear as práticas e demandas. 

Entre as informações que costumam ser levantadas nessa fase, estão: 

• Informações sobre produtos em centros de distribuição;
• Informações sobre produtos em pontos de venda;
• Previsão de demanda; 
• Ciclo de pedidos.

Perceba que a previsão de demanda é um tema bastante importante e que pode variar bastante. 

Uma fábrica de ventiladores, por exemplo, terá uma demanda maior no verão, enquanto uma de cobertores poderá ter uma demanda bem maior no inverno.

Planejamento

Finalizada a parte de levantamento, é preciso seguir em frente com a parte de planejamento. 

Para isso, é preciso inserir os dados já coletados na ferramenta, que por sua vez auxiliará a empresa a estabelecer um plano de ação para abastecer os pontos necessários.

Esses pontos podem ser pontos de venda, centros de distribuição ou até mesmo filiais de uma indústria. 

Entre as informações que precisam ser consideradas nessa estratégia, há uma lista bem importante de fatores, como:

• Tipo de produto, quantidade, momento e local em que ele é requisitado;
• Tipo de transporte necessário e habilitado para o local; 
• Os equipamentos a serem utilizados;
• A mão de obra (como motoristas e carregadores).

Implementação

Nesta fase, é importante não só estabelecer as estratégias, como também medir e analisar seus resultados, bem como alterar as regras caso seja necessário. 

Quer um exemplo? Talvez você descubra que está usando um veículo maior ou menor do que o necessário para percorrer uma determinada rota.

Ou ainda, que se fizer uma entrega a menos por semana, consegue atender a mesma região com a sua demanda. 

É importante nessa fase também equilibrar a produção e a distribuição, caso seja necessário para que o ritmo seja mais fluido. 

Afinal, a meta aqui é evitar tanto a falta como o excesso de produtos. 

Quais são os principais benefícios do planejamento de distribuição? 

Alguns dos benefícios de adotar um planejamento de distribuição já estão claro, mas não custa repetir, não é mesmo? 

O principal deles é a previsibilidade, já que é possível saber quando se pode contar com um determinado produto, sem excesso ou aborrecimento. 

Além disso, há a diminuição de perdas, uma vez que excesso de estoque não precisa eventualmente ser descartado. 

A redução de custos é outro benefício bastante interessante do uso de um DRP, associado ao aumento da eficiência operacional. 

Além disso, quem possui um planejamento de distribuição pode ter melhores margens de lucro e conseguir fidelizar clientes, o que é muito importante para a vantagem competitiva. 

Hoje, existem inúmeras ferramentas que tem DRPs integrados, sejam elas mais voltados à área logística ou a toda a gestão empresarial (como é o caso dos ERPs). 

Além disso, quem tem um sistema de planejamento de distribuição também costuma ter um sistema de gestão de frotas integrado, algo que pode trazer inúmeras vantagens para uma empresa. 

Entre elas, estão menores gastos com transporte, com combustível e até com manutenção, bem como motoristas mais produtivos e com jornadas de trabalho equilibradas, além de fretes mais baratos.

Como fazer um planejamento de distribuição?

Fazer um planejamento de distribuição eficaz envolve uma série de etapas e considerações que devem ser cuidadosamente planejadas e executadas. 

Nesse sentido, vamos entender como cada etapa abaixo desempenha um papel crucial na otimização dos processos de distribuição, garantindo que os produtos certos cheguem ao lugar certo, no momento certo, e ao menor custo possível.

Analise a demanda

Comece analisando a demanda para seus produtos. Considere fatores sazonais, tendências de mercado, comportamento do consumidor e qualquer outro fator relevante. Isso ajudará você a ter uma ideia clara da demanda esperada no futuro.

Estabeleça metas e objetivos

Com base na análise da demanda, estabeleça metas e objetivos para o seu planejamento de distribuição. Defina indicadores de desempenho-chave (KPIs) que possam ser medidos e acompanhados ao longo do processo.

Avalie seus recursos

Analise os recursos disponíveis em sua empresa, incluindo instalações de armazenagem, capacidade de transporte, equipe de logística e tecnologia. 

Identifique quaisquer limitações ou oportunidades de melhoria e considere como podem afetar seu planejamento de distribuição.

Defina uma estratégia de distribuição

Com base nas análises anteriores, desenvolva uma estratégia de distribuição adequada. Isso inclui decidir quais canais de distribuição utilizar (varejo, atacado, e-commerce, etc.), definir a área de atuação, selecionar parceiros logísticos, entre outros aspectos.

Estabeleça políticas de estoque

Determine as políticas de estoque, como níveis mínimos e máximos de estoque, frequência de reposição, gestão de estoque sazonal, entre outros. 

Isso ajudará a equilibrar a disponibilidade de produtos com os custos de armazenamento e evitar problemas de excesso ou falta de estoque.

Desenvolva um plano de transporte

Crie um plano detalhado para o transporte de seus produtos, considerando a seleção de modos de transporte, rotas, cronogramas e fluxos de informação com fornecedores e clientes. Certifique-se de considerar a eficiência operacional, custos e prazos de entrega.

Implemente um sistema de monitoramento e controle

Estabeleça um sistema para monitorar e controlar suas atividades de distribuição. Isso pode incluir o uso de tecnologias como sistemas de rastreamento e monitoramento em tempo real, que permitem acompanhar a localização e o status dos produtos.

Realize avaliações e ajustes contínuos

Regularmente, avalie o desempenho do seu planejamento de distribuição e faça ajustes quando necessário. Analise os indicadores de desempenho, ouça o feedback dos clientes e faça melhorias contínuas no processo.

Lembre-se de que o planejamento de distribuição é um processo contínuo. É importante adaptar-se às mudanças no mercado, às demandas dos clientes e às condições internas da empresa.

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