Gestão de frotas: o que é, importância e como fazer

A gestão de frotas é um movimento estratégico para empresas que dependem de veículos para suas operações. Há diversas variações que corroboram para a importância da gestão de frota no mercado, como o crescimento do e-commerce, a expansão da logística e o aumento da competitividade no setor de transportes. Por isso, gerir uma frota empresarial de maneira eficiente é essencial para garantir a sustentabilidade financeira, a segurança e a produtividade dos negócios. Se a sua empresa ainda não está olhando com atenção para a gestão de frotas, saiba que ela está atrasada!

Segundo dados da Associação Brasileira de Logística (Abralog), o Brasil possui mais de 2 milhões de caminhões comerciais em circulação, além de 6 milhões de veículos comerciais.  Ainda de acordo com a entidade, cerca de 60% dos custos operacionais de empresas de transporte estão ligados à frota, incluindo combustível, manutenção e mão de obra. Isso mostra como a otimização de frota e a gestão de transporte podem impactar diretamente a rentabilidade.

Um outro dado interessante sobre a gestão de frotas vem da Confederação Nacional do Transporte (CNT) que aponta que, em média, 30% do custo logístico brasileiro está relacionado ao transporte rodoviário. Nesse cenário, o uso de tecnologia na logística, o monitoramento de frota e a gestão integrada passam a ser elementos-chave para aumentar a eficiência operacional e reduzir despesas.

Outro fator que reforça a importância da gestão de frotas é a crescente demanda por práticas sustentáveis. Segundo o Global Fleet Survey, mais de 70% das empresas que operam com frota própria ou terceirizada estão investindo em frotas sustentáveis, como veículos elétricos ou com menor emissão de poluentes. Essa tendência se alinha com exigências ambientais e também representa uma oportunidade de inovação.

Com a digitalização dos processos logísticos, os sistemas de gestão de frotas tornaram-se ferramentas indispensáveis. Eles permitem a análise de custos, o rastreamento em tempo real, o controle de manutenção preventiva e a gestão de abastecimento, facilitando a tomada de decisões, a economia de combustível e a transparência nas operações.

Mesmo com tantas vantagens, a gestão de frotas no Brasil ainda enfrenta desafios, como a falta de planejamento logístico, a dificuldade de controlar os indicadores de desempenho e a resistência à adoção de novas tecnologias. No entanto, superá-los é crucial para conquistar um diferencial competitivo no mercado.

Neste conteúdo, vamos mostrar uma visão completa sobre a gestão de frotas, seus benefícios, tipos, boas práticas e tendências. Para os negócios que estão buscando transformar sua operação com mais eficiência, planejamento eficiente para frota, tecnologia e controle, este guia é para você.

O que é gestão de frota?

Gestão de frotas é o conjunto de processos, estratégias e ferramentas utilizadas para administrar veículos de uma empresa, seja para transporte de cargas, serviços ou colaboradores. 

A gestão de frotas envolve desde o planejamento da aquisição de veículos até o controle de uso, manutenção, abastecimento e monitoramento.

Uma gestão eficiente busca otimizar a operação, reduzir custos da frota, aumentar a segurança no transporte e melhorar o desempenho dos motoristas. A gestão de frotas pode ser aplicada tanto em frota própria quanto em frota terceirizada, sendo fundamental para empresas de diversos segmentos.

Vantagens da gestão de frotas

Implementar uma gestão de frotas eficiente traz diversas vantagens competitivas para as empresas. Primeiramente, há uma significativa redução de custos operacionais, principalmente com manutenção, combustível e gestão de multas, graças ao controle rigoroso e à antecipação de problemas. A otimização da frota, com a escolha dos veículos ideais para cada operação, também contribui para aumentar a produtividade e diminuir o tempo ocioso.

Além disso, a eficiência operacional é elevada na gestão de frotas por meio do uso de tecnologias que permitem rastreamento em tempo real, roteirização inteligente, telemetria, videotelemetria e comunicação direta com motoristas. Essas implementações pensadas nas vantagens da gestão de frotas reduzem atrasos e melhoram o cumprimento de prazos. A gestão de frota também impacta diretamente na segurança da frota, com políticas de direção preventiva, manutenção periódica e análise de comportamento dos condutores.

