Contas a pagar e receber: como organizar?

Faz parte do dia a dia de qualquer empresa organizar suas contas – e é por isso que as atividades de contas a pagar e a receber são tão importantes.

Ter uma noção de como está funcionando o fluxo de caixa de uma companhia é importante para qualquer gestor e empreendedor: afinal, é daí que se pode perceber a saúde da empresa.

Mais do que só uma organização de valores, a área de contas a pagar e a receber consegue ajudar os gestores a destinar os recursos certos para as áreas certas.

Mais que isso: ela permite que a empresa consiga continuar produzindo e planejar seu futuro, sendo uma atividade vital para a sobrevivência e a longevidade de um negócio.

Neste texto, vamos falar mais sobre o que são as contas a pagar e a receber, bem como falar de formas para organizar melhor esse setor tão importante.

Além disso, vamos falar mais também sobre como fazer um sistema de contas a pagar e a receber, e quais são as vantagens que organizar tudo isso pode trazer para o dia a dia de uma empresa. Vamos lá?

O que são contas a pagar e a receber?

Você já deve ter uma boa noção do que significam contas a pagar e a receber, mas vamos lá para explicar o que isso significa.

Contas a pagar, como o nome diz, são todas as obrigações de pagamento que saem do caixa da empresa mensalmente, seja de maneira fixa ou variável.

Fixas são as contas que são pagas todos os meses, como impostos, taxas e folha de pagamento; já variáveis são as contas cujo valor pode flutuar, como energia elétrica e matéria prima, por exemplo.

É muito importante organizar esses valores, pois a empresa tem a obrigatoriedade de quitar seus débitos para seguir funcionando, seja com fornecedores, funcionários ou com o governo.

Se essas contas não forem bem administradas, a empresa pode acabar tendo problemas financeiros, acumulando dívidas e estando até sujeita a processos judiciais.

Uma empresa bem administrada é aquela na qual o gestor tem um controle financeiro das contas que precisam ser pagas todos os meses, evitando engasgos ou falhas na produção.

Já as contas a receber, por sua vez, são os valores que a empresa recebe e entram no caixa, seja de maneira fixa ou esporádica.

Entre esses valores, podemos considerar a venda de produtos e serviços, bem como notas promissórias, títulos de crédito e até mesmo valores em a ver de vendas a prazo.

E aí, a conta é simples: para que o caixa fique equilibrado, o ideal é que as contas a receber sejam maiores que as contas a pagar – o famoso “é importante ganhar mais do que gastar”.

Como funcionam as contas a pagar e a receber?

Como você já percebeu, é importante que as duas atividades – contas a pagar e a receber – não estejam descoladas uma da outra.

O ideal é que o gestor saiba exatamente quais valores estão entrando e saindo do caixa, para conseguir determinar o pagamento.

Ao mesmo tempo, é também importante pensar que os valores recebidos devem servir não só para pagar as contas atuais, mas também para permitir investimentos, a fim de ajudar a empresa a crescer.

Por isso, é importante organizar os dois lados da empresa.

Para manter o controle das contas a pagar, o ideal é que o gestor siga algumas posturas, incluindo:

• Não ter muitas dívidas a longo prazo;
• Pagar contas em dia, evitando multas e juros;
• Não gastar mais do que ganha;
• Definir o limite máximo de endividamento que a empresa pode assumir;
• Registrar sempre as contas a pagar, de forma segura e precisa;
• Usar um sistema financeiro prático e detalhado;
• Pagar com antecipação as dívidas que fornecem descontos consideráveis.

Já no que diz respeito às contas a receber, o gestor deve também organizar as atividades para conseguir:

• Organizar as contas a receber por ordem de vencimento;
• Fazer a cobrança correta de cada devedor;
• Ser capaz de negociar para reduzir a inadimplência;
• Criar um planejamento financeiro de longo prazo.

Além disso, é importante sempre checar bem as informações incluídas no sistema, a fim de evitar confusões e duplicatas.

