Carros da frota gerencial

Frota gerencial: o que é, como funciona e como monitorar

Se cuidar de um veículo de passeio já exige grande atenção do proprietário, imagine, então, ter toda uma frota gerencial para dar conta.

Esse é um desafio diário enfrentado por muitas empresas espalhadas por todos os cantos do nosso país.

Um desafio que, felizmente, tem solução.

Com o auxílio da tecnologia, é possível acertar na gestão de frotas e ter ótimos resultados, sejam quantos forem os veículos na sua empresa.

Você já ouviu ou leu a expressão que diz que “não se gerencia o que não se mede”?

Ela resume o pensamento de William Edwards Deming, americano que é um dos gurus da melhoria da qualidade e também é referência por suas práticas de gestão.

É nesse sentido que o gerenciamento de frotas funciona.

Trata-se de um conjunto de atividades estratégicas e operacionais na qual o desempenho de veículos e motoristas é medido de forma constante.

E é sobre isso que vamos falar neste artigo!

Aqui você vai descobrir entender tudo sobre frota gerencial e descobrir como melhorar os processos para ter mais eficiência e resultados. Vamos lá? 

O que é frota gerencial?

Frota gerencial é uma forma de se referir à gestão de frotas. Pode ser entendida como o mix de processos, métodos e meios usados para se controlar e melhorar a performance de veículos no contexto operacional e estratégico.

Sendo assim, uma frota de táxis é uma frota gerencial da mesma forma que uma de ônibus ou de caminhões de transporte de carga.

Todo conjunto de veículos que exija o monitoramento em razão das funções desempenhadas pode ser tratado como uma frota gerencial.

A definição de frota gerencial pode variar conforme o contexto em que é aplicada, sendo correto considerar que qualquer conjunto de veículos que exija monitoramento e gestão para melhorar sua performance pode ser tratado como tal. 

Como funciona uma frota gerencial?

Uma frota gerencial funciona por meio da implementação de processos e práticas que visam controlar e melhorar a performance dos veículos, tanto do ponto de vista operacional quanto estratégico.

Desse modo, alguns aspectos do funcionamento de uma frota gerencial podem incluir:

Aquisição e seleção de veículos

A escolha dos veículos adequados para compor a frota é um passo importante. São considerados fatores como a necessidade operacional, características técnicas, eficiência de combustível, segurança, conforto e custo total de propriedade.

Manutenção e cuidados

Uma frota gerencial requer um programa de manutenção adequado para garantir a segurança, confiabilidade e durabilidade dos veículos. 

Isso envolve a realização de manutenção preventiva, reparos necessários, substituição de peças desgastadas e cumprimento das regulamentações e normas de segurança.

Rastreamento e monitoramento

O uso de sistemas de rastreamento GPS e telemática permite acompanhar a localização dos veículos em tempo real, bem como obter informações sobre o desempenho do motor, consumo de combustível, padrões de condução e outras métricas relevantes. 

Esses dados podem ser usados para otimizar rotas, monitorar o comportamento do motorista e melhorar a eficiência operacional.

Gerenciamento de motoristas

O gerenciamento dos motoristas é fundamental para o bom funcionamento de uma frota gerencial. 

Isso envolve a seleção de motoristas qualificados, treinamentos regulares, monitoramento do comportamento no trânsito, controle de jornada de trabalho e implementação de políticas de segurança.

Controle de custos

Uma frota gerencial requer um controle efetivo dos custos associados aos veículos, como combustível, manutenção, seguros e impostos. 

É importante implementar medidas para reduzir desperdícios, otimizar o consumo de combustível, identificar oportunidades de economia e manter um orçamento adequado para a frota.

Análise e melhoria contínua

A coleta e análise de dados sobre o desempenho da frota permitem identificar áreas de melhoria e implementar ações corretivas.

Isso pode incluir a otimização de rotas, aprimoramento do planejamento de manutenção, identificação de padrões de uso ineficiente, entre outras medidas para aumentar a eficiência e reduzir os custos operacionais.

Quais os benefícios de ter uma frota gerencial?

Gerir uma frota é uma tremenda responsabilidade, mas também um esforço recompensador, desde que se tenham os meios disponíveis e o conhecimento para tal.

Isso porque, quando se investe em gestão, a tendência é que os resultados apresentados melhorem com o passar do tempo.

Ao ter uma frota gerencial, a empresa se coloca em condições de atingir seus objetivos estratégicos e, dessa forma, se mantém à frente da concorrência.