Outro benefício é a sustentabilidade, já que é possível controlar a emissão de poluentes, o consumo de combustível e incentivar práticas mais ecológicas. 

Por fim, empresas que investem na gestão de frotas elevam a satisfação do cliente, ao garantir entregas mais rápidas, seguras e confiáveis.

Tipos de frotas e empresas

Quando olhamos para este mercado, existem diferentes tipos de frotas utilizadas por empresas, e entender essas categorias é essencial para implementar estratégias de gestão adequadas. 

Abaixo, listamos os tipos de frotas principais: a própria, a terceirizada, a híbrida, além, é claro, das empresas que utilizam as frotas para os serviços do cotidiano. Entender estes modelos é uma forma interessante para atuar de forma assertiva com a gestão de frotas.

Frota própria

A frota própria, como o próprio nome diz, é composta por veículos pertencentes à empresa. Neste caso, o negócio assume toda a responsabilidade pela operação, incluindo a gestão de frotas, além de manutenção, revisão, custos operacionais, gestão, entre outros.

Frota terceirizada

A frota terceirizada, por outro lado, é contratada de fornecedores especializados, permitindo que a empresa foque em sua atividade principal, com menor investimento inicial, a princípio. Neste caso, a empresa terceirizada é responsável por todos os pontos, incluindo, claro, a gestão de frotas como um todo.

Frotas com modelos híbridos

Há alguns casos onde há um meio termo: as frotas com modelos híbridos que combinam frota própria e terceirizada conforme as demandas e sazonalidades do negócio. Muitas empresas estão adotando este tipo de modelo para minimizar investimentos.

Quais são as empresas que utilizam frotas?

Além de conhecer os tipos de frotas, é importante, neste mercado, saber quais são as empresas que utilizam frotas. 

Elas podem atuar nos mais diversos setores: 

• Logística e transporte; 
• Construção civil;
• Indústrias; 
• Comércio; 
• Saúde; 
• Segurança privada; 
• Alimentação;
• Serviços gerais. 

Cada setor citado acima possui suas particularidades e exige soluções personalizadas para uma gestão de frotas eficiente.

Como fazer uma boa gestão de frotas

Fazer uma boa gestão de frotas vai muito além de acompanhar a quilometragem dos veículos ou garantir que a manutenção esteja em dia. Trata-se de implementar um conjunto de práticas e ferramentas que otimizem o uso dos recursos logísticos da empresa, garantindo eficiência operacional, redução de custos, uma boa gestão dos motoristas e maior segurança no transporte. 

Quem atua neste mercado tem a ciência de que agilidade e controle total da operação fazem toda a diferença, por isso, a gestão de frotas se torna uma das áreas mais estratégicas das empresas que dependem da mobilidade para gerar receita.

Gestores de frota que buscam uma abordagem estruturada e integrada, conseguem transformar a gestão veicular em um diferencial competitivo. Mas isso passa por planejamento logístico de curto, médio e longo prazo, uso intensivo de tecnologia, capacitação constante da equipe envolvida e acompanhamento de indicadores de desempenho. 

Planejamento estratégico

A base de uma boa gestão de frotas está no planejamento estratégico. É fundamental conhecer o perfil da operação logística, o volume de entregas, a extensão das rotas, a sazonalidade da demanda e os custos envolvidos. 

Com esses dados em mãos dos profissionais certos, é possível dimensionar corretamente a frota, definir metas e KPIs para logística e elaborar políticas de uso, manutenção, abastecimento e substituição de veículos. 

Um planejamento estruturado também permite antecipar investimentos e prever recursos para garantir a continuidade e a escalabilidade da operação.

Uso de tecnologia na gestão

A tecnologia é uma grande aliada da gestão de frotas moderna. Sistemas de rastreamento por GPS, softwares de roteirização, plataformas de telemetria e sistemas de gestão de frota integrados ao ERP fornecem dados precisos e em tempo real. 

Esses dados possibilitam o controle do desempenho dos veículos, da conduta dos motoristas e da eficiência das rotas. Também permitem uma gestão logística integrada, com maior controle sobre manutenção, abastecimento, documentação e vencimentos.

