Quem está inserido no meio logístico sabe que manter uma frota de veículos operando de forma eficiente é fundamental, afinal, a sustentabilidade financeira garante a tão sonhada longevidade para as empresas devido à rentabilidade. No entanto, o custo de gerenciar diversos veículos pode se tornar um desafio significativo se não houver um controle de despesas da frota.
Para contextualizar, o controle de despesas da frota é uma prática que garante que os recursos financeiros da empresa sejam utilizados de maneira inteligente, sem comprometer a operação. E isso faz todo sentido, principalmente quando olha-se para o mercado: de acordo com o IBGE, 48% das empresas brasileiras fecham em até 3 anos ― e o principal motivo é a falta de gestão eficiente.
Além disso, segundo levantamento da Revizia, a desorganização na contabilidade pode levar empresas que faturam mais de R$300 milhões por ano a perderem cerca de R$ 17 milhões anualmente. Parece que, cada vez mais, é notável a importância do controle de despesas da frota.
Implementar uma gestão eficiente de despesas de frota não apenas garante maior controle sobre os custos, mas também proporciona redução de custos em frota empresarial, impactando diretamente no lucro da organização. Ao identificar e monitorar os principais gastos, as empresas podem tomar medidas para minimizar desperdícios e otimizar o uso dos recursos.
Neste artigo, você vai entender o que é controle de despesas da frota, por que ele é importante e como reduzir custos com práticas simples.
Índice:
O que são despesas empresariais?
As despesas empresariais são todos os gastos necessários para manter as operações de uma empresa funcionando. Elas podem variar desde despesas administrativas, como salários e aluguel, até custos operacionais, que incluem os valores relacionados à manutenção da frota.
Em uma empresa com frota de veículos, as despesas específicas podem incluir combustível, manutenções preventivas e corretivas, seguros, licenciamento, entre outros.
É essencial que as empresas identifiquem e classifiquem suas despesas de forma adequada para realizar um planejamento financeiro eficiente. O acompanhamento constante permite que os gestores de frota identifiquem áreas onde há excesso de gastos e, a partir disso, busquem soluções para reduzir custos sem comprometer a qualidade do serviço.
Qual a importância de fazer o controle de despesas da frota?
Controlar as despesas da frota é essencial para manter os custos sob controle e garantir a saúde financeira da operação. Sem um acompanhamento adequado, os custos relacionados à frota podem sair de controle, impactando diretamente a lucratividade da empresa.
Quando existe um monitoramento regular, os gestores conseguem identificar tendências de aumento de gastos e tomar ações corretivas rapidamente.
Além disso, o controle de despesas da frota permite que as empresas realizem uma análise detalhada de cada gasto, possibilitando a criação de estratégias para reduzir as despesas da frota. Quando a empresa entende onde seus recursos estão sendo mais consumidos, torna-se bem mais simples de implementar soluções para otimizar o uso dos veículos e reduzir custos.
Por fim, mas não menos importante, é que o impacto das despesas de frota no lucro empresarial pode ser significativo. Qualquer redução de despesas, por menor que seja, pode ter um efeito positivo nos resultados financeiros da empresa. Por isso, controlar as despesas da frota é fundamental para manter a saúde financeira da organização.
Qual a diferença entre despesa e custo?
Embora muitas vezes usados como sinônimos, despesa e custo possuem definições distintas quando nos referimos a parte contábil de uma empresa.
Abaixo, veja a definição para cada um deles:
- Custo: o custo está relacionado diretamente à produção de bens ou serviços, ou seja, são todos os gastos necessários para a empresa entregar seu produto ao cliente final;
- Despesa: a despesa é um valor que não está necessariamente ligado à produção, mas é necessário para manter a empresa funcionando.
Quando analisamos o contexto de uma frota de veículos, o custo pode estar relacionado ao combustível utilizado para realizar uma entrega, enquanto a despesa pode incluir a manutenção regular dos veículos ou o seguro da frota.
Compreender essa diferença é importante para uma análise detalhada dos gastos e para criar estratégias eficientes de controle. Para ajudar nesse tipo de diferenciação de valores, plataformas de gestão de frotas tem ganhado cada vez mais espaço dentro das empresas, pois podem oferecer produtos que fazem a gestão de gastos e otimizam o tempo, dinheiro e recursos profissionais.
Quais são as despesas mais comuns de empresas com frota?
As empresas que possuem frotas de veículos enfrentam várias despesas específicas, que podem variar de acordo com o tamanho da frota e o tipo de serviço prestado.
