Gestão de frotas comerciais: desafios e melhores práticas

Ao falar do setor de logística, principalmente, a gestão de frotas comerciais desempenha um papel crucial no sucesso de muitas empresas. Seja para o transporte de mercadorias, prestação de serviços ou em outras operações comerciais, as frotas têm grande importância na cadeia de suprimentos e na entrega de produtos e serviços aos clientes. 

De acordo com a  Arval Mobility Observatory, cerca de 27% dos tomadores de decisão de grandes empresas acreditam que o número de frotas circulantes  irá crescer no mundo. No entanto, há uma grande preocupação com frotas mais ecológicas.

Segundo essa mesma pesquisa da Arval, 43% das empresas brasileiras já utilizam ou consideram utilizar pelo menos uma tecnologia de combustível alternativo nos próximos três anos.

Ou seja, para realizar a gestão eficaz das frotas comerciais é preciso encarar desafios complexos que requerem atenção e um planejamento cuidadoso.

Falando brevemente, os desafios que enfrentam os gestores de frotas incluem a manutenção preventiva e corretiva dos veículos, como reduzir custos nas frotas comerciais, o monitoramento da utilização e do desempenho da frota, o cumprimento de regulamentações e normas, a redução de custos de combustível e manutenção etc.

Neste artigo, iremos explorar os desafios enfrentados na gestão de frotas comerciais e mostrar as melhores práticas para enfrentar o dia a dia de maneira eficaz. 

Ao abordar essas questões e entender como as frotas comerciais podem gerar ganhos significativos para as empresas por meio de processos bem desenhados, os benefícios, como eficiência operacional, redução de custos, aumento da segurança e a conformidade, irão gerar a impulsão e sucesso dos negócios.

O que é uma frota?

Ao falarmos especificamente sobre frota, ela pode ser definida como um conjunto de veículos pertencentes a uma organização e que são usados para fins comerciais. Esses veículos podem ser carros, caminhões, vans, ônibus, motocicletas ou outros meios de transporte que sejam funcionais para as operações da empresa. 

Veículos de uma frota desempenham papéis importantes em setores como transporte de mercadorias, serviços de campo, transporte de passageiros, empresas de aluguel de veículos e empresas de entrega. 

O que é uma frota comercial?

A definição de frota comercial é bastante semelhante, pois também é um conjunto de veículos pertencentes a uma empresa ou organização que são usados para fins comerciais ou operacionais. 

Em geral, esses automóveis são empregados no desempenho de atividades específicas relacionadas ao negócio da empresa. Em geral, os veículos de frotas comerciais são mantidos e gerenciados pela organização proprietária dos bens.

As frotas comerciais mais comuns são compostas por carros, caminhões, vans, ônibus e motocicletas. Essa variação de qual veículo será o escolhido para a frota dependerá das necessidades e da indústria em que a empresa opera. 

Terceirização de frota: vale a pena?

A terceirização de frota,  que nada mais é do que contratar uma empresa especializada para gerenciar as frotas comerciais de uma organização, pode ser vantajosa em muitas situações, ainda mais quando falamos sobre o Centro de Controle Operacional.

No entanto, há outros aspectos que podem tornar a sua viabilidade mais difícil. 

Abaixo, listamos alguns fatores a serem considerados para saber se terceirizar a frota vale a pena.

Redução de custos

Terceirizar uma frota pode levar à redução de custos operacionais, uma vez que a empresa de terceirização assume responsabilidades como manutenção, seguro, depreciação e outros encargos associados aos veículos. 

Isso pode resultar em economias significativas em comparação com a gestão interna da frota.

Foco no core business

Ao terceirizar a frota, a empresa pode se concentrar em suas atividades principais e estratégicas, deixando as preocupações com os veículos e a logística para a empresa contratada.

Acesso à tecnologia e expertise

As empresas de terceirização de frota, em geral, possuem tecnologia avançada e experiência na gestão de frotas. Isso pode resultar em melhores práticas, eficiência operacional e rastreamento de desempenho.

Flexibilidade

A terceirização de frota pode oferecer flexibilidade na gestão de veículos. A empresa pode ajustar o tamanho da frota conforme a demanda, o que pode ser útil em setores sazonais.