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Quais são as vantagens de se organizar as contas a pagar e a receber?

O gestor que é capaz de organizar bem suas finanças a pagar e a receber, ajustando bem o fluxo de caixa, consegue ter inúmeras vantagens para a operação da empresa.

Entre elas, podemos citar a:

• Economia nas contas a pagar, uma vez que é possível analisar se a saída de caixa é maior que a entrada;
• Consciência das obrigações financeiras, com datas exatas de vencimento;
• Uma boa noção do saldo da empresa;
• Garantia de um bom fluxo de caixa, bem como do capital de giro;
• Uma organização para ajustar melhor os dias a realizar pagamentos, levando em consideração as datas de contas a receber.

Como ter um sistema de contas a pagar e a receber?

Agora que você já leu isso tudo, acha que é bastante simples organizar as contas a pagar e a receber, não é mesmo?

Mas vale dizer que muitas empresas, até mesmo de grande porte, têm problemas para conseguir organizar esse controle.

Afinal de contas, é uma atividade que exige monitoramento constante e uma boa sistematização.

Não à toa, cada vez mais gestores utilizam sistemas mais sofisticados do que a boa e velha caderneta para organizar essas atividades.

Assim, é possível ter uma noção mais clara das operações, ficando mais fácil encontrar oportunidades de melhoria, seja aumentando a receita ou reduzindo custos.

Aqui abaixo, você pode conferir algumas dicas para gerir bem as contas a pagar e receber da sua empresa.

Registrar todas as movimentações da empresa

Do cafezinho ao clipe de papel, não existe gasto ou conta pequena que não mereça ser registrada!

Um controle de fato eficiente das contas precisa detalhar tudo que entra e sai do caixa, inclusive as contas pequenas – afinal, as coisas pequenas acabam fazendo muita diferença.

Esse é um princípio básico de uma área cada vez mais em voga nas empresas: o compliance, um controle que ajuda outras áreas e informações a se organizarem melhor, incluindo:

• O controle do estoque;
• O fluxo de caixa;
• os custos por setor;
• Os produtos e serviços mais vendidos;
• O departamento de pessoal e;
• O ciclo operacional e financeiro.

Para registrar bem todas essas atividades, é importante usar um sistema de gestão, capaz de centralizar dados e automatizar as operações, evitando erros humanos.

Além disso, um sistema de gestão ajuda a integrar as informações com outros setores da empresa, como vendas, logística, estoque e compras, permitindo que todos trabalhem rápido, tomando decisões céleres e eficientes.

Crie um sistema de cobrança dos clientes

Muitas vezes, uma empresa até é capaz de conquistar clientes, mas sofre problemas porque muitos deles não pagam pelos serviços prestados.

E isso afeta diretamente a operação, uma vez que o atraso ao receber pagamentos acaba impactando a própria capacidade da empresa de pagar fornecedores e colaboradores.

Ter um sistema que consiga cobrar os clientes inadimplentes, isto é, com dívidas, é muito importante – especialmente a fim de não constrangê-lo.

Afinal, um cliente que fica constrangido ao pagar uma dívida pode acabar trocando sua empresa por uma concorrente.

Para isso, é importante oferecer uma negociação da dívida de forma que nenhum dos lados saia perdendo, aumentando as chances de recebimento.

Uma boa forma de fazer isso é sistematizar a cobrança, criando um fluxo de processos definidos, com funcionários treinados e muitas vezes, até o uso de automatizações.

Além disso, é importante sempre manter um histórico das tentativas de contato e cobrança, atualizando a lista de clientes inadimplentes sempre que for possível.

A tecnologia pode ser uma aliada importante nisso, mas falaremos disso mais à frente!

Estimule o pagamento antecipado

Uma boa forma de evitar que os clientes se tornem inadimplentes, além de garantir um fluxo de caixa adiantado, é criar estratégias de pagamento antecipado.

É possível criar programas de descontos ou de bônus para os clientes que aceitem pagar antecipadamente por um produto ou serviço.