Algumas das despesas mais comuns incluem:
Combustível
Um dos maiores e mais relevantes gastos de qualquer frota. O consumo de combustível pode variar dependendo da rota, do veículo e das condições de condução. Neste cenário, empresas que apoiem com a roteirização podem ajudar a otimizar esse gasto.
Manutenção
Inclui tanto as manutenções preventivas, que são voltadas para evitar falhas, quanto as corretivas, que são direcionadas para consertar problemas que surgiram.
Seguros
O seguro dos veículos da frota é fundamental para proteger a empresa contra riscos de acidentes e roubos.
Licenciamento e impostos
Todas as frotas devem estar legalmente registradas, e isso envolve uma série de despesas relacionadas à documentação dos veículos.
Multas e infrações
Caso os motoristas cometam infrações, a empresa pode ser responsável por cobrir essas despesas. Para isso também é importante realizar uma boa gestão de multas em frotas.
Entender quais são as principais despesas permite que os gestores foquem em estratégias para otimizá-las, melhorando o controle de gastos de frota corporativa.Quais os benefícios de fazer o controle de despesas da frota?
O controle de despesas da frota oferece diversos benefícios, que impactam tanto a parte financeira quanto a operação como um todo.
Veja 04 benefícios mais relevantes do controle de despesas da frota:
Redução de custos
Com o acompanhamento contínuo dos gastos, as empresas irão conseguir identificar áreas onde podem economizar, como rotas mais eficientes, veículos que precisam de manutenção preventiva, adoção de veículos elétricos, etc.
Maior eficiência operacional
Quando a frota é bem gerida, os veículos são melhor aproveitados, o que reduz o tempo ocioso e o desgaste prematuro.
Previsibilidade de gastos
Com um bom controle de despesas da frota, a empresa consegue planejar melhor seus recursos financeiros, evitando surpresas com custos inesperados.
Tomada de decisão mais assertiva
Com análise de dados precisos sobre os gastos da frota, os gestores podem tomar decisões baseadas em fatos, como a troca de veículos antigos ou a adoção de novas tecnologias. Por isso, é importante ter boa interpretação dos resultados.
Investir no controle de despesas é uma forma de economizar e de garantir que a frota opere com o máximo de eficiência.
Como fazer o controle de despesas da frota?
Para realizar um controle eficiente de despesas de frota empresarial, é importante adotar uma série de práticas que garantam o monitoramento e a análise detalhada dos gastos.
Utilização de tecnologias de monitoramento
Hoje em dia, há diversas tecnologias disponíveis que ajudam no controle de despesas da frota, como sistemas de rastreamento de veículos, telemetria e softwares de gestão.
Essas ferramentas permitem o acompanhamento em tempo real do consumo de combustível, das rotas percorridas e das manutenções realizadas, facilitando a análise de custos.
Registro de todos os gastos
É preciso que todos os gastos relacionados à frota sejam devidamente registrados, desde o combustível até as pequenas manutenções.
Essas anotações vão permitir uma visão clara e detalhada de onde o dinheiro está sendo investido dentro da empresa.
Análise regular das informações obtidas
O simples registro dos gastos não é suficiente quando falamos de controle de despesas da frota.
É importante analisar esses dados periodicamente para identificar padrões de consumo e oportunidades de redução de custos.
Como reduzir as despesas da frota?
Após ter realizado o entendimento do que é o controle de despesas da frota, saber como reduzir as despesas da frota é bastante significativo. Claro que a sua empresa não precisa cortar gastos indiscriminadamente, mas deve, sim, buscar estratégias de controle de despesas de frota que otimizem o uso dos recursos.
Manutenção preventiva
Em vez de esperar que um problema ocorra, realizar manutenções preventivas ajuda a evitar falhas mais graves e, consequentemente, custos maiores. Essa prática também aumenta a vida útil dos veículos.
Treinamento dos motoristas
Motoristas bem treinados tendem a dirigir de maneira mais econômica, adotando uma direção preventiva, evitando desperdícios de combustível e reduzindo o desgaste do veículo.
Planejamento de rotas
Utilizar sistemas de roteirização pode ajudar a encontrar as rotas mais curtas e econômicas, reduzindo o consumo de combustível e o tempo de viagem.
Investir em tecnologias
Investir em tecnologias para a gestão de frota, incluindo aquelas que ajudam no controle de despesas da frota é uma forma de reduzir curtos, principalmente quando olha-se para o médio e longo prazo.
Tecnologias, como rastreamento, monitoramento, roteirização, gestão de gastos, controle de manutenção, videotelemetria, entre outros, são excelentes formas de garantir a eficiência operacional e otimizar os custos.
Essas tecnologias, inclusive, podem fornecer insights valiosos sobre o desempenho dos veículos e identificar áreas de melhoria.
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