Responsabilidade reduzida

A empresa de terceirização assume a responsabilidade por questões como manutenção, conformidade regulamentar e seguros, aliviando a carga administrativa da sua empresa.

Pontos de atenção na terceirização de frota

Agora, os pontos de atenção que as empresas precisam saber ao terceirizar sua frota.

Custos iniciais

A terceirização de frota pode envolver altos custos iniciais, como taxas de contrato e de instalação, que precisam ser equilibrados com as economias a longo prazo.

Perda de controle

A empresa perde parte do controle direto sobre a frota e pode precisar confiar na empresa de terceirização para tomar decisões importantes, em momentos cruciais do negócio.

Exclusividade

Alguns contratos de terceirização podem ter cláusulas de exclusividade, que limitam a flexibilidade da empresa em relação a fornecedores, por exemplo.

Riscos contratuais

É importante examinar cuidadosamente os termos e condições do contrato de terceirização, bem como as penalidades por rescisão antecipada.

A definição sobre a terceirização de frota pode ser benéfica para muitas empresas, especialmente aquelas que desejam se concentrar em suas atividades principais, reduzir custos e aproveitar a experiência de empresas especializadas em gestão de frotas. 

Mas é importante ressaltar e realizar uma análise detalhada dos custos e benefícios antes de tomar uma decisão. Cada caso é único, e a viabilidade da terceirização dependerá das circunstâncias individuais da empresa.

04 benefícios da gestão de frotas comerciais

Como falado anteriormente, a gestão de frotas comerciais oferece uma série de benefícios significativos para as empresas que dependem de veículos para operar. 

Listamos, 04 benefícios diferentes sobre frotas comerciais, além dos citados acima.

Melhoria da eficiência

Falar de gestão de frotas é falar de eficiência! A gestão de frotas comerciais  ajuda a otimizar a utilização dos veículos, garantindo que eles sejam alocados de maneira eficiente e que rotas sejam otimizadas para economizar tempo e combustível.

No final, isso significa um uso mais eficaz dos recursos da empresa.

Segurança aprimorada

A inspeção de segurança da frota, por meio de manutenções e monitoramento, contribui para um ambiente de trabalho mais seguro. Além disso, a gestão de frotas pode incluir tecnologia de telemetria veicular, que permite o acompanhamento em tempo real da localização dos veículos e a identificação de comportamentos de direção arriscados.

Melhor atendimento ao cliente

A gestão de frotas pode resultar em entregas mais pontuais e eficientes, o que, por sua vez, leva a uma melhor satisfação do cliente. Rotas otimizadas e entregas programadas contribuem para uma experiência positiva.

Sustentabilidade

A logística e a sustentabilidade podem andar juntas! A gestão de frotas sustentável, por exemplo, inclui a adoção de práticas mais ecológicas, como veículos com baixa emissão de poluentes e a redução do consumo de combustível, o que beneficia o meio ambiente e a imagem da empresa.

Como reduzir custos na gestão de frotas comerciais?

Quando falamos em frotas comerciais, existem algumas estratégias que ajudam na redução de custos, além de melhorar a eficiência operacional e maximizar os lucros. 

Abaixo, colocamos algumas maneiras de reduzir os custos na gestão de frotas comerciais:

Manutenção preventiva

Implemente um plano de manutenção preventiva rigoroso para evitar reparos caros e manter os veículos em boas condições. Isso inclui trocas regulares de óleo, verificação de pneus, freios e outras peças essenciais.

Otimização de rotas

Utilize tecnologia de monitoramento, videotelemetria, gestão de frota etc para garantir que os veículos sigam as rotas mais eficientes, economizando tempo e combustível.

Monitoramento de combustível

Implemente sistemas de monitoramento de combustível para controlar o consumo e evitar fraudes. Incentive práticas de direção econômica.

Renovação da frota

Avalie regularmente a idade e a eficiência dos veículos da frota. Substitua veículos mais antigos e menos eficientes por opções mais econômicas em termos de combustível. Isso é uma forma clara de reduzir custos nas frotas comerciais.

Uso de telemetria

Implemente sistemas de telemetria para monitorar o desempenho dos veículos e identificar áreas de melhoria. A telemetria fornece dados valiosos sobre o comportamento dos motoristas, o consumo de combustível e a manutenção.