Além disso, o uso de tecnologias de rastreamento contribui para a segurança da frota, previne roubos e facilita a tomada de decisão com base em dados. Os sistemas mais modernos permitem ainda identificar padrões de comportamento e oportunidades de melhoria contínua.

Treinamento de motoristas

Os motoristas são peças-chave na operação logística e, por isso, devem receber treinamentos contínuos. A capacitação dos motoristas deve abranger técnicas de direção segura e econômica e aspectos como uso adequado dos veículos, cumprimento de rotas, atendimento ao cliente e prevenção de acidentes. 

Com motoristas bem treinados, é possível reduzir significativamente o consumo de combustível, o desgaste dos veículos e o número de sinistros. Quando um veículo diminui essas questões, há uma tendência de ampliação no faturamento dos negócios.

Além disso, empresas que investem em treinamento de motoristas tendem a registrar menos afastamentos por acidentes, maior engajamento das equipes e melhor imagem junto ao mercado.

Monitoramento e controle de custos

O monitoramento constante é essencial para manter os custos da frota sob controle. Isso inclui o acompanhamento do consumo de combustível, quilometragem rodada, frequência de manutenções, número de multas e despesas com pedágios e seguros. 

Com uma análise detalhada desses dados, é possível identificar desvios, eliminar desperdícios e propor ações corretivas. Isso faz parte de uma gestão de frotas altamente qualitativa.

A análise de custos permite também avaliar a rentabilidade da frota, identificar veículos com baixa performance e tomar decisões sobre substituição ou terceirização. Dessa forma, a gestão torna-se mais estratégica e baseada em dados reais, e não em percepções ou achismos.

Indicadores de performance na gestão de frotas

Os indicadores de desempenho (KPIs) na logística são fundamentais para avaliar a eficiência da gestão de frotas. Entre os principais estão: 

• Custo por quilômetro rodado;
• Consumo médio de combustível; 
• Índice de disponibilidade da frota; 
• Taxa de ocupação dos veículos;
• Tempo médio de entrega; 
• Número de ocorrências e acidentes por veículo;
• Custo de manutenção por veículo.

A análise contínua desses indicadores permite identificar gargalos, medir a evolução dos resultados e fundamentar decisões estratégicas. 

KPIs bem definidos dentro da gestão de frotas também ajudam a estabelecer metas realistas para os times operacionais e a alinhar os objetivos da gestão com os resultados esperados pela empresa.

Desafios na gestão de frotas e como superá-los 

A gestão de frotas enfrenta diversos desafios, como o aumento do preço dos combustíveis, a complexidade das rotas, o controle de documentação, a gestão de manutenção e a dificuldade de encontrar profissionais qualificados. 

Profissionais que atuam na área também mencionam como um dos grandes desafios na gestão de frotas questões legais e ambientais que exigem constante atualização.

Para superar esses desafios, é fundamental investir em sistemas de gestão de frota, treinamentos, planejamento logístico e tecnologias que automatizam processos e aumentem a eficiência. 

Outro ponto-chave quando olhamos para o mercado de logística é a gestão integrada, que envolve diferentes áreas da empresa, como toda a parte de transportes, financeiro, recursos humanos e tecnologia.

Dicas para reduzir custos na frota

A redução de custos é um dos principais objetivos da gestão de frotas. Algumas dicas incluem:

Adotar manutenção preventiva

Um dos pilares para reduzir custos operacionais na frota é a manutenção preventiva. Quando a empresa antecipa possíveis falhas mecânicas com revisões regulares, evita-se a necessidade de reparos emergenciais, que costumam ser mais caros e impactar diretamente a disponibilidade dos veículos.

A manutenção planejada melhora o desempenho do veículo, aumenta sua vida útil e reduz o risco de acidentes e paralisações inesperadas. A estratégia também ajuda a manter o valor de revenda da frota e a garantir maior segurança para os condutores.

