Como o controle de frotas ajuda a diminuir o passivo trabalhista?

Você sabe o que é passivo trabalhista? É a dívida gerada ao empregador ― seja ele pessoa física ou jurídica ― pelo empregado em ação trabalhista na Justiça do Trabalho quando não cumpridas as obrigações trabalhistas ou quando não realizado o recolhimento de encargos sociais. Todo tipo de empresa, independentemente de seu porte, está suscetível isso, o que pode gerar grandes impactos no planejamento estratégico. Mas o controle de frotas pode ajudar a diminuir o passivo trabalhista.

Explicaremos neste post o que é passivo trabalhista, quando ele surge para a empresa, quais as suas consequências e como evitá-lo. Confira!

O início de um passivo trabalhista

O passivo trabalhista inicia-se quando ocorre rescisão contratual. Os valores passam a ser passivos, sujeitos à ação na Justiça do Trabalho, devido a uma demissão mal planejada ou feita após desavenças entre empregador e empregado. Se ocultos ou não previstos, esses valores podem comprometer recursos que poderiam ser destinados a investimentos para o crescimento da organização, por exemplo.

Por esse motivo, é importante gerenciar os ativos da empresa para que não se tornem passivo trabalhistas, sujeito à avaliação quanto aos seguintes cenários: ocorrência de doenças ocupacionais, jornada de trabalho sujeita à periculosidade e/ou insalubridade e acidentes de trabalho.

Ações que evitam surpresas e ajudam a diminuir o passivo trabalhista

Algumas atitudes podem ser tomadas no dia a dia das empresas para diminuir o passivo trabalhista. Veja abaixo como fazer isso.

Controle o ponto

Jornada de trabalho diária, horas extras e folgas: para um controle eficiente, é necessário que seja instalado um equipamento de ponto. Dessa forma, seja ele mecânico ou digital, os dados computados estarão registrados permanentemente, sem que haja risco de falhas na contagem, esquecimento no lançamento ou omissão de informações.

Automatize a folha de pagamento

Com o uso de um software, além da agilidade na obtenção de informações, os equívocos também diminuem, principalmente se o sistema integra o banco de dados ao controle de ponto. Todas as obrigações trabalhistas serão calculadas automaticamente com base nessas informações, gerando relatórios confiáveis, o que facilitando o trabalho e evita a margem de erros.

Recolha a assinatura nos recibos

É essencial recolher a assinatura de todos os documentos relativos ao pagamento de funcionários: folha de ponto, recibo de férias, holerites, adiantamentos, conhecimento da obrigação do uso de instrumentos de segurança, termo de responsabilidade pelo carro, celular ou quaisquer outros objetos da empresa para uso comercial, uso do uniforme, entre outros.

Quando os recibos são online e dispensam a impressão de documentos, o artigo 464 da CLT assegura que o comprovante de depósito de valores em uma conta-salário é valido como recibo: nesse caso, é importante a guarda correta desse documento, que precisa ser escaneado, já que inscrições no papel de terminais bancários apagam depois de certo tempo.

Crie um banco de dados permanente

É preciso manter a organização dos arquivos e recibos individuais de cada colaborador da empresa e certificar-se de que eles estejam preenchidos corretamente e assinados. É importante investir em recursos de armazenamento, como um servidor próprio, para empresas de grande porte, ou a utilização do armazenamento em nuvem, boa opção para qualquer tipo de empresa.

Faça uma gestão de riscos e aprenda a diminuir o passivo trabalhista

Ao fazer uma gestão de riscos, a empresa pode se precaver em relação a processos trabalhistas e, ainda, potencializar resultados utilizando as novas soluções de gestão.

Em alguns casos, há passivos trabalhistas que sozinhos, não trariam tantos prejuízos à empresa, mas, quando somados aos demais, podem significar a ruína da organização: um funcionário, por exemplo, fez uma reclamação trabalhista na Justiça e ganhou a ação em R$ 5.000,00. A causa foi levantada devido às más condições de um banheiro coletivo do setor onde ele trabalhava com mais 10 funcionários. Ora, se a Justiça do Trabalho concedeu ganho de causa a esse funcionário, por que não concederia aos outros 10? O passivo trabalhista, então, passaria de R$ 5.000,00 para R$ 50.000,00!

Se a empresa tivesse atentado para uma gestão preventiva, jamais teria deixado que o banheiro do setor não estivesse de acordo com a legislação vigente, o que não só evitaria um prejuízo de alto valor como melhoraria o ambiente de trabalho.

Acompanhe o fluxo de trabalho para diminuir o passivo trabalhista

O acompanhamento remoto de um funcionário por meio de softwares e ferramentas torna possível, entre outras ações: monitorar seu desempenho desde o início do processo e identificar horas extras devidas e uma possível baixa na produtividade.

No caso de motoristas, por exemplo, acessar as multas aplicadas, o uso de horas de trabalho e o carro da empresa para resolver assuntos pessoais, quilometragem percorrida, uso de combustível, roteirização, entre outros.

Tenha parcerias especializadas

É fundamental possuir ou terceirizar o setor de RH e o departamento jurídico da empresa. Dessa forma, os gestores podem investir seu tempo na realização de tarefas relacionadas somente ao negócio central da empresa e, com isso, não percam o foco nem a produtividade ao se preocuparem com a resolução de passivos trabalhistas, tarefa que ficará delegada a uma equipe confiável e que solucionará a questão de forma mais eficaz.

Adote uma política preventiva para diminuir o passivo trabalhista

Compreenda que fazer a correta gestão da empresa requer auditorias constantes no que tange aos direitos trabalhistas, principalmente relacionados à infraestrutura e ao uso de equipamentos de segurança, a fim de evitar o risco de doenças ocupacionais e de acidentes de trabalho.

Além disso, ao cumprir corretamente com suas obrigações previdenciárias e trabalhistas, a empresa motiva seus colaboradores, otimiza o gerenciamento de seus custos operacionais e evita o passivo trabalhista.

Uma relação pautada pelo respeito entre empregadores e empregados e pelo cumprimento correto ao que está disposto na CLT, bem como ao estabelecido por associações e sindicatos da categoria, auxilia na execução de um planejamento preventivo que pode mudar o destino de uma empresa.

A gestão de frotas com o advento da Lei 13.103

Dentro desse cenário e com a implementação da chamada Lei dos Motoristas, é imprescindível fazer um monitoramento de frota, o que inclui total controle da jornada de trabalho dos motoristas por meio de sistemas eletrônicos instalados no veículo.

A jornada passou a ser de 8 horas, admitindo-se a realização de até 4 extraordinárias e respeitando-se o descanso mínimo de 30 minutos exigidos a cada 4 horas de trabalho,

Com a utilização de um software que gerencie corretamente essa jornada é possível reduzir a ocorrência de reclamações na Justiça do Trabalho e, com isso, o passivo trabalhista da empresa.

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