Gestão de pneus

Mantenha a calibragem dos pneus adequada e realize rotação regular dos pneus para maximizar sua vida útil e economizar combustível. Não se esqueça de verificar tudo sobre a validade dos pneus.

Adoção de veículos mais eficientes

Considere a substituição de veículos menos eficientes por modelos mais econômicos em termos de combustível, como os caminhões elétricos, especialmente se a empresa estiver expandindo a frota.

Importância da manutenção preventiva em frota comercial

A manutenção preventiva desempenha um papel crítico na gestão de frotas comerciais, oferecendo uma série de benefícios para o desempenho dos veículos e otimização dos custos. 

Em primeiro lugar, ela contribui significativamente para a confiabilidade da frota, reduzindo quebras e falhas inesperadas. Isso é essencial para manter a operação da empresa funcionando sem interrupções indesejadas, o que, por sua vez, afeta a satisfação do cliente e a reputação da empresa.

Além disso, a manutenção preventiva resulta em um ambiente de trabalho mais seguro, uma vez que veículos em boas condições são menos propensos a acidentes devido a falhas mecânicas.

A redução de custos é outro aspecto significativo ao falarmos da manutenção preventiva para frotas comerciais. Embora a manutenção preventiva envolva despesas regulares, ela é mais econômica a longo prazo do que lidar com reparos corretivos mais custosos. 

Ao programar manutenções, você prolonga a vida útil dos veículos, economiza combustível e contribui para uma frota mais eficiente. Além disso, os veículos bem mantidos têm um valor de revenda mais alto, o que é benéfico se a empresa planeja vender ou atualizar a frota no futuro.

Dicas para aumentar a eficiência logística na gestão de frotas comerciais 

Ao falarmos sobre o aumento da eficiência logística na gestão de frotas comerciais é importante pontuar o quão ela é benéfica, pois pode atuar em várias frentes, como a redução de custos e melhora do desempenho geral. 

Aqui estão algumas dicas para aumentar a eficiência logística:

• Utilize software de otimização de rotas;
• Mantenha a manutenção preventiva em dia;
• Implemente telemetria e treinamento de motoristas;
• Compartilhe dados em tempo real;
• Monitore entregas e estoque eficazmente;
• Reduza o consumo de combustível;
• Mantenha registros detalhados;
• Avalie e ajuste constantemente as operações;
• Considere tecnologias avançadas;
• Busque parcerias estratégicas.

Estratégias para melhorar a segurança dos motoristas em frota comercial

Já deu para entender que a eficiência das frotas comerciais pode trazer incontáveis benefícios. Mas, não podemos deixar de lado a segurança dos motoristas. 

Esse tipo de treinamento é uma forma de proteger vidas, reduzir riscos legais e custos operacionais.

Treinamento contínuo

Forneça treinamento regular sobre os perigos da direção perigosa e incentive boas práticas de direção segura. Além disso, ofereça atualizações sobre as regulamentações de trânsito e políticas de segurança da empresa. 

Certifique-se de que os motoristas estejam atualizados e conscientes das melhores práticas.

Monitoramento de comportamento de direção

Utilize sistemas de telemetria ou videotelemetria para monitorar o comportamento dos motoristas em tempo real. 

Isso inclui a velocidade, aceleração brusca, frenagens e curvas agressivas. 

Reforço de políticas de segurança

Estabeleça políticas de segurança claras e aplique penalidades para infrações. 

Certifique-se de que os motoristas compreendam as políticas e estejam cientes das consequências de comportamentos de risco.

Condução defensiva

Promova a condução defensiva, ensinando motoristas a antecipar situações de risco e a adotar comportamentos seguros para evitá-las.

Checklists pré-viagem

Implemente checklists de inspeção pré-viagem, independentemente da distância, para garantir que os motoristas verifiquem regularmente os veículos antes de sair para uma rota.

Incentivos à segurança

Crie programas de incentivos para recompensar motoristas que mantêm registros seguros de direção, sem acidentes ou incidentes.

Feedback construtivo

Forneça feedback construtivo aos motoristas com base em seus registros de direção e comportamento, incentivando melhorias contínuas.