Investir em veículos com melhor eficiência energética

Veículos com tecnologia mais moderna tendem a ser mais econômicos em termos de consumo de combustível e emissão de poluentes. Ao renovar gradualmente a frota com modelos que possuem melhor eficiência energética, a empresa reduz gastos recorrentes com abastecimento e melhora sua performance ambiental. 

A escolha de veículos deve levar em conta o preço de aquisição, além do custo total de propriedade, que considera manutenção, consumo e depreciação ao longo do tempo.

Utilizar softwares para monitoramento e roteirização

A tecnologia tem papel fundamental na otimização da operação logística. Softwares de gestão de frotas permitem monitorar, em tempo real, a localização dos veículos, o desempenho dos condutores e o cumprimento de rotas. 

A Cobli, a plataforma que potencializa sua frota com videotelemetria, telemetria e aplicativos móveis, é uma empresa que consegue oferecer essas ferramentas. Por meio delas, é possível definir rotas mais eficientes, evitar trajetos com tráfego intenso ou condições adversas, e reduzir o tempo ocioso. 

A roteirização inteligente contribui diretamente para o consumo mais eficiente de combustível e a entrega dentro do prazo, melhorando a experiência do cliente final.

Capacitar motoristas para condução econômica

O comportamento do motorista ao volante tem impacto direto nos custos da operação. Acelerações bruscas, frenagens constantes e velocidade acima do ideal aumentam o consumo de combustível e o desgaste dos componentes do veículo. 

Treinar motoristas para adotar uma condução econômica é uma das estratégias mais simples e eficazes para reduzir gastos. 

Analisar periodicamente os indicadores de custos

A gestão eficiente exige controle e análise constante de dados. Acompanhar indicadores como consumo médio por veículo, custo por quilômetro rodado, índice de paradas por falha mecânica e gastos com manutenção permite identificar gargalos e tomar decisões com base em evidências. 

Esses dados devem ser revisados periodicamente para ajustes de rota, revisão de contratos de fornecimento ou até reestruturações na operação logística, sempre com foco em ganho de eficiência e redução de desperdícios.

Substituir veículos obsoletos por modelos mais econômicos

Manter veículos antigos na frota pode parecer vantajoso em um primeiro momento, mas é preciso ter uma informação relevante quanto isso: essa estratégia gera impactos negativos ao longo do tempo. 

Por serem veículos mais antigos, eles, provavelmente, irão consumir mais combustível, exigir mais manutenção, possuir menor disponibilidade operacional devido Ààs manutenções, além de poder comprometer a imagem da empresa. 

Ao substituí-los por modelos mais modernos, e com menor custo por quilômetro e maior durabilidade, torna a gestão de frotas muito mais estratégica para empresas que visam produtividade e previsibilidade nas operações.

Avaliar a viabilidade da frota terceirizada para determinadas rotas.

Nem sempre manter uma frota própria é a melhor opção, vale colocar os custos na balança. Em alguns casos, como rotas com baixa frequência, trajetos muito longos ou operações em regiões com custos logísticos elevados, a terceirização da frota pode representar uma alternativa mais eficiente e econômica. 

Avaliar o custo-benefício dessa decisão, com base em dados de operação, pode trazer mais flexibilidade, reduzir custos fixos e permitir que a empresa foque em seu core business sem abrir mão da qualidade na entrega.

Todas essas práticas contribuem para uma operação mais enxuta, previsível e rentável quando analisamos friamente a gestão de frotas.

Futuro da gestão de frotas

Você, gestor de frota, saiba que o futuro da gestão de frotas será cada vez mais tecnológico, conectado e sustentável. A tendência é o crescimento do uso de inteligência artificial, big data e machine learning para análise preditiva e tomada de decisões automatizadas. 

A sustentabilidade na frota também ganha destaque, com a adoção de veículos elétricos, combustíveis alternativos e práticas de ESG.

Outra tendência para o futuro da gestão das frotas é a integração com ecossistemas logísticos, conectando fornecedores, clientes e parceiros em tempo real. A gestão de frotas será mais estratégica, baseada em dados e centrada no cliente, com foco na eficiência operacional e na experiência do consumidor final. 

Empresas que acompanharem essas mudanças estarão mais preparadas para enfrentar a competitividade e os desafios do setor logístico.Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.