Os benefícios conquistados com o controle de frotas compensam, especialmente ao considerarmos o longo prazo e o custo-benefício envolvido.

Vamos entender quais são os principais deles?

Processo decisório menos falho

Ao gerenciar uma frota, as decisões tomadas podem gerar desdobramentos igualmente favoráveis ou não.

Vamos imaginar que você tem um veículo em circulação, mas, por falta de ferramentas de controle, não sabe que ele está próximo de apresentar um defeito mecânico.

Resultado: ele continua a ser utilizado e, um belo dia, para no meio de uma viagem.

Agora, voltemos no tempo, desta vez em uma realidade na qual você tem os meios para gerir sua frota com eficácia.

Nesse caso, o veículo é monitorado e você decide pará-lo para uma revisão antes que falhe.

Não é uma alternativa muito melhor.

Economiza combustível

Frotas gerenciais se caracterizam ainda por outro aspecto muito importante: elas controlam o consumo de combustível.

Nesse sentido, vale citar um estudo acadêmico realizado por Flávio Amilton Camba Tando, na Universidade de Coimbra, em Portugal.

O pesquisador identificou que os gastos com combustíveis totalizam 30% do total de custos de uma frota.

Esse gasto pode ser maior ou menor, dependendo de fatores como estilo de condução dos motoristas, manutenção e procedência do combustível.

O controle do consumo de combustível torna-se mais viável através de uma frota gerencial.

Logo, quanto mais controle a gestão tiver sobre esses aspectos, mais economia pode gerar para sua frota.

Menos exposição a multas

Outra fonte de despesas típica em frotas gerenciais é o pagamento de multas ou de interposição de recursos com especialistas.

Multas representam um problema sério, não só porque geram um gasto desnecessário, mas por serem um potencial fator de redução de equipes.

Um motorista suspenso é um braço a menos na empresa, gerando custos extras com a contratação e o treinamento de novos profissionais.

Com a gestão de frotas, você ganha muito mais agilidade ao tratar das multas, já que passa a conhecer a origem delas. Assim, se resolve o problema de vez.

Manutenção em dia

Na rotina sempre corrida das empresas, é possível que uma simples revisão seja esquecida ou mesmo negligenciada. 

Afinal, tempo é dinheiro e não será uma troca de velas adiada que prejudicará os negócios. Será?

Realmente, talvez não tenha problema em deixar para semana que vem um serviço de rotina.

A questão é que essa atitude tem grande chance de se transformar em um comportamento padrão na empresa.

Esse é um cenário que dificilmente ocorreria em uma frota gerencial, já que os sistemas de gestão são normalmente projetados para enviar lembretes sobre os prazos de revisões. 

Melhor uso de componentes e peças

Certos hábitos de direção tem um grande potencial de causar danos ao veículo.

Esticar marchas e adotar frenagens bruscas, por exemplo, aumentam o desgaste dos componentes do motor e do sistema de freios, além do gasto de combustível.

Sem métodos e ferramentas de gestão de frotas, a empresa fica cega para essa questão e de mãos atadas para implementar medidas de controle.

A durabilidade dos sistemas, peças e componentes de um veículo dependem de manutenção, de cuidados na direção e de uma postura atenta aos índices de performance.

Tudo isso pode ser agregado quando sua frota passa a ser gerencial.

Menos poluição e emissão de gases

Veículos constantemente monitorados em seu consumo de combustível abrem a oportunidade de se reduzir, por tabela, a emissão de gases do efeito estufa.

Nunca é demais lembrar que esse deve ser um compromisso da empresa, em primeiro lugar, para com o planeta.

Não menos importante, também é uma forma de se manter dentro do que determina o INMETRO sobre a eficiência energética.

Frotas não gerenciais são sempre mais agressivas ao meio ambiente. Se isso não bastasse, ainda podem expor a empresa a multas e penalidades impostas pelos órgãos de controle.

Gerenciar seus veículos é ser também uma frota “verde”. E o resultado pode ser um orçamento sempre no azul.

Menos desgaste de pneus

Este outro estudo aponta para a questão do desgaste de pneus. A investigação foi realizada por diferentes autores e publicada na Revista Científica Eletrônica de Engenharia de Produção.

Após uma extensa análise de dados, eles concluíram que, se a empresa estudada não investisse em manutenção, teria uma perda de 10% em relação à quantidade de pneus usados.

Em outras palavras, ela perderia uma parcela expressiva dos pneus em uso, que tiveram sua vida útil prolongada por boas práticas de gestão de frotas.

Mais um ótimo exemplo de como uma frota gerencial agrega eficiência e controle de gastos.