Você já deve ter ouvido algo assim: o cliente que paga com dinheiro ou PIX por um serviço, por exemplo, pode conseguir ter um desconto de 5% ou 10% no valor total da operação.

Além de reduzir a inadimplência, essas estratégias ajudam a fidelizar clientes e mostrar uma boa imagem no mercado, aumentando a competitividade da companhia.

No entanto, para conseguir fazer isso direito, é importante ter um controle das contas a pagar e saber que as estratégias estão em linha com os custos da operação.

Gerencie o seu estoque

Há empresas que conseguem vender e receber pelos produtos, mas ainda assim tem contas muito caóticas.

Isso pode acontecer porque elas têm um estoque mal organizado, com mercadorias paradas há muito tempo – e isso pode atrapalhar não só o ciclo de vendas, mas também gerar um descompasso nas contas.

Afinal, muitas vezes, uma mercadoria parada é uma conta já paga e ainda não recebida, sem margem de lucro obtida e com custos de armazenagem crescendo substancialmente.

Pior: em alguns mercados específicos, mercadorias paradas podem sofrer com obsolescência e perda da validade, tendo sua possível receita levada a zero.

Com um bom controle do estoque, uma empresa é capaz de organizar as compras e até criar formas de vender mercadorias paradas, reduzindo suas perdas e os gastos com armazenamento.

Uma boa forma de fazer isso é usar a curva ABC de estoque – e você pode saber mais sobre ela aqui.

Acompanhe o fluxo de caixa

Se você já começou a organizar suas contas a pagar e a receber, já deve ter uma boa noção de como funciona seu fluxo de caixa.

No entanto, é importante pensar em algumas práticas importantes, como definir corretamente o período de verificação deste fluxo de caixa.

Se ele for curto demais, pode acabar deixando de fora prazos de pagamento já negociados, seja em contas a pagar ou receber; se for longo, porém, pode significar que algo está sendo perdido no meio do caminho.

Empresas menores podem se dar ao luxo de trabalhar com períodos maiores, enquanto empresas de maior porte devem acompanhar isso todos os dias, sem falta.

De qualquer forma, é importante investir em sistemas que permitam a extração de relatórios de forma rápida, sem parada de atividades – e aqui, a tecnologia é novamente uma aliada.

Use os centros de custo

Muitas vezes, uma empresa tem descontrole nas contas e não consegue identificar a raiz do problema.

Utilizar a estrutura de centros de custo – no qual todos os gastos só são autorizados com um número, letra ou identificador da área responsável por esse gasto – é uma forma de reduzir isso.

Assim, um gestor consegue entender se um centro de custo está aumentando ou reduzindo gastos de forma correta, ou até mesmo ser capaz de descobrir uma irregularidade nas contas.

Duas formas simples de organizar os centros de custo são por setores (logística, comercial, marketing, operações) ou por filiais; cada gestor, porém, deve adotar o critério adequado à estrutura da empresa.

Como a tecnologia pode ajudar seu sistema de contas a pagar e a receber?

A tecnologia pode ser uma enorme aliada para quem precisa organizar o sistema de contas a pagar e a receber!

Para empresas menores, com operações simples, uma boa planilha de contas a pagar e receber já consegue ajudar bastante os gestores a se organizarem!

Para quem já tem uma operação de médio ou largo porte, porém, usar sistemas mais complexos de gestão pode ser bastante útil.

Entre eles, podemos citar:

• Plataformas para gestão de clientes (CRM);
• Plataformas para gestão de empresas (ERP);
• Plataformas para gestão de estoques (WMS);
• E até mesmo plataformas para gestão de logística e transporte (TMS).

Juntas e integradas, essas soluções podem ajudar um empreendedor ou gestor a organizar as informações e o fluxo do dia a dia da empresa, facilitando a tomada de decisões.

Tomar decisões de forma rápida e eficiente faz toda empresa funcionar melhor – e quem não quer isso, não é mesmo?

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