Aspectos legais e regulatórios na gestão de frota comercial no Brasil  

Na gestão de frota comercial no Brasil, é crucial considerar alguns aspectos legais e regulatórios para que não haja nenhum problema, sem contar possíveis penalizações com multas.

A lista é composta por alguns itens, que listamos abaixo, mas podem variar de acordo com o ramo de atuação.

• Licenciamento e registro de veículos;
• Documentação adequada dos motoristas;
• Seguro de responsabilidade civil obrigatório;
• Registro no RNTRC para transporte de cargas;
• Adesão a limites de peso e dimensões estabelecidos pelo CONTRAN;
• Cumprimento das leis trabalhistas, incluindo limites de jornada de trabalho.
• Uso de sistemas de rastreamento e monitoramento;
• Obediência a regulamentos para transporte de produtos perigosos.

Ficar em conformidade com essas regulamentações é essencial para operar legalmente e garantir a segurança dos motoristas, bem como a integridade da operação de transporte.

Indicadores chave (KPIs) para monitorar o desempenho da frota comercial 

Para monitorar o desempenho de uma frota comercial de maneira eficaz, é importante acompanhar uma série de Indicadores-Chave de Desempenho, também conhecidos por KPIs.

Entre os indicadores mais importantes, podemos falar sobre alguns abaixo. Lembrando que os KPIs podem mudar de acordo com a empresa.

Consumo de combustível

Medir o consumo de combustível por veículo ou por quilômetro pode ajudar a identificar ineficiências e implementar estratégias de economia de combustível.

Tempo de inatividade

Monitorar o tempo de inatividade dos veículos devido à manutenção, reparos ou outros motivos pode revelar áreas que precisam de melhoria.

Custo por quilômetro

Calcular o custo total por quilômetro rodado, levando em consideração todos os custos operacionais, como combustível, manutenção, seguro e depreciação.

Segurança

Acompanhar acidentes, incidentes e violações de regulamentos de segurança pode ajudar a melhorar a segurança dos motoristas e dos veículos.

Tempo de Entrega

Avaliar o tempo de entrega médio das encomendas ou mercadorias pode impactar a satisfação do cliente e eficiência operacional.

Eficiência de rotas

Medir a eficiência das rotas, incluindo a distância percorrida, o tempo de viagem e a pontualidade das entregas.

Satisfação do Cliente

Coletar feedback dos clientes sobre o desempenho da frota pode fornecer insights valiosos sobre a qualidade do serviço.

Emissões de Carbono

Acompanhar as emissões de carbono da frota ajuda a avaliar o impacto ambiental e cumprir regulamentações ambientais.

Tendências e inovações tecnológicas na gestão de frotas comerciais 

A gestão de frotas comerciais está em constante evolução devido às tendências e inovações tecnológicas. Alguns dos desenvolvimentos mais significativos incluem:

• Telemetria avançada;
• Veículos autônomos;
• Software de gestão de frotas baseado na nuvem;
• Internet das Coisas (IoT);
• Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning;
• Segurança Cibernética;
• Veículos elétricos e sustentabilidade.

Essas tendências e inovações estão moldando o futuro da gestão de frotas comerciais, tornando-a mais eficiente, segura e ambientalmente responsável. 

É importante que as empresas estejam cientes dessas mudanças e estejam dispostas a adotar novas tecnologias para permanecerem competitivas e atender às demandas do mercado.

Como escolher um software para a gestão de frotas comerciais

Ao selecionar um software de gestão de frotas comerciais, é essencial considerar cuidadosamente suas necessidades específicas e prioridades.  Até mesmo pensar na forma que irá gerir a frota, por exemplo, com o método de frota gerencial.

Comece avaliando o tamanho da frota, os tipos de veículos que você opera e os principais indicadores de desempenho que deseja acompanhar. 

Certifique-se de escolher um software que ofereça funcionalidades essenciais, como rastreamento em tempo real, otimização de rotas e manutenção preventiva, além de ser intuitivo para motoristas e equipes de gerenciamento, assim como a Cobli. 

A integração com outros sistemas, escalabilidade, custo total de propriedade e suporte técnico são fatores adicionais a serem considerados para garantir que o software atenda às necessidades da sua frota e esteja alinhado com seus objetivos de eficiência e economia de custos.

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