Terceirização de frota gerencial vale a pena?

O outsourcing, mais conhecido como terceirização entre nós brasileiros, é um dos meios recorrentes para uma empresa focar em seu negócio principal.

No caso das empresas que operam com transporte de cargas, a questão é mais em torno de melhorar a eficiência dos processos de controle e gestão.

É aí que a terceirização pode ser uma resposta aos desafios de uma frota gerencial.

O que será delegado a uma parceira não será propriamente a operação, mas sim o monitoramento da frota, a produção e a gestão de dados estratégicos.

Serão essas informações que, por sua vez, vão dar subsídios à direção da empresa em suas decisões.

É claro que cada caso deve ser analisado de acordo com suas particularidades, mas, em linhas gerais, terceirizar a frota gerencial vale a pena.

Como fazer a gestão de uma frota gerencial

Uma frota demanda uma série de cuidados, processos e medidas de controle para garantir sua plena capacidade operacional.

Não se pode esperar bons resultados ou que os veículos apresentem sempre funcionamento adequado sem acompanhar de perto o seu desempenho.

Sendo assim, é fundamental implementar as seguintes rotinas em uma frota gerencial:

Tudo entendido até aqui? Então, vamos ver que informações devem constar nos seus relatórios de custos.

Relatório gerencial de custo de manutenção de frotas

Já que a gestão de uma frota gerencial pede controle, isso significa que sua empresa deverá trabalhar a partir de dados.

Por outro lado, as informações precisam ser estruturadas de maneira a fazer sentido para, então, ajudarem a gestão a decidir melhor.

Nesse sentido, os relatórios gerenciais são a melhor forma de se obter subsídios.

Esses documentos devem ser construídos com base nos chamados Indicadores-Chave de Performance, mais conhecidos pela sigla KPI.

Quais os KPIs mais importantes?

Quanto mais veículos sua frota tiver à disposição, mais dados sobre a rodagem serão gerados.

Em meio a esse “mar” de dados, quais são os que efetivamente não podem ser ignorados?

De fato, você não precisará (e nem seria possível) se apoiar em toda a informação que for apurada.

Aliás, a filtragem de dados é um dos princípios do Big Data, o conceito que trata do uso de dados em massa para orientar o processo decisório.

Vamos conferir que KPIs não podem faltar em seus próximos relatórios gerenciais?

1. Custos de manutenção

Os custos de manutenção envolvem aqueles relacionados à troca de peças, sistemas, componentes e equipamentos, além, é claro, da mão de obra.

Ou seja, a partir desse KPI, sua empresa medirá a eficiência de suas operações pela evolução dos custos com manutenções, sejam elas preventivas ou não. 

Quando esses custos aumentam, significa que suas entregas estão sendo feitas em mais tempo e, assim, você saberá o que fazer para mudar esse quadro.

Frotas que demandam muitas intervenções sinalizam para problemas como estilo de condução errado dos motoristas e desconhecimento das rotas, entre outros.

Por isso, não deixe de acompanhar esse importante indicador de desempenho.

2. Consumo de combustível

Além dos custos com peças e manutenção, o consumo de combustível também é um indicativo de que seus motoristas não estão conduzindo como deveriam.

Outro fator ligado ao aumento nesse gasto é a procedência do combustível. 

Portanto, se a sua frota estiver consumindo mais do que deveria, pode ser que a causa seja diesel, etanol ou gasolina adulterada.

Vimos que as despesas com combustíveis representam uma fatia considerável dos gastos totais em frotas. Portanto, monitorá-los é questão de sobrevivência.

3. Índice de multas

Multas são comuns e devem ser tratadas como mais um indicativo de performance essencial.

E é assim porque elas apontam para o modo de conduzir dos motoristas.

Pelas multas, a empresa também pode controlar se as rotas estão sendo cumpridas, os prazos de entrega respeitados e se o comportamento ao volante é adequado.

4. Taxa de disponibilidade

Veículo parado é sinônimo de prejuízo. Além dos custos que gera em manutenção, a empresa deixa de lucrar com a redução da sua capacidade operacional.

Então, a taxa de disponibilidade da frota é um indicador muito importante e que precisa ser acompanhada de perto.

Por exemplo: se você tem dez veículos e 9 estão ativos, então sua taxa é de 90%.

Com 10% menos de disponibilidade, quanto sua empresa deixaria de lucrar? 

5. Número de sinistros

Os índices de roubo de carga no Brasil tiveram um aumento de 1,7% no país em 2021 e foi a primeira alta desde 2017.

Nesse caso, assaltos a veículos de carga contribuem para aumentar os custos com a reposição da carga perdida e, em consequência, com os seguros.

A incidência desse tipo de sinistro também pode sinalizar para uma gestão equivocada na hora de selecionar rotas.

Outro sinistro cujo número de ocorrências deve ser monitorado é o de acidentes e avarias causados por problemas estruturais, como buracos nas estradas.

Os processos bem executados em uma frota gerencial podem garantir resultados melhores e mais eficientes.

Relatório gerencial de custo de manutenção de frotas passo a passo

Um relatório realmente útil deve conter toda a informação necessária para a empresa poder decidir o que fazer para melhorar a performance em suas operações logísticas.

Assim sendo, confira em um passo a passo de que forma você deverá organizar esses dados e ter neles uma fonte confiável para tomar decisões. 

Por isso, antes de montar seus relatórios, tenha sempre disponíveis dados sobre:

  • Mão de obra;
  • Peças e componentes;
  • Custo de intervenção;
  • Modo de condução;
  • Consumo de combustível;
  • Registro de horas trabalhadas.

A partir dessas informações, você está pronto para seguir o nosso passo a passo:

1. Estabeleça categorias

A área financeira da empresa deve contar com relatórios voltados para os custos gerados pela gestão da frota. 

Já o setor de manutenção precisa de dados relativos à vida útil de peças e componentes, sinistros, acidentes e que danos foram causados, dentre outros.

Sendo assim, você pode estruturar os relatórios somente com base nos KPIs ou direcionando-os a setores e departamentos específicos da empresa.

2. Selecione os dados a serem utilizados

Como você já sabe, não se pode usar a totalidade das informações apuradas nas rotinas de gestão de frotas gerenciais.

Por isso, ao elaborar seus relatórios, procure filtrar que dados serão exibidos, sem deixar de considerar as pessoas que terão acesso a eles.

Dê prioridade àquilo que parecer mais relevante, tendo sempre em vista os impactos nos custos, tempo e eficiência dos veículos e motoristas.

3. Conclusões e considerações

Relatórios servem para apoiar decisões. Então, sempre inclua no final dos seus documentos considerações a respeito do que foi relatado.

Por exemplo: na parte de custos com manutenção, foi apurado que a empresa gastou 15% a mais do orçamento com trocas de pneus

Também que o número de acidentes foi maior em relação ao mês passado em função de uma mudança de rota.

Assim, uma possível conclusão seria “a mudança na rota gerou impacto negativo, já que a quantidade de pneus trocados em função de avarias foi maior”.

O que pode parecer uma má notícia, na verdade, representa uma valiosa oportunidade de otimizar processos, qualificar resultados e gerar economia.

Como a Cobli pode te ajudar com a gestão da sua frota

Você deve concordar que uma gestão de frotas eficaz não seria possível sem as ferramentas adequadas, o que envolve recorrer à tecnologia disponível.

Por isso, a Cobli é a sua parceria em todas as etapas dos processos de gestão de frota. 

Da apuração, passando pela geração, estruturação e análise de dados, deixe conosco a parte complicada para focar no que mais interessa: sua performance.

Veja alguns dos serviços que você tem à disposição com a Cobli:

Relatórios e análises

O sistema de gestão de frotas da Cobli fornece relatórios e análises com todos os detalhes do dia a dia dos motoristas e seus veículos para uma operação mais eficiente.

Rastreamento veicular e relatórios de trajeto

Com o sistema Cobli, você tem mais visibilidade na operação. A ferramenta permite saber onde estão os motoristas, como estão dirigindo, quais carros estão ligados, entre outras informações essenciais para a gestão da frota.

Monitoramento e análise de modo de condução

Acelerações, frenagens, curvas acentuadas e excessos de velocidade. Veja quem está dirigindo (e como) por meio de um painel de pontuação dos motoristas.

Acompanhe a evolução de cada condutor, compare o comportamento de motoristas durante o dia, semana ou mês. 

Melhore a forma como dirigem seus veículos e reduza custos com combustível e manutenção.

Conclusão

Sua frota gerencial merece todos os cuidados. Afinal, o sucesso nas operações depende do seu bom estado e perfeito funcionamento.

Por outro lado, sem um sistema de gestão de frotas, fica difícil manter o controle de tudo, já que, como você viu neste artigo, o que não faltam são dados para analisar.

A Cobli é a sua melhor parceira, porque ela não só fornece as ferramentas como ajuda você a desenvolver inteligência de negócios